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1 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Application Voir, Prévoir, Partager

2 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Bienvenue Nom Prénom du coach Coordonnées Agenda 1 – Jour 1 2 – Jour 2 3 – Jour 3 Horaire 08h30 : Accueil café 09h00 – 12h10 : Coaching 12h10 – 13h00 : Lunch 13h00 – 16h30 : Coaching 16h30 : Clôture

3 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Bienvenue Qui suis-je ? Commune ? CPAS ? Province ? Autre ? Quelles sont mes attentes ? Fonction ? Service ? 180° ? Plan de formation ? Démarche stratégique ? PST ? Motivation ?

4 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Utilité du logiciel Structurer Démarche stratégique PST Plan de formation Suivre Démarche stratégique PST Plan de formation Partager Démarche stratégique PST Plan de formation

5 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs STRUCTURER Canevas Vocabulaire Fil dAriane Visibilité

6 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs SUIVRE Suivi en temps réel Avancement, indicateurs, … Tableau de bord (pilote, budget, priorité, échéance, …) Diagramme

7 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Démarche stratégique & PST Exportation et filtre Plan de formation Exportation et suivi PARTAGER

8 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Mais encore … 1 seule version, plusieurs utilisateurs Sécurité et confidentialité Souplesse

9 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Investissement Financièrement Pas de cout de maintenance, dinstallation ou dabonnement Techniquement Pas de matériel particulier, … Une connexion internet suffit Humainement Un administrateur Pas de connaissance informatique poussée Accompagnement Helpdesk Formation information

10 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Ladministrateur PERSONE DE CONFIANCE qui GERE lapplication pour EPAULER lENTITE dans la CONSTRUCTION et le SUIVI dune DS, dun PST ou/et dun PF

11 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Ladministrateur PREPARER Alimentation initiale de la base de données PARAMETRER Paramétrage de lutilisation RELAYER et COMMUNIQUER Lien entre le logiciel et la réflexion menée par différents acteurs sur son utilisation et son contenu

12 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs

13 COACHINGDESADMINISTRATEURS Présentation générale de la Formation

14 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Contenu et programme ORGANISATION Mise à disposition du logiciel DivisionsPersonnes Organigramme DEMARCHE STATEGIQUE Mo OS Programme stratégique transversal GénérationImportation Plan de formation final Plan de formation temporaire Demandes Administration Validations Moyens ThAc OO Formation

15 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Paramétrer Démarche stratégique Plan de Formation OrganisationDemandes de Formation Validations Ligne du temps PST

16 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Partie « Organisation »

17 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Ligne du temps détaillée Partie « Organisation »

18 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Avant-propos : La partie « Administration » Le menu comporte une partie « Administration » uniquement accessible à la/aux personne(s) reconnues comme administrateur Objectifs : –FACILITER et REGULER lutilisation –Offrir de la SOUPLESSE pour se rapprocher des réalités de chacun

19 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Avant-propos : La partie « Administration » La partie administration permet : -PARAMETRER -ALIMENTER -COMPLETER -EXPORTER

20 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Avant-propos : La partie « Administration » Elle comporte 8 rubriques : Démarche stratégique Plan de formation Organisation Utilisateurs Gestion des blocs Gestion des menus Import en CSV Export en CSV Partie « Administration » Chaque rubrique sera examinée durant les 2 jours en fonction de a partie du programme quelle concerne > SYMBOLE

21 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Elle comporte 3 rubriques : Divisions Personnes Organigramme La partie « Organisation »

22 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs La partie « Organisation » Divisions Terme générique qui englobe : services, départements, entités, directions, …. Importation selon un fichier modèle ou encodage manuel Parenté

23 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs La partie « Organisation » Organigramme Génération automatique Ordre daffichage : alphabétique par défaut Possibilité dorganiser lordre

24 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs La partie « Organisation » Personnes Enregistrement des personnes pour : –Enregistrement des utilisateurs –Suivi de la DS ou du PST (pilote, …) –Création et suivi du PF (demandes de formation, …) Importation ou encodage manuel Présence dans la base de données ne veut pas dire accès automatique au logiciel.

