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2 Contenu du kit Notre Association a aujourdhui une structure et une dimension qui nécessitent, pour son image et son bon fonctionnement, un minimum dorganisation.

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2 2 Contenu du kit Notre Association a aujourdhui une structure et une dimension qui nécessitent, pour son image et son bon fonctionnement, un minimum dorganisation et dharmonie. Par ailleurs, lors de la création ou la reprise dune Association, cest souvent le même travail de présentation, dexplication et de livraison de documents qui est effectué. Doù la nécessité de ce « kit », pour tout connaître de lAITB, et être en situation de réussir ! LAITB 1.Présentation de LAITB 2.Les membres et les adhérents 3.Organisation et fonctionnement 4.Lidentité visuelle 5.La communication 6.Le CFPB et ses délégations régionales 7.Les partenaires 8.Le site internet 9.Le volet juridique et assurances 10.Le volet financier Les activités 1.LAnnuaire 2.Les Web-Conférences 3.Les visites dentreprises 4.Les manifestations amicales 5.Les remises de trophées ITB 6.Lemploi, la carrière 7.Les clés de la réussite A ajouter Accompagnement des étudiants et coordonnées des DG des banques Nom et coordonnées des interlocuteurs AITB des thèmes

3 3 Créée en 1954, par les tous premiers lauréats de lITB. Les 3 premières promotions rassemblaient au total de 55 diplômés. Au XXX sont lauréats de lITB Au fil du temps, lITB sétant implanté dans les régions et à létranger, lAssociation a suivi le même mouvement. Ainsi, en 2001, lAssociation unique, jugée un peu trop « parisienne », a été transformée en une Fédération rassemblant des associations régionales en France métropolitaine, DOM-COM et internationales. XX associations AITB implantées à proximité des centres de cours de lITB, assurent une relation de proximité avec les diplômés. A létranger, certaines des associations créés en Afrique Sub-Saharienne se sont rassemblées au sein de la Confédération Internationale des Associations des Diplômés de lITB (CIAD-ITB). LAITB - 1 Présentation de lAITB (1)

4 4 LAITB - 1 « lAITB, à quoi ca sert ? »… Voilà une question qui te sera parfois posée… On peut considérer que lAssociation des diplômés répond à trois objectifs principaux : Le Réseau, lactualisation de sa Formation ITB, et la valorisation du Diplôme. - Le Réseau : Tous les cadres vous le diront… Le « réseau Professionnel » est indispensable. Durant les années de cours à lITB, nous avons tous noué des relations entre collaborateurs de banques et de métiers différents. Cette occasion unique de nouer des contacts disparaît assez naturellement avec larrêt des cours. Il sagit, sous une autre forme, de créer des occasions de se retrouver, entre membres dune même promo, mais également délargir le champs de nos connaissances en rencontrant des diplômés qui nous ont précédé ou suivi dans la formation, et qui ont ce point commun avec nous : davoir « fait lITB » ! - Actualiser et développer sa Formation ITB : Une nécessité absolue. Une fois le diplôme en poche… plus de cours, plus de fascicules, plus dexamens… Le risque darrêter là son apprentissage, et de camper sur des acquis est grand. Le deuxième objectif de lAITB est daider les membres à actualiser leurs connaissances, voire de les développer. Notre « signature », à diffuser à chaque occasion sous le logo : « LITB forme des cadres bancaires, lAITB les rassemble. » - La Valorisation du diplôme : Présentation de lAITB (2)

5 Les statuts sont précis sur ces questions fondamentales. Nhésites pas à les consulter. Il y a lieu de distinguer deux notions, celle de membre et dadhérent : -Qui est membre ? Tous les diplômés ITB, de fait. Ils figurent donc dans lannuaire papier et ont un « profil » dans lannuaire en ligne, quils peuvent mettre à jour et compléter gratuitement. Depuis 2011, les étudiants ITB1 et 2 sont également membres de lAITB de facto. Les Maitres de Conférence de lITB sont également membre de lassociation. En labsence de liste fournie par le CFPB, ils doivent être identifiés et approchés un à un. Si un diplômé ne figure pas dans lannuaire, il faut lui demander son diplôme et approcher le CFPB pour obtenir son avis. Puis intervenir auprès du responsable du Fichier. -Qui être adhérent ? Est adhérent, ou cotisant, le membre qui est à jour de sa cotisation annuelle de 45 euros (voir la grille des cotisations en page « trésorerie »). Etre adhérent donne accès à lensemble des services proposés par lAssociation : -Remise gratuite dun exemplaire papier de lannuaire, -Accès à lannuaire en ligne, et à la recherche multi-critères, -Accès aux conférences en salle, quelque que soit la région, ainsi quaux web-conférences en ligne. - Quobtient ladhérent en contrepartie de son adhésion ? un exemplaire papier de lannuaire, un accès illimité à lannuaire en ligne, un accès illimité aux web-conférences, une invitation aux différentes manifestations, un droit de vote à lAssemblée Générale de ton association locale un espace personnalisable sur le site et de nombreuses possibilités (cf infra). Et également : un accès à des intervenants renommés et reconnus dans leur domaine, la possibilité de constituer ou délargir son Réseau, louverture desprit à dautres activités de la banque, dautres diplômés, dautres banques …. LAITB - 2 Les membres et les adhérents

