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GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications Système de gestion des connaissances Système dimagerie documentaire Benjamin Barthelet.

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1 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Système de gestion des connaissances Système dimagerie documentaire Benjamin Barthelet Pierre-Philippe Paquette

2 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Plan Introduction Introduction La gestion des connaissances La gestion des connaissances Définition Définition Cycle de vie de la connaissance Cycle de vie de la connaissance Diffusion de la connaissance : Imagerie et publication sur le Web Diffusion de la connaissance : Imagerie et publication sur le Web Gestion électronique des documents (GED) Gestion électronique des documents (GED) Objectifs poursuivis par limagerie documentaire Objectifs poursuivis par limagerie documentaire Avantages Avantages Inconvénients Inconvénients Étapes de mise en œuvre Étapes de mise en œuvre Facteurs de succès Facteurs de succès Solutions offertes sur le marché Solutions offertes sur le marché Étude de cas Étude de cas Conclusion Conclusion

3 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Introduction Selon certains théoriciens, la connaissance et le savoir forment un actif aussi important voire plus que les actifs physiques et financiers. Selon certains théoriciens, la connaissance et le savoir forment un actif aussi important voire plus que les actifs physiques et financiers. La connaissance rend lentreprise plus concurrentielle La connaissance rend lentreprise plus concurrentielle Le succès de lentreprise dépend de sa capacité à recueillir, produire, maintenir et diffuser les savoirs Le succès de lentreprise dépend de sa capacité à recueillir, produire, maintenir et diffuser les savoirs Nécessité de tirer profit de ces ressources grâce à une gestion des connaissances efficace Nécessité de tirer profit de ces ressources grâce à une gestion des connaissances efficace

4 GIE Gestion internationale de l'information et des communications La gestion des connaissances

5 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Définition « Processus actif de gestion et doptimisation systématique des bases de connaissances dune organisation. » (Laudon & Laudon) « Processus actif de gestion et doptimisation systématique des bases de connaissances dune organisation. » (Laudon & Laudon) La gestion des connaissances est le procédé par lequel les organisations identifient, rassemblent et partagent la connaissance de leurs propres employés et dautres compagnies plutôt que de réinventer la roue à chaque fois. La gestion des connaissances est le procédé par lequel les organisations identifient, rassemblent et partagent la connaissance de leurs propres employés et dautres compagnies plutôt que de réinventer la roue à chaque fois.

6 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Définition Valorisation de la compétence de lorganisation, par la capitalisation des connaissances en sappuyant sur les NTIC et sur des méthodes de travail en groupe Valorisation de la compétence de lorganisation, par la capitalisation des connaissances en sappuyant sur les NTIC et sur des méthodes de travail en groupe 3 types de connaissance 3 types de connaissance Connaissance interne structurée (savoir) Connaissance interne structurée (savoir) Connaissance extérieure Connaissance extérieure Connaissance interne informelle (tacite, savoir- faire) Connaissance interne informelle (tacite, savoir- faire)

7 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Cycle de vie de la connaissance 4 étapes 4 étapes Création des connaissances Création des connaissances Mobilisation et codification des connaissances Mobilisation et codification des connaissances Mise en commun des connaissances Mise en commun des connaissances Diffusion des connaissances Diffusion des connaissances

8 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Cycle de vie de la connaissanceCréation Systèmes pour le travail intellectuel Mobilisation / Codification Systèmes dintelligence artificielle Mise en commun Systèmes de soutien du travail de collaboration Diffusion Systèmes de bureautique Temps % qui a accès à la connaissance

9 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Gestion électronique des documents GED ou ECM (Enterprise Content Management) GED ou ECM (Enterprise Content Management) Ensemble d'outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer, stocker et diffuser des documents Ensemble d'outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer, stocker et diffuser des documents La GED apporte La GED apporte un accès sélectif, un accès sélectif, la capacité de décentraliser les traitements, la capacité de décentraliser les traitements, la sécurité (verrouillage daccès, limitation de la circulation de loriginal…), la sécurité (verrouillage daccès, limitation de la circulation de loriginal…), des économies importantes : temps de recherche, des économies importantes : temps de recherche, un nouveau potentiel : lenrichissement des compétences de lorganisation. un nouveau potentiel : lenrichissement des compétences de lorganisation.

