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Initiation à la comptabilité générale Les opérations de dépenses Les opérations de recettes De lexécution du budget à linscription chez le comptable.

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1 Initiation à la comptabilité générale Les opérations de dépenses Les opérations de recettes De lexécution du budget à linscription chez le comptable

2 documentation Les annexes techniques Le plan comptable 2008 Le « gavard » gestion financière chez berger levrault Sites internet présentés lors des interventions des 5 et 9 septembre 2008

3 Lorganisation financière en EPLE Principe de séparation des ordonnateurs et des comptables Le chef d'établissement, ordonnateur des dépenses et recettes L'agent comptable, gardien de la régularité des opérations comptables Principe d'autonomie administrative et budgétaire des EPLE membres du groupement (personnalité morale) Principe d'unité de caisse Art 44 du règlement général sur la comptabilité publique Aménagement au principe: la comptabilité générale de chaque établissement rattaché est tenue séparément par l'agent comptable

4 Mandat 39 La comptabilité en partie double Quest-ce quun compte? –C–Cest le reflet de la situation financière à une date précise (ex: Compte 6011 qui retrace tous les mandats de denrées alimentaires) –I–Il appartient à la nomenclature utilisée en comptabilité budgétaire ( classe 1,2,3,6 et 7) ou en comptabilité générale (classe 4, 5 et 8) –O–On peut le formaliser par un compte en « T ». Il possède un débit, un crédit, un solde qui est soit débiteur soit créditeur soit nul 6011 Mandat 8

5 CREDIT DEBIT Le cumul des opérations faites au débit est supérieur au cumul des opérations faites au crédit La différence entre le cumul du débit et le cumul du crédit = Le solde débiteur Solde débiteur CREDITDEBIT Solde créditeur Le cumul des opérations faites au crédit est supérieur au cumul des opérations faites au débit La différence entre le cumul du débit et le cumul du crédit = Le solde créditeur Si le cumul des opérations faites au crédit est égal au cumul des opérations faites au débit alors le solde est nul Les comptes en T Par convention le Débit est à Gauche Et le Crédit à Droite

6 Exemple du compte er mandat le 9 janvier 2008 : 600 euros 2d mandat le 20 janvier 2008 : 2326 euros Ordre de reversement le 30 janvier : 200 euros Sur la situation des dépenses engagées les charges nettes sont de : 2726 euros ( 2926 diminués de 200 euros ) CREDITDEBIT En comptabilité générale Les écritures ont été passées avec une date de prise en charge (au fur et à mesure de la réception des titres de dépense) Le cumul des opérations faites au débit et au crédit Solde débiteur Correspond ici à la situation du compte R Pour un compte utilisé par des chapitres différents (Compte 6068 par exemple), cela représenterait le cumul des opérations de tous les comptes 6068 de tous les chapitres 9/01/08 20/01/08 30/01/

7 La comptabilité en partie double Comment fonctionnent les comptes ? : jamais tout seuls –S–Si lon passe une écriture de débit sur un compte, on passe obligatoirement une écriture de crédit sur un autre compte. –P–Pourquoi ? : –1–1) faciliter les recoupements et éviter les malversations –2–2) Matérialiser la dualité de chaque transaction comptable exemple avec un mandat de denrées alimentaires de 300 passé aujourdhui Le comptable réceptionne le mandat en linscrivant au débit du C/6011: il retranscrit ainsi lopération budgétaire dans la comptabilité de létablissement. et constate la dette de létablissement vis-à-vis des fournisseurs au crédit du compte 4012, dette dont il acquittera létablissement en procédant au paiement. * Cest la prise en charge du comptable

8 la classe 6 et 7 : exécution du budget La classe 6 = Tous les comptes de dépenses. Les mandats sont inscrits au débit et les ordres de reversements au crédit. La classe 7 = Tous les comptes de recettes. Les ordres de recettes sont inscrits au crédit et les ordres de réduction au débit. –C–Ce sont des comptes dits de résultat ils correspondent à lexécution budgétaire son premier chiffre au compte Les comptes sont organisés en « classes » (1,2,3,4,5,6,7,8) qui donnent son premier chiffre au compte