6 -Ladhésion Ladhésion porte sur une année civile, exception faite des années détudes ITB1 et 2 (adhésion à compter doctobre). Les moyens de régler la cotisation : -Le paiement en ligne, par CB -Le paiement par prélèvement automatique. Une réduction de 10 euros est appliquée, au titre de « prime de fidélité » que peut représenter ce moyen de paiement. Les autorisations de prélèvement sont à remonter à lAITB qui émet les prélèvements en central, tous les trimestres, puis reverse la quote-part à lassoiaton locale. -Le paiement par chèque, qui peut être envoyé ou déposé à lassociation locale ou à ladresse de lAITB, à Nanterre. -Le paiement en espèce, auprès de lassociation locale uniquement. Les droits daccès sont ouverts en central par les trésoriers de lAITB, (sauf avec le paiement en ligne puisque laccès est immédiat). Une compensation est effectuée chaque trimestre entre les quotes-part respectives AITB/Asso locale. LAITB - 2 LAdhésion 1 er janvier année N 1 er janvier année N+1 Année N+1Année N Entre le 1 er novembre et le 31 décembre de N-1, ladhésion en ligne porte sur lannée N. Les droits sont ouverts dès la date de paiement. Ladhésion de lannée N permet laccès à toutes les fonctionnalités du site jusquau 28/2 de N+1 Année N-1 1/10 28/2

7 7 Lorganisation de lAITB et des associations régionales est définie dans les statuts de lassociation. LAITB rassemble 21 associations régionales, représentées par leur Président respectif. Sajoutent à ces 21 Présidents, 11 administrateurs élus pour 6 ans, et le CFPB, administrateur de droit. LAITB est donc composée de 33 administrateurs. Le Bureau de lAITB, dont les membres sont élus parmi ces 33 administrateurs, est lorgane qui pilote lAITB. Il est composé dun Président, dun ou plusieurs Vice-Président, dun Secrétaire Général et dun ou plusieurs Secrétaires, dun Trésorier et dun ou plusieurs trésoriers adjoints. Le Président, les Vice- Présidents, le Secrétaire Général et le Trésorier doivent être diplômés de lITB. Le Bureau est constitué pour une durée dun an. Il se réunit au minimum une fois par mois, et les Comptes–rendus de ses réunions sont diffusés par mail aux Associations régionales. Une Association régionale rassemble les adhérents, qui peuvent être : diplômés ITB, étudiants ITB, Maîtres de Conférence de lITB, cooptés(*), partenaires ou dhonneur. Parmi ses membres, une association élit pour une durée de 3 ans reconductible des administrateurs. Ils constituent le Conseil dAdministration de lassociation régionale. Le Bureau de lassociation régionale, dont les membres sont élus parmi les administrateurs, est constitué pour une durée dun an. Il est composé dun Président, dun ou plusieurs Vice-Présidents, dun Secrétaire Général et dun ou plusieurs Secrétaires, dun Trésorier et dun ou plusieurs trésoriers adjoints. Comme pour lAITB, les postes principaux ne peuvent être occupés que par des diplômés de lITB. En prenant une Responsabilité au sein de lAITB ou en Association régionales (Administrateur ou membre du Bureau), on vient sinvestir, à titre personnel, et contribuer activement à la vie de lAITB. La motivation ne peut pas être la « carte de visite », ou une position sur un organigramme… LAITB - 3 Organisation et fonctionnement

8 8 Pourquoi une structure à deux niveaux ? LAITB, (appelée pendant quelques années la « Fédération »), a un rôle de représentation et danimation des associations régionales. Elle a également un rôle logistique fort en portant les sujets et projets importants (Annuaire, site internet, gestion des cotisations, relations avec les principaux partenaires etc). Les Associations régionales, du fait de leur proximité géographique, assurent la relation avec les favorisant la proximité avec les adhérents. LAITB apporte un appuie à chaque association régionale sur lannuaire, le site internet, les prélèvements de cotisation, etc … LAITB - 3 Organisation et fonctionnement

9 9 Lidentité visuelle (1) Pourquoi une « charte graphique ? » Pour assurer une unité visuelle cohérente et harmoniser les différents documents existants. Être connu, reconnu et facilement identifiable par les diplômés, les banques, les partenaires. Donner une image professionnelle et crédible vis-à-vis de nos diplômés, des banques et de nos partenaires. Les éléments essentiels : police, logo, icônes… Le logo (cf page suivante) par sa forme symbolise la rigueur professionnel de lITB et rappelle également les logos des banques qui pour une majeure partie dispose dun logo dans un cadre. Polices de caractères à utiliser : Arial Taille de police recommandée : en fonction du support, le tout est davoir une harmonie Couleur recommandée : dominante bleu foncé. Couleur rouge à bannir Slide 11 pour lutilisation des icônes En PJ, les documents types à disposition pour aider ton association : en tête association, Invitation type pour une conférence, bulletin dadhésion, ordre du jour et pv réunion, mailing, etc LAITB - 4

