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© Jean-Claude Hébréard 2013 Terminale STMG Cohésion / Conflits Cohésion / Conflits Compétence / potentiel Compétence / potentiel Mobilisation / Motivation.

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1 © Jean-Claude Hébréard 2013 Terminale STMG Cohésion / Conflits Cohésion / Conflits Compétence / potentiel Compétence / potentiel Mobilisation / Motivation Mobilisation / Motivation RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATION Coordination / Coopération Coordination / Coopération Ch.14 Le document peut-il être vecteur de coopération ? I La dématérialisation des documents IILa gestion électronique de documents (GED) Le document papier laisse progressivement sa place au document numérique. Cette mutation modifie l’organisation et le contenu du travail. La dématérialisation des documents oblige les organisations à faire preuve de vigilance constante pour assurer la protection et la pérennité des informations qu’ils contiennent. La mise en place d’applications de GED permet d’apporter une réponse globale à ces nouveaux enjeux.

2 © Jean-Claude Hébréard 2013 Terminale STMG Cohésion / Conflits Cohésion / Conflits Compétence / potentiel Compétence / potentiel Mobilisation / Motivation Mobilisation / Motivation RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATION Coordination / Coopération Coordination / Coopération I La dématérialisation des documents Le document est à la fois : -Un outil de communication -Un outil de coordination -Un outil de coopération  Les particularités du document numérique (dématérialisé) Deux modes de création Numérisation Création numérique Avantages Facilite la diffusion, le partage, la mutualisation, la coopération et le stockage Multimédia Contraintes Compétences spécifiques Matériel spécifique  Un document est un support d’information qui peut se présenter sous différentes formes et qui est destiné à être diffusé.

3 © Jean-Claude Hébréard 2013 Terminale STMG Cohésion / Conflits Cohésion / Conflits Compétence / potentiel Compétence / potentiel Mobilisation / Motivation Mobilisation / Motivation RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATION Coordination / Coopération Coordination / Coopération I La dématérialisation des documents  Conditions de mise en œuvre de la coopération sur les documents : Cryptage Mot de passe Gestion des droits d’accès Formation Sensibilisation du personnel Modes opératoire Lever les résistances au partage des documents : Sécuriser les documents : contrôle et limitation d’accès

4 © Jean-Claude Hébréard 2013 Terminale STMG Cohésion / Conflits Cohésion / Conflits Compétence / potentiel Compétence / potentiel Mobilisation / Motivation Mobilisation / Motivation RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATION Coordination / Coopération Coordination / Coopération  La Gestion Électronique des Documents (GED) : Système informatisé permettant d’organiser et gérer les informations et les documents électroniques au sein d'une organisation. II La gestion électronique de documents

5 © Jean-Claude Hébréard 2013 Terminale STMG Cohésion / Conflits Cohésion / Conflits Compétence / potentiel Compétence / potentiel Mobilisation / Motivation Mobilisation / Motivation RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATION Coordination / Coopération Coordination / Coopération Recherche d’une solution de GED : Document 12 page 243

6 © Jean-Claude Hébréard 2013 Terminale STMG Cohésion / Conflits Cohésion / Conflits Compétence / potentiel Compétence / potentiel Mobilisation / Motivation Mobilisation / Motivation RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATION Coordination / Coopération Coordination / Coopération Film publicitaire de l’entreprise Novaxel, éditeur de solutions GED.

7 © Jean-Claude Hébréard 2013 Terminale STMG Cohésion / Conflits Cohésion / Conflits Compétence / potentiel Compétence / potentiel Mobilisation / Motivation Mobilisation / Motivation RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATION Coordination / Coopération Coordination / Coopération II La gestion électronique de documents A) Les fonctionnalités de la GED Trois grandes fonctionnalités liées au cycle de vie des documents :  L’acquisition des documents -Les documents numériques : entrent naturellement dans le système GED, -Les documents papiers (factures, lettres…) dactylographiés ou manuscrits) seront au préalable numérisés à l’aide de matériels et logiciels spécifiques (scanner, OCR…).