25 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs La partie « Organisation » Personnes Obligatoire Identité (Nom, Prénom, …) Identifiant, Mot de passe Catégorie de personne Profil Fonction Catégorie de personnel Niveau Fonction (intitulé) Echelle de traitement Type de contrat Division Facultatif Evaluations Diplômes Historiques des formations N.B. une importation simplifiée est possible basée uniquement sur le nom le prénom et la di vision qui emploie lagent. Cela entraine toutefois une perte de visibilité sur la fonction de la personne.

26 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs La partie « Organisation » Personnes Identifiant et mot de passe -Génération automatique possible lors de limportation -Communication uniquement si choix de lentité par ladministrateur.

27 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs La partie « Organisation » Personnes Catégorie de personne et profil - OBLIGATOIRES pour chaque personne -La COMBINAISON des deux définit lACCESSIBILITE dun utilisateur au logiciel > ce quil peut faire, ce quil peut voir

28 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs La partie « Organisation » Personnes Catégorie de personne et profil - A mettre en PARALLELE surtout pour ce qui est des utilisateurs « valideurs » (service du personnel, chef de divisions et fonctionnaire dirigeant) -Par défaut : 7 catégories de personne et 8 profils

29 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs La partie « Organisation » Fonctions -La fonction = combinaison OBLIGATOIRE de 4 éléments CATEGORIE DE PERSONNE ECHELLE DE TRAITEMENT NIVEAU FONCTION intitule

30 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs La partie « organisation » Fonctions Attribuer une fonction = AUTOMATIQUEMENT attribuer une division a une personne

31 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs La partie « administration » Rubrique « organisation » -8 sous-rubriques -Uniquement compléter des listes par défaut

32 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs La partie « administration » Rubrique « Utilisateurs » - 4 sous-rubriques -Permet de réguler lutilisation

33 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs La partie « administration » Rubrique « Utilisateurs » Comptes utilisateurs Gestion des roles profilsDroits dacces !! SECURITE PROFIL = ensemble de rôles ou droits daccès

34 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Gestion des Blocs et Gestion des Menus -Blocs > sur la page daccueil et en fonction des profils -Menus > colonne de gauche et en fonction des droits daccès (rôles) La partie « administration »

35 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Import en CSV -Enregistrer le fichier modèle et importer les données -4 possibilités divisions personnes et fonctions fonctions, … formations ( articles budgétaires > liaison eComptes) La partie « administration »

36 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Export -Les fichiers exportés sont identiques au modèle utilisé pour limportation et peuvent servir de backup -5 possibilités dexport dont personnes et divisions La partie « administration »

37 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs

38 COACHINGDESADMINISTRATEURS DEMO CITY

39 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs

40 COACHINGDESADMINISTRATEURS Conclusions Partie « Organisation »

41 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Conclusions Mise à disposition du logiciel Administration Formation ORGANISATION DivisionsPersonnes Organigramme DEMARCHE STATEGIQUE Mo OS Programme stratégique transversal GénérationImportation ThAc OO

42 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Démarche stratégique Et PST

43 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Ligne du temps détaillée Partie « Démarche stratégique »

44 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Ligne du temps détaillée Parie « PST »

45 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Avant-propos : La Démarche stratégique Démarche stratégique : –Ensemble détapes conduisant une entité à définir ses objectifs, généralement à moyen et long terme, et la manière dont ceux-ci seront réalisés. (opérationnalisation) –Il faut la faire vivre (mettre en œuvre, suivre, évaluer, …)

46 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Avant-propos : Le PST PST : -Forme de démarche stratégique proposée aux communes wallonnes -Le PST est une démarche de gouvernance locale. Cest un document stratégique qui aide les communes à mieux programmer leurs politiques communales en développant une culture de la planification et de lévaluation

47 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Avant-propos : Démarche stratégique (PST) Volet INTERNE « Administration générale » Objectif opérationnel Volet EXTERNE « Développement des politiques » Objectif stratégique Objectif opérationnel Objectif opérationnel Objectif opérationnel ACTION DOMAINE DACTION

48 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Avant-propos : Quelques termes : Obectif = résultat à atteindre -Stratégique = le « devenir de lentité » > Que voulons nous être ? -Opérationnel = le « Faire évoluer » > Que voulons nous faire ?

