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1 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Outils basiques dorganisation ABC de la gestion de projet Versions récentes du cours pdf, ppt.

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1 1 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Outils basiques dorganisation ABC de la gestion de projet Versions récentes du cours pdf, ppt vidéo disponibles ici : management de projetmanagement de projet

2 2 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Confort de lecture ? 1080p/haute définition « plein écran » Pause/play – originaux des diapositives ppt, pdf – vidéos en téléchargement Cours distribué sous licence Creative Commons

3 3 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Chapitre 1 : Fixer les objectifs dun projet Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces Chapitre 3 : Le compte-rendu Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage Plan du cours

4 4 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Objectifs Maitriser les bases des outils de projet pour : Établir des objectifs : - Mettre en œuvre le PDCA - Négocier les livrables grâce au triangle qualité/coûts/délais Bien organiser les réunions : - Ordre du jour, compte-rendu, animation - Check-list de lefficacité dune réunion Démarrer un projet en gérant une Todo list - Spécifier et répartir le travail

5 5 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Chapitre 1 : Fixer les objectifs dun projet Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces Chapitre 3 : Le compte-rendu Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage Plan du cours

6 6 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Acteurs du projet Le PDCA Qualité-Coûts-Délais Chapitre 1 Fixer et négocier les objectifs dun projet Outils basiques dorganisation Chapitre 1

7 7 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Acteurs du projet Le PDCA Qualité-Coûts-Délais Chapitre 1 Ceux qui..Sont les… … demandent, payent, utilisent, ou décident darrêter le projet Client, maitre douvrage, commanditaire, bailleur … pilotent le projetChef de projet, maitre dœuvre… … réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet, prestataires, consultants… … sont concernés p.e. soutiennent ou sopposent au projet sans y travailler Parrains, Parties prenantes (stakeholders) Qui négocie les objectifs : les acteurs dun projet

8 8 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Acteurs du projet Le PDCA Qualité-Coûts-Délais Chapitre 1 Ceux qui..Sont les… … demandent, payent, utilisent, ou décident darrêter le projet Client, maitre douvrage, commanditaire, bailleur … pilotent le projetChef de projet, maitre dœuvre… … réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet, prestataires, consultants… … sont concernés p.e. soutiennent ou sopposent au projet sans y travailler Parrains, Parties prenantes (stakeholders) Qui négocie les objectifs : les acteurs dun projet Voir formation « analyse stratégique des projets »formation « analyse stratégique des projets »

9 9 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Acteurs du projet Le PDCA Qualité-Coûts-Délais Chapitre 1 Cycle daction : le PDCA Version française : Préparer Dérouler Contrôler Ancrer Image cc-by : SourceSource

10 10 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Acteurs du projet Le PDCA Qualité-Coûts-Délais Chapitre 1 Le triangle Qualité – Coût - Délai Qualité: spécifications techniques : plus de fonctions, de fiabilité, dergonomie… Temps : un projet est limité dans le temps : pénalités de retard, date de fin imposée… Budget : salaires, achats, machines, prototype, prestations externes… Cost Time Scope

11 11 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Acteurs du projet Le PDCA Qualité-Coûts-Délais Chapitre 1 Cost Time Scope En pratique… 0%100%. Délais plus longs Délais plus courts 0% 100%

12 12 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Chapitre 1 : Fixer les objectifs dun projet Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces Chapitre 3 : Le compte-rendu Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage Plan du cours

13 13 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Des réunions utiles ? Efficacité Types de réunion Chapitre 2 Organiser des réunions efficaces Outils basiques dorganisation Chapitre 2

14 14 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Des réunions utiles ? Efficacité Types de réunion Chapitre 2 Des réunions utiles ? Une réunion coûte cher coût = salaire horaires X nombre de participants + … 1.Quand la réunion va t-elle se dérouler ? – Fixer une date ni trop tôt ni trop tard (Doodle)Doodle 2.Les personnes présentes sont-elles les bonnes ? – Invités inutiles – Personnes nécessaires manquantes

15 15 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Des réunions utiles ? Efficacité Types de réunion Chapitre 2 3.Préparer la réunion 1h de réunion = 4h de préparation 4.Avant de commencer, balayer les objectifs : – ordre du jour – tour de table – rappel des livrables décidés précédemment Des réunions utiles ?

