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Thérésa POTAMI 10/05/2006. Limpayé nest pas seulement un risque commercial pour lentreprise, cest également un risque financier qui pèse sur sa trésorerie.

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1 Thérésa POTAMI 10/05/2006

2 Limpayé nest pas seulement un risque commercial pour lentreprise, cest également un risque financier qui pèse sur sa trésorerie. Attendre pour encaisser son argent, cest prendre le risque darriver trop tard (disparition du client ou de vous-même !) Agir vite est un gage de réussite dans le recouvrement des créances.

3 Mettre en place une démarche PRÉVENTIVE pour réduire les risques dimpayés et éviter darriver à la procédure lourde Les bonnes attitudes à adopter : Prudence Respect dans la contractualisation Organisation Politique efficace en matière de relances

4 Comment éviter AU MIEUX les clients générateurs dimpayés ? En sélectionnant ses clients Les clients particuliers (non-commerçants) Sélection faite par le biais de garanties demandées avant de procéder à la vente ou à la prestation de services Les clients professionnels (commerçants) Sélection par identification et enquête de solvabilité auprès de sources de renseignement officielles Prudence

5 Les clients professionnels (commerçants) Sources de renseignements officielles Le registre du commerce et des sociétés (RCS) Tous les commerçants, en nom propre ou en société, doivent être immatriculés au RCS tenu par le greffe du tribunal de commerce dans le ressort duquel se trouve leur siège. Le document le plus intéressant à obtenir est lextrait du RCS appelé «K BIS». Celui-ci, véritable « carte didentité » de lentreprise Prudence…

6 Lextrait « K BIS » Il comprend les informations suivantes : - la dénomination sociale de lentreprise (précision importante car bien souvent sur le papier à en-tête de lentreprise, cest un nom commercial qui est mis en avant et non la dénomination sociale) - ladresse du siège social et des établissements secondaires (précision importante notamment pour déterminer le tribunal territorialement compétent en cas de procédure ultérieure) - la forme juridique de lentreprise - le montant de son capital social Prudence…

7 Lextrait « K BIS » (suite) - la date de constitution de lentreprise - le mode dexploitation - lidentité détaillée des dirigeants de lentreprise et le cas échéant, des commissaires aux comptes -la mention éventuelle dune procédure collective en cours (redressement ou liquidation judiciaire) avec lidentité de ladministrateur judiciaire et du représentant des créanciers. Prudence…

8 LES COMPTES SOCIAUX On peut obtenir du greffe la copie des comptes sociaux que la plupart des sociétés sont tenues de déposer au greffe. Lexamen des comptes des 3 derniers exercices donnera une idée de la solidité de lentreprise. A noter que lensemble des informations ci- dessus peut rapidement être donné en se connectant sur le service des tribunaux de commerce appelé INFOGREFFE Prudence…

9 EXEMPLE AVEC INFOGREFFE.FR

10 EXEMPLE AVEC SOCIETE.COM

11 Identité complète de la société LA REDOUTE

12 Les comptes sociaux de la société LA REDOUTE

13 En matière de relations commerciales et de solvabilité du client, le « risque zéro » nexiste pas. Vous pouvez cependant limiter ce risque en prenant un certain nombre de précautions destinées à vous garantir. En prenant quelques garanties élémentaires Les clients particuliers (non-commerçants) Prudence…

14 Si le client est un professionnel, la loi du 29 janvier 1993 fait obligation de communiquer au futur client ses conditions de prix et conditions générales de vente. En effet, les conditions générales de vente ont pour objet – lorsquelles sont licites ! – de « faire la loi » entre fournisseur et client. Par exemple : LES CONDITIONS GENERALES DE VENTE Vous avez tout intérêt à procéder de même si votre client est un PARTICULIER Prudence…

15 La législation en vigueur impose de voir figurer dans les conditions générales de vente : le barème des prix (avec les remises et leur justification détaillée) les rabais, remises et avantages particuliers ; les conditions de règlement (délais, escomptes, etc) ; les pénalités de retard (ne pas oublier de les faire figurer également au bas des factures, conformément aux dispositions de larticle L441-3 du code de commerce). LES CONDITIONS GENERALES DE VENTE (suite) Prudence…

