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Bien communiquer avec ses employés : techniques et pratiques Développé en collaboration avec la Caisse de dépôt et placement du Québec et Groupe3 inc.

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1 Bien communiquer avec ses employés : techniques et pratiques Développé en collaboration avec la Caisse de dépôt et placement du Québec et Groupe3 inc.

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3 Voici maintenant le contenu de la capsule 3 : Un message PIF La perception du message Les messages du quotidien Limpact de ne pas communiquer Le rôle du messager La méthode PAM Au cours des dernières semaines, vous avez participé aux activités suivantes : Accompagnement individuel Capsule 1 : Moi Capsule 3 : Le message : la clé de contact Capsule 2 : Mon équipe

4 Identifier les qualités dun message efficace; Identifier limpact dun message ambigu sur la perception des personnes à qui on sadresse; Décrire limportance des contacts répétés avec les employés et des messages quils émettent au quotidien; Expérimenter limpact de ne pas communiquer; Expliquer les rôles de messager du responsable déquipe; Appliquer une méthode danalyse pour rester à la vigie des communications dans son équipe. Capsule 3 : Le message : la clé de contact LES OBJECTIFS La présente capsule vise à vous habiliter à :

5 Exercice : « Messages en cabale » Exercice en plénière Quelques messages vous seront présentés un après lautre à lécran. Vous devez lever le pouce pour chaque message que vous aimez ou lincliner vers le bas dans le cas contraire. Si vous le désirez, vous pouvez justifier votre choix. En plénière, nous conviendrons du message le plus populaire.

6 Message en cabale no.1 Je comprends parfaitement vos explications (que j'avais d'ailleurs devancées dans mon premier message). Par contre, qu'est-ce quun "message pertinent" ? Car, à part un remerciement par mail pour vous avoir indiqué que le restaurant El Bibene de Zarzis nexistait plus depuis 2006, je n'ai rien vu venir. Je ne connaissais d'ailleurs pas cette pratique et ne l'ai pas fait pour ça, mais c'est la raison pour laquelle je demande ce qu'est un message pertinent. Extrait dun forum de discussion du site de Routard.com.

7 Message en cabale no.2 Lhomme de ce temps porte le visage de la flagellation et toi, Terre de Québec, Mère Courage dans ta longue marche, tu es grosse de nos rêves charbonneux et douloureux de linnombrable épuisement des corps et des âmes Je suis né ton fils par en-haut là-bas dans les vieilles montagnes râpées du nord jai mal et peine ô morsure de naissance cependant quen mes bras ma jeunesse rougeoie Extrait du poème Loctobre de Gaston Miron..

8 Message en cabale no.3 En supposant que 35 % des gens tombent malades pendant la pandémie, les entreprises devraient prévoir un taux dabsentéisme pouvant atteindre 25 % de leur effectif au cours des deux semaines de pic. Certains seront malades et dautres prendront soin de leurs proches ou de leurs amis ou auront peur de se rendre au travail. Des écoles pourraient fermer, et dautres mesures de santé publique rattachées à la pandémie pourraient avoir une incidence sur les travailleurs. Extrait du site Internet de lAgence de la santé publique du Canada.

9 Message en cabale no.4 La vente à un acquéreur financier ou la prise de participation par un investisseur institutionnel permet dintégrer de nouveaux gestionnaires et/ou partenaires et de réinjecter des fonds additionnels pour soutenir la croissance de lentreprise. La prise de participation contribue, entre autres, à rassurer financièrement lentrepreneur, car elle lui permet dencaisser une bonne partie de sa valeur et diminue les risques associés au solde du prix de vente. Extrait dune brochure publiée par la CDPQ sur le transfert dentreprise.

10 UN MESSAGE PIF : Pertinent, Intéressant et Fréquent Les critères dun message PIF FRÉQUENCE INTÉRÊT PERTINENCE Pour un message qui : Possède un contenu pertinent afin de répondre aux besoins de ceux à qui il sadresse. Les critères PIF : Suscite lintérêt grâce à un style décriture léger et agréable à lire. Respecte une certaine fréquence pour le maintien du contact entre lémetteur (vous) et les récepteurs (employés).

11 Exercice : « Évaluez des messages » Exercice en dyades À partir des critères de Pertinence, Intérêt et Fréquence, évaluez les messages que lon vous indiquera. Le cas échéant, proposez des corrections pour améliorer le message. Vous avez 10 minutes.

12 Exercice : « Histoire mémorable » Exercice individuel Lisez attentivement et en silence lhistoire que vous remettra votre formateur. Des questions vous seront posées sur ce que vous lirez. Vous avez 5 minutes.

13 Les messages du quotidien Le quotidien demeure le facteur le plus important pour créer un lien et vous permettre de rejoindre plus facilement vos employés. Sachez saluer vos employés au quotidien : il se cache une mine d'or d'information au moment des salutations matinales. Restez vous-même et à l'écoute des signes révélateurs du climat qui règne au sein de votre équipe.

14 Exercice : « JET - 7» Exercice en équipes Votre entreprise d'aéronautique fabrique de superbes avions. Votre plus gros client, le transporteur commercial JET-7, vous place une 1 ère commande de 20 avions. À partir des instructions et du matériel que lon vous remettra, vous devez livrer ces avions selon les exigences du client. Vous avez 30 minutes.

