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Certification ISO 9001. Les objectifs et avantages dune certification ISO 9001 Répondre à lévolution de la demande de garantie de qualité des consommateurs.

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1 Certification ISO 9001

2 Les objectifs et avantages dune certification ISO 9001 Répondre à lévolution de la demande de garantie de qualité des consommateurs (acteurs) qui se manifeste de plus en plus fort Prendre conscience quà moyen terme les entreprises devront prouver quelles adhèrent à des normes de qualité reconnues. Outils de mesure et de certification disponibles Amélioration des procédés et système de management Attentes internes des employés de plus en plus fortes Amélioration du contrôle des coûts et de lefficacité financière des opérations Enjeux externes Enjeux internes the green team Conscience Exigence du marché

3 Les phases du projet the green team

4 La planification pour arriver à la certification the green team Ce planning est indicatif et peut être ajusté par le client en fonction de ses disponibilités Phases du projet Durée (en mois) Recueil d'informations Objectifs de la Direction Liste des processus existants Identification des obligations légales Interviews des parties prenantes Identification des objectifs Evaluation par Okpilot Rapport sur létat des lieux de lentreprise Définition des processus Evaluation de la faisabilité des processus Rôles, coûts et ressources requis Sensibilisation des collaborateurs Mise en place des processus Mettre en place les processus Gérer les processus et les documenter Evaluation la répercussion des actions Préparer la certification Revue de direction Pré-audit Audit de certification

5 Les étapes dune certification ISO the green team Evaluation: Cette étape permet de visualiser létat de la conformité et de souligner les manquements éventuels. Cette évaluation est facilitée par lintégration de loutil Okpilot. De cette évaluation il est possible de dériver les besoins en mesures et actions Gestion des documents: La certification est essentiellement basée sur la collection et la gestion de documents. Loutil Okpilot en fournit une partie alors que les documents internes sont gérés à laide dune base de données MS Access. Mesures et actions: Les mesures et actions sont systématiquement définies et planifiées. Elles sont basées sur des critères identiques (difficulté de mise en place, urgence, coût, visibilité etc.) Pré-audit et audit : La certification ne peut être obtenue quà travers laudit dune société indépendante agréée par lISO. Nous utilisons les services de la Société Générale de Surveillance (SGS). Lors de lobtention de la certification, il est recommandé de se soumettre à un pré-audit afin de lister les points qui pourraient être incomplets. Une fois la certification obtenue, un nouvel audit est requis après une période de douze mois puis, ensuite, une fois tous les deux ans,

6 Les outils Afin de faciliter le processus de certification, il est recommandé dintégrer certains outils informatiques disponibles et facilement utilisables. OKpilot est une solution web simple facilitant le pilotage de lentreprise vers la conformité, la performance et la durabilité. Loutil offre de multiples référentiels et check-lists dévaluation et dun système de management qui permet le benchmarking des potentiels doptimisation. Lauto-évaluation de lentreprise à travers Okpilot est la pierre angulaire de laudit de certification La suite de programmes MS Office est également utilisée pour les outils de reporting (tableaux Excel). De plus, une base de données intégrées (MS Access) permet de gérer lensemble des documents requis pour la certification. Nous mettons généralement à disposition de nos clients les squelettes des différents tableaux et la structure de la base de données the green team

7 Evaluation Okpilot (saisie dévaluation) the green team Thème à évaluer Taux dachèvement Justification du taux dachèvement Aide fournie par OKpilot Lois et directives administratives

8 Evaluation OKpilot (Synthèse de lévaluation) the green team

9 Evaluation Okpilot (liste des actions) the green team

10 Gestion des documents La norme ISO à ce sujet La maxime "Je dis ce que je fait, et je l'écris, et je fais ce que j'ai dit donc ce que j'ai écrit " sapplique parfaitement ici. La gestion de la documentation est une partie importante de la norme ISO A ce sujet, la norme précise : Tout document nécessaire et suffisant au bon fonctionnement des processus et de leurs interactions doit être géré. Il sagit de mettre à disposition, aux acteurs concernés, linformation « juste » Tout enregistrement nécessaire et suffisant pour apporter la preuve de conformité dun produit et service ou du fonctionnement des processus doit être géré. Il sagit de régir les règles de conservation de ces informations, afin de pouvoir les récupérer, en cas de besoin Afin de faciliter la gestion efficace du volume de documents requis, nous avons développé un système de gestion de documents. Ce système permet de gérer tous les documents entrant et sortant de lentreprise et de retrouver ces enregistrements sur un simple clic de souris the green team

