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Slide no 1 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet AGENDA 1 – HISTORIQUE 2 – EVOLUTION DE LA REGLEMENTATION 3 – SITUATION ACTUELLE 5 – MOUVEMENTS.

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1 Slide no 1 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet AGENDA 1 – HISTORIQUE 2 – EVOLUTION DE LA REGLEMENTATION 3 – SITUATION ACTUELLE 5 – MOUVEMENTS INFORMATISES – PROPOSITION 6 – MOUVEMENTS MANUELS - PROPOSITION 7 – DISCUSSION

2 Slide no 2 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet 1- 1 SITUATION GEOGRAPHIQUE Deux sites de part et dautre de la frontière reliés par un tunnel permettant le passage des marchandises.

3 Slide no 3 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet 1-2 – SOURCES DE LA REGLEMENTATION Documents officiels Voie de passage (tunnel) reliant les différentes parties du domaine du CERN – Réglement concernant les mouvements de matériel, FI-M/84/6260, Mars 1985 The tunnel linking the CERN sites, Use of the tunnel, CERN/DSU-DO/RF/8200. May 1998 Information note on the Rules for use of the Tunnel linking the CERN sites, CERN/DSU-DO/RH/8201,May 1998 The tunnel linking the CERN sites : new rules for use, CERN/DSU-DO/RH/8297, June 1998 Memorandum relating the conditions for using the Tunnel pending issue or renewal of Swiss and/or French legitimation documents, DSU-DO/RF/10360, 18 April 2001 Passage par le Tunnel dans lattente de létablissement de documents de légitimation suisse et/pu français Réf. CERN/DSU-DO/RH/11131 (17 octobre 2002 )

4 Slide no 4 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet 1-3 REGLES DUTILISATION Lutilisation du tunnel est limitée aux catégories de matériel ci- dessous : Matériel standardisé disponible aux magasins du CERN Matériel déjà mis à la consommation et appartenant aux différents Divisions/Départements ou aux groupes Visiteurs Document daccompagnement requis : Document Fiche de transfert établi en 2 exemplaires minimum et signé par un membre du personnel de lOrganisation

5 Slide no 5 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet 2-1 EXTENSION DUTILISATION A partir de 1984 (cf FI-M/84/6260), sont notamment autorisés en lieu et place de la fiche de transfert officielle, les documents suivants : Demande de matériel Magasins Retour de matériel Magasins Fiche de livraison Magasins

6 Slide no 6 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet 2-2 EXTENSIONS TOLEREES Au cours des années, les autorités douanìères, dans le but de faciliter les opérations, ont toléré les documents supplémentaires suivants : Demande dexpédion ou de transport (Sce Import/export) Unpacking List (Réception des marchandises) Bulletin de livraison pour arrivage nominatif (Réception des marchandises)

7 Slide no 7 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet 3.1 INFORMATISATION DU TRANSPORT ET DE LA DISTRIBUTION INTERNES Depuis novembre 2002, les services transport et distribution internes sont informatisés. Ces services assurent les fonctions suivantes : Transport et/ou manutention de matériel sur les différents sites du CERN Livraison du matériel des magasins aux utilisateurs Enlèvement des retours de matériel aux magasins Livraison des arrivages réceptionnés (liés à une commande officielle ou nominatifs) Enlèvement des expéditions jusquau point demballage

8 Slide no 8 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet 3.2 – IMPACT DE CETTE INFORMATISATION Transport et distribution internes utilisent le même système informatique que les services achats et import/export -> Intégration renforcée Chaque transport interne (sauf effectué directement par lutilisateur) –Fait lobjet dune demande électronique spécifique saisie par lutilisateur et validée par une signature électronique –Ou est initié par une autre application informatique (magasins, achat, import/export)) mais résulte également dune demande electronique initiale (demande dexpédition, demande dachat interne, demande de matériel)

9 Slide no 9 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet 3.3 –SCHEMA DES FLUX DINFORMATION EDH Système de gestion électroniques de documents DEMANDE DE MATERIEL DEMANDE DE TRANSPORT INTERNEDEMANDE DACHAT INTERNE DEMANDE DÉXPEDITION Système de gestion achats/import-export Système de gestion des magasins Système de gestion Transport interne/Distribution

