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Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 SPF Fin: Banque de données patrimoniales PATRIS Valeur ajoutée 20 juin 2004 v0.4 IBM and.

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1 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 SPF Fin: Banque de données patrimoniales PATRIS Valeur ajoutée 20 juin 2004 v0.4 IBM and SPF Fin confidential

2 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 2 Sommaire Introduction Approche - Matériel de référence autres pays - Business case Coperfin Objectifs de PATRIS - Business - ICT Liste des éléments de valeur ajoutée (Value driver tree) Discussion autour des différents éléments

3 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 3 Introduction Lobjectif de ce document est destimer la valeur ajoutée du développement et de limplémentation du système de mise à jour intégrée de la banque de données patrimoniales (PATRIS). Cette valeur ajoutée est évaluée pour PATRIS dans sa totalité. Bien que lessentiel de la valeur ajoutée sera créée par lapplication dans sa totalité et donc, compte tenu de lintégration entre les différents processus, des améliorations incrémentales seront constatées pendant le trajet dimplémentation pour les divers intéressés. Ce document a pour premier objectif dexposer et dillustrer les différents aspects de la valeur ajoutée au niveau de la totalité.

4 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 4 Approche Etude environnementale: Rechercher et étudier les projets semblables Rassembler des informations Coperfin pertinentes Etablir un value driver tree sur base de létude environnementale, cest-à-dire lidentification structurée des différents éléments de la valeur ajoutée Tester la validité et lexhaustivité du value driver tree et rassembler des exemples concrets sur la base des ateliers danalyse Use Case et des réunions darchitecture Positionnement des stakeholders sur le value driver tree Présentation des conclusions - Présentation : aperçu de la valeur ajoutée et exemples les plus représentatifs

5 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 5 Evolution dans dautres pays Il ressort de notre analyse environnementale que dautres pays parcourent des trajets semblables, avec plus ou moins de succès selon les cas. Éléments typiques de valeur ajoutée mentionnés dans ces pays (1) : - Réduction des frais opérationnels par lévitement des erreurs dinput, la diminution du travail administratif - Diminution du nombre de réclamations de citoyens - Amélioration de lefficacité des agences/bureaux - Informations plus justes à disposition des fonctionnaires - Amélioration du service fourni aux citoyens (1): The World Bank Group : Governance & Public Sector Reform Sites, E*Government, Tax Administration

6 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 6 Contexte général Patris Problématique Avant la réorganisation du SPF Finances, lAdministration Générale de la Documentation Patrimoniale était connue sous le nom dACED, lAdministration du Cadastre, de lEnregistrement et des Domaines. LAGDP regroupe les principaux détenteurs et gestionnaires dinformations patrimoniales de lÉtat fédéral belge. Elle est née du rapprochement entre lancienne Administration du Cadastre, le secteur de lEnregistrement et des Domaines de lancienne administration de la TVA, lEnregistrement et les Domaines, et les conservations dhypothèques. Chacune de ces entités utilise encore ses propres systèmes de traitement et denregistrement des données, plus ou moins informatisés selon les cas. Ces systèmes se complètent, ont chacun leur spécificité mais font aussi parfois double emploi. Les systèmes ne sont pas intégrés, ce qui explique que léchange de données soit souvent manuel, et que la cohérence et la confidentialité des données soient dès lors insuffisamment garanties. Cette organisation interne de linformation patrimoniale est dautre part confrontée aux exigences dun nombre important dutilisateurs, même en dehors de lAdministration Générale de la Documentation Patrimoniale. Il sagit à la fois des clients traditionnels de lAdministration Générale de la Documentation Patrimoniale: la politique et les décideurs, les autres services publics fédéraux, les régions et les communautés, les provinces et les communes, les notaires, les huissiers de justice, etc. – mais également de nombreux autres secteurs: les universités, le secteur immobilier, les bureaux détude, etc. LAdministration Générale Documentation Patrimoniale entend intégrer et optimiser les systèmes existants en un seul système dinformation qui sera relié aux banques de données provenant de lextérieur de lAdministration Générale Documentation Patrimoniale, qui contiennent également des données avec un caractère patrimonial, pour pouvoir ainsi mettre au point une réelle banque de données de documentation patrimoniale en Belgique. La documentation doit être disponible et les informations doivent être diffusées via les techniques de communication modernes (Internet de-government) qui ne garantiront pas seulement laccessibilité, mais également la confidentialité dans le cadre des règles de protection de la vie privée (PIM: Privacy and Identity Management).

7 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 7 Contexte général Patris Le problème de La diffusion de la documentation patrimoniale à travers divers systèmes non-intégrés A des conséquences pour Les collaborateurs du SPF Finances et pour les clients externes Limpact de ce problème est Que la mise à jour de la documentation patrimoniale doit être réalisée dans différents systèmes, ce qui ne garantit pas la cohérence des données. Des retards peuvent survenir dans la mise à jour des données, par lesquels la fiabilité de la documentation et des informations disponibles ne peut être assurée. Impact aussi important : la demande dinformations ou la mise à disposition de tiers ne peut être optimisée que dans une certaine mesure. Une solution efficace, en revanche, permet que La documentation soit conservée et intégrée à un seul endroit, ce qui permet à lAdministration Générale Documentation Patrimoniale de remplir sa mission plus efficacement et doffrir un service de meilleure qualité à ses clients.

8 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 8 Contexte général Patris Le principal objectif de la banque de données patrimoniales est daméliorer la gestion de la documentation patrimoniale comprenant toutes les données relatives à la composition (actif et passif, meubles et immeubles) et à la valeur du patrimoine de toutes les personnes physiques et morales belges. Ce projet doit permettre à lAdministration Générale Documentation Patrimoniale datteindre plusieurs objectifs: · Objectifs fonctionnels: 1.Améliorer la prestation de services en termes de qualité, de rapidité et daccessibilité : -Consulter des données -Fournir des informations -Assