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Service Juridique ECOLE NORMALE SUPERIEURE DE CACHAN 61, avenue du Président Wilson 94235 Cachan Cedex - France MODULE CONVENTION Guide d utilisation COCONUT.

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1 Service Juridique ECOLE NORMALE SUPERIEURE DE CACHAN 61, avenue du Président Wilson Cachan Cedex - France MODULE CONVENTION Guide d utilisation COCONUT

2 Sommaire Partie 1 : volet juridique Principes de base et définitions des contrats et conventions - Mentions obligatoires - Différents types de conventions - Modèles types Partie 2 : volet informatique - Notice pour la saisie des conventions - Communication dune « fiche de saisie » - Table des difficultés

3 Partie 1 : volet juridique Principes juridiques de base et définitions des contrats et conventions

4 1. Mentions obligatoires dune convention Dénomination ou référence du contrat 2 1 Désignation du partenaire principal 3 Désignation de létablissement gestionnaire 4 Désignation du laboratoire 5 Objet de la convention 6 Durée de la convention 7 Renouvellement 8 Date et signature

5 2. Typologie des conventions à lENSC (1/2) Conventions à caractère pédagogique : convention déchanges denseignants convention de stage convention de formation professionnelle Autres conventions : convention de fonctionnement convention dinvestissement convention sportive convention doccupation des locaux diverses conventions Contrats de recherche nationaux ou européens : convention de recherche contrat européen Protocoles daccord ou de collaboration : protocole daccord protocole daccueil protocole de collaboration

6 2. Typologie des conventions à lENSC (2/2) Les accords : accord cadre accord de consortium accord de confidentialité accord international divers accords Les autres contrats : contrat de maintenance contrat de prestation de service autres contrats

7 3. Modèles types de convention Convention de stage Convention de collaboration de recherche Convention de prestation de service Accord de transfert de matériel Disponible sous format papier : cf Guide dutilisation du module convention Disponible en version électronique : site intranet de lENSC

8 Partie 2 : volet informatique Instructions informatiques quant à lapplication du logiciel Convention

9 1. Présentation du module Convention Les objectifs : saisir des informations dune convention définir le Centre de Responsabilité et les partenaires extérieurs archiver les documents liés à chaque convention gérer les événements liés à lexécution dune convention et déclencher des alertes définir les montants disponibles par tranche et associer les lignes budgétaires gérer les devis liés à chaque convention Pour plus dinformation : une démonstration animée du module est disponible en ligne

10 Saisie dune convention Généralités Centre gestionnaire Partenaires Documents Evénements Budget Prestations Création Modification Suppression Validation

11 Fenêtre principale Créer une convention

12 Fenêtre Généralités : Edition dune convention N° dune convention Structures impliquées Objet et caractéristiques Dates Montants HT et TTC Tranches annuelles Validation dune convention

13 Fenêtre Généralités : Centre de responsabilité gestionnaire

14 Volet financier Créer une tranche budgétaire

15 Edition tranche

16 Fenêtre Centre gestionnaire Affiche plus de détails sur le CR En sélectionnant un contact… … on retrouve les informations dans lannuaire Création dun contact

17 Fenêtre Partenaires Affiche les structures qui participent au financement Contact chez le partenaire Montant de leur participation Création dun contact

18 Volet Contact dun partenaire

19 Fenêtre Partenaires Modifier un partenaire

20 Volet modification dun Partenaire Valider un partenaire

21 Fenêtre Documents Dépôt de documents dans différents dossiers En sélectionnant un document Pour visualiser le document On retrouve les informations le concernant Personnes destinataires

22 Fenêtre Documents

23 Fenêtre Evénements Dépôt de documents dans différents dossiers En sélectionnant un événement On peut paramétrer une alerte qui sera envoyée par e- mail à une liste de personnes à prévenir

24 Fenêtre Evénements

25 Fenêtre Budget Permet daccéder aux données prévisionnelles (dépenses et recettes) Permet daccéder au budget positionné et autorisé en dépenses Informations liées à lorganigramme budgétaire Permet de suivre les dépenses et les recettes

26 Fenêtre avenant

27 2. Fiche de saisie

28 2) Communication de la fiche de saisie au Secrétariat Général 1) Impression dune fiche de saisie 3) Signature par la Direction 4) Possibilité de contrôle a posteriori des conventions enregistrée

29 3. Table des difficultés Pour la saisie dinformations : informations absentes sur le support papier doutes sur la qualification juridique de la convention difficultés pour la saisie dinformations financières Difficultés techniques : Qui contacter Auteur de la convention Service juridique et de la Valorisation des contrats de lENSC Service du budget Direction des Systèmes dInformation

30 Merci de votre attention ECOLE NORMALE SUPERIEURE DE CACHAN 61, avenue du Président Wilson Cachan Cedex - France


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