15 Exercice : « JET - 7» L E MUR DU SON : SILENCE! Vous venez tout juste de franchir le « mur du son ». Par conséquent, plus aucun son ne doit sortir de votre bouche… La seule personne autorisée à parler est votre chef déquipe. Attention ! Chaque infraction à cette règle vous coûtera la confiscation de 5 de vos avions!

16 Exercice : « JET - 7» N OUVELLE EXIGENCE DU CLIENT ! Votre client, le transporteur JET–7, vient de vous apprendre quil désire recevoir ses avions 5 semaines plus tôt.

17 Limpact de ne pas communiquer De la simulation à la réalité… Quels liens faites-vous entre la simulation et certaines situations de travail? Quelles solutions envisagez-vous pour faciliter ces situations de travail?

18 LE RÔLE DU RESPONSABLE DÉQUIPE EN REGARD DU MESSAGE Endosser lorientation corporative Diffuser le message Le responsable déquipe qui assume pleinement son rôle doit : Il est légitime quà titre individuel le responsable déquipe ne soit pas toujours parfaitement en accord avec lorientation corporative. Cependant, de par sa fonction, il est tenu dassumer sans équivoque sa responsabilité de relayer ces orientations à son équipe.

19 LE RÔLE DU RESPONSABLE DÉQUIPE EN REGARD DU MESSAGE Endosser lorientation corporative Diffuser le message Le responsable déquipe qui assume pleinement son rôle doit : Prenant appui sur la crédibilité dont il dispose auprès de ses employés, le responsable déquipe se fait le porte-parole de lentreprise.

20 ENDOSSER LORIENTATION CORPORATIVE Le responsable déquipe, qui recueille linformation, mais qui la retient plutôt que de la diffuser, sexpose à une dynamique relationnelle avec son équipe, fondée sur le pouvoir. Or, pouvoir négale pas leadership.

21 « Le leadership, cest la capacité dobtenir que les autres adhèrent volontairement aux positions que lon adopte ou aux propositions que lon émet. » - Pierre Collerette Chercheur en gestion du changement organisationnel Pierre Collerette ENDOSSER LORIENTATION CORPORATIVE

22 Votre capital de crédibilité Le responsable déquipe possède plusieurs forces, de part son rôle, qui constituent son capital de crédibilité : Il a, auprès de son équipe, une importance et une influence prépondérantes; Il bénéficie dun atout important : la proximité; La communication est un des plus puissants leviers de performance dont il dispose.

23 La méthode PAM : Percevoir - Agir? - Maintenant? PERCEVOIR la situation et les enjeux Décider dAGIR ou de laisser faire Décider de le faire MAINTENANT ou plus tard Pour rester à la vigie des communications, le responsable déquipe doit :

24 PERCEVOIR « La chose la plus importante en communication, cest dentendre ce qui nest pas dit. » - Peter Drucker Théoricien américain du management Peter Drucker

25 PERCEVOIR - AGIR- MAINTENANT Le responsable déquipe doit aiguiser sa capacité à détecter les signaux présents dans son entourage. À la suite d'une discussion au cours de laquelle des opinions divergentes ont été émises, certaines personnes réduisent leurs contacts au strict minimum et le climat de collaboration en souffre. Claude remarque que le climat sest « refroidi » dans léquipe. EXEMPLE

26 PERCEVOIR - AGIR « Le secret du succès dans la vie : se préparer à saisir l'occasion quand elle se présentera. » - Benjamin Disraeli Premier ministre britannique Benjamin Disraeli

27 PERCEVOIR - AGIR- MAINTENANT Le responsable déquipe doit évaluer la pertinence dagir lorsque loccasion se présente ou de sabstenir de le faire. Une information circule dans le réseau informel. Martine sait que ce qui nest présentement quune rumeur fera lobjet dune annonce officielle dans trois ou quatre jours. Elle choisit de ne pas donner de poids à la rumeur bien que certains de ses pairs laient déjà confirmée auprès de leurs équipes respectives. EXEMPLE

28 PERCEVOIR - AGIR- MAINTENANT Le responsable déquipe peut agir maintenant lorsquil sent un climat propice, ou planifier une occasion plus formelle. Brigitte encourage ses relevants à échanger des informations qui leur semblent avoir un intérêt pour les autres. De temps à autre, elle achemine à lun deux un lien vers un site ou laisse une copie dun article sur son bureau avec mention du détail qui lui semble pertinent à diffuser. Cette habitude est rapidement imitée par quelques membres de léquipe. EXEMPLE

29 Exercice : « Faites votre PAM » Exercice en dyades Choisissez une mise en situation; Décrivez ce que vous percevez de la situation et nommez-en les enjeux; Analysez les risques, prenez une décision et précisez sur quoi vous vous basez; Déterminez si vous agissez maintenant ou plus tard. Vous avez 15 minutes. Mise en situation Perception/enjeux Agir ou non Risques Maintenant ? Comment saisir Pourquoi planifier

30 ÉTUDE DE CAS 23 Octobre PROCHAIN RENDEZ-VOUS :


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