Application Voir, Prévoir, Partager.

Présentation au sujet: "Application Voir, Prévoir, Partager."— Transcription de la présentation:

1 Application Voir, Prévoir, Partager

2 Bienvenue Horaire Agenda Nom Prénom du coach Coordonnées
08h30 : Accueil café 09h00 – 12h10 : Coaching 12h10 – 13h00 : Lunch 13h00 – 16h30 : Coaching 16h30 : Clôture Agenda 1 – Jour 1 2 – Jour 2 3 – Jour 3

3 Quelles sont mes attentes ?
Bienvenue Qui suis-je ? Quelles sont mes attentes ? Commune ? CPAS ? Province ? Autre ? Motivation ? Plan de formation ? Démarche stratégique ? PST ? Slide pour les attentes Fonction ? Service ? 180° ?

4 3x3 Utilité du logiciel Structurer Démarche stratégique PST
Plan de formation Suivre Démarche stratégique PST Plan de formation Partager Démarche stratégique PST Plan de formation

5 Canevas Vocabulaire Fil d’Ariane Visibilité STRUCTURER
Canevas = on vous propose une structure, un cadre de réflexion, on en remplace pas le reflexio mais on structure le resultat Vocabulaire = basé sur le vocabulaire PST ou le vocabulaire circulaire « Plan de formation », on partage tous un même vocabulaire celui de l’application Fil d’ariane = les champs à ompléter sont mentionnés, il n reste plus qu’à compléter les formulaies, ce que je peux préciser est présent sur les formulaires Visibilité = le logiciel offre une vue d’ensemble via différents tableaux ou listes (organigrammes, tableaux des OO, tableau des thématiques)

6 Avancement, indicateurs, …
SUIVRE Suivi en temps réel Avancement, indicateurs, … Tableau de bord (pilote, budget, priorité, échéance, …) Diagramme Accès en live à l’application pour montrer les différents éléments.

7 Démarche stratégique & PST
PARTAGER Démarche stratégique & PST Exportation et filtre Plan de formation Exportation et suivi La circulaire plan de formation mentionne et met en avant la notion de communication Illuster le filtre par exemple sur la démo Plan de formation exporté, filtre via les filtres excel

8 1 seule version, plusieurs utilisateurs
Mais encore … 1 seule version, plusieurs utilisateurs Sécurité et confidentialité Souplesse On ne multiplie pas les fichiers, on a tous le même outil de travail Possibilité d’accès en même temps et d’encodage en même temps Serveur sécurisé et confidentialité des données, personnes n’y a accès Souplesse mais Outil il est, outil il restera, il ne remplace pas la réflexion

9 Investissement Humainement Un administrateur
Financièrement Pas de cout de maintenance, d’installation ou d’abonnement Techniquement Pas de matériel particulier, … Une connexion internet suffit Humainement Un administrateur Pas de connaissance informatique poussée Accompagnement Helpdesk Formation information Animation sur le mot administrateur pour faire le lien avec la dia suivante

10 L’administrateur PERSONE DE CONFIANCE qui GERE l’application pour EPAULER l’ENTITE dans la CONSTRUCTION et le SUIVI d’une DS, d’un PST ou/et d’un PF Le mot administrateur ne recouvre pas ici l’image habituelle qu’on lui donne dans le domaine de la gestion informatique (ex : administrateur réseau). Personne qui va préparer et paramétrer le logiciel afin d’optimiser son utilisation au sein de l’entité concernée. Personne qui va collaborer étroitement avec le responsable hiérarchique et avoir une vue d’ensemble du fonctionnement et de l’organisation de l’entité utilisatrice. Il a plusieurs rôles : Relayer – Paramétrer – Préparer

11 RELAYER et COMMUNIQUER
L’administrateur PREPARER Alimentation initiale de la base de données PARAMETRER Paramétrage de l’utilisation RELAYER et COMMUNIQUER Lien entre le logiciel et la réflexion menée par différents acteurs sur son utilisation et son contenu

12 Questions – réponses sur cette première partie

13 Présentation générale de la Formation

14 J1 J2 Contenu et programme Administration
Mise à disposition du logiciel Formation ORGANISATION Administration Divisions Organigramme Personnes J1 DEMARCHE STATEGIQUE Th OS OO Ac Mo Programme stratégique transversal Génération Importation J2 Grosse animation sur la diapositive tou apparait au fur t à mesure d’abordle programme ligne du temps simpliiée puis ls journées Demandes Moyens Validations Plan de formation temporaire Plan de formation final