10 10 Lidentité visuelle (2) Le logo permet à chaque association dafficher sa propre identité, tout en sappuyant sur lImage de lAITB, et affirmant ainsi son appartenance au Réseau AITB. Les pages qui suivent te décriront les éléments de la charte graphique. LAITB - 4

11 11 Lidentité visuelle (3) Les icônes « AITB » te serviront pour illustrer tes communications. Nhésite pas à les utiliser. Si tu penses que nous devrions en avoir dautres pour illustrer tel ou tel thème aux couleurs de lAITB, dis le nous ! Web- conférence Conférence Cotisation Visite dentreprise Réseau Carrière LAITB - 4

12 12 Je communique donc je suis ! Cette célèbre maxime rappelle combien la communication est importante. La communication est là pour te faire exister, en tant quassociation, dans le paysage des AITB, des banques, des diplômés, de nos partenaires. Il sagit de mettre en avant ce que ton association fait, ce quelle apporte et de la faire découvrir. Un beau défi en perspective ! Voici quelques repères : Les outils de niveau AITB La newsletter de lAITB : aujourdhui annuelle, (fin juin), elle reprends les actions de lannée de lensemble des assos locales. Elle pourra être remise à compter de 2013 aux candidats qui sortent du grand oral de lITB à Paris, ainsi quaux membres du jury du même Grand Oral. Elle sera diffusée par mailing dans le même temps. Les « grands mailings » sadressent à tous les membres dont lAITB a le mail. Ils annoncent la mise en ligne de nouvelles conférences etc… Les outils au niveau local Le site te permet de réaliser des mailings à destination des membres de ton périmète. Newsletter Mailing La communication des évènements sur le site (cf les activités) La communication lors des évènements (cf les Webconférence et lannuaire) Les adresses mail (cf slide XX) Port de badges distinctifs pour les membres du bureau et les invités lors des manifestations Quelques règles être vigilant sur lorthographe, la tournure des phrases sassurer que la charte graphique est bien respectée. assurer la cohérence et la cohésion en interne de la communication auprès des membres de ton équipe assurer et être le garant de lidentité visuelle de lAITB LAITB - 5 La Communication

13 13 Les réseaux sociaux Puis je avoir une page Facebook ? Jai un profil sur Viadeo, je peux créer une page ? Attention, ouvrir des pages sur des réseaux sociaux revient à démultiplier la communication au risque de perdre en efficacité. Lobjectif aujourdhui est de canaliser nos adhérents vers notre site web qui permet de rapatrier ces informations Viadeo, de partage des informations sur Facebook. Il offre de nombreuses possibilités LAITB a signé une convention de partenariat avec Viadeo qui va nous permettre de gérer un hub dédiée uniquement aux diplômés ITB et étudiants ce qui permettra de maitriser notre communication et de ne pas être « polluer » par des publicités ou des offres demploi. Une communauté existe actuellement sur Linkedin et est animé par une personne de lAITB. Lobjectif est doccuper le terrain en diffusant nos informations. Projets Linked In et tests FB LAITB - 5 Les Réseaux Sociaux

14 14 Le CFPB, administrateur de lAITB Limplication des délégués régionaux La domiciliation des associations régionales La possibilité de tenir des réunions ou manifestations dans les délégations régionales La mise à disposition dun stock dannuaires au CFPB LAITB - 6 Le CFPB et ses délégations régionales PDB

15 15 LAITB - 7 Les partenaires1/2 LE CFPB LES BANQUES : -BNP PARIBAS -BANQUE POPULAIRE -LCL --BANQUE POSTALE -BGFI BANQUE -BANK OF AFRICA LES CABINETS DE CONSULTANTS -HUDSON -GKL CONSEIL LA PRESSE -REVUE BANQUE -ICEDAP (Basic Jobs)

16 16 LAITB - 7 Les partenaires2/2 LES ENJEUX Nécessité d'établir une crédibilité et une visibilité vis à vis des partenaires afin d'obtenir leur soutien pour : Récolter des fonds pour le prochain annuaire, Attirer des conférenciers de renom pour faire du « buzz », Obtenir la mise à disposition de salles de conférence, Faire connaître, reconnaître et valoriser le diplôme de lITB APPORT DES PARTENAIRES POUR LAITB : un soutien financier (financement annuaire/site internet...) un soutien matériel : mise à disposition salle de conférence et/ou de matériel (CFPB ex photocopie) des conférenciers des offres demploi, RETOUR POUR LES PARTENAIRES CFPB Être visible et développer sa notoriété à travers lannuaire et les conférences Disposer dun annuaire pour cabinets de consultants pendant 2 ans en exclusivité.