9 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES de l'AGENT COMPTABLE Ce sont toutes les opérations comptables qui découlent de l'activité de l'ordonnateur. il convient de distinguer deux types d'opérations comptables : automatiques et manuelles. Les opérations comptables automatiques : QUE SE PASSE –T'IL DANS LE LOGICIEL GFC ? Réception des mandats (DEBIT classe 6 / CREDIT classe 4) et des titres de recettes (DEBIT classe 4/ CREDIT classe 7) Envoi des disquettes de paiement au trésor ( DEBIT classe 4/ CREDIT classe 5 ) Envoi au trésor des bordereaux d'encaissement des chèques reçus ( DEBIT classe 5/ CREDIT classe 4)

10 LES OPERATIONS DE DEPENSES Opérations faites chez l'ordonnateur : L'engagement ( acte de l'ordonnateur qui fait naitre une obligation et une charge : bon de commande, convention, contrats, marchés…) La liquidation (c'est la vérification du service fait et du montant de la charge: bon de livraison, facture…) Le mandatement ou ordonnancement (c'est l'ordre donné par l'ordonnateur au comptable de payer la dette : mandats, feuillets budgétaires…) C'est la phase d'opportunité, compétence exclusive de l'ordonnateur.

11 Loutil du gestionnaire: la situation des dépenses engagées Exemple de présentation dun chapitre A1 organisé par code de gestion et C par compte et codes de gestion Comptes et codes de gestion Tels que votés Montants votés = autorisation de dépense Montants mandatés = livraisons ou prestations effectuées et factures payées Montants engagés = le bon de commande a été fait Et engage donc létablissement (par la signature de lordonnateur) Ces sommes sont donc utilisées Ce qui reste à utiliser compte tenu des sommes déjà payées Et des sommes engagées

12 LEPCP permet au chef détablissement de signer et exécuter immédiatement tout marché recensé sans soumettre à lautorisation du conseil dadministration chaque contrat ou commande (donc tous les bons de commandes). Outre ses contrôles habituels (exacte imputation budgétaire et comptable de la dépense, disponibilité des crédits,...), le contrôle du comptable sur l'EPCP consiste exclusivement à vérifier que le montant total mandaté pour chaque ligne de la nomenclature na pas dépassé le montant prévu par lEPCP adopté par le conseil dadministration. LEPCP et le comptable

13 Opérations faites chez le comptable Prise en charge des mandats par le comptable C'est la phase de régularité. Le comptable a une mission de contrôle (qualité de l'ordonnateur, disponibilités des crédits, existence et validité des pièces justificatives fournies, exacte imputation des dépenses…). Le mandat est réceptionné en compta générale soit directement pour l'établissement siège, soit par une disquette de transfert s'il s'agit d'un établissement rattaché. Inscription des écritures dans les livres de comptes (les chapitres et codes de gestion disparaissent)

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16 Comptabilité généraleComptabilité budgétaire Dépenses Engagement Liquidation Mandatement Prise en charge du comptable GFC Ordo Documents GFC Compta Réception des écritures Validation Disquette TRANSFERT Opérations informatique Écritures générées La prise en charge du comptable

17 Comptabilité Établissement rattaché Dans létablissement dorigine Comptabilité Établissement support Dépenses Engagement Liquidation Mandatement Prise en charge du comptable GFC Ordo Documents Fichier décritures GFC Compta Réception des écritures Validation TRANSFERT Opérations informatique Écritures générées Regroupement comptable Mandats

18 Examen des comptes au 21 janvier =cumul de toutes les écritures passées avant linscription de lécriture de ce jour Pourquoi mouvementer le débit du compte de classe 6 : Le débit cest ce que lon doit faire ou ce que lon doit à quelquun, au débit on inscrit les charges que lon a et les dépenses à faire les concernant (le débit est un flux sortant) Au solde créditeur du 4012, la sommes de 2899 euros indique que nous navons pas encore payé le fournisseur

19 Le suivi des recettes : La situation des recettes Comptes et codes Tels que votés Montants votés = recettes Autorisées permettant les dépenses Montant des recettes faites Recettes dont les titres ne Sont pas faits Recettes supplémentaires Les dépenses concernant Ces recettes seront autorisées Par Décision budgétaire modificative