10 Slide no 10 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet SITUATION ACTUELLE (Types de transport interne) TRANSPORT EFFECTUE PAR DISTRIBUTION/TRANSPORT INTERNE Entierement informatisé Traçabilité totale Objet dune demande EDH Validé par signature électronique TRANSPORT EFFECTUE DIRECTEMENT PAR LUTILISATEUR Aucune saisie de linformation Pas de traçabilité

11 Slide no 11 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet SITUATION ACTUELLE (Documents produits si passage tunnel) TRANSPORT EFFECTUE PAR DISTRIBUTION/TRANSPORT INTERNE FICHE DE TRANSFERT PAPIER TRANSPORT EFFECTUE DIRECTEMENT PAR LUTILISATEUR

12 Slide no 12 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet 4.1 BESOINS DES UTILISATEURS Linformatisation de la distribution interne permet de satisfaire les besoins exprimés par les utilisateurs dans le domaine de la logistique : Suivi des composants LHC Traçabilité INB Statistiques de transport, contrôle des coûts, suivi des contrats de service Vision globale des différents flux logistiques (voir schéma dans le slide suivant)

13 Slide no 13 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet web EDH WEB INTERFACE Tests Fabrication Assemblage Montage exp. Traçabilité Saisie demande exp/transport, DAI Stockage Transport Distribution interne FLUX LOGISTIQUES Passage tunnel

14 Slide no 14 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet 4.3 – DISPONIBILITE DE LINFORMATION Tous les mouvements (à lexception des transferts de matériel effectués par lutilisateur lui-même) sont maintenant gérés informatiquement, donc Disponibilité des informations correspondantes dans la base de données Accessibilité à la source (document EDH initial, créateur, approbateur) Possibilité de produire listes, statistiques, regroupements en vue de satisfaire tout contrôle éventuel

15 Slide no 15 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet 5.1– MOUVEMENTS INFORMATISES PROPOSITION Remplacement de la fiche de transfert papier par un document informatisé (cf modèle slide 17) Génération automatique de ce document si le mouvement rentre dans les catégories autorisées pour le passage du tunnel Plus de signature manuscrite mais référence à une procédure générale à définir entre le CERN et les autorités douanières Suisses et Françaises

16 Slide no 16 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet 5.2 – MOUVEMENTS INFORMATISES PROCEDURE A DEFINIR Réactualisation du document FI/M/ Pas de modification dans la réglementation de base, uniquement sur des points de détail (signature, documents autorisés, …) Deux documents autorisés pour le franchissement du tunnel : –Fiche de transfert électronique (transport et distribution internes) –Fiche de transfert papier (transports effectués par les utilisateurs)

17 Slide no 17 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet FICHE DE TRANSFERT ELECTRONIQUE PROTOTYPE LE CERN CERTIFIE QUE LE MATERIEL OBJET DE CE DOCUMENT RENTRE DANS LE CADRE DE LA PROCEDURE XX-NN DU JJ/MM/YYY Référence à la procédure

18 Slide no 18 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet 5-4 SIGNATURE ELECTRONIQUE VS SIGNATURE MANUSCRITE AVANT : Signature manuscrite: –iMPLIQUE une intervention manuelle sur chaque document –NECESSITE la disponibilié dun membre de lorganisation MAINTENANT : Plus de signature manuscrite –Validité du document garantie par mention de la procédure sur la fiche de transfert –Disponibilité des informations relatives à lapprobation du document EDH initial (voir slide suivant) Créateur Approbateur (donc signature électronique initiale)

19 Slide no 19 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet 5-5 – SIGNATURE ELECTRONIQUE Détail des informations

20 Slide no 20 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet 5-6 AVANTAGES Production automatique de la fiche de transfert Identification individuelle de chaque mouvement Respect de la réglementation garanti par le système Possibilité de trâcer chaque mouvement (créateur, approbateur, historique, etc…) Génération de listes périodiques pour faciliter les contrôles douaniers éventuels Facilitation de la procédure actuelle de contrôle des fiches de transfert

21 Slide no 21 09/03/2003Fiche de transfert informatisée- Projet 6-1 MOUVEMENTS MANUELS - PROPOSITION Pousser les utilisateurs à saisir linformation dans EDH dans le cas où ils transportent eux-mêmes la marchandise En contre-partie, leur offrir la possibilité dimprimer une fiche de transfert à partir dun bouton dans lécran EDH Avantages : –Mouvements intégrés dans le système –Traçabilité assurée –Contrôles éventuels facilités


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