17 17 Présentation des grandes fonctionnalités Les accès administrateurs Laccès dun membre au site Le login est constitué avec le prenom.nom du diplômé (jean.bon). Le mot de passe lui est communiqué lors de son adhésion sur ladresse mail quil aura fourni. En cas de perte de son mot de passe, il lui sera renvoyé sur ce même mail. A quoi a-t-il accès suivant son statut. Comment rentrer un adhérent dans la base ? Comment informer dune manifestation ? Lentrée dune manifestation dans lagenda et les fonctionnalités offertes : - inscription en ligne, paiement CB possible pour les extérieurs si manifestation payante - plan de situation, - photos ou support, - édition badges, - listes participants, - Fonctionnalité pour avertir les inscrits quelques jours avant ladhésion Comment envoyer un mailing ? Les envois de mailing partie technique LAITB - 8 Le site internet

18 18 Comment sortir la liste des cotisants et non cotisant ? Les éditions de listes Le suivi des adhésions en ligne Comment créer et animer ma page dassociation ? LAITB - 8 Le site internet

19 19 LAITB - 8 Le site internet

20 20 LAITB - 8 Les accès mail – configuration1/2 Voici les écrans te permettant de configurer la boite mail de lassociation ou ta boite mail AITB sur ton Iphone

21 21 LAITB - 8 Les accès mail – configuration2/2

22 22 Les statuts (disponible en PJ) L'acte fondateur d'une association est la signature d'un contrat par au moins 2 personnes (au moins 7 en Alsace-Moselle), qui les engagent les unes par rapport aux autres. Ce contrat est appelé "statuts de l'association". Les statuts de lAssociation AITB sont communs à lensemble des associations et sont validés en Assemblée Générale. Chaque association doit donc se conformer à ceux-ci. Les statuts de lAITB comportent les éléments suivants : l'objet de l'association, le titre de l'association, le lieu de son siège social, la durée pour laquelle l'association est créée (qui peut être une durée indéterminée), la composition de l'association : les différentes catégories de membres les conditions d'adhésion et de radiation (démission et exclusion), les moyens de l'association, c'est-à-dire les modalités pratiques de son action, l'organisation de l'association : modalités des prises de décisions et de leur exécution, fonctionnement des instances dirigeantes, les ressources de l'association modalités de modification et de dissolution. LAITB - 9 Le volet juridique et assurance

23 23 La déclaration à la préfecture La déclaration (modèle CERFA XXX) doit mentionner : le titre exact et complet de lassociation, lobjet ou les buts de lassociation, ladresse du siège social (en général celle du CFPB local), les noms, prénoms, date et lieu de naissance, profession, domicile et nationalité des personnes chargées de ladministration et de la direction de lassociation cest-à-dire, traditionnellement, des membres du conseil dadministration et du bureau. Cette déclaration doit être signée par au moins deux dirigeants de lassociation et accompagnée dun exemplaire des statuts également datés et signés par au moins deux des futurs dirigeants (ainsi que le cas échéant, un original du procès-verbal de lassemblée générale constitutive et du conseil dadministration). Les services préfectoraux sont tenus de donner récépissé du dépôt de la déclaration dans les cinq jours de la date de ce dépôt. La démarche peut être réalisée en ligne via le site (hors Alsace-Moselle) : https://connexion.mon.service- public.fr/auth/2?spid=http://portail.asso.msp.gouv.fr&minlvl=1&mode=0&failure_id=0 LAITB - 9 Le volet juridique et assurance

24 24 La tenue des réunions et AG (cf slides suivantes) Il est important pour la cohésion, la motivation du groupe et le fonctionnement du groupe davoir des réunions régulières et de donner de la visibilité aux membres du Conseil ainsi quaux adhérents. PJ : statuts AITB et AITB régionales, modèles de convocation AG, de pouvoirs, de PV… LAssurance Différents types de dommages peuvent engager la responsabilité civile de ton association, doù la nécessité de souscrire une assurance pour couvrir les membres de lassociation mais aussi les activités, les locaux (y compris pour les conférences) et les biens. Lassociation est responsable des dommages qui peuvent survenir lors des activités quelle organise (conférence par exemple), à condition davoir commis une faute : imprudence, négligence, non-respect de la réglementation… La responsabilité civile de lassociation est également engagée si le préjudice est provoqué par du matériel qui lui appartient. Dans ces différents cas, lassociation devra payer des dommages et intérêts à la victime. Cest pourquoi il est important que ton association souscrive à une assurance dite de responsabilité civile. Les bénévoles sont couverts par l'assurance de l'association pour les dommages qu'ils pourraient causer à autrui. En revanche, ils ne sont que partiellement couverts pour les préjudices qu'ils pourraient subir dans le cadre des activités de l'association. Le montant des primes dépend principalement des activités et du nombre de personnes à couvrir. La relecture du contrat avant signature est primordiale : vérifie les plafonds de garantie, les franchises, les clauses d'exclusion, ainsi que la durée du préavis de résiliation. La résiliation seffectue toujours par lettre recommandée avec avis de réception et doit être effectuée dans le délai indiqué au contrat (2 à 3 mois suivant le contrat signé). LAITB - 9 Le volet juridique et assurance