20 LES OPERATIONS DE RECETTES Opérations chez l'ordonnateur: Constatation de la recette (acte qui fait naître un droit au profit de l'établissement : état effectifs élèves, convention d'hébergement…) Liquidation de la recette ( vérification du montant du droit : avis aux familles..) Ordonnancement ( ordre donné par l'ordonnateur au comptable de poursuivre le recouvrement :émission de l'ordre de recette)

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22 Opérations chez le comptable: Prise en charge de l'ordre de recette après vérification de la régularité de l'opération ( existence d'un arrêté de subvention, vote tarifs appliqués et délibération CA,caractère exécutoire de l'acte autorisant la recette…) Le recouvrement incombe à l'agent comptable qui est tenu de procéder à toutes les diligences nécessaires au risque de mettre en jeu sa responsabilité personnelle et pécuniaire. Le titre de recette est réceptionné en comptabilité générale, soit directement pour l'établissement siège, soit par le biais d'une disquette de transfert s'il s'agit d'un établissement rattaché Exemple dun ordre de recettes de produits scolaires. Le comptable linscrit au crédit du C/70621 Et au débit du C/4112 ( familles-frais scolaire-exercice courant) qui constate les créances de létablissement, créances dont il assurera le recouvrement si besoin par voie contentieuse.

23 Comptabilité générale Comptabilité budgétaire Recettes Constatation de droits Liquidation Ordres de recettes Prise en charge du comptable GFC Ordo Documents GFC Compta Réception des écritures Validation Disquette TRANSFERT Opérations informatique Écritures générées GFE GFC Compta Réception des créances TRANSFERT Disquette ou mail

24 Examen des comptes et 4112 Correspond à la recette faite sur les familles pour faire fonctionner le service annexe dhébergement (R2) Correspond À la liste des Créances cest-à-dire aux sommes à recouvrer par le comptable : aujourdhui, le montant est égal à lordre de recette parce que nous navons pas encore encaissé (les avis aux familles viennent tout juste dêtre postés)

25 Les ordres de reversement Ordre de reversement du 30 janvier (un fournisseur à qui lon a payé une facture par erreur qui doit nous rembourser la somme de 200 euros) Si nous avions diminué la charge en passant par le 4012 Le solde du compte du4012 devient anormalement débiteur

26 Différences entre ordre de reversement et certificat de réimputation

27 Réponse: Ordre de reversement : une dépense a été payée à tort (charge indue, erreur de créancier) Diminue un compte de charge (ordre datténuation de dépense) Au cours du même exercice budgétaire

28 Réponse: Ordre de reversement : une dépense a été payée à tort (charge indue, erreur de créancier) Diminue un compte de charge (ordre datténuation de dépense) Au cours de l exercice N+1 or

29 Certificat de réimputation: transfert dune dépense ou une recette dun compte de charge ou de produit vers un nouveau compte suite à une erreur initiale Possible avant clôture de l exercice

30 Les ordres dannulation de recettes Se passent au même compte de classe 4 que les ordres de recettes mais au Crédit

31 La réforme des comptes trésor au 1/01/08 Un compte trésor ouvert pour chaque établissement membre du groupement ( sauf pour les GRETA et CFA qui nont pas la personnalité morale) Chaque EPLE disposera d'un cadre complet en classe 4 et classe 5 Une exception : Le compte 531 ( caisse) sera uniquement ouvert dans la comptabilité de l'établissement support La technique comptable des comptes de liaison permettant le suivi de la trésorerie ( 513/452 ) n'existera au 1/01/08 que pour retracer les éventuelles opérations effectuées pour le compte d'établissements rattachés en numéraire sur la caisse de l'établissement support. Il y aura donc un 452. dans la compta de l'établissement support et un 5132 dans les établissements rattachés et un 5133 dans les GRETA. Principe de lunicité de caisse Chaque établissement dispose de son chéquier

