Chapitre 3 Gestion des ressources humaines

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1 Chapitre 3 Gestion des ressources humaines

2 Sommaire Introduction Dimensionnement des ressources Planification
Démarche de recherche Planification 31 mars 2017

3 Introduction Établissements Hospitaliers
Tutelles Incitation au contrôle de dépenses de santé Usagers Demande de soins croissante Vieillissement de la population Établissements Hospitaliers Besoins de repenser les architectures et les organisations Soins de Qualité, Coûts réduits, confort dans le travail Une des stratégies préconisée Regroupement des moyens 31 mars 2017

4 Plateau Médico-Technique (PMT) Mutualisation des ressources humaines
Introduction Concentre plus de 10 % du budget de l’hôpital Plateau Médico-Technique (PMT) Chirurgie Anesthésie Au centre des préoccupations du projet HRP² Radiologie Intervention-nelle Obstétrique Endoscopie Mutualisation des ressources humaines 31 mars 2017

5 Le regroupement de ressources
Service d’ORL Unités d’hospitalisa-tion Salles d’intervention SSPI Service d’orthopédie Bloc d’orthopédie Service de chirurgie digestive Bloc de chirurgie digestive Bloc d’ORL Service d’ORL Salles d’intervention SSPI Chirurgie ambulatoire Services de Chirurgie Urgences chirurgicales Unités d’hospitalisation Soins intensifs Réanimation Plateau médico-technique Retour au domicile ORL Orthopédie Ophtalmologie Urologie Obstétrique … Services de médecine Radiologie Gastro-entérologie Urgences chirurgicales Unités d’hospitalisation Chirurgie ambulatoire Salles d’intervention SSPI Service d’orthopédie Soins intensifs Réanimation Services de médecine Plateau médico-technique Radiologie Gastro-entérologie … Retour au domicile Services de Chirurgie Service de chirurgie digestive ORL Orthopédie Ophtalmologie Urologie Obstétrique … 31 mars 2017

6 Le regroupement de ressources
RESTRUCTURATION Structures monodisciplinaires éclatées Structure pluridisciplinaire Unique et intégrée 31 mars 2017

7 Approche Aide au dimensionnement et au choix d’organisation
Remise en cause du du modèle Ajustement des Paramètres de simulation Caractérisation du PMT des Processus des organisations Génération du modèle de simulation Evaluation de performance Proposition de variables d’actions Simulation à capacité finie Recueil des données d’activités Simulation à capacité infinie Extrapolation Courbe de charge pour chaque ressource Dimensionnement des Ressources Humaines (effectifs par tranches horaires, durée de travail, heure de début) 31 mars 2017

8 Mutualisation des ressources humaines
Objectif Mutualisation des ressources humaines Objectif Conception Accompagner la conception de la nouvelle organisation: Dimensionner les ressources humaines Objectiver les choix d’organisation Pilotage Aider à la gestion des pools de personnel mutualisés Piloter la performance Aider à la planification des ressources humaines 31 mars 2017

9 Sommaire Introduction Dimensionnement des ressources Planification
Démarche de recherche Planification 31 mars 2017

10 Dimensionnement des ressources humaines
Phase 1 Évaluer la charge des personnels en élaborant la courbe de charge Phase 2 Déterminer l’ensemble des vacations couvrant cette charge Besoins en personnel Courbe de charge Vacations Tranches de temps Couverture de la charge 31 mars 2017

11 Phase 1: Élaboration de la courbe de charge
Évaluer la charge des personnels en élaborant la courbe de charge Modélisation des processus Valorisation des processus Organisation des ressources Modèle Générique Modélisation des processus Prévoir le traitement des demandes Niveau de mutualisation Organisation des ressources Prévoir l’arrivée des demandes Courbe de charge Simuler le système à capacité infinie 31 mars 2017

12 Organisation des ressources
Patient de la Salle 1 Patient de la Salle 2 Patient de la Salle 3 Polyvalence horizontale Accueil Transfert Périmètre d’action d’un type de personnel Polyvalence verticale Induction … … … Intervention 31 mars 2017

13 Phase 2: Construction des vacations
Déterminer l’ensemble des vacations couvrant la charge Plusieurs approches sont envisageables [Partouche, 1998] Approche Explicite Énumération des vacations Sélection des vacations Énumération des vacations Algorithme d’énumération des vacations aij {0,1} Sélection des vacations Modèle de couverture d’ensemble [Dantzig, 1954] 31 mars 2017

14 Enumération des vacations
Déterminer l’ensemble des vacations candidates respectées les contraintes données par l’utilisateur: Durées min et max des vacations Heures de début au plus tôt et au plus tard Durée d’une pause Heure de début et de fin d’une fenêtre d’une pause Nombre d’heures min avant une pause 31 mars 2017