15 Ligne du temps PST Plan de Formation Démarche stratégique Paramétrer
Validations Organisation de Formation Demandes Éeme tableau pour faciliter compréhension

16 Partie « Organisation »

17 Ligne du temps détaillée Partie « Organisation »
F

18 Avant-propos : La partie « Administration »
Le menu comporte une partie « Administration » uniquement accessible à la/aux personne(s) reconnues comme administrateur Objectifs : FACILITER et REGULER l’utilisation Offrir de la SOUPLESSE pour se rapprocher des réalités de chacun

19 Avant-propos : La partie « Administration »
La partie administration permet : PARAMETRER ALIMENTER COMPLETER EXPORTER Parametrer certaines fonctionnalités Alimenter la base de données Completer certaines listes par défaut Exporter des informations

20 Avant-propos : La partie « Administration »
Elle comporte 8 rubriques : Démarche stratégique Utilisateurs Gestion des blocs Import en CSV Plan de formation Gestion des menus Export en CSV Organisation Partie « Administration » 3 premiers rectangles = Fait référence à des parties du logiciel Rectangle seul = Paramètrage des utilisateurs 2 rectangles blocs et menus font référence à la Page d’accueil 2 derniers rectangles = alimentation ou extraction de la base de données (Importation ou exportation) Chaque rubrique sera examinée durant les 2 jours en fonction de a partie du programme quelle concerne > SYMBOLE

21 La partie « Organisation »
Elle comporte 3 rubriques : Divisions Personnes Organigramme 3 premiers rectangles = Fait référence à des parties du logiciel Rectangle seul = Paramètrage des utilisateurs 2 rectangles blocs et menus font référence à la Page d’accueil 2 derniers rectangles = alimentation ou extraction de la base de données (Importation ou exportation)

22 La partie « Organisation »
Divisions Terme générique qui englobe : services, départements, entités, directions, …. Importation selon un fichier modèle ou encodage manuel Parenté

23 La partie « Organisation »
Organigramme Génération automatique Ordre d’affichage : alphabétique par défaut Possibilité d’organiser l’ordre

24 La partie « Organisation »
Personnes Enregistrement des personnes pour : Enregistrement des utilisateurs Suivi de la DS ou du PST (pilote, …) Création et suivi du PF (demandes de formation, …) Importation ou encodage manuel Présence dans la base de données ne veut pas dire accès automatique au logiciel. Donner accès est un choix de l’entité.

25 La partie « Organisation »
Personnes Obligatoire Identité (Nom, Prénom, …) Identifiant, Mot de passe Catégorie de personne Profil Fonction Catégorie de personnel Niveau Fonction (intitulé) Echelle de traitement Type de contrat Division Facultatif Evaluations Diplômes Historiques des formations N.B. une importation simplifiée est possible basée uniquement sur le nom le prénom et la di vision qui emploie l’agent. Cela entraine toutefois une perte de visibilité sur la fonction de la personne.

26 La partie « Organisation »
Personnes Identifiant et mot de passe Génération automatique possible lors de l’importation Communication uniquement si choix de l’entité par l’administrateur.

27 La partie « Organisation »
Personnes Catégorie de personne et profil - OBLIGATOIRES pour chaque personne La COMBINAISON des deux définit l’ACCESSIBILITE d’un utilisateur au logiciel > ce qu’il peut faire, ce qu’il peut voir

28 La partie « Organisation »
Personnes Catégorie de personne et profil - A mettre en PARALLELE surtout pour ce qui est des utilisateurs « valideurs » (service du personnel, chef de divisions et fonctionnaire dirigeant) Par défaut : 7 catégories de personne et 8 profils Catégorie de personne = responsabilité de l’utilisateur Profil = ensemble de rôles, de droits d’accès donnés à un utilisateur Notion de valideur = pour le plan de formation, on y reviendra Catégories de personne : agent, mandataire 1, mandataire 2, service du personnel, chef de division, fonctionnaire dirigeant Profils : idem + administrateur

29 La partie « Organisation »
Fonctions La fonction = combinaison OBLIGATOIRE de 4 éléments CATEGORIE DE PERSONNE Personnel administratif NIVEAU A FONCTION intitule Attache ECHELLE DE TRAITEMENT A1