16 Afin que le client ne puisse prétendre navoir pas eu connaissance des conditions générales de vente du fournisseur, ces conditions générales de vente figureront au dos de tous les documents précontractuels notamment devis, bon de commande. Si le fournisseur a une clientèle « particulière », il faudra en outre faire figurer dans les conditions générales de ventes, les mentions imposées par le Code de la consommation. LES CONDITIONS GENERALES DE VENTE (suite) Prudence…

17 MODELE DE CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE Prudence…

18 MODELE DE CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE (suite) Prudence…

19 MODELE DE CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE (suite) Prudence…

20 MODELE DE CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE (suite) Prudence…

21 MODELE DE CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE (suite) Prudence…

22 MODELE DE CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE (suite) Prudence…

23 Autres types de garantie Les clauses pénales La clause pénale permet au fournisseur – et au client qui est présumé avoir accepté les conditions générales de ventes – de fixer forfaitairement les dommages intérêts dus notamment en cas de retard de paiement Les clauses de réserve de propriété Elle permet dobtenir la restitution de la marchandises ou du matériel vendus si le client nen paie pas le prix à léchéance convenue. Les acomptes et dépôts de garanties Il y a intérêt à percevoir un acompte substantiel à la commande. Pour un nouveau client, il est parfois préférable de consentir un rabais sur le prix en échange dun acompte important. Il en va de même pour le dépôt de garantie que demandent les entreprises de location. Prudence…

24 Les cautions Le cautionnement est un procédé simple et peu onéreux de garantie de la créance. Préférez une caution bancaire limitée dans son montant et en durée. Si la banque refuse de cautionner le futur client, il faut sinterroger sur la santé financière du client. Les sûretés réelles Ce genre de garantie est réservé aux opérations importantes. Laffacturage Cest une technique permettant au vendeur de se décharger de la gestion des ses comptes clients, dêtre garanti contre le risque dimpayé. En France, ce système a connu un succès limité en raison de son coût qui en exclut en pratique les petites entreprises. Autres types de garantie (suite) Prudence…

25 PREMIERE CONCLUSION La démarche préventive commence par un principe de PRUDENCE dans le choix de vos clients et dans les précautions destinées à vous garantir. ET VOUS ? Quelles attitudes adoptez-vous face à de nouveaux clients ? En matière de renseignement sur vos clients En matière de garanties Prudence…

26 La contractualisation Chaque fois que lon vend une marchandise ou une prestation de services, laccord sur la chose et sur le prix, même tacite, fait naître un CONTRAT, cest-à- dire lobligation pour le vendeur de livrer le produit et pour lacheteur den payer le prix. LECRIT RESTE UN MOYEN DE PREUVE DU BIEN FONDÉ DE VOTRE CREANCE

27 Les documents contractuels Tout document contractuel (bons de commandes, devis, bon de livraison) devra être établi de manière claire, précise et lisible. Il devra contenir les mentions obligatoires qui garantiront le bien fondé de la créance. Chaque fois que cela sera possible, les documents contractuels devront faire mentionner la date, la signature suivie du nom du client. Contractualisation…

28 LE DEVIS Le caractère gratuit ou payant des devis est une véritable préoccupation dans le monde artisanal. Et un enjeu commercial. Le devis est, en effet, un document central dans le quotidien des chefs de TPE et de leur gestion. Pourquoi facturer un devis ? Nécessité de tenir compte du temps passé à effectuer les devis, volonté de limiter les demandes inutiles Pourquoi ne pas facturer ou le faire systématiquement ? Difficile de réduire le temps et le soin consacré à établir le devis, peur de perdre des commandes. A rappeler que le caractère gratuit du devis nest pas une obligation légale. La seule nécessité pour lartisan est dinformer à sa clientèle de ses tarifs. Contractualisation…

29 Le devis a valeur contractuelle dès quil est accepté et signé : lartisan a lobligation de respecter les engagements y figurant. Parfois, le devis est une véritable contrainte imposée par la loi : cest le cas des prestations dentretien, de dépannage et de réparation effectuées par les travaux suivants : maçonnerie, menuiserie, plomberie… lorsque le montant des travaux est supérieur à 150 TTC (arrêté du 2/3/1990 modifié par larrêté du 30/7/1999) LE DEVIS Cest donc logiquement que les artisans qui consacrent du temps à rédiger les devis souhaitent que ce travail délaboration soit rémunéré. Contractualisation…