25 25 LAITB et lassociation régionale sont tenus par leur statut de tenir au moins une fois par une assemblée générale. Celle-ci a pour but de : entendre le rapport moral et financier de lannée écoulée, approuver les comptes de lexercice écoulé, donner quitus aux administrateurs pour lexercice financier, approuver le projet de budget préparé par les administrateurs, élire les administrateurs ou renouveler leurs mandats, prononcer, le cas échéant, lexclusion des membres ou la évocation des administrateurs, modifier les statuts de lassociation dans le respect des statuts de lAITB, prononcer la dissolution de lassociation. Les clés de la réussite de ton AG seront sa préparation en amont ! Voici 4 grandes étapes qui rythment la préparation dune AG : 1ère étape : la convocation Que ce soit pour une assemblée générale ordinaire ou pour une assemblée générale extraordinaire ou encore de dissolution, la convocation est la 1ère étape de ton organisation ! Elle est en générale effectuée par mail auprès des diplômés. Attention seuls les diplômés membres à jour de cotisation pourront voter au cours de cette AG. 2ème étape : la procuration pour le vote Tous les participants ne peuvent pas se déplacer ? Proposes leur de donner procuration à un tiers quelle connaisse ou par défaut à lassemblée. LAITB - 3 Le volet juridique et assurance – lAG

26 26 3ème étape : la tenue de l'assemblée Pour accueillir tes adhérents, commences par un discours préambule et penses à faire signer la feuille de présence (cf pièce jointe). Ton bureau est là pour tappuyer pour cette partie « accueil ». Les statuts de lassociation régionale indiquent les modalités de vote, le quorum à atteindre. Les droits de vote, les quorum, les décisions Un adhérent = un droit de vote. Les membres du bureau et du Conseil dadministration disposent dun droit de vote seulement. Les décisions impactant lassociation sont à prendre en Conseil dAdministration et/ou en AG. Afin quelles soient validées, le quorum doit être atteint, cest-à-dire XXXX et la décision doit recueillir la moitié des voix +1 pour être entérinée. 4ème étape : le procès-verbal Ton assemblée est maintenant terminée ? L'heure est venue de réaliser son compte-rendu et de l'envoyer à tous les participants. Celui-ci devra être validé par deux membres de lassociation, joindre également la liste des présents, absents, excusés ainsi que la liste des pouvoirs reçus. LAITB - 3 Le volet juridique et assurance – lAG

27 27 « Cest largent de nos adhérents que nous dépensons, et que cela doit être à leur bénéfice » Les qualités attendues du trésorier : rigueur et entente avec le président ! Le trésorier engage la responsabilité de lassociation, du Président et la sienne. Il est important et indispensable, pour des règles déontologiques, de séparer les fonctions de président et de trésorier. Cest aussi le meilleur moyen de ne pas prêter le flanc à des critiques éventuelles, le sujet de largent restant par nature délicat. Le président peut avoir un moyen de paiement (CB) et le trésorier doit pouvoir faire fonctionner le compte sous sa seule signature. Les recettes : La principale ressource de chaque association régionale provient des cotisations. La cotisation est la contribution financière que peut demander une association à tout ou partie de ses membres afin d'équilibrer ses comptes. La cotisation peut être réglée par : - CB en ligne sur le site par paiement sécurisé, - prélèvement (bien faire signer lautorisation), et transmettre le RIB au trésorier de lAITB, Le prélèvement permet de fidéliser plus facilement un adhérent et en plus la cotisation récompense cette fidélité à travers son tarif - chèque - espèces (lors dun évènement) LAITB - 10 Le volet financier

28 28 Cette cotisation est adaptée en fonction du statut de chacun : Les montants de la cotisation et la ventilation AITB/Asso régionale sont votées chaque année au cours de lAssemblée Générale de lAITB. Une autre recette peut également parvenir du paiement par des personnes extérieurs à nos manifestations (en général entre 2 et 5 euros par personne). Les dépenses : cocktails, manifestation, frais assurance, frais bancaire, frais postaux, etc. LAITB - 10 Le volet financier MontantStatutPart reversé à lAITB 45 Diplômé Diplômé payant par prélèvement e Diplômé à la retraite quelque soit le mode de paiement choisi Étudiant ITB Diplômés et maîtres de conférences de lAITB à linternational (Afrique, Maghreb, Haiti) 10 0 Étudiant ITB 1 0

29 29 A quoi servent les 10 euros perçus par lAITB ? Les 10 euros perçus par lAITB servent à financer les actions de lAITB quelle met en œuvre pour compte commun : Le site internet : frais de développement (en fonction des évolutions) et de maintenance (petit développement, maintenance, hébergement etc : 3588 TTC/an) Les frais de lAG annuelle : Par convention, lAITB prend en charge le déplacement et lhébergement du Président de chaque AITB régionale de métropole, ainsi que des administrateurs. Ce poste, selon le lieu de lAG, pèse autour de pour 1 AG. Frais liés au fonctionnement de lAITB (assurance, frais bancaires, postaux, petites réunions, déplacements, communication… etc). Par exception, frais de manifestations destinées aux adhérents et organisées directement par lAITB du fait de leur importance (la Conférence de Michel Pébereau en mars 2012 a été financée conjointement par lAITB et lAITB Ile de France). Cette participation aux frais de la « maison commune » permet dassurer le bon fonctionnement de lensemble. Ce petit budget est géré au mieux, et le trésorier de lAITB en rend compte lors de lAG. Aucune rémunération de qui que ce soit nest supportée par lAITB, tous les acteurs étant bénévoles. LAITB - 10 Le volet financier