15 Enumération des vacations
Durées min et max des vacations (7-8h) Heures de début au plus tôt et au plus tard (7-11h) Durée d’une pause (1h) Heure de début et de fin d’une fenêtre d’une pause (11-14h) Nombre d’heures min avant (2h) et après une pause (1h) 31 mars 2017

16 Modèle de couverture d’ensemble
Programme linéaire en nombres entiers de couverture d’ensemble nombre d’employés travaillant la vacation i Contraintes de couverture du besoin coût d’un employé assigné à la vacation i nombre moyen d’employés requis pour la période j % du besoin devant être couvert P = 100% P = 80% 31 mars 2017

17 Proposition d’une approche hybride
Constats: La charge absorbée par les personnels du PMT est variable Couvrir la charge moyenne ne garantit pas l’absence: de surplus de personnel de dépassements Intérêt d’une approche hybride: Évaluation de la couverture d’une charge à l’aide de la simulation Intégration de deux types de coûts: Le personnel (Coût Direct) Le dépassement (Coût Indirect) Déterminer la valeur de P 31 mars 2017

18 Principe de l’approche hybride
Modèle de simulation Paramètres du modèle Définition de la courbe de charge Première P-courbe de charge 1 Performance du fonctionnement du PMT Modification de la courbe de charge 4 3 Évaluation de l’impact des vacations sur le fonctionnement du PMT P-courbe de charge modifiée Modèle d’optimisation Modèle d’optimisation de la couverture de charge 2 Ensemble optimal des vacations 31 mars 2017

19 Résultats de l’approche hybride
Cas du personnel de nettoyage CHU de Saint Etienne 250 270 290 310 330 350 60% 65% 70% 75% 80% 85% 90% 95% 100% P (en %) Coût total (en K€) Passe n°1 Passe n°2 Économie de 21% Passe n°3 Coût de la couverture obtenue par l’approche hybride P = 82,5 % Coût de la couverture obtenue par le modèle d’optimisation P = 100 % 31 mars 2017

20 Sommaire Introduction Dimensionnement des ressources Planification
Démarche de recherche Planification 31 mars 2017

21 Planification des ressources mutualisées
Ressources humaines IADE Établir de bons plannings IBODE AS MAR ASH Bon fonctionnement du PMT Satisfaction du personnel Problème de Planification des Infirmiers Anesthésistes (PPIA) Problème de Planification des Médecins Anesthésistes (PPMA) MAR IADE Planification des activités dans une pharmacie 31 mars 2017

22 Problèmes de planification de personnel
Déterminer les jours et horaires de travail Planification du personnel Respecter les contraintes Coût Nombre de contraintes souples violées Equité [Blöchliger, 2004] < Planning cyclique Planning non cyclique Répétition d’une trame sur une période définie Nouveau planning généré à chaque période Facile à construire initialement Flexible Rigidité et peu d’adaptation aux changements Temps passé à l’élaboration long [Valouxis, 2000] IADE MAR 31 mars 2017

23 Planification des infirmiers anesthésistes
IADE Cas du CH de Valence Ressources transversales mutualisées Prise en charge en salle d’intervention Supervision de la SSPI (Salle de Surveillance Post-Interventionnelle) Activité d’urgence et de programmé Travail de jour et de nuit Personnel polyvalent, tournant sur tous les postes Affectation des IADE aux activités et aux jours de la semaine Vacations Contraintes Journée Réglé (JR) 8 H – 16 H Couverture des besoins Journée Urgence( JU) 8 H – 20 H Respect du temps de travail Nuit Urgence (NU) 20 H – 8 H Travail de nuit, week-end Supervision SSPI (SS) 9 H – 17 H Succession des activités Maximiser l’équité de la répartition des tâches entre les employés 31 mars 2017

24 Planification des infirmiers anesthésistes
IADE Critère à optimiser Respect des réglementations du temps de travail et les désirs des personnels (congés, ...) Maximisant l’équité de la répartition de la charge dans les différentes postes. Introduction de pénalités: Lun Mar Mer Jeu Ven Sam Dim Journée Réglée 1 Journée Urgence 1,2 1,4 Nuit Urgence 1,6 SSPI Minimiser l’écart entre l’employé le plus chargé et l’employé le moins chargé 31 mars 2017