32 Nouveau schéma au 1/01/08 Tous les comptes de la classe 5 ( sauf le 531 ) 5151 = solde du relevé trésor Toujours débiteur Trésorerie du collège 5132 retracera les Opérations dencaissement et de décaissement de numéraires faites à l'agence Comptable pour le compte du Collège rattaché Tous les comptes de la classe = solde du relevé trésor Toujours débiteur Trésorerie du lycée 452. (subdivisé Par établissement rattaché) Retracera les opérations D'encaissement et de décaissement de Numéraires faites pour le compte du collège rattaché Les comptes du collège rattachéLes comptes de létablissement support Solde débiteur Solde créditeur =

33 Le paiement Exemple 1Exemple 1: Pour payer les fournisseurs du mandat précédemment réceptionné au 6011, le comptable fait un chèque ou envoie la disquette de paiement à la trésorerie. Dans le même temps, il inscrit la somme de 2899 au débit du 4012 (il solde le compte des dettes de létablissement) et au crédit du 5159 (chèques à payer)

34 Comptabilité Générale Comptabilité budgétaire Opérations informatique Écritures générées Paiement GFC Compta Réception du paiement Règlement Disquette trésor Le paiement

35 Comptabilité Établissement rattaché Dans létablissement dorigine Comptabilité Établissement support Opérations informatique Écritures générées A partir du 1 er janvier 2008, PAIEMENT dans un établissement rattaché Paiement GFC Compta Réception du paiement Règlement

36 Le paiement: Le comptable paye le fournisseur et annule la dette de létablissement Correspond aux chèques faits Ou aux disquettes envoyées non Encore inscrits sur le relevé trésor Opération de paiement

37 le recouvrement (encaissement) Exemple 2: Le comptable encaisse une demi-pension de 50 en espèces et 2 chèques de demi-pension de 75 euros (soient 150 euros), versés par des familles Il inscrit la somme en espèces au crédit du C/4112 et au débit du 531 (caisse), et la somme par chèque au crédit du C/4112 et au débit du C/5112 (chèques envoyés en compensation)

38 Comptabilité générale Comptabilité budgétaire Opérations informatique Écritures générées Encaissement GFC Compta Fiche quotidienne dencaissement Bordereau chèques Le recouvrement

39 Comptabilité Établissement rattaché Dans létablissement dorigine Comptabilité Établissement support Opérations informatique Écritures générées Encaissement GFC Compta Fiche quotidienne dencaissement Bordereau chèques A partir du 1 er janvier 2008, RECOUVREMENT dans un établissement rattaché

40 Le recouvrement : Le comptable encaisse des fonds et éteint une créance Correspond À la liste des Créances (les 200 euros ayant été automatiquement enlevés des créances Concernées par lacte dencaissement) Correspond au montant Des espèces contenues dans La caisse Correspond Aux bordereaux de chèques envoyés À la trésorerie non encore portés Sur le relevé trésor Opération dencaissement

41 Les comptes de classe 4 et 5 : les comptes du comptable La classe 4 = tous les comptes dits de tiers, cest-à-dire les créanciers et les débiteurs. Dans notre exemple, le 4012 étant soldé, le comptable a réglé la dette de létablissement. Le solde débiteur du 4112 constate une diminution des créances de létablissement. Dans ces comptes de classe 4, nous allons trouver : les comptes retraçant les dettes dont le solde sera soit créditeur soit nul Les comptes retraçant les créances dont le solde sera soit débiteur soit nul Des comptes décrivant les subventions reçues ou à recevoir dont le solde sera soit débiteur soit créditeur selon que lon sera en attente de recouvrement (solde débiteur) soit avec un reliquat. (solde créditeur, dans ce cas le surplus que lon conserve est assimilable à une dette de létablissement puisque la subvention ne lui appartient que pour le montant utilisé par ordre de recette)

42 Les comptes de classe 4 et 5 : les comptes du comptable La classe 5 = tous les comptes de trésorerie, cest-à-dire les comptes de manipulation de fonds. Le comptable a à sa disposition le compte trésor: 5151 (= suivi comme un compte bancaire matérialisé par le relevé trésor) le compte des chèques remis à lencaissement 5112 (= chèques en cours dadmission en valeur sur le compte)

43 Les comptes de classe 4 et 5 : les comptes du comptable le compte des chèques à payer (5159=disquette de paiement envoyée à la trésorerie ou chèque fait au fournisseur mais pas encore débitée sur le compte trésor) le compte caisse ( 531 )