30 30 Louverture dun compte, son fonctionnement et les placements Pour faire fonctionner lassociation régionale a besoin dun compte bancaire. Celui-ci lui permettra de percevoir et de réaliser des virements, … Le formalisme douverture varie suivant les Banques mais tu auras à fournir les éléments suivants : Un exemplaire des statuts certifié conforme par le président. Un extrait du Journal officiel publiant la déclaration initiale de la création de lassociation (ou les modifications ultérieures). Le justificatif de la nomination des membres du Conseil dAdministration et des membres du bureau et de la durée de leurs fonctions (extrait de la délibération de lAssemblée Générale et, éventuellement, de celle du Conseil dAdministration) A fournir à chaque changement et certifié conforme par le Président et le secrétaire. Un extrait du procès-verbal du Conseil dAdministration désignant la ou les personne(s) habilitée(s) à ouvrir et à faire fonctionner le(s) compte(s). Ce document est à remettre chaque année à son banquier après l'AG. La pièce d'identité des personnes habilitée à faire fonctionner les comptes. Dans le cadre de la mise en œuvre de leurs activités, gérées de manière désintéressée, les associations sont parfois amenées à utiliser des moyens financiers plus ou moins importants. Elles disposent donc parfois dexcédents de trésorerie quil peut-être légitime de placer (ne serait ce que pour leur conserver le même pouvoir dachat). Afin de rester dans lesprit de la loi de 1901 et de lAITB, lassociation doit cependant veiller à ce que le moyen que représente le placement financier ne devienne pas un but en soi. Il convient de privilégier la « sécurité » du placement, et éventuellement sa « liquidité » sur sa rentabilité. Pour déterminer ses choix, lassociation devra également tenir compte de la fiscalité applicable au placement envisagé. LAITB - 10 Le volet financier

31 31 Le plan de trésorerie Le Président sassurera via le trésorier de la tenue soit dune comptabilité de trésorerie (suivi chronologique des encaissements et des décaissements), soit une comptabilité dengagements, dans le but de rendre compte aux adhérents de lutilisation des cotisations. Compter permet également de comparer une année de fonctionnement à une autre, un service à un autre. Nécessité de compter, enfin, pour prévoir et assurer la pérennité de lassociation et de ses objectifs. A minima, le trésorier devra pouvoir présenter chaque année au cours de lAG : un bilan de lannée écoulée, létat des comptes à une date donnée et le plan prévisionnel des dépenses à venir. Ces documents seront validés par lAssemblée Générale. LAITB - 10 Le volet financier

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33 33 Lannuaire est un outil de promotion, de reconnaissance et de travail … Il valorise lAITB et chaque diplômé ! Cest une des contreparties « visibles » de ladhésion qui te permettront daller démarcher chaque diplômé. Figurer dans le « whos who » de la Profession bancaire apporte une fierté légitime, et le posséder, et lavoir sur son bureau est encore mieux ! Cest du reste un « formidable carnet dadresse » ! Conditions de remise de lannuaire Remis en contrepartie de ladhésion à lAITB. Possibilité de faire signer un engagement dadhésion au diplômé qui aurait oublié son chéquier… Bien suivre la régularisation par le paiement en ligne… Stock et commande auprès de lAITB Disposer dun stock suffisant dans ton association et auprès de ta délégation locale du CFPB A commander Auprès de lAITB en amont dun passage à Paris, de la venue du Président de lAITB dans ton association. En avoir un stock à chaque manifestation (essentiel pour la remise des trophées) Mettre en valeur les annuaires (pile dannuaire par exemple) Les activités - 1 LAnnuaire

34 34 Les activités - 2 Linvitation Une invitation est un outil à part entière de la politique de communication. Comme chaque association peut suivre les conférences, celui-ci doit être normé. Un masque normé dinvitation à utiliser (cf PJ) comportant 3 grandes parties : - le thème de la conférence et ses enjeux, - lintervenant (fonction courte, présentation) - la date, le lieu de lévènement et les modalités. Cette invitation peut être envoyée via un malling, et être également imprimée pour être remise en main propre. Inciter ceux qui la reçoivent à la faire suivre aux ITB quils connaissent… La conférence doit également figurer sur le site internet en page daccueil avec la fonction inscription activée (cf utilisation du site internet, invitation via un mailing). Il est possible deffectuer une relance via le site internet et également denvoyer une confirmation dinscription 2-3 jours avant ce qui réduit labsentéisme. Le public Inviter en priorité les diplômés, membres cooptés, puis un peu après les étudiants. La diversité des participants du public est importante, elle crée de la valeur pour le réseau de chacun et évite davoir un type de public surreprésenté. Penser également à inviter les personnalités locales du la Profession (Directeurs régionaux, de groupe, responsables RH, les délégués du CFPB, etc). Les Web-Conférences – lorganisation

