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MARS 2014 PROCEDURE DINVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS.

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1 MARS 2014 PROCEDURE DINVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS

2 PLAN DE LA PROCEDURE 2 1. OBJET DE LA PROCEDURE CONTEXTE DE LINVENTAIRE PHYSIQUE 2. REFERENCES DE LINVENTAIRE PHYSIQUE 3. RÔLES DES INTERVENANTS 4. PLANNING DE LINVENTAIRE PHYSIQUE 5. SITES DE RECENSEMENT 6. EQUIPES DINVENTAIRE

3 PLAN DE LA PROCEDURE 3 7. OUTILS DE TRAVAIL 8. DOMAINES DE LINVENTAIRE 9. REGLES DE GESTION DE LINVENTAIRE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS 10. DEROULEMENT 11. ENCADREMENT ET REPONSES AUX QUESTIONS ET AUX DIFFICULTES 12. CAS PARTICULIER DES TERRAINS ET DES CONSTRUCTIONS ANNEXES

4 4 CONTEXTE Outre leur caractère légal et obligatoire, les inventaires physiques présentent, du point de vue de la gestion courante, la meilleure sécurité pour la conservation du patrimoine et la fiabilité de la comptabilité. Au sens juridique, linventaire est un document donnant létat descriptif et estimatif du patrimoine dune entreprise. Sur le plan comptable, linventaire nécessite des travaux comptables (danalyse, de rectification et de redressement) et des travaux extracomptables (dinventaires physiques). Aux termes de larticle 5 de la loi comptable (Loi n° 9-88), lopération dinventaire doit être réalisée, au moins une fois par exercice, à leffet de vérifier lexistence des éléments dactifs et de passifs et de sassurer de leur valeur.

5 5 CONTEXTE Cette opération dinventaire sinscrit également au niveau des dispositions du Dahir n° en date du 3 avril 2002 portant promulgation de la loi relative à la responsabilité des ordonnateurs, des contrôleurs et des comptables publics dans son article 4. Cet article en énumérant les responsabilités des ordonnateurs, déclare le respect des règles de gestion, du patrimoine de l'organisme public comme une mission importante incombant à ces derniers en leur qualité d'ordonnateurs de recettes et de dépenses. Cest dans ce sens, et dans une perspective de concourir à linstauration dun système comptable fiable et transparent, le processus de mise en place effective des comptabilités générale et analytique au sein des AREF nécessite la définition dune procédure idéale dudit inventaire en vue de répondre aux exigences légales.

6 6 CONTEXTE Ainsi, la procédure dinventaire physique, ci-détaillée, renseignera sur : - Le rôle de chaque intervenant ; - Le planning de réalisation ; -Les domaines de linventaire ainsi que ses règles de gestion ; -et enfin le déroulement. Cest une opération dimportance capitale et qui nécessite limplication sérieuse et consciente de profils adaptés pour la réussir dans les meilleures conditions de qualité et de délai A noter que l'ensemble des procédures mises en place pour la gestion des immobilisations doit permettre de réaliser la mise à jour de linventaire permanent et de capitaliser sur les efforts consentis au niveau de la comptabilité matière, l'inventaire physique constituant une mesure de contrôle de la correcte application des procédures.

7 7 1. Objet de la procédure Cette procédure a pour objet de : - décrire les travaux nécessaires pour la réalisation de lopération dinventaire physique des immobilisations et du patrimoine de lAREF pour les besoins de larrêté des comptes. Ceci en capitalisant sur les travaux antérieurs ; - définir les responsabilités pour assurer au mieux la fiabilité des informations devant en découler.

8 8 2. Références de linventaire physique Linventaire physique doit aboutir à la mise en place à terme dun fichier dimmobilisations conforme à la situation comptable et conduire à une connaissance des immobilisations figurants au patrimoine de lAREF. Les références de ce travail sont principalement : - Loi n° créant les académies régionales d'éducation et de formation (AREF) ; - Décret n° du 10 rabia II 1410 (10 novembre 1989) fixant les règles applicables à la comptabilité des établissements publics ; - Arrêté ministériel n° 2470 du 17 mai 2005 portant organisation financière et comptable des AREF ; - Différentes clauses du marché de mise en place de la comptabilité générale.

