Hefboom Bonne gouvernance… Aspects financiers Sigrid Ramault Consultant Hefboom.

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1 Hefboom Bonne gouvernance… Aspects financiers Sigrid Ramault Consultant Hefboom

2 Hefboom - Hefboom vzw en cvba: Soutien dorganisations actives dans : Solidarité, Société durable avec des chances égales pour tous Avec finacement (1985) et conseil (1995). - Focus: Ateliers sociaux et protégés, Kringloopcentra, Invoegbedrijven, ONG, associations environnementales,… - Approche: participatif et axé sur le processus hands-on & résultats instrumenten sur mesure focus sur les forces de lorganisation - Gestion stratégique et financière, des compétences, marketing, …

3 Hefboom - Bonne gouvernance Publication en 2009

4 Bonne gouvernance 10 facettes Motivation –Expérience pratique –Exigences croissantes envers management et gouvernance –Peu doutils concrets Pour administrateurs volontaires Pas LES 10 facetten Intention: –Preventif/risques –Matière à réfléchir –Exemples

5 Agenda Introduction et tour de table Les obligations Des instruments – théorie Des exemples Questions ? Axé sur asbl Français : excuses pour le français dans le texte et instruments, base étant néerlandais.

6 Obligations Assemblée générale Conseil dadministration

7 Obligations - AG Organe souverain –Mais : a posteriori Compétences –Changements de statuts –Dissolution ou transformation de lassociation –(dé)nomination et décharge des administrateurs et des commissaires –Approbation des comptes et du budget –Exclusion dun membre Pas de compétence opérationnelle directe Statuts peuvent étendre ces compétences

8 Obligations - CA Compétence résiduaire –Coeur du pouvoir et de la responsabilité –Gouverner et gérer lassociation Comptabilité –Obligation pour asbl de comptabilité régulière et de comptes annuels –www.just.fgov.be Belgisch Staatsblad, date 2003-06-26www.just.fgov.be

9 Responsabilité administrateurs Civile et pénale –Mandat de représentation de lassociation –Responsabilité envers association et externes –Délégation de tâches et compétences Interne et externe Pour tout ce qui est dans la durée du mandat Assurance –Différents types –Uniquement civil

10 La meilleure assurance Bien gouverner et bien gérer

11 10 facettes 1: être en ordre avec la loi 2: mission claire comme guide 3: santé financière solide 4: bon équilibre entre gouverner et gérer 5: relations extérieures 6: administrateurs compétents et motivés 7: adminstrateurs qui gérent en tant que groupe 8: réunions efficaces 9: indépendance et décisions op gelijke voet 10 : comportement éthique

12 Questions Présence dun plan financier à 3-5 ans ? Présence dun budget suivi régulièrement ? Le CA a-t-il régulièrement une vue sur les liquidités ? Le CA est-il impliqué dans les décisions dinvestissement de lorganisation ? Le CA a-t-il régulièrement vue suffisante sur la politique dassurace pour couvrir les risques ?

13 Bonne gouvernance Facette 3: Bonne gouvernance cest… une santé financière solide Politique financière durable pour atteindre les objectifs -Traduire la vision en chiffres -Savoir où on en est financièrement -Instruments de suivi efficaces -Reporting Importance du controle interne -Identifier les risques et les évaluer -Prendre des mesures de gestion du risque -Mettre en place des procédures de contrôle

14 Question -Une asbl na pas de but lucratif -La motivation est par le contenu sociétal La gestion financière dune asbl doit- elle alors être telle que pour toute société ?

15 Gestion financière tout comme pour toute autre société ! Car : le coût financier des activités vient avant le bénéfice sociétal

16 Que peux-t-on faire (CA) ? 1.PLANIFIER la rentabilité, la solvabilité et liquidité 2. ASSURER le suivi des plans et le controle interne 3. ASSURER reporting, évaluation et adaptations régulières

17 1. Planifier Rentabilité, solvabilité, liquidité Plan financier 3 à 5 ans –Revenus fixes tels subsides structurels –Solde à financer : quelles sources et quel termes nécessaires ? –Prognostic des recettes et des coûts (compte de résultats), prognostic bilan (solvabilité) et plan de liquidité pour lannée à venir Le budget –Plan financier sur 1 an –Principes Précaution Réalisme Réserve : 1 an dopération sur 5 à 7 ans

18 1. Planifier Solvabilité Prognostic bilan : combien de moyens pour quels buts ? Solvabilité = bonne structure financière Relation fonds propres et externes –Fonds propres à LT en relation à actifs à LT

19 ACTIFS IMMOBILIS ES ACTIFS CIRCULANTS LT CT Fonds propres Fonds externes à LT Provisions Fonds externes à CT = FONDS PERMANENTS : assez pour financer les actifs immobilisés ? (*) = ACTIFS CIRCULANTS: assez pour rembourser les fonds externes à CT?

20 1. Planifier Solvabilité, indépendance financière Doù viennent/viendront les moyens?

