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Mesures de performance organisationnelle Cours ICO 810 Professeur: Michel Pérusse Hiver 2005 Session 8.

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1 Mesures de performance organisationnelle Cours ICO 810 Professeur: Michel Pérusse Hiver 2005 Session 8

2 Plan de la présentation Partie 1: Mesurer, analyser et rapporter la performance: les tableaux de bord de gestion Partie 2: Les étapes de développement dun tableau de bord –Étape 1: Organisation du projet –Étape 2: Identification des préoccupations –Étape 3: Design et conception des indicateurs

3 Avis Lessentiel des modules 8 et 9 sinspire largement du livre de Pierre Voyer: « Tableaux de bord de gestion et indicateurs de performance », Presses de lUniversité du Québec, 2e édition, 2000.

4 Partie 1: Mesurer, analyser et rapporter la performance: les tableaux de bord de gestion

5 Une définition Selon Voyer: « Un tableau de bord de gestion est une façon de sélectionner, dagencer et de présenter les indicateurs essentiels et pertinents, de façon sommaire et ciblée, en général sous forme de « coup dœil » accompagné de reportage ventilé ou synoptique, fournissant à la fois une vision globale et la possibilité de forer dans les niveaux de détail. »

6 Quelques caractéristiques Analogie à lautomobile Un sommaire, une synthèse Le plus possible « en temps réel » Les données les plus critiques, les plus pertinentes; la qualité plutôt que la quantité Information partiellement « pré-digérées » Possibilité de commentaires, de ventilation, de désagrégation des données

7 Les fonctions dun TBG Monitoring constant, constat décart et dalerte Déclencheur denquête et guide danalyse Reportage et reddition de comptes Communication et motivation Contribution à la formulation des objectifs et des attentes Complément aux études ponctuelles

8 Partie 2: Les étapes de développement dun tableau de bord

9 Étape 1: Organisation du projet Études dopportunité, de faisabilité et plan de réalisation Les étapes: –1.1: Analyse des attentes et de la pertinence –1.2: Identification du secteur ciblé ou possible –1.3: Analyse des conditions de succès –1.4: Diagnostic des systèmes existants –1.5: Localisation dorganisations comparables –1.6: Analyse de faisabilité et de rentabilité –1.7: Plan de réalisation et recommandations

10 Nota Bene Les démarches et étapes sont décrites de façon linéaire, séquentielle, mais… … certaines étapes peuvent être réalisées de façon concomitante. La qualité de la planification est garante du succès.

11 1.1: Analyse des attentes et de la pertinence Rencontre de sensibilisation de la direction et des parties intéressées Création dun comité de pilotage, et désignation dun responsable de projet Définition des besoins, des attentes, de la position des acteurs « Bonne » vs « vraie » raison Intégration de systèmes existants, valeur ajoutée Utilisation des opportunités

12 1.2: Identification du secteur ciblé ou possible Description du secteur (mission, objectifs, clients, etc.) Clients et utilisateurs du TBG Choisir un site pilote –Familiariser les gens –Raffiner les techniques Choisir le niveau hiérarchique Clarifier les rôles et responsabilités

13 1.3: Analyse des conditions de succès Identifier les facteurs de succès et les sources de résistance –Organisation prête? –Systèmes de gestion articulés? –Intervenants et gestionnaires mûrs? –Vision claire et partagée du projet? –Ressources nécessaires sont-elles disponibles? Miser sur les forces, se préparer aux pièges

14 1.4: Diagnostic des systèmes existants Systèmes de mesure, de suivi, dévaluation et dinformation Bases de données existantes? –Éléments utilisables? –Carences à corriger? Corrections et rodage avant limplantation

15 1.5: Analyse dorganisations comparables Identification dorganisations comparables Étude de leurs TBG Balisage

16 1.6: Analyse de faisabilité et de rentabilité Analyse coûts-bénéfices Coûts: –Coûts techniques –Coûts de réalisation –Coûts annuels récurrents –Coûts organisationnels Bénéfices: –Qualité, accessibilité de linformation –Valeur ajoutée dune meilleure information –Résolution de problèmes

17 1.7: Plan de réalisation et recommandations Planification –Finaliser les choix définitifs –Créer les conditions nécessaires –Plan des activités de mise en œuvre Recommandations (en somme, « go » ou « no go »; si oui, à quelles conditions) –Faisabilité –Conditions de succès

18 Étape 2: Identification des préoccupations Cest ici que commence le véritable processus de construction du TBG Deux outils utiles: le tableau « préoccupations-indicateurs » (deux niveaux: sections Générale et Détaillée) et le tableau « inventaire des données disponibles » Parallèle avec la « process flowdown » de 6 Sigma

19 Étape 2: Identification des préoccupations Les étapes: –2.1: Description et découpage du secteur ciblé –2.2: Identification des préoccupations de gestion –2.3: Précision dobjectifs chiffrés, de cibles mesurables –2.4: Identification ou adaptation des indicateurs –2.5: Inventaire des indicateurs disponibles –2.6: Choix des indicateurs à retenir

20 2.1: Description et découpage du secteur ciblé Section générale: –Mission de lunité –Objectif général, objectifs généraux –Mandats, buts, orientations, etc. Section détaillée: –Structure de fonctionnement, de programme –Processus daffaire, de production –Performance des ressources –Etc.

21 2.2: Identification des préoccupations de gestion Traduire le découpage de la section précédente en aspects de fonctionnement dont il serait souhaitable de faire le suivi

22 2.3: Précision dobjectifs chiffrés, de cibles et de balises Pour chaque préoccupation de gestion de la section précédente, préciser sil existe des valeurs chiffrables à respecter, à atteindre, etc. –Objectifs et cibles –Balises: Encadrements (ex. budget!), normes et marges acceptables

23 Dernières étapes 2.4: Identification des indicateurs correspondants 2.5: Inventaire des indicateurs disponibles ou possibles 2.6: Choix des indicateurs à retenir

24 Trois voies pour finaliser le choix Voie 1: Besoins de gestion Organisation et Gestionnaires Objectifs et préoccupations Indicateurs voulus et paramètres spécifiques Voie 2: Données disponibles Systèmes dInformation Indicateurs existants ou possibles Indicateurs Pertinents, de Qualité, Faisables et Conviviaux Voie 3: Indicateurs génériques Organisations comparables Ex. Banques dindicateurs

25 Avant de passer à la prochaine étape Validation des résultats de cette étape Déjà des corrections?

26 Étape 3: Design et conception des indicateurs 1ère partie: Les paramètres des indicateurs 3.1: Contenu des fiches-indicateurs –Définition des indicateurs –Précision des paramètres –Validation des indicateurs 3.2: Design des « pages » 3.3: Structure logique de navigation

27 3.1: Contenu des fiches- indicateurs Zone 1: Quel est cet indicateur? –Définition et caractéristiques Zone 2: À quoi le compare-t-on? –Référentiels de comparaison, calculs de tendances, décarts, autres calculs Zone 3: De quoi a-t-il lair? –Formes de représentation

28 3.1: Contenu des fiches- indicateurs (suite) Zone 4: Que va-t-on faire avec le résultat? –Considérations reliées à linterprétation et à lutilisation pour gérer et décider Zone 5: Cet indicateur est-il valide? –Mécanismes de validation N.B. Validation: –Technique (Zone 5) –Utilisation (consultation dusagers éventuels)


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