9 9 3. Rôles des intervenants Cette opération dinventaire revêt une importance capitale pour lAREF. Sa réalisation ainsi que sa bonne réussite repose sur limplication de tous les intervenants cités ci-après pour jouer pleinement les rôles suivants : Saisir par écrit les AREF et les délégations en vue de leur demander de lancer les travaux dinventaire conformément à la présente procédure; Requérir un suivi régulier du déroulement de lopération en impliquant, si possible, les services concernés des Inspections régionales Rôle du ministère

10 10 3. Rôles des intervenants Saisir par écrit les délégations pour leur demander de veiller au bon déroulement de lopération dinventaire physique ; Nommer un responsable de lopération Inventaire physique des immobilisations ; Nommer les équipes qui seront chargés de linventaire physique au niveau régional; Réaliser linventaire physique des services administratifs et autres locaux relevant de lAREF (siège); Répartir le fichier dinventaire documentaire selon les ARM et autres décharges établis par entité réceptionnaire pour tous les achats réalisés par lAREF selon le fichier qui sera transmis par le cabinet (Résultats de linventaire documentaire) ; 3.2. Rôle de lAREF

11 11 3. Rôles des intervenants Centraliser les résultats des opérations dinventaire réalisées au niveau des délégations et des établissements signés par les délégués et les directeurs des établissements scolaires; Fournir au cabinet les résultats des travaux dinventaire et les travaux de répartition du fichier dinventaire documentaire décrit ci-dessus ; Réaliser (grâce à lassistance du cabinet) le rapprochement entre les résultats de linventaire physique et les travaux de linventaire documentaire pour les immobilisations concernant les locaux relevant de lAREF (siège) Rôle de lAREF

12 12 3. Rôles des intervenants Saisir par écrit les établissements pour leur demander de veiller au bon déroulement de lopération dinventaire physique et dimpliquer la direction de chaque établissement dans ce travail ; Nommer un responsable de lopération au niveau de la délégation de lopération Inventaire physique des immobilisations ; Nommer les équipes qui seront chargés de linventaire physique ; Réaliser linventaire physique des services administratifs et autres locaux relevant de la Délégation (siège); Réaliser la répartition du fichier dinventaire documentaire pour tous les achats réalisés par la Délégation et l'académie selon le fichier qui sera transmis par le cabinet (Résultats de linventaire documentaire) selon les ARM et autres décharges établies par entité réceptionnaire ; 3.3. Rôle de la délégation

13 13 3. Rôles des intervenants Centraliser les résultats des opérations dinventaire réalisées au niveau des délégations et des établissements ; Fournir au cabinet (à travers les services centraux de l 'académie) les résultats des travaux dinventaire et les travaux de répartition du fichier dinventaire documentaire décrit ci dessus ; Réaliser le rapprochement entre les résultats de linventaire physique et les travaux de linventaire documentaire pour les immobilisations concernant les locaux relevant de la Délégation Rôle de la délégation

14 14 3. Rôles des intervenants Nommer un responsable de lopération Inventaire physique des immobilisations (il est fortement recommandé que celui-ci soit le directeur de l'établissement lui-même) ; Nommer les équipes qui seront chargés de linventaire physique (l'effectif doit être dimensionné en fonction de la taille de l'établissement de manière à réaliser l'inventaire en une semaine) ; Veiller à ne rien omettre lors de l'opération de comptage : bureaux, classes, laboratoires, internat, cantine, équipements sportifs; Fournir à la Délégation les résultats des travaux dinventaire physique signés par le Directeur de létablissement ; Fournir tous compléments dinformation lors des rapprochements Rôle de létablissement

15 15 3. Rôles des intervenants Rédiger la note de procédure de réalisation des travaux dinventaire documentaire et physique ; Former et sensibiliser les principaux responsables qui seront désignés par lAREF et les délégations pour réaliser ou piloter les dites opérations et en particulier : Directeur et Délégués, les chefs de divisions et services Budget, Patrimoine, et tous autres responsables qui seront chargés de réaliser la présente opération. Cette équipe doit être suffisamment représentative pour pouvoir diffuser cette formation et sensibiliser les équipes des établissements. Cette formation sera organisée au sein de lAREF ; Fournir les états dinventaire documentaire de lAREF et de chaque délégation ; 3.5. Rôle du cabinet dexperts