49 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Avant-propos : Quelques termes : Action = le moyen de concrétisation de lobjectif opérationnel > Comment faire concrètement

50 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Avant-propos : Quelques termes : Moyen : Au niveau du logiciel = sous-action, on détaille laction, on décline une action en moyens !!! A ne pas confondre avec lautre utilisation du terme « moyen » qui est utilisée. (Exemple dans la question : A-t-on les moyens de réaliser une action ?)

51 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Avant-propos : Quelques termes : Indicateurs : « Outil » qui permet de mesurer, évaluer la progression dune situation On en retiendra deux : Indicateur de résultat Indicateur davancement

52 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Partie « Démarche stratégique » La structure proposée par lapplication pour la démarche stratégique à un vocabulaire et un canevas identiques à ceux proposés pour le PST

53 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Partie « Démarche stratégique » THEMATIQUES (Domaine dactions) Choix du volet INTERNE ou EXTERNE Objectifs stratégiques Objectifs opérationnels Actions Moyens de formation ou autre Nécessaires pour plan de formation

54 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Partie « Démarche stratégique » Thématique - Choix dun volet INTERNE ou EXTERNE

55 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Partie « Démarche stratégique » Objectif stratégique -En lien avec une thématique -Possibilité de lien avec une mission légale -Possibilité dindiquer un pilote et un état

56 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Partie « Démarche stratégique » Objectif opérationnel -En lien avec un objectif stratégique -Possibilité dindiquer un pilote, un budget, une date déchéance, une priorité et des indicateurs de résultat

57 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Partie « Démarche stratégique » Action -En lien avec un objectif opérationnel -Possibilité dindiquer un pilote, les divisions impactées, la division pilote, une date déchéance, un état de santé, une priorité et des indicateurs davancement

58 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Partie « Démarche stratégique » Moyen (sous-action) -Deux types de moyen (de formation ou autre) -Nécessaire pour la partie « Plan de formation »

59 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Partie « Démarche stratégique » Visibilité A plusieurs endroits, possibilité de générer un diagramme Diagramme : vue structurelle non détaillée

60 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Partie « PST » Deux éléments : Génération du PST : visibilité à lécran de la démarche stratégique sous la forme PST Exportation du PST : création dun fichier word du PST Possibilité de FILTRER pour organiser linformation

61 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Partie « Rapports » Rapport : document organisant certaines informations de la base de données généré automatiquement par lapplication Un rapport proposé actuellement : TABLEAU DE BORD Le tableau de bord peut être trier !!! Si on alimente partiellement la base de données de la Démarche stratégique, on a un rapport partiel

62 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs La partie « administration » rubrique «Démarche stratégique » - 8 sous – rubriques -7 permettent de compléter des listes par défaut sauf la partie -La sous-rubrique « articles budgétaires » permet de voir tous les articles importés depuis lapplication eComptes

63 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs

64 COACHINGDESADMINISTRATEURS DEMO CITY

65 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs

66 COACHINGDESADMINISTRATEURS Conclusions Jour 1

67 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs Conclusions Administration Formation ORGANISATION DivisionsPersonnes Organigramme DEMARCHE STATEGIQUE Mo OS Programme stratégique transversal GénérationImportation ThAc OO

68 COACHINGDESADMINISTRATEURS Coaching des administrateurs MERCI DE VOTRE ATTENTION


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