10 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Gestion électronique des documents

11 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Système dimagerie documentaire « Système qui convertit les documents et les images en forme numérique, quon peut stocker en mémoire. » (Laudon & Laudon) « Système qui convertit les documents et les images en forme numérique, quon peut stocker en mémoire. » (Laudon & Laudon) Système qui récupère, traite, et stocke limage numérisée dun document Système qui récupère, traite, et stocke limage numérisée dun document Suppression de la version papier, qui représente 85% de linformation dune entreprise Suppression de la version papier, qui représente 85% de linformation dune entreprise

12 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Système dimagerie documentaire

13 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Témoignage Le président de Walters Gardens, Inc nous parle du système dimagerie documentaire implanté dans sa société depuis 3 ans par Document Imaging Solutions, Inc

14 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Objectifs de limagerie documentaire 1. Recueillir linformation sous forme numérique 2. Garder au sein de lorganisation son savoir- faire et ses connaissances 3. Pouvoir les diffuser aux personnes concernées

15 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Avantages 1. Économie de temps 2. Meilleur contrôle sur les documents et sur leurs modifications 3. Réduction des coûts

16 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Avantages 4. Augmentation de lefficience organisationnelle Possibilité de partager linformation entre les départements Possibilité de partager linformation entre les départements Possibilité de partager linformation à travers Internet Possibilité de partager linformation à travers Internet 5. Augmentation du niveau de service à la clientèle

17 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Avantages Mais surtout : Mais surtout : Conservation des connaissances aussi bien tacites quexplicites au sein de lorganisation

18 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Inconvénients 1. Peut coûter très cher 2. Difficulté dimplantation 3. Difficulté à lire et à modifier les documents 4. Dépendance envers le système dimagerie documentaire 5. Possible problème de sécurité

19 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Étapes de mise en œuvre 1. Analyse et planification 2. Acceptation du projet 3. Achat des systèmes et des outils informatiques 4. Implantation du système dimagerie documentaire

20 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Implantation du système 1. Installation 2. Faire des tests du système individuel avec les autres systèmes de lentreprise 3. Former les utilisateurs 4. Mettre à jour la documentation 5. Convertir les fichiers

21 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Implantation du système 6. Modifier les procédures existantes 7. Passer de lancien système au nouveau système 8. Maintenance du système 9. Mise à jour fréquente des « backup »

22 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Facteurs clés de succès 1. Être certain davoir besoin du système dimagerie documentaire 2. Les gestionnaires et les employés Avoir la bonne équipe Avoir la bonne équipe Implication de tous et support approprié Implication de tous et support approprié Bonne communication Bonne communication

23 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Facteurs clés de succès 3. Changement organisationnel reconfiguration des processus organisationnels reconfiguration des processus organisationnels 4. Intégration de limagerie documentaire 5. Support technique

24 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Solutions offertes sur le marché Le marché de limagerie documentaire Le marché de limagerie documentaire Document Imaging Solutions Document Imaging Solutions DocImage DocImage Docubase Docubase Kodak Kodak … Peu de sociétés spécialisées Peu de sociétés spécialisées Les solutions dimagerie documentaire sont offertes par les sociétés spécialisées dans la GED Les solutions dimagerie documentaire sont offertes par les sociétés spécialisées dans la GED

25 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Solutions offertes sur le marché Les systèmes dimagerie documentaire sont indissociable des systèmes de GED Les systèmes dimagerie documentaire sont indissociable des systèmes de GED Le marché de la GED Le marché de la GED Les huit premiers éditeurs du marché mondial de la gestion de contenu EditeursPart de marché 2003 IBM20% Documentum14% Open Text9% Vignette7% Hummingbird7% Staffware6% Interwoven4% FileNet4% Source Wintergreen Research

26 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Parmi les premiers opérateurs mondiaux : Parmi les premiers opérateurs mondiaux : couverture internationale étendue à plus de 180 pays couverture internationale étendue à plus de 180 pays Bilan 2003 Bilan millions de clients 7 millions de clients collaborateurs collaborateurs millions d'euros de chiffre d'affaires millions d'euros de chiffre d'affaires 16,3% de part de marché en France 16,3% de part de marché en France Étude du cas Bouygues Télécom

27 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Objectif Objectif Accéder à linformation en temps réel Accéder à linformation en temps réel La facturation : principal support client La facturation : principal support client En 2002 En 2002 Mise en place de Docubase Systems Mise en place de Docubase Systems Gestion et consultation de lensemble des factures Gestion et consultation de lensemble des factures 10 millions de pages entrent chaque mois dans le système 10 millions de pages entrent chaque mois dans le système utilisateurs déclarés utilisateurs déclarés 500 accès simultanés 500 accès simultanés consultations par jour consultations par jour Étude du cas Bouygues Télécom

28 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Résultats Amélioration de la relation client Amélioration de la relation client Identification rapide de son profil de consommation Identification rapide de son profil de consommation Un des outils informatique adopté pour limiter le recours au papier dans le cadre de la politique de développement durable Un des outils informatique adopté pour limiter le recours au papier dans le cadre de la politique de développement durable feuilles de papier économisées feuilles de papier économisées

29 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Conclusion

30 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Merci de votre attention Questions ?

31 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Bibliographie Sites web utilisés Sites web utilisés tent/sommaire.shtml tent/sommaire.shtml norama_portails.shtml norama_portails.shtml com.fr com.fr Les systèmes dinformation de gestion (Laudon & Laudon) Les systèmes dinformation de gestion (Laudon & Laudon)

32 GIE Gestion internationale de l'information et des communications Difficulté de lecture


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