21 1. Planifier Liquidités Prognostic bilan : pour le moyen terme –Actifs circulants suffisent pour rembourser fonds externes à court terme ? –Sinon possibilité demprunts ou de augm. capital à envisager Plan prévisionnel mensuel : pour lanné à venir –Différence entre produits et recettes (nombre de jours crédits clients, échéances, TVA) –Différence entre charges et dépenses (nombre de jours crédits fournisseurs, échéances, TVA)

22 Planifier Liquidités –Produits > charges = rentable –Recettes > dépenses = liquide Bonne liquidité –Recettes le plus tôt possible (facturer à temps et suivi créances!) –Dépenses le plus tard possible Prognostic : –Périodes sans liquidité (attention p ex prévoir pécule vacances en mai) –Éventuels prêts

23 Ratios Solvabilité –Indépendance financière Fonds propres/total fonds –Auto financement Reserves+res année/total fonds –Capacité de remboursement Cash flow/(dettes à LT+ partie LT -1an) –Rentabilité nette des fonds Résultat net/fonds propres

24 Ratios Liquidité –Current ratio Actifs circulants/fonds externes court terme –Quick ratio Créances - 1 an+investissements liquides+liquidités/dettes – 1 an –Netto bedrijfskapitaal Actifs circulants – fonds externes à court terme

25 2. Assurer lexécution Suivi du budget –Enregistrement de données financières et opérationelles Stakeholder financiers –huisbankier CA : non recommandé –Commissaire réviseur : recommandé Management letter Alternative: comptable avec mission de révision –Fiscalité : désigner rôle dans le CA Rechtspersonenbelasting ou impôt des sociétés Tva Taxe patrimoine

26 3. Reporting, évaluer, adapter Organiser –ex définir cycle annuel et agendas du CA –Plans stratégiques (3ans) –Élaboration budget –Revues budget –Suivi opérationnel et financier régulier Reporting du management –CA ne doit pas avoir tous les détails –Quel cycle, quelles données Compétence dans le CA Rapport annuel Adapter

27 Controle interne Tâche du CA : assurer fonctionnement du controle interne Gestion des processus et du risque

28 1. Identification des risques Séparation de fonctions: paiements/réception/régistration Accords sur la gestion du cash Suivi des revenus et coûts Suivi de temps de facturation et rappels clients Suivi de subsides (reporting, montant, timing) Quest ce qui peut aller mal ? Lorganisation est apte à réaliser sa mission ? Lorganisation a les moyens ? Quels facteurs externes, ex dépendance de tiers, subsides, politique, peuvent perturber lopération ?

29 2. Evaluer limpact Impact –Financier –Juridique –Image Probabilité –Forte –Faible –Impact X probabilité => décision

30 3. Gestion du risque Partage, ex assurances Éviter, ex autre définition du projet Accepter Règles de controle 4. Mettre en place des procédures

31 Les instruments

32 Instruments et exemples 1.Comptes annuels 2.Rapport annuel 3.Plan financier 4.Budget 5.Plan de trésorerie 6.Analyse des fonds 7.Reporting de suivi (ex Trividend)

33 1. Comptes annuels (droit des sociétés art 92) Tout ce quun externe a besoin pour évaluer santé financière 1.Le bilan (après distribution) 2.Comptes de résultats 3.Annexe (inclusif bilan social) 4.Autres (V art 100) format: Banque Nationale Belgique Codification comptables

34 34 Classe 2Classe 1Classe 6Classe 7 Classe 3 Classe 4 Classe 5

35 1. Les annexes Les annexes donnent le détail (ea) de : (aperçu) tableau damortissement investissements Liste des participations et détail du capital Aperçu ou détail de nombreux postes du bilan et résultats Dettes garanties, retards onss/impôts Hypothèques; garanties et conflits Opérations à terme Relations financières avec des administrateurs, organisations liées Données consolidées Bilan social

36 1. Autres informations Pour les grandes sociétés, aussi : Identification de lorganisation (liste des administrateurs et commissaires) Rapport annuel du CA, rapport spécifique si statut finalité sociale Rapport commissaire réviseur Règles dévaluation Structure actionnariat, subsides en capital Rapport sur les conflits dintérêt (pour les organisations 1 personne)

37 2. Le rapport annuel Droit des sociétés art 95 : –Les administrateurs font rapport dans lequel ils rendent compte de leur gestion Mentions obligatoires : voir art 96 –Commentaire sur les comptes annuels, les activités et la situation de lorganisation –Information sur des évolutions importantes survenues après date cloture –Informations sur évolutions qui peuvent influencer fortement les résultats de lorganisation Bon moment dévaluation

38 3. Plan financier 3 à 5 ans Traduction de la stratégie en euros –Comptes de résultats –Bilan prévisionnel –Investissements et amortissements –Financements Zones de grandes incertitudes –Envisager scénarios optimiste-neutre- pessimiste Exemple : voir SAW-B

39 4. Budget Plan financier à 1 an Elaboration –Utilisation expérience du passé ou zero-based –Benchmarking –Timing, planifier Outil de suivi (sinon exercice mathématique obligatoire) Ex : fichier SAW-b

40 5. Plan de trésorerie Voir fichier SAW-b

41 6. Analyse des fonds Doù viennent/viendront les moyens? Quels objectifs dautonomie ?

42 7. Suivi des résultats Tableau de bord synthétique opérationnel et financier A ajuster selon les aspirations/forces/ contexte de lorganisation Modèle de base possible de Trividend Schéma manuel

43 MERCI !