8 © Jean-Claude Hébréard 2013 Terminale STMG Cohésion / Conflits Cohésion / Conflits Compétence / potentiel Compétence / potentiel Mobilisation / Motivation Mobilisation / Motivation RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATION Coordination / Coopération Coordination / Coopération II La gestion électronique de documents A) Les fonctionnalités de la GED -Les documents sont indexés à l’aide de mots clés (auteur, date, type de document, mots contenus dans le document), -Des droits d’accès sont définis afin de restreindre l’accès aux seules personnes concernées.  La diffusion des documents Il s’agit de rendre les documents disponibles pour les personnes concernées :

9 © Jean-Claude Hébréard 2013 Terminale STMG Cohésion / Conflits Cohésion / Conflits Compétence / potentiel Compétence / potentiel Mobilisation / Motivation Mobilisation / Motivation RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATION Coordination / Coopération Coordination / Coopération II La gestion électronique de documents A) Les fonctionnalités de la GED -Afin de garantir leur force probante, la GED propose :  Des signatures numériques (identité de l’émetteur)  Des systèmes d’horodatage (date du document)  Des formats de sauvegarde sûrs (intégrité) -La GED permet la suppression automatique des documents dont la durée de conservation est expirée.  Le stockage des documents Les documents sont stockés sur un support numérique :

10 © Jean-Claude Hébréard 2013 Terminale STMG Cohésion / Conflits Cohésion / Conflits Compétence / potentiel Compétence / potentiel Mobilisation / Motivation Mobilisation / Motivation RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATION Coordination / Coopération Coordination / Coopération II La gestion électronique de documents B) Les avantages de la GED  En terme financier La GED permet de diminuer les coûts de gestion des documents : -Coûts des consommables -Coûts d’entretien du matériel (imprimante, photocopieuse) -Coûts des locaux,etc..  En terme de performance La GED facilite la collaboration en optimisant l’accès à l’information. /scanged_avantage.php Avantages d’une GED

11 © Jean-Claude Hébréard 2013 Terminale STMG Cohésion / Conflits Cohésion / Conflits Compétence / potentiel Compétence / potentiel Mobilisation / Motivation Mobilisation / Motivation RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATION Coordination / Coopération Coordination / Coopération II La gestion électronique de documents C) Conditions de mise en œuvre réussie d’une GED  Prise en compte des besoins des utilisateurs  Choix d’une solution adaptée :  Formation des utilisateurs  Prise en compte du volume de document à traiter  La mise en place d’une GED engendre des coûts : -Matériels, logiciels -Installation -Formation res.com/comparati fs/prix-dune- solution-de-ged Coût d’une GED industrie/isoflex- logiciel-de-gestion- electronique-de- documents-by- visiativ/r aspx Un exemple de solution

12 © Jean-Claude Hébréard 2013 Terminale STMG Cohésion / Conflits Cohésion / Conflits Compétence / potentiel Compétence / potentiel Mobilisation / Motivation Mobilisation / Motivation RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATION Coordination / Coopération Coordination / Coopération  Compétences méthodologiques à acquérir : À partir de documents reflétant un travail coopératif, l’élève est capable de : - justifier l'importance d'un document en tant qu’outil de communication, de coordination et de coopération ; - produire et sécuriser des documents collectifs en utilisant des fonctions de logiciels bureautiques ; - identifier les résistances au partage des documents et proposer des solutions ; - argumenter sur le choix d’une solution de gestion électronique des documents.

13 © Jean-Claude Hébréard 2013 Terminale STMG Cohésion / Conflits Cohésion / Conflits Compétence / potentiel Compétence / potentiel Mobilisation / Motivation Mobilisation / Motivation RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATION Coordination / Coopération Coordination / Coopération Coût d’une GED


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