30 La partie « organisation »
Fonctions Attribuer une fonction = AUTOMATIQUEMENT attribuer une division a une personne

31 La partie « administration »
Rubrique « organisation » 8 sous-rubriques Uniquement compléter des listes par défaut Logo de la boite a outils pour dire attention on est dans l’administration du logiciel on ‘le ‘mettra a chaque journee aLler en live pour expliciter les 8 listes. Par defaut

32 La partie « administration »
Rubrique « Utilisateurs » - 4 sous-rubriques Permet de réguler l’utilisation Aller sur le live pour detailler les 4 sous rubriques

33 La partie « administration »
Rubrique « Utilisateurs » Comptes utilisateurs profils Droits d’acces Gestion des roles Aller sur le live pour detailler les 4 sous rubriques Comptes utilisateurs = moyen si mot de passe oublie ou si personne absente mais il faut faire attzntion PROFIL = ensemble de rôles ou droits d’accès !! SECURITE

34 La partie « administration »
Gestion des Blocs et Gestion des Menus Blocs > sur la page d’accueil et en fonction des profils Menus > colonne de gauche et en fonction des droits d’accès (rôles)

35 La partie « administration »
Import en CSV Enregistrer le fichier modèle et importer les données 4 possibilités divisions personnes et fonctions fonctions, … formations (articles budgétaires > liaison eComptes) Fonctions se composent de 4 éléments inséparables.

36 La partie « administration »
Export Les fichiers exportés sont identiques au modèle utilisé pour l’importation et peuvent servir de backup 5 possibilités d’export dont personnes et divisions

37 Questions – réponses sur cette première partie

38 DEMO CITY Questions – réponses sur cette première partie

39 Questions – réponses sur cette première partie

40 Conclusions Partie « Organisation »

41 J1 Conclusions Administration Mise à disposition du logiciel Formation
ORGANISATION Administration Divisions Organigramme Personnes J1 DEMARCHE STATEGIQUE Th OS OO Ac Mo Programme stratégique transversal Génération Importation Grosse animation sur la diapositive tou apparait au fur t à mesure d’abordle programme ligne du temps simpliiée puis ls journées

42 Démarche stratégique Et PST

43 Ligne du temps détaillée Partie « Démarche stratégique »
F

44 Ligne du temps détaillée Parie « PST »
F

45 Avant-propos : La Démarche stratégique
Ensemble d’étapes conduisant une entité à définir ses objectifs, généralement à moyen et long terme, et la manière dont ceux-ci seront réalisés. (opérationnalisation) Il faut la faire vivre (mettre en œuvre, suivre, évaluer, …) Rappel sur pourquoi on distingue les deux : Le logiciel vise un public plus large que simplement les communes pilotes ou les communes associées Un cpas, une province peut mener une DS sans pour autant avoir un PST.

46 PST : Forme de démarche stratégique proposée aux communes wallonnes
Avant-propos : Le PST PST : Forme de démarche stratégique proposée aux communes wallonnes Le PST est une démarche de gouvernance locale. C’est un document stratégique qui aide les communes à mieux programmer leurs politiques communales en développant une culture de la planification et de l’évaluation

47 Avant-propos : Démarche stratégique (PST)
Volet INTERNE « Administration générale » Volet EXTERNE « Développement des politiques » Objectif stratégique Objectif stratégique Objectif opérationnel Objectif opérationnel Objectif opérationnel Objectif opérationnel ACTION ACTION ACTION ACTION Le PST concerne tant le politique que l’administration Renvoyer vers DGO5 et guide + plateforme PST pour contenu ACTION ACTION ACTION ACTION DOMAINE D’ACTION DOMAINE D’ACTION

48 Obectif = résultat à atteindre
Avant-propos : Quelques termes : Obectif = résultat à atteindre Stratégique = le « devenir de l’entité » > Que voulons nous être ? Opérationnel = le « Faire évoluer » > Que voulons nous faire ?