25 Planification des infirmiers anesthésistes
IADE Contraintes Hard C1: Besoins journaliers en nb IADE par poste doivent être respectés C2: temps de travail par jour ne doit pas excéder 12h C3: temps de travail par semaine doit s’approcher de 38h et ne pas dépasser la limite de 48h C4: par semaine un employé ne doit pas travailler plus de 3 nuits. Soft C5: travailler le samedi de jour JU (resp. NU) implique que le dimanche est travaillé de jour JU (resp. NU) et que le lundi et le mardi suivants sont des repos compensateurs. C6 des contraintes de succession d’activité qui permettent, entre d’autre de garantir un repos journalier min de 11h, sont à respecter: Si un infirmier est affecté à NU en semaine, alors le lendemain est un repos Si un infirmier est affecté à JU en semaine, alors le lendemain est soit en NU, soit en repos. (2 fois plus de JU que NU 31 mars 2017

26 Planification des infirmiers anesthésistes
IADE Variables Xijk = 1 si infirmier i affecté à la vacation k en jour j Contraintes C1: Besoins journaliers en nb IADE par poste doivent être respectés C2: temps de travail par jour ne doit pas excéder 12h C3: temps de travail par semaine doit s’approcher de 38h et ne pas dépasser la limite de 48h C4: par semaine un employé ne doit pas travailler plus de 3 nuits. 31 mars 2017

27 Planification des infirmiers anesthésistes
IADE Contraintes C5: JU (resp. NU) samedi suivi de JU (NU) dimanche suivi de lundi-mardi repos C6 des contraintes de succession d’activité JU-NU suivi de repos JU suivi de NU 31 mars 2017

28 Planification des infirmiers anesthésistes
IADE Critère 31 mars 2017

29 Planification des infirmiers anesthésistes
IADE 31 mars 2017

30 Planification des médecins anesthésistes
MAR Extension du périmètre: Activités pré, per et post opératoires Affectations par demi-journées Besoin de prendre en compte les compétences Affectation des MAR aux activités et aux demi-journées de la semaine Activités Contraintes Pré-opératoire: Consultation Contraintes obligatoires Couverture du besoin minimum Per-opératoire: Anesthésie Respect du temps de travail journalier et hebdo Post-opératoire: Visite Repos post-garde Contraintes souples Adéquation des compétences aux besoins Interdiction de demi journée de travail isolée Minimiser le nombre de contraintes souples non satisfaites Continuité dans les visites post-opératoires Couverture du besoin maximum Modélisation sous la forme d’un programme linéaire en nombres entiers 31 mars 2017

31 Objectif MAR Nombre d’affectations des MAR hors de leurs spécialité Nombre de contraintes de continuité de suivi post opératoire non satisfaites Minimiser Coefficients fixés par le chef de service définissant la priorité de chaque critère Nombre de demi-journées de repos ou de travail isolées Écart entre le besoin maximal et le nombre de MAR affectés 31 mars 2017

32 Expérimentation: cas du CH de Valence
MAR 5 « spécialités »: 4 groupes de spécialités 1 spécialité couvrant toutes les autres Besoins: Pré-opératoire: niveau min et niveau max Per-opératoire: issus du programme opératoire (règle un MAR pour deux salles) Post-opératoire: fixés par la charge du service Liste de gardes établie au préalable Résolution de 5 problèmes, sur horizon de 7, 14 et 28 jours Utilisation de deux solveurs CPLEX GLPK Pondérations λ1 λ2 λ3 λ4 Problème 1 1 Problème 2 2 Problème 3 Problème 4 Problème 5 4 31 mars 2017

33 Exemple de résultat: Problème 1
MAR Objectif = 21 31 mars 2017

34 Planification des activités dans une pharmacie
Motiver par le doublement en taille du CH Villefranche Besoin d’un outil informatisé pour générer automatiquement le planning des personnels en pharmacie La pharmacie compte 21 employés dont 4 pharma, 7 préparateurs Missions diverses: gestion, appro et distribution des médicaments (armoires informatisées ou non) Guichet Préparation chimio Gestion de gaz médicaux Objectifs: robustesse du planning, réactivité aux perturbations, équité entre les personnels (rotation des postes) 31 mars 2017

35 Planification des activités dans une pharmacie
Un ensemble de n tâches sur un horizon de H jours Paramètres des tâches: Durée de la tâche pi Fréquence Ti Contraintes de jour Date d’exécution ti (si elle est fixe) Date au plus tôt ri Date au plus tard di Ecart min entre deux exécutions d’une tâche Un ensemble de m ressources de compétences différentes Bij = 1 si la ressource j peut exécuter la tâche i Contraintes molles : respect des pauses, équilibre des charges Décisions : Affectation des tâches aux ressources Planning des exécutions des tâches (jour-date) 31 mars 2017

36 Planification des activités dans une pharmacie
Exemple de données 31 mars 2017