30 LE DEVIS Il doit indiquer les mêmes mentions quune facture : le nom et ladresse de lentreprise et de son client le lieu dexécution de lopération le décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation les frais de déplacement, le cas échéant la somme totale à payer HT et TTC en précisant le taux de TVA Quelles sont les mentions à faire figurer ? Contractualisation…

31 LE DEVIS Et les mentions spécifiques suivantes : la durée de validité de loffre lindication du caractère payant ou gratuit du devis les conditions éventuelles de révision du prix la date et la mention manuscrite « Bon pour accord » du client la signature de chaque partie les conditions de règlement précises avec demandes dACOMPTES éventuels Contractualisation…

32 LES ACOMPTES Certaines opérations commerciales peuvent être importantes par la quantité, la nature, le montant. Dans ces cas, nhésitez pas à réclamer des acomptes ou faire des appels de fonds. Il est fréquent que les professionnels demandent un acompte à la commande des marchandises ou des prestations (souvent 30 %) et le solde à la livraison. En cas de prestations plus longues (construction dune maison par exemple), vous pouvez réclamer 2 fois 30 % et le solde à la réception de la prestation. Contractualisation…

33 Lintérêt de cette démarche est : - de disposer dargent pour régler les marchandises ou les matériaux à vos fournisseurs -dêtre sûr davoir recouvrer une partie de la créance et donc de limiter les risques dimpayés. Noublions pas que nous sommes dans une démarche de prévention ! LES ACOMPTES Contractualisation…

34 Deuxième conclusion Une RIGUEUR DANS LA CONTRACTUALISATION permet déviter les risques de contestation de la créance de la part du client au moment du paiement. ET VOUS ? Appliquez-vous cette rigueur sur vos documents contractuels ? Contractualisation…

35 Lorganisation Il est important deffectuer la prestation en respectant, en nature et en délai, les termes du contrat ( devis / offre de prix / commande) afin que votre client ne conteste pas la créance. La facture devra : - correspondre à la prestation commandée et effectuée - contenir toutes les mentions obligatoires - préciser le montant des acomptes déjà versés, le solde restant dû et la date déchéance de paiement. - être établie en double exemplaire

36 Mais quand facturer ? Le principe veut que la facturation se fasse aussitôt la marchandise ou la prestation réceptionnée par le client ! Organisation…

37 Troisième conclusion Pour être payé, nhésitez pas à réclamer des acomptes ou à faire des appels de fonds. Noubliez pas d établir assez rapidement la facture à la livraison des marchandises ou des travaux. ET VOUS ? La facturation : quand et comment ? Organisation…

38 LES INCIDENTS DE PAIEMENT Deux types de situations bien distinctes : LE CHEQUE SANS PROVISION LA FACTURE IMPAYEE Il faudra alors tenter successivement Recouvrement amiable Recouvrement judiciaire

39 LE CONTACT TELEPHONIQUE – LA VISITE CHEZ LE CLIENT POURQUOI ? HUMANISER LES RELATIONS - pour marquer la bonne relation daffaire en cours. - pour permettre dinstaurer un dialogue avec son client afin de comprendre les raisons du défaut de paiement et daboutir à un accord. - pour avoir plus de chance de récupérer son argent. Prévention des incidents de paiement…

40 Le chèque sans provision : recouvrement amiable Une première prise de contact préalable à toute procédure de recouvrement Avant de mettre en œuvre une procédure de recouvrement lourde, il est préférable dans un premier temps de prendre contact avec votre client par téléphone puis par courrier (pour confirmation). Prévention des incidents de paiement…

41 Le chèque sans provision : recouvrement judiciaire Si la prise de contact naboutit pas ou si vous estimez quil sera difficile dobtenir le règlement de la facture, vous pouvez entamer la procédure de recouvrement simplifiée (uniquement possible en cas de provision insuffisante). Prévention des incidents de paiement…

42 Cette procédure nest possible quen cas de provision insuffisante. Cest une procédure simple et efficace permettant dobtenir le recouvrement judiciaire dune créance. La procédure de recouvrement simplifiée Prévention des incidents de paiement…