16 16 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Des réunions utiles ? Efficacité Types de réunion Chapitre 2 Deux rôles à tenir : – Lanimateur : resp. organisation, efficacité du temps consacré et ordre de traitement des sujets – Le secrétaire formalise ce qui a été dit, rédige et envoie le compte-rendu Quest-ce qui a été décidé ? Concrètement ? – Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs daction précis : CAMERA – Check-list defficacité dune réunion Check-list defficacité dune réunion Efficacité dune réunion

17 17 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Des réunions utiles ? Efficacité Types de réunion Chapitre 2 Réunion technique – But : approfondir des points précis – Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs pour la prochaine fois – Durée : peut prendre du temps ! Image cc-by : SourceSource – Participants : membre(s) de léquipe concernés, spécialistes du domaine, client…

18 18 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Des réunions utiles ? Efficacité Types de réunion Chapitre 2 – Participants : léquipe ou le chef de projet, les encadrants - le comité de pilotage, décideurs… – But : présenter l'avancement, les résultats – Séquences : ordre du jour, présentation, questions, (délibération), bilan – Durée : jamais plus dune heure Réunion de chantier Image cc-by : SourceSource

19 19 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Des réunions utiles ? Efficacité Types de réunion Chapitre 2 – Participants : toute léquipe-projet – But : suivre lavancement, traiter les problèmes – Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs Réunion interne Image JISC infoNet cc-by-sa-nc : SourceSource

20 20 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Des réunions utiles ? Efficacité Types de réunion Chapitre 2 – Séquences : tour de table, traitement point par point, objectifs – Durée : très courte ! Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu … plus ou moins développé Stand-up meeting le lundi et le jeudi, à la pause de 10h, max 20 min Image SeedRocket cc-by : SourceSource – Participants : membres disponibles – But : faire un point rapide

21 21 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Chapitre 1 : Fixer les objectifs dun projet Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces Chapitre 3 : Le compte-rendu Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage Plan du cours

22 22 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Contenu Conseils Chapitre 3 Le compte rendu Outils basiques dorganisation Chapitre 3

23 23 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Contenu Conseils Chapitre 3

24 24 Modèles de compte-rendu Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de projetFiches pratiques de gestion de projet En mind map au format Freemind, sur Mindmeistermind map FreemindMindmeister

25 25 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Contenu Conseils Chapitre 3 Le compte-rendu : Les « plus » La cohérence : Le modèle de CR est standard Les objectifs sont détaillés : Responsable / Livrable concret et précis / Date de fin / charge de travail… Le suivi : Commencer par balayer la todo list en cours La simplicité : enchaîner sur le même document partagé La rapidité daction : envoyé sous 48h, lapprobation est demandée.. par défaut

26 26 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Chapitre 1 : Fixer les objectifs dun projet Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces Chapitre 3 : Le compte-rendu Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage Plan du cours

27 27 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Définir des objectifs La todo list Modèles de documents Chapitre 4 Gérer la phase de démarrage Outils basiques dorganisation Chapitre 4

28 28 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Définir des objectifs La todo list Modèles de documents Chapitre 4 Quest-ce quun bon objectif ? CAMERA – Cadré – Approuvé, consensuel – Mesurable, critère de validation donné – Échéance précise dans le temps, daté – Réaliste, mais … – Ambitieux spécifique, précis, défini On nimpose pas un objectif à quelquun, on le propose… Pas « diminuer labsentéisme » mais « réduire labsentéisme de 15% ». Ne demandez pas « dêtre moins fermé » mais proposez « prendre la responsabilité de tel travail collectif ou danimer tel type de réunion » Trop facile, un objectif nest pas stimulant. Trop difficile, risque de se décourager. Pour le …

29 29 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Définir des objectifs La todo list Modèles de documents Chapitre 4 La phase de démarrage dun projet Pas encore dorganisation en place travail à faire entre les réunions ? La todo list – définir les tâches – « qui fait quoi » – suivre lavancement – objectifs CAMERA Ima ge cc- by : Sou rce Sou rce Image Ex-Smith cc-by-sa : SourceSource

30 30 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Définir des objectifs La todo list Modèles de documents Chapitre 4 Outils pour gérer une todo list Une personne seule : Remember the milk, Google agenda, GTD...GTD Une équipe : Un tableau dobjectifs qui précise : 1.pour chaque objectif décidé 2.sa date de réalisation 3.son responsable.. et dautres choses, selon les besoins : charge de travail, ressources à prévoir, priorité/importance, méthode de validation de chaque tâche, retard ou non, % davancement, date de mise à jour…

31 31 Todo List prête à lemploi Fonctions utiles : – Demander la mise à jour par chacun (envoyer un aux collaborateurs) – Suivre les mises à jour commentaires/notifications

32 32 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Définir des objectifs La todo list Modèles de documents Chapitre 4 Disponibles sur le site gestiondeprojet.pmgestiondeprojet.pm Modèle de compte-rendu de réunion Exemple de Todo List Check-list : efficacité d'une réunion Tableau de Gestion des risques d'un projet Plan de valorisation de projet Cahier des charges et diagramme danalyse fonctionnelle Image en tête des chapitres : cc-by Basheer TomeBasheer Tome

33 33 Lanimation de réunions : une carte conceptuelle Thomas Briand


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