49 Avant-propos : Quelques termes : Action = le moyen de concrétisation de l’objectif opérationnel > Comment faire concrètement

50 Avant-propos : Quelques termes : Moyen : Au niveau du logiciel = sous-action, on détaille l’action, on décline une action en moyens !!! A ne pas confondre avec l’autre utilisation du terme « moyen » qui est utilisée. (Exemple dans la question : A-t-on les moyens de réaliser une action ?) Attention, expliciter la différence, un moyen dans le guide PST = élément pour réaliser des actions (financement, ressources humaines, …)

51 Avant-propos : Quelques termes : Indicateurs : « Outil » qui permet de mesurer, évaluer la progression d’une situation On en retiendra deux : Indicateur de résultat Indicateur d’avancement

52 Partie « Démarche stratégique »
La structure proposée par l’application pour la démarche stratégique à un vocabulaire et un canevas identiques à ceux proposés pour le PST Quelques petites différences

53 Partie « Démarche stratégique »
THEMATIQUES (Domaine d’actions) Choix du volet INTERNE ou EXTERNE Objectifs stratégiques Objectifs opérationnels Actions Nécessaires pour plan de formation Moyens de formation ou autre

54 Partie « Démarche stratégique »
Thématique - Choix d’un volet INTERNE ou EXTERNE

55 Partie « Démarche stratégique »
Objectif stratégique En lien avec une thématique Possibilité de lien avec une mission légale Possibilité d’indiquer un pilote et un état Tous les champs ne sont pas obligatoires

56 Partie « Démarche stratégique »
Objectif opérationnel En lien avec un objectif stratégique Possibilité d’indiquer un pilote, un budget, une date d’échéance, une priorité et des indicateurs de résultat Tous les chalps ne sont pas obligatoires Il existe des listes par défaut mais génralement ce sont des champs libres on met ce qu’on veut on n’impose rien.

57 Partie « Démarche stratégique »
Action En lien avec un objectif opérationnel Possibilité d’indiquer un pilote, les divisions impactées, la division pilote, une date d’échéance, un état de santé, une priorité et des indicateurs d’avancement Tous les chalps ne sont pas obligatoires Il existe des listes par défaut mais génralement ce sont des champs libres on met ce qu’on veut on n’impose rien.

58 Partie « Démarche stratégique »
Moyen (sous-action) Deux types de moyen (de formation ou autre) Nécessaire pour la partie « Plan de formation » Tous les chalps ne sont pas obligatoires Il existe des listes par défaut mais génralement ce sont des champs libres on met ce qu’on veut on n’impose rien.

59 Partie « Démarche stratégique »
Visibilité A plusieurs endroits, possibilité de générer un diagramme Diagramme : vue structurelle non détaillée Tous les chalps ne sont pas obligatoires Il existe des listes par défaut mais génralement ce sont des champs libres on met ce qu’on veut on n’impose rien.

60 Exportation du PST : création d’un fichier word du PST
Partie « PST » Deux éléments : Génération du PST : visibilité à l’écran de la démarche stratégique sous la forme PST Exportation du PST : création d’un fichier word du PST Possibilité de FILTRER pour organiser l’information De base, on ne voit pas les moyens car le PST ne demande pas les moyens mais s’arrête aux actions.

61 Partie « Rapports » Rapport : document organisant certaines informations de la base de données généré automatiquement par l’application Un rapport proposé actuellement : TABLEAU DE BORD Le tableau de bord peut être trier !!! Si on alimente partiellement la base de données de la Démarche stratégique, on a un rapport partiel Attention, tous les champs ne sont pas nécessaires

62 La partie « administration »
rubrique «Démarche stratégique »  - 8 sous – rubriques 7 permettent de compléter des listes par défaut sauf la partie La sous-rubrique « articles budgétaires » permet de voir tous les articles importés depuis l’application eComptes La dernière sous rubrique indicateurs de résultrat s’auto alimente au fur et à mesure de l’ajout d’indicateurs de résultat mais il est possible de l’aliemnter soi même

63 Questions – réponses sur cette première partie

64 DEMO CITY Questions – réponses sur cette première partie

65 Questions – réponses sur cette première partie

66 Conclusions Jour 1

67 Programme stratégique transversal
Conclusions Formation ORGANISATION Administration Divisions Organigramme Personnes J1 DEMARCHE STATEGIQUE Th OS OO Ac Mo Programme stratégique transversal Génération Importation Grosse animation sur la diapositive tou apparait au fur t à mesure d’abordle programme ligne du temps simpliiée puis ls journées

68 MERCI DE VOTRE ATTENTION
Questions – réponses sur cette première partie