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Comment devenir "Opérateur Economique Agréé" Mode d'emploi Raymond Marchal Directeur régional Services de Contrôle Général et d'Organisation Administration.

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1 Comment devenir "Opérateur Economique Agréé" Mode d'emploi Raymond Marchal Directeur régional Services de Contrôle Général et d'Organisation Administration des douanes et accises PHOTO FOTO

2 Approche Image Client Approche de la délivrance d'un certificat En pratique : –La demande de certificat AEO –L'information –Le questionnaire –L'analyse de l'opérateur économique Times line Période transitoire Renseignements

3 Approche Basée sur: –Les règlements 648/2005 et 1875/2006 –Les recommandations du Guidelines AEO Notes explicatives concernant l'interprétation de la réglementation Questionnaire comportant les points d'attention et la description des risques s'y rapportant –La méthodologie d'audit conseillée par la CE : COMPACT Basée sur les notions de : –Confiance entre un opérateur économique et la douane –Fiabilité des informations –Transparence des échanges d'informations –Partenariat Basée sur un double développement : –Image client –Méthodologie d'audit

4 Image Client A chaque opérateur économique sera assigné un profil de risque Uniquement utilisé par l'administration Exemples d'éléments pour déterminer le profil de risques –Opérateurs économiques Types d'entreprise Produits commercialisés … –"Compliance" Douane Autorisations douanières Relations avec la douane Infractions … –Certification Certifications existantes Existence d'un contrôle interne … –Choix de l'utilisation du self assessment –Résultats de l'audit de l'opérateur pour obtenir son certificat

5 1. Perform AEO Application Assessment 3. Perform Pre-audit 4. Conclude on Certification 5. Develop Control Plan 6. Perform Control Plan 2. Develop Audit Plan Assess legal requirements AEO Application Communicate with applicant Understand the applicants activities and environment Determine type of stakeholder in an international supply chain Determine scoping and risk matrix Assess remaining risk Conclude whether an AEO certificate can be granted Perform Quality review Obtain representation letter Grant AEO certificate Develop control plan (CP) Schedule monitoring audits and custom controls Plan resources Perform monitoring AEO audits Perform customs controls Design effectiveness (DE) assessment Operational effectiveness (OE) testing (if required)

6 Approche de la délivrance d'un certificat

7 En pratique : La demande de certificat AEO A télécharger sur le site web AEO Demande papier à transmettre à l'adresse reprise sur le site web + éventuellement copie électronique à l'adresse de courriel oea.be Analyser la demande Évaluer les exigences légales de la demande AEO Contact de l'administration avec le demandeur –par Coordinateur Nouvelle Entreprise (CNE) –Remarques au sujet de la demande –Comprendre les activités et l'environnement du demandeur –Déterminer la place du demandeur dans la chaîne logistique internationale –Informer le demandeur au sujet du questionnaire d'évaluation du self assessment

8 Demande de certificat AEO + Notice

9 En pratique : L'information Comprendre les activités et l'environnement du demandeur Comprendre les activités : Type de produits Branche d'activités dans l'industrie Taille de l'entreprise : GE, PME Solvabilité Information existante à la Douane Comprendre l'environnement : Choix d'effectuer le self assessment Département d'audit interne Coordinateur de sûreté et de sécurité Autorisations douanières Possession de certificats : ISPS, ISO, Sarbanes & Oxley Act, C-TPAT, IMO, UNECE, ICAO

10 En pratique : L'information Déterminer la place du demandeur dans la chaîne logistique internationale Type de certificat AEO demandé Douane Sécurité et Sûreté Douane/Sécurité et Sûreté Type d'activités au sein de la chaîne logistique Comprendre les flux des chaînes logistiques In-flow : d'où viennent les marchandises ? Process-flow : Que fait le demandeur avec les marchandises ? Out-flow : où vont ensuite les marchandises ?