11 Gestion des documents Structure de la documentation the green team

12 Gestion des documents Menu dentrée du système the green team

13 Gestion des documents Détails dun enregistrement the green team

14 Processus Quelques définitions et principes On peut généralement définir un processus comme "un regroupement cohérent dactivités, disposant de ressources, alimenté par des entrées, qui sont transformées en sorties en y apportant une valeur ajoutée pour le client". Il faut se mettre daccord sur comment représenter un processus, à la fois verbalement et graphiquement. La façon la plus claire est de le faire à travers lassociation de quatre éléments : – un nom, qui doit être court et évocateur, pour être compris de tous : Commercial, Facturation, Assistance… – une finalité, qui exprime quelle est la raison dêtre, la valeur ajoutée du processus, et qui doit être exprimée avec une phrase courte avec un ou deux verbes daction ; – des entrées, qui indiquent sur quoi intervient le processus ; – des sorties, qui indiquent ce que produit le processus. Il faut également introduire une typologie des processus. On peut retenir trois types de processus : – les processus de réalisation, donc ceux qui interviennent dans la réalisation du produit ou de la prestation – les processus support, donc ceux qui fournissent les ressources (humaines, matérielles, financières…) à tous les processus – les processus de pilotage, donc ceux qui fournissent des directives aux autres processus (stratégie, organisation, niveaux de performance attendus…) à partir de lanalyse des différentes informations disponibles (missions assignées à lentreprise, attentes et satisfaction des clients, indicateurs fournis par les processus…). Pour une entreprise mono-activité, on arrive généralement à modéliser ses activités avec une cartographie qui comporte entre cinq et dix processus de réalisation. Pour une entreprise de services, le nombre de ses processus est encore réduit the green team

15 Organigramme dun processus the green team Gestion dune commande

16 Méthode dapplication dun processus the green team OrigineClassé sousType de document DénominationDateLieu Examens de permisExamen Examens de permisDate de la signature du médecin Interne Doc. de transmissionDocumentsCorrespondance hôpitalde 'nom de l'hôpital'.doc de transmission Date en bas du document Externe ColoscopieExamen ColoscopieDate de la coloscopie Externe EchocardiographieExamen EchocardiographieDate de l'échoExterne Avis d'admissionDocumentsCorrespondance hôpitalDe EHNV, avis d'admissionDate d'admissionExterne Fax des CMSDocumentsCorrespondanceFax du CMS PullyDate inscrite sur le document Externe rx, IRM, scanners, densito Imagerie Nom de l'examen Exemple: CT abdomino-pelvien (CINOV) Date de l'examenExterne Résult. ProxilabExamen Noter : HIV ou selles ou tests hépatiques et nom biologique ou autre Date du prélèvement Externe Lettres de médecinsDocumentsCorrespondance médecinNom du médecin et spécialité Date du courrier et non de la consultation Externe Protocoles opératoiresOpération Mentionner le nom de lhôpital Nom de l'intervention ou résumé si trop long Date de l'intervention Externe Gestion des documents externes scannés – Méthode de classement

17 Indicateurs et tableaux de bord Une fois les processus et les actions mis en place, et pour maintenir lobjectif damélioration continue, il est nécessaire dévaluer constamment lefficacité de ces mesures à laide dindicateurs et de tableaux de bord. Comme chaque entreprise développe ses propres processus et définit ses objectifs par des actions spécifiques, les indicateurs et tableaux de bord permettant le monitoring doivent également être spécifiques. Nous pouvons mettre à disposition de nos clients un certain nombre doutils informatiques produisant les informations nécessaires à la direction et, le cas échéant, aux auditeurs. Nous avons également la possibilité daider nos clients soit à la conception soit en leur fournissant ces outils de monitoring the green team

18 Tableau danalyse de la consommation énergétique the green team

19 Tableau comparatif de lévolution des économies énergétiques (électricité ) the green team

20 Certification Rapport daudit the green team Rapport (partiel) daudit EcoEntreprise et pré-audit ISO 9001

21 Certificat the green team


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