16 16 3. Rôles des intervenants Fournir un dictionnaire des immobilisations ; Fournir les états dinventaire physique qui doivent être remplis par les équipes dinventaire ; Assister les responsables dinventaire en cas de problèmes ou de questions lors du déroulement des opérations ; Récupérer et centraliser les états dinventaire signés auprès de lAREF; Assister les équipes de lAREF et des délégations lors du lancement et répartition des inventaires documentaires ; Etablir une démarche méthodologique des travaux de rapprochement et assister les équipes de lAREF et des délégations dans ce travail ; Fournir un fichier comprenant lensemble des états dinventaire des immobilisations : Inventaire documentaire, inventaire physique et Rapprochement ; 3.5. Rôle du cabinet dexperts

17 17 4. Planning de linventaire physique Lopération dinventaire physique des immobilisations de lAREF de Tanger-Tétouan démarrera à compter du 1er Mars 2014 et doit être terminée avant le 31 Mars Cette opération se déroulera selon le calendrier prévisionnel ci-après :

18 18 4. Planning de linventaire physique Ordre séquentiel Tâches Acteurs Délai (nb jrs/h) CabinetAREF Délégatio n Etablisse ment 1 Désignation dune commission dinventaire (équipe de comptage, contrôleurs, équipe de centralisation et de validation) au niveau de lAREF, au niveau des délégations et au niveau des établissements. 3××× 2 Transmission par la commission dinventaire de la procédure et des canevas dinventaire. 1× 3 Communication du fichier dinventaire comptable à lAREF (liste des immobilisations). Ce fichier comprend tous les achats effectués par lAREF depuis la création mais organisé et classé par : - Type de matériel ; - Famille ; - Sous famille ; Ce fichier comprend : -Le code de limmobilisation ; -Désignation, date dacquisition, fournisseurs, acquéreur, valeur, marque... 3×

19 19 4. Planning de linventaire physique Ordre séquentiel (*) Tâches Acteurs Délai (nb jrs/h) CabinetAREF Délégatio n Etablisse ment 4 Formation des équipes régionales dinventaire × 3 Compléter le fichier dinventaire comptable remis par le cabinet par laffectation des achats aux bénéficiaires sur la base des ARM et décharge (code GRESA) du bénéficiaire et le transmettre au cabinet 15×× 5 Réalisation de lopération de comptage établissement selon les canevas communiqués 15× 6 Validation et signature des résultats dinventaire par le Directeur de létablissement/Transmission des résultats de linventaire à la délégation 2× (*) Lordre séquentiel montre que des tâches peuvent être exécutées en parallèle. Exemple : les tâches portant le numéro 3 au tableau peuvent être exécutées en même temps.

20 20 4. Planning de linventaire physique Ordre séquentiel Tâches Acteurs Délai (nb jrs/h) CabinetAREF Délégatio n Etablisse ment 7 Centralisation, validation harmonisation et rapprochement des résultats dinventaire remontés par les établissements. Le rapprochement se fera sur la base de linventaire comptable complété par les affectations sur la base des ARM et décharges dune part et sur linventaire physique établi par létablissement 15 × 5 Réalisation de lopération de comptage des locaux de la délégation selon les canevas communiqués 15 × 8 Validation des résultats dinventaire par léquipe dinventaire de la Délégation 5 × 9 Centralisation de linventaire physique de la délégation et ses établissements 3 ×

21 21 4. Planning de linventaire physique Ordre séquentiel Tâches Acteurs Délai (nb jrs/h) CabinetAREF Délégatio n Etablisse ment 10 Signature de la situation définitive de linventaire par le Délégué/ Transmission des résultats de linventaire à lAREF 2 × 11 Centralisation, validation harmonisation et rapprochement des résultats dinventaire remontés par les délégations. Le rapprochement se fera sur la base de linventaire comptable complété par les affectations sur la base des ARM et décharges dune part et sur linventaire physique établi par létablissement et la délégation 15× 5 Réalisation de lopération de comptage des locaux de lAREF selon les canevas communiqués 15 × 6 Validation des résultats dinventaire par léquipe dinventaire de lAREF 5 ×

22 22 4. Planning de linventaire physique Ordre séquentiel Tâches Acteurs Délai (nb jrs/h) CabinetAREF Délégatio n Etablisse ment 11 Centralisation de linventaire physique de lAREF, des délégations et des établissements* 3 × 12 Valorisation des immobilisations intégrées suite à lopération dinventaire physique 15× × 13 Etablissement et communication du fichier des immobilisations de lAREF au cabinet 5 × (*) Obligation de communiquer également la liste des sites qui nont pas envoyé linventaire physique avant la date de fin de linventaire; soit le 17/04/2014. Pour ces sites, seuls les résultats de linventaire seront considérés comme valides.