43 Trente jours après la présentation du chèque, le bénéficiaire doit demander un certificat de non-paiement à sa banque (à ne pas confondre avec lattestation de rejet). Un Huissier de Justice, muni de ce certificat, soccupera de toute la procédure : signification au débiteur avec commandement de payer. Passé le délai de 15 jours et faute par le débiteur davoir obtempéré au commandement, il apposera la formule exécutoire (formule spéciale pour exécuter une décision de justice), ce qui confère au chèque la force dun véritable jugement. La procédure de recouvrement simplifiée Prévention des incidents de paiement…

44 La facture impayée A la date déchéance de la facture, le client ne paie pas. Il est indispensable dagir vite. POURQUOI ? Parce que si vous-même ne respectez pas les délais que vous avez imposés, pourquoi le client le ferait-il ? Parce que vous montrez ainsi immédiatement votre détermination à vous faire payer Parce quil existe des délais de prescription après lesquels vous ne pourrez plus réclamer votre créance. QUE FAIRE ? Prévention des incidents de paiement…

45 CONTACTS TELEPHONIQUES – VISITES CHEZ SON CLIENT DERNIERE LETTRE DE MISE EN DEMEURE DE PAYER ACTION JUDICIAIRE LR/AR Crédibles avec menaces mises à exécution RECOUVREMENT AMIABLE RECOUVREMENT JUDICIAIRE RAPPELEZ-VOUS : Un mauvais accord vaut mieux quun bon procès ! Exemple de linjonction de payer : procédure la plus rapide et peu coûteuse DIFFERENTES LETTRES DE RELANCE Lettre simple Graduelles Brièvement cadencées Prévention des incidents de paiement…

46 Dès la livraison, vous adressez au client une FACTURE Dans un délai relativement court à partir de la date d échéance indiquée sur la facture, le client ne paie pas : -vous le contactez par téléphone -vous lui adressez des lettres de rappel ou de relance en envoi simple. Le client ne conteste pas la créance Le client ne réagit pas RECOUVREMENT AMIABLE Prévention des incidents de paiement…

47 Le client ne conteste pas la créance Le client ne réagit pas Il connaît des difficultés de règlement et peut sollicité un règlement fractionné ou différé. Ayez soin de lui proposer un échéancier par écrit. Envoi dune dernière lettre de relance valant mise en demeure sous forme recommandée avec accusé réception. RAPPEL : respectez vous-même les délais que vous donnez et graduez la sévérité de vos lettres de rappel. Prévention des incidents de paiement…

48 Il est important que vous même respectiez les délais que vous imposez et graduez la sévérité de vos lettres de rappel. 1ère relance : 30 jours après la facture - …nous pensons quil sagit un oubli 2ème relance : 15 jours après la 1ère relance - …nous vous demandons de bien vouloir régulariser votre situation dans les 15 jours Dernière lettre : 15 jours après la 2ème relance - …, nous prions de bien vouloir considérer la présente comme valant mise en demeure de payer…. LES LETTRES DE RELANCE Prévention des incidents de paiement…

49 Toujours faire référence à la facture impayée et rappeler les lettres déjà envoyées et restées sans réponse. Attention, il est important de faire une distinction entre le nouveau client et lancien client, entre les petites créances et les grosses créances. Pour les anciens clients, faire jusquà 3 lettres simples avant la lettre de mise en demeure Pour les nouveaux clients ou le récidivistes, faire 2 lettres simples avant la lettre de mise en demeure Entre chaque relance écrite, vous pouvez contacter votre client par téléphone voire demander à le rencontrer. LES LETTRES DE RELANCE Prévention des incidents de paiement…

50 Le client ne réagit pas, envoyez-lui la dernière lettre de relance valant mise en demeure sous forme AR/AC. La lettre de mise en demeure est à la fois la dernière mesure amiable et la première mesure contentieuse. Cest une mesure amiable puisquelle est faite sans formalités particulières et quelle est remise au client sans intervention dun huissier simplement par lettre recommandée avec accusé réception. Cest aussi une mesure contentieuse car cette mise en demeure doit être faite avant toute assignation comme lexige larticle 1146 du Code Civil. LA LETTRE DE MISE EN DEMEURE Prévention des incidents de paiement…