44 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Les opérations comptables manuelles : CAISSE : Tenir le registre de caisse qui retrace chaque mouvement financier et le quittancier qui atteste du montant et de l'origine des fonds reçus ( chaque quittance figurera sur une fiche quotidienne d'encaissement générant automatiquement dans GFC une écriture DEBIT 531 / CREDIT compte de classe 4 concerné) TRESOR : tenir à jour le cahier du compte trésor retraçant toutes les opérations en cours. Il permet de connaître au jour le jour le solde du compte en tenant compte des fonds déjà déposée au trésor, des chèques qui vont l'approvisionner et de ceux qui vont le diminuer

45 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Opérations de caisse pour le compte de létablissement siège: –Encaissements => Quittance=> Fiche quotidienne dencaissement (GFC) => écritures automatiques (pour rappel) –Décaissements : Menues dépenses (Dépenses avant ordonnancement DAO) Transfert de fonds sur le compte trésor Opérations de caisse pour le compte du collège rattaché –Encaissements directs ou du régisseur(FQE) Réception de la régie de recette –Décaissements Constitution et reconstitution davance

46 LE QUITTANCIER

47 LE REGISTRE DE CAISSE

48 Autre cahier de caisse

49 La classe 5 : la caisse Encaissement de la quittance Dans notre exemple, le fonds de caisse a augmenté de 50 et nous constatons que les comptes de disponibilités augmentent au débit cest-à-dire à lopposé de nos comptes personnels !

50 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Les opérations comptables manuelles : Retour du relevé du compte trésor: Inscrire les écritures dans le cahier trésor (facultatif) saisir les écritures courantes dans le logiciel GFC afin de retracer dans la comptabilité les mouvements bancaires quotidiens : – Il pourra y avoir » virement sur le compte ( = recette ou virement de fonds ou compensation de chèques ou ré imputation de virement) » prélèvement sur le compte ( = dépense avant ordonnancement, ou chèque sans provision, ou compensation de disquette ou de chèque)

51 RELEVE TRESOR

52 La classe 5 : le compte trésor et comptes liés Envoi disquette à la TG Inscription sur le relevé trésor Envoi bordereau de chèques à la TG Inscription sur le relevé trésor Opérations de paiement et encaissement

53 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Les virementsLes virements sur le compte trésor: 3 cas Subventions ou autres recettes (Saisi en FQE) Bordereaux de chèques encaissés Virement en espèces Ré imputation de virements ou 4664

54 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Les prélèvements sur le compte trésor : 3 cas Disquettes de paiement ou chèques débités sur le compte Rejet de chèque Prélèvements automatiques opérés sur le compte ( dépenses de gaz, eau, électricité, téléphone )

55 LES OPERATIONS QUOTIDIENNES DE L'AGENT COMPTABLE Définition: Cest une technique comptable qui permet de retracer un mouvement de fonds opéré en dehors de lexécution de la comptabilité de lordonnateur Dans quels cas ? Un trop perçu par létablissement à régulariser(C/4664) ou un virement à ré imputer ( C/4663). Lordre de paiement émis ici relève de la compétence de lagent comptable Des décisions de lordonnateur qui donnent lordre au comptable de régler un fournisseur en espèce (C/4668), de payer un dépôt ou cautionnement(C/275), dacquérir des valeurs de placement(C/500) Des charges à payer au 31/12 de lannée N pour des factures non parvenues à cette date: le mandatement est opéré sur lannée N mais la facture ne pourra être réglée que sur lannée N+1 lors de sa réception. Dans ce cas, il sagit dun OP conjoint à lordonnateur et au comptable ( C/408) certifiant la sortie de fonds sur lexercice suivant Des remboursements de caution (C/4667 ) ZOOM sur les ordres de paiement

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59 Les documents comptables

60 Labsence ou linsuffisance de contrôle interne peut conduire à une comptabilité non fiable ou de mauvaise qualité. Très souvent cette dernière ne reflète pas la réalité, elle nest pas exhaustive ou bien elle nest pas sincère : - opérations non passées - documents non régulièrement tirés - soldes inexacts - sens des soldes erronés