23 23 5. Sites de recensement Les sites de recensement sont les unités géographiques où se dérouleront les opérations dinventaire physique et sont réparties comme suit : Au niveau de lAREF : Ce recensement concernera les immobilisations situées physiquement au sein de lacadémie ou des sites quelle gère directement (annexes, dépôts, autres dépendances et locaux rattachés le cas échéant) ; Au niveau de la Délégation : Ce recensement concernera les immobilisations situées physiquement au sein de la Délégation ou des sites quelle gère directement (annexes, dépôts, autres dépendances et locaux rattachés le cas échéant) ; Au niveau de létablissement : Ce recensement concernera les immobilisations situées physiquement au sein de chaque établissement ou des sites quelle gère directement (annexes, dépôts, autres dépendances et locaux rattachés le cas échéant).

24 24 6. Equipes dinventaire Les équipes de travail seront formées au niveau de : LAREF : Une équipe au minimum de deux personnes avec un Responsable dinventaire ; Chaque délégation : Une équipe au minimum de deux personnes avec un Responsable dinventaire ; Chaque établissement : Une équipe au minimum de deux personnes et un Responsable dinventaire.

25 25 7. Outils de travail Les équipes de travail utiliseront les outils suivants : La présente note méthodologique de recensement ; Le dictionnaire des équipements. Ce dictionnaire regroupera les catégories déquipements qui ont été identifiées lors des travaux détablissement de linventaire documentaire des immobilisations ; Les modèles des fiches de recensement.

26 26 8. Domaines de linventaire Le recensement physique doit être exhaustif et doit couvrir les catégories dimmobilisations suivantes : - Terrains exploités - Constructions de nouveaux établissements - Extension détablissements déjà existants - Aménagements de constructions déjà existantes - Autres constructions - Autres aménagements a) Terrains, Constructions et Aménagements

27 27 8. Domaines de linventaire - Installations électriques - Installations téléphoniques et télécommunications - Installations solaires (ou éoliens) - Autres installations, le cas échéant b) Installations c) Matériel de transport - Véhicules de tourisme - Véhicules utilitaires - Autres véhicules

28 28 8. Domaines de linventaire - Mobilier denseignement - Mobilier dinternat et de cantine - Mobilier de bureau - Autres mobiliers d) Mobilier e) Matériel - denseignement - Matériel didactique - Matériel dinternat - Matériel de cantine - Matériel informatique - Matériel de bureau - Autres Matériels - A détailler le cas échéant f) Autres Equipements

29 29 9. Règles de gestion de linventaire physique des immobilisations Tout mouvement dimmobilisation doit être reporté jusquà la fin des opérations dinventaire. Si ce mouvement ne peut pas être reporté, il doit être immédiatement signalé au superviseur de linventaire au niveau du site de recensement en vue de mettre à jour laffectation des immobilisations en question. Les mouvements physiques des immobilisations doivent obligatoirement être arrêtés pendant lopération dinventaire, dont la période doit être largement diffusée. Les opérations urgentes peuvent être autorisées si elles sont justifiées. Toutefois, ces dernières doivent être limitées et faire lobjet dun suivi rigoureux. Léquipe de recensement ne doit pas être exclusivement constituée par des personnes chargées de la gestion des biens inventoriés. Si la présence de ces personnes est recommandée en raison de leur connaissance des biens recensés, il est fondamental que la responsabilité et la supervision de linventaire physique soient confiées à des personnes indépendantes de la gestion des dits actifs.

30 Déroulement Identification des sites à couvrir par linventaire au niveau de toutes les entités relevant de lacadémie (académie elle-même, délégation, établissements y compris tous annexes ou administrations rattachés); Préparation et ciblage des sites et locaux concernés; Désignation des membres de léquipe de comptage; Préparation des fiches dinventaire; Préparation de la liste des équipements et matériel (Liste des immobilisations) (*) (*) Cette liste a été élaborée à partir des achats faits par lacadémie et délégation de 2002 à 2012 (inventaire comptable), elle constitue en quelque sorte la nomenclature des articles types achetés. Cette liste est classée par type de matériel, famille, sous famille et comprend plusieurs informations utiles aux équipes dinventaire. a) Préparation de linventaire : Avant