35 35 Les activités - 2 Laccueil Comme pour un client en agence, cest E-S-S-E-N-T-I-E-L Lobjectif de ces manifestations sont triples : offrir une contrepartie visible à nos adhérents, renforcer notre crédibilité et pouvoir dattraction vis-à-vis des tiers, capter de nouvelles adhésions Prévoir des badges permettant au public de distinguer les membres du bureau et des badges distinguant les diplômés adhérents et non adhérents (par exemple à laide dun point fluo sous le nom et prénom). Cette distinction permettra à ton équipe de cibler les non adhérents et de partir à leur conquête ! Diffuser le film AITB lors de laccueil et du pointage des personnes Disposer sur une table une pile dannuaire (cf Slide XXX) et disposer de bulletins dadhésions Remettre à chaque adhérent la liste des participants à la réunion (éditable via le site) Service premium à présenter Modele de doc utilisés pour Pébereau Les Web-Conférences – lorganisation

36 36 Les activités - 2 Les Web-Conférences – le contenu Les thèmes à aborder : Notre but est de gagner en visibilité et de proposer une palette de sujets pouvant recueillir l'intérêt du plus grand nombre sans pour autant négliger des thèmes plus techniques. A titre dillustration, thèmes sur : management / entrepreneurs / risques / marchés des capitaux… Les intervenants : Professionnels de la banque, maîtres de conférences du CFPB, économistes, juristes et fiscalistes, coach et professionnels du recrutement… Salles de conférences : Il est important en terme de coût (pour lAITB) et dimage (pour la banque hôte) dinciter les établissements à nous accueillir gracieusement dans leurs amphis, et doffrir la possibilité à leur collaborateurs dy assister, ainsi quau DG de dire un mot daccueil. La clôture dune soirée par un cocktail a pour but de permettre à chacun des participants de pouvoir rencontrer les autres diplômés et échanger avec les conférenciers. Ce budget doit toutefois être maîtrisé : faire soi-même et soyez créatifs dans la présentation, sapprovisionner si possible dans des boutiques type Métro, prévoir suffisamment de personnes pour aider au service et ne pas créer dencombrement.

37 37 Les activités - 2 Les Web-Conférences – les vidéos Comment filmer la conférence ? Prêt possible du caméscope ? Désigner un « cameraman » + évoquer la prise de son et dimage Le montage Il est effectué au niveau AITB, ainsi que la mise en ligne. Nous vous demandons de récupérer lenregistrement (pwt au format ppt) afin de nous permettre deffectuer le montage. Les aspects techniques pour filmer font lobjet dune note à votre disposition. Droit à limage Nous nous engageons à : soumettre lenregistrement au conférencier avant mise en ligne, restreindre laccès aux conférences aux adhérents à jour de leur cotisation, retirer sur simple demande la vidéo. Ces trois engagements sont confirmés dans un document remis au conférencier préalablement à son intervention (et non plus à faire signer au conférencier). Compte tenu de nos moyens limités, notre politique est de ne pas proposer de rémunération aux conférenciers, qui trouvent à travers notre Association un public unique et large de cadres bancaires… Nos ressources sont utilisées en priorité à la location de la salle et à lorganisation des cocktails.

38 38 Les activités - 2 Les Web-Conférences Le rythme souhaité des conférences répond à un impératif de visibilité et de dynamisme vis-à- vis de la Profession : Ainsi, notre objectif est de prévoir : 1 à 2 conférences par an pour les plus petites associations. 3 à 4 conférences par an pour les associations les plus importantes ; Un rythme plus soutenu sur lIle de France, qui dispose dun potentiel considérable de conférencier comme de diplômés et détudiants… Afin dassurer une vision densemble des manifestations et éviter les doublons, il est demandé à chacun de se coordonner, dans la mesure du possible sur les dates et les thèmes retenus. Pour ce faire, un tableau prévisionnel sera mis à jour et transmis régulièrement à chaque association régionale. Il viendra compléter les informations déjà disponibles sur le site de lAITB.

39 39 Quest ce que cest ? La visite dentreprise est aussi une activité permettant de réunir les diplômés autour dune visite dentreprise connu localement ou à travers celle-ci la découvert dun secteur dactivité. Lidéal est de demander au PDG ou directeur financier de prolonger la visite par un mini- conférence présentant lentreprise sous langle économique et financier, afin denrichir notre culture de ce secteur dentreprise (lidéal est de filmer et mettre en ligne cette intervention). Préparation avec lentreprise en amont - Sassurer avec lentreprise : du nombre de personnes pouvant être accueillis, des conditions de sécurité à respecter, de la logistique (salle de réunion, parking, accessibilité, etc). - Préparer la mini-conférence et notamment la filmer (cf partie Webconférence) - Secret professionnel ? Les activités - 3 Les visites dentreprises

40 40 Quest ce que cest ? Ce type de manifestation vient en complément des autres évènements (conférence). Des moments de convivialités et déchanges seuls ne suffisent pas à faire « vivre » une association et à mobiliser les diplômés, celles-ci viennent donc en complément des manifestations précédemment évoqués. Quest ce qui peut se faire ? De par leur nature, ces opérations nont pas « forcément » vocation à être réalisées dans lenceinte dun établissement bancaire. Soirée des promos, bowling, soirée thématique dans un restaurant sont quelques exemples. Le champ des possibilités est large, limportant étant que « léthique » de lAITB soit respecté (bannir le concept de lapéro géant par exemple) et que cette évènement recueille ladhésion du plus grand nombre ! Et le financement ? Par sa nature ce type de manifestation est difficilement finançable par un établissement bancaire. Aussi il faudra veiller à trouver un équilibre pour que le budget de cet évènement ne grève pas le budget de ton association. Les activités - 4 Des moments de convivialité et déchanges