61 Afin dobtenir une meilleure gestion comptable, de maîtriser les risques, quatre zones de vigilances doivent être explorées par lagent comptable : Les bonnes pratiques de lordonnateur (rôle de conseiller : aider à mettre en place des procédures (comment on travaille), sassurer que lon respecte les règles (quoi) et davoir une meilleure lisibilité et fiabilité des informations financières (pourquoi/sens des soldes) Qualité médiocre des pratiques de lordonnateur = Qualité médiocre de la comptabilité Mettre en place un contrôle interne Contrôler la balance Porter attention au sens des soldes

62 La fiche de compte - Une fiche par compte. - Retrace les opérations dans lordre chronologique, pour chaque compte. La fiche de compte est loutil qui permet de développer (expliquer dans le détail) aussi souvent que nécessaire (après chaque mouvement de compte) le solde dun compte. Elle est numérotée en fonction des validations de session (un report de solde apparaît sur la fiche suivante).

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65 LA BALANCE Instrument de contrôle: Elle retrace la situation comptable de l'établissement à une date donnée en regroupant l'ensemble des écritures figurant sur le journal et les fiches de comptes. Elle donne ainsi une idée précise du travail accompli et de ce qui reste à accomplir. Elle permet au comptable de procéder à la vérification et à la régularité des opérations passées Instrument de gestion : La lecture d'une balance apporte des informations concrètes nécessaires à une bonne gestion: un solde a une signification. En classe 4, les soldes débiteurs désignent les créances de établissement: qui doit de l'argent et combien? les soldes créditeurs désignent les dettes de l'établissement: à qui devons nous de l'argent et combien?

66 Vérifications de la balance

67 Vérifications de la balance (suite)

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69 La balance Cest la présentation de tous les comptes, par classe à un instant donné Classe 4 Classe 6 Classe 7 Classe 5

70 La structure des comptes: le bilan dentrée Les comptes comportent un débit et un crédit composés eux même éventuellement dun bilan dentrée (= au bilan de sortie de lexercice antérieur) et des opérations de lexercice (pour les comptes de classe 6 et 7 il ny a jamais de bilan dentrée puisquils sont systématiquement soldés en fin dexercice) la caisse 5151 Compte trésor 531 la caisse 4081 Factures à payer exercice antérieur BILAN DENTREES Solde débiteur du 531 au 31/12 = Fonds de caisse en fin dexercice Solde débiteur du 5151 au 31/12 = Relevé trésor Opérations De lexercice Solde débiteur du 4081 au 31/12 =Liste des factures mandatées en fin dexercice précédent mais non payées 4328

71 La fin dannée et le début Que se passe-t-il en classe 4 et 5 en fin dexercice civil ? Certains comptes ne sont pas soldés, laction du comptable ne séteignant pas en fin dexercice: –exemple du compte 4112 (créances) retraçant les créances impayées que le comptable devra recouvrer sur lexercice suivant, –exemple du compte trésor 5151 qui nest pas clos et qui comporte un montant au 31 décembre de lexercice (qui devra se reporter sur lexercice suivant) « bilan dentrée »=> le solde débiteur ou créditeur des comptes de classe 4 et 5 en fin dexercice (N) est appelé : « bilan de sortie » et sera repris sur lexercice suivant (N+1) en « bilan dentrée » au débit ou au crédit selon le bilan de sortie

72 Les bilans dentrée comment sont- ils passés en écriture Reprennent tous les soldes non nuls de lannée précédente par des écritures du type ci-dessous: Compte des bilans dentrée Le solde est ici créditeur parce- que Tous les BE ne sont pas saisis En réalité, le solde sera nul en raison de la « comptabilité en partie double » qui nécessairement a Imposé une égalité des opérations En débit et en crédit

73 LA BALANCE, exercice pratique

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75 LA BALANCE, exercice pratique corrigé

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78 LA BALANCE ET LA SITUATION DES DEPENSES La balance du comptable à confronter aux opérations budgétaires

79 la situation des dépenses engagées contrôle situation des dépenses / balance

80 LA BALANCE ET LA SITUATION DES DEPENSES Exercice

81 la situation des dépenses engagées contrôle situation des dépenses / balance

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