31 Déroulement Chaque entité (délégation ou établissement) doit communiquer les dates dinventaires qui doivent se situer dans la période allant du 1er Mars 2014 au 31 Mars Cette planification sera centralisée au niveau de lAcadémie. Lentité désigne une équipe dinventaire qui doit contenir de 2 à 3 personnes et nommer un responsable de linventaire (R.I). Ce dernier doit être indépendant de la gestion des biens à inventorier et a pour mission dassurer : -Un bon déroulement des opérations dinventaire au sein du site dont il a la charge; -La supervision de léquipe de comptage ; -Lélaboration du planning des opérations de comptage ; -La distribution des fiches dinventaire et leur centralisation ; -Lexplication des instructions relatives à linventaire. b) Désignation des dates et des équipes dinventaire : Avant

32 Déroulement Remise des fiches de comptage aux membres de léquipe de comptage voir fiche modèle ci-joint) accompagné de la liste des équipements et matériels (Liste des immobilisations telle que découlant de linventaire comptable). Les fiches dinventaire contiennent déjà les éléments suivants : -Le Numéro de fiche dinventaire; -La Date dinventaire ; -La localisation et affectation : division, service, bureau, autres entités affectataires; -Les locaux par typologie de bloc et par étage ; -Les familles des immobilisations ; c) Recensement des équipements et autres mobiliers : Pendant

33 Déroulement -Le Numéro dinventaire ; -La date de réception ; -LEtat de limmobilisation ; -La Propriété (propriété totale, propriété partielle ou bien loué) ; -La Valeur dacquisition (si disponible). Emargement des fiches de comptage après dénombrement des biens immobilisés qui doivent indiquer le nom, prénom et fonctions des personnes qui les ont remplies. c) Recensement des équipements et autres mobiliers : Pendant

34 Déroulement - Contrôle par le R.I que les fiches dinventaire sont correctement servies et signées ; - Le responsable dinventaire doit sassurer que toutes les fiches de comptage ont été restituées par les équipes ; - Le responsable dinventaire procède au rapprochement des fiches avec les composantes de létablissement pour sassurer quaucune immobilisation na été omise ; - En cas derreur, les équipes de comptage doivent procéder à un nouveau dénombrement ; - Signature des fiches par le Responsable de linventaire ; - Revue et signature définitive par le Directeur de létablissement ; - Une fois les opérations de recensement complétées, les fiches de comptage doivent être transmises à la délégation puis à lAREF pour centralisation contre décharge. d) Vérification des fiches par le Responsable dinventaire : Après

35 Encadrement et réponses aux questions et difficultés Lencadrement et la supervision de lavancement de linventaire documentaire sera assurée : En interne : par le responsable de la commission dinventaire de la mission et par le responsable dinventaire du site ; En externe : par un collaborateur du cabinet externe chargée de la mise en place du système de comptabilité générale. Si léquipe identifie des articles quelle narrive pas identifier clairement comme immobilisations ou pas, elle remonte les questions au responsable du comité de pilotage interne. Si ce dernier n'a pas pu répondre il contacte le collaborateur du cabinet chargé de lencadrement et de la supervision pour soulever la question et obtenir les réponses concernées.

36 Cas particulier des Terrains et des Constructions En raison de leurs particularités, les terrains feront lobjet dune procédure dinventaire juridique et légal pour sassurer du statut juridique des terrains exploités au sein des AREF ainsi que de létat de documentation juridique disponible : aussi bien au niveau des académies que des délégations ; au niveau du Ministère de lEducation Nationale (MEN) ; ainsi quau niveau dautres administrations et en particulier la Direction des Domaines (Ministère de lEconomie et des Finances). N.B : Il est à rappeler que les fichiers déjà constitués par les AREF peuvent être utilisés et enrichis. Terrains

37 Cas particulier des Terrains et des Constructions -Compte tenu de la nature non inventoriable physiquement des constructions, linventaire de ces derniers reposera sur les données de linventaire documentaire et les documents de réception techniques des travaux correspondants (décomptes provisoires, décomptes définitifs, PV de réception...) ; -De même, les établissements feront lédition des données mises à jour contenues dans lapplication GRESA concernant linfrastructure existante et compléteront les données des fiches dinventaire-modèles. Constructions

38 38 ANNEXES A1. Logigramme de la procédure dinventaire des immobilisations A2. Dictionnaire des localisations, équipements et mobilier A3. Fichier Excel modèle pour linventaire physique des académies et délégations ainsi que leurs annexes et dépendances A4. Fichier Excel modèle pour linventaire physique des établissements ainsi que leurs annexes et dépendances


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