51 Quatrième conclusion Instaurer un système efficace en matière de relances avec quelques règles et saccorder du temps pour faire les relances Différencier les relances suivant le type de client, le montant et lancienneté du retard Etablir des courriers graduels et brièvement cadencés Etre crédible (donc les menaces mises à exécution) Privilégier le téléphone ou la visite chez le client car rapide et offrant une réponse immédiate Rédiger des lettres personnalisées pour confirmer des accords complexes ou échelonnés dans le temps ET VOUS ? Avez-vous mis en place une gestion des relances ? Comment vous organisez-vous ? Prévention des incidents de paiement…

52 La procédure simplifiée de recouvrement de créance LINJONCTION DE PAYER - Rapide - Simplifiée (pas davocat nécessairement) - peu coûteuse - pour effet lobtention dun titre exécutoire Facture impayée : exemple de recouvrement judiciaire Prévention des incidents de paiement…

53 Cest une simple demande écrite par laquelle vous sollicitez du Président du Tribunal lautorisation de signifier à votre client une injonction de payer la somme qui vous est due. LINJONCTION DE PAYER Prévention des incidents de paiement…

54 Depuis la loi du 26 janvier 2005, la juridiction compétente varie selon la qualité du débiteur (commerçant ou non commerçant). Si le débiteur est un particulier (non-commerçant), vous adresserez votre requête au Président du Tribunal dInstance Si débiteur et créancier sont commerçants et que la dette résulte dun contrat passé dans le cadre de leur commerce, la requête est faite au Président du Tribunal de Commerce. Dans tous les cas, le tribunal compétent est celui du domicile du débiteur ou celui du siège social de lentreprise débitrice. LINJONCTION DE PAYER Prévention des incidents de paiement…

55 Tous les documents justificatifs de la créance sont à joindre à la requête. Après examen des documents, le magistrat rend une ordonnance portant « Injonction de payer » et contraint, par voie de signification (recours à un Huissier de Justice), à mettre en demeure le débiteur de payer ou de contester la créance. LINJONCTION DE PAYER Prévention des incidents de paiement…

56 En cas dun redressement, dune liquidation judiciaire… Que se passe-t-il ? Il est un cas où tout ce qui précède ne sera daucun secours pour le créancier, cest le cas où le débiteur commerçant est en état de cessation de paiement. Dans les cas de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, la loi de 1985 pose le principe de larrêt des poursuites individuelles. Seul le « représentant des créanciers » peut agir au nom des créanciers. Cest à lui que vous devez adresser la déclaration de votre créance. Prévention des incidents de paiement…

57 La déclaration doit être adressée dans les 60 jours de la publication du jugement douverture au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales. Ce délai est impératif. Les créances qui nont pas été déclarées dans ce délai ne peuvent plus être recouvrées sauf dans quelques cas exceptionnels. LA DÉCLARATION DE CRÉANCE Prévention des incidents de paiement…

58 Si la créance est admise, en cas de redressement judiciaire (lentreprise continue), votre créance sera payée conformément au plan de redressement. En cas de liquidation judiciaire, vous recevrez une part du produit de la vente des biens de lentreprise (peu en général). SUITE A LA DÉCLARATION DE CRÉANCE Lorsque vos clients professionnels ne règlent pas vos factures, assurez-vous quils ne sont en redressement judiciaire. Dans la situation où un client professionnel serait en redressement judiciaire, AGISSEZ RAPIDEMENT en envoyant la déclaration de créances au mandataire représentant. Prévention des incidents de paiement…

59 Différents profils payeurs & comment les relancer ? Le bon payeur dont le chèque parvient le jour de léchéance relance superflue Le payeur négligent qui « gratte » quelques jours, attend dêtre relancé, a égaré la facture, vous répond que le chèque est parti… le relancer très commercialement mais rapidement

60 Le mauvais payeur, qui a les moyens de vous payer. Il veut vous payer le plus tard possible voire jamais si vous lui laissez loccasion. ! Attention aux erreurs techniques, il en profiterait ! le relancer vite et fermement Et recourir sans tarder au contentieux Différents profils payeurs comment les relancer

61 Linsolvable qui ne peut vous payer, du moins pour le moment si ses difficultés de trésorerie ne sont que passagères obtenir rapidement un paiement partiel et lui proposer un échelonnement Le payeur administratif qui paie très lentement en raison de la complexité de ses circuits ou la lourdeur paperassière comprendre ses circuits et nouer de bonnes relations avec les personnes chargées de lordonnancement Différents profils payeurs et comment les relancer


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