41 41 Quest ce que cest ? Une occasion exceptionnelle de faire adhérer les nouveaux diplômés, en leur remettant un annuaire sur place, une vitrine des activités de lAITB locale. Cest aussi un évènement important pour les diplômés, signe de la valorisation de deux années de travail. Préparation avec le CFPB Elle seffectue en amont et en partenariat avec le CFPB tant sur le plan organisationnel quau niveau de la communication. Le carton dinvitation peut indiquer quil sagit dune organisation conjointe entre le CFPB et lAITB. A caler : - Intervention de lAITB au cours de la cérémonie (à quel moment ? Quelle durée), - Sassurer de la disponibilité dun poste pour diffusion du diaporama de lAITB pendant le discours - Sassurer de pouvoir disposer de tables permettant dexposer les annuaires et recueillir les adhésions - Les activités - 5 Les remises de Trophées ITB

42 42 Préparation à faire par lassociation AITB en amont Inviter les personnalités locales importantes Désigner un photographe de la soirée pour pouvoir alimenter lespace de lassociation sur le site et la newsletter Disposer du matériel nécessaire à la diffusion du petit film présentant lAITB et ses activités Sassurer de la présence du Conseil dadministration pour rencontrer et faire adhérer un maximum de diplômés Disposer de bulletins dinscription, de demande de prélèvement Imprimer la dernière newsletter de lAITB et la remettre aux diplômés En fonction des locaux, disposer daffiches reprenant les actions de lAITB positionné dans les points de passage. Prévoir des annuaires et si possible des présentoirs mettant en valeur ces derniers Sortir les annuaires et constituer des piles (leffet volume est toujours plus vendeur visuellement). Diffuser le diaporama « type » lors du discours du président de lAITB locale Les activités - 5 Les remises de Trophées ITB

43 43 Les étudiants sont un public à ne pas négliger puisque ce sont les diplômés de demain ! Être présent dès le début et pendant la formation ITB constitue une autre de nos missions importantes permettant dassurer une visibilité forte à ton association. Quelques pistes : avec le CFPB, participer et intervenir lors la remise des fascicules, intervenir avec le CFPB pendant les cours (au démarrage du cursus), afficher nos évènements et informations dans les lieux de cours, organiser des sessions de préparation au Grand Oral. Nos atouts les plus « porteurs » : laccès à des conférences avec des conférenciers de renom sur des thématiques du programme pouvant tomber au grand Oral, laccès aux conférences en ligne sur des thèmes dactualité visibles 24h/24 7/7, la possibilité de rencontrer des diplômés, déchanger sur le cursus et obtenir des conseils, des préparations. Les activités - 6 Laccompagnement des étudiants

44 44 Les diplômés te demanderont souvent si lAITB peut les mettre en relation avec des cabinets de recrutement pour des offres demploi. Tu risques également dêtre sollicité par des cabinets de recrutement qui souhaitent adhérer pour obtenir lannuaire. Quelle attitude adopter ? LAITB de par son activité et ses liens avec les banques na pas vocation à « vendre » ses diplômés pour répondre au business des cabinets de recrutement. Notre engagement dans une démarche de qualité, non mercantile est aussi appréciée des diplômes qui savent quils ne seront pas démarcher constamment. Pour les diplômés dont certains peuvent faire ressentir une attente, nous devons limiter notre intervention à la publication dannonce, ou les renvoyés vers les liens des pages recrutement des banques. Une autre piste à explorer peut être également lorganisation dune conférence sur le thème de la gestion de carrière. Là encore il faudra faire preuve de prudence et ne pas hésiter à faire intervenir plusieurs intervenants pour ne pas en favoriser un par rapport à lautre. Les activités - 7 Lemploi, la carrière

45 45 Après avoir parcouru les pages de ce kit, te voici armé pour démarrer et faire vivre ton association, voici les principales clés de la réussite : rassembler, motiver et animer une équipe, donner de la visibilité aux adhérents, communiquer pour faire connaître et reconnaître ton association, planifier et prévoir, animer le réseau, développer des ateliers daide aux étudiants, Utiliser les outils mis à disposition sur le site internet …. Les activités - 8 Les clés de la réussite

46 46 Après avoir parcouru les pages de ce kit, te voici armé pour démarrer et faire vivre ton association, voici les principales clés de la réussite : rassembler, motiver et animer une équipe, donner de la visibilité aux adhérents, communiquer pour faire connaître et reconnaître ton association, planifier et prévoir, animer le réseau, développer des ateliers daide aux étudiants, Utiliser les outils mis à disposition sur le site internet …. Les activités - 8 Les clés de la réussite

47 47 La fameuse matrice FFOM si bien connue à lITB, appliquée à notre association… : Les activités - 8 Matrice « FFOM » OPPORTUNITESMENACES FORCESFAIBLESSES


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