11 En pratique : L'information Self assessment ou pas de self assessment ? Self assessment n'est pas obligatoire => choix de l'opérateur = Opérateur économique évalue lui-même les critères de risques AEO applicables Signification –Demandeur désire connaître ses risques –Capable de prendre des mesures pour répondre aux risques Elément positif pour son Image Client Gain de temps pour l'opérateur économique Possibilité d'obtenir un certificat sans visite on-site de la douane Nouvel article dans le CDM => Article 116 –Self Assessment

12 En pratique : L'information Self assessment ou pas de self assessment ? Questionnaire –Basé sur le Guidelines CE => comprend 5 chapitres –Fichier en Excel –Notice d'explication –Etabli pour les 7 types d'activité définis par la CE –A télécharger sur le site web Document de travail pour : –Analyser et évaluer le demandeur –Déterminer les risques restants –Définir les mesures pour couvrir ces risques

13 Le questionnaire Points d'attention Description du risque Références documentation Activités de contrôle menées ou à mener Evaluation 0 = aucune mesure de gestion appliquée 1 = processus d'entreprise existe mais non organisé 2 = processus d'entreprise décrit dans un modèle 3 = processus d'entreprise décrit et appliqué 4 = processus d'entreprise fait l'objet d'un contrôle interne 5 = utilisation d'un "Best practice"

14 En pratique : L'analyse de l'opérateur économique Design effectiveness (DE) assessment (1/2) = Vérifier si les risques sont couverts par des activités de contrôle appropriées Effectué par un Coordinateur de Risques Entreprises (CREs) aidés par des analystes spécialisés Types d'activités de contrôle : –périodique événementielle –préventive détection –manuelle IT Deux possibilités : –Self assessment par le demandeur –Pas de self assessment

15 En pratique : L'analyse de l'opérateur économique Design effectiveness (DE) assessment (2/2) Si self assessment par le demandeur : => Questionnaire complété par le demandeur et remis à la douane -DE : off-site -Actions : vérifier si tous les risques applicables au demandeur sont bien repris dans le self assessment vérifier si les activités de contrôle répondant aux risques font l'objet d'une documentation appropriée –Décision : Certificat ou OE ? Si pas de self assessment par le demandeur : –DE et OE : faits on-site par la douane elle-même –Actions : Rechercher les éléments pour définir les risques Observer les activités de contrôle éventuelles Analyser la documentation adéquate –Décision : Certificat ou non ?

16 En pratique : L'analyse de l'opérateur économique Operational effectiveness (OE) testing (if required) = Vérifier : –si les activités de contrôle identifiées sont opérationnelles et –si la personne désignée pour le contrôle possède l'autorité et la qualification nécessaire pour effectuer effectivement le contrôle Tests à effectuer : –Détermination des tests s'opère au moment du DE –Catégories de tests : Enquête corroborante Examen de la documentation Observation Nouvelle exécution de l'activité de contrôle –Timing des tests –Echantillonnage

17 En pratique : L'analyse de l'opérateur économique Analyser les risques restants Etablir un plan de contrôle (CP) Programmer audits de monitoring et contrôles douaniers = Risques qui ne sont pas couverts par des activités de contrôle adéquates et opérationnelles Comprendre ces risques et évaluer leur impact Formuler des actions pour couvrir ou améliorer les risques soit par l'opérateur soit par la douane => Plan de contrôle Plan de contrôle établi sur mesure par opérateur économique Composé de 2 parties : –Audits de suivi : s'assurer que les critères AEO sont toujours respectés –Contrôles douaniers : s'assurer de l'application correcte de la réglementation douanière

18 Times line

19 Période transitoire

20 Renseignements Site web AEOwww.aeo-oea.bewww.aeo-oea.be Adresse courriel pour la Adresse pour envoi de la demande Administration Centrale des Douane et Accises Service des procédures douanière Cellule Certification AEO North Galaxy – Tour A – NGA 9 – Boîte 37 Boulevard du Roi Albert II, Bruxelles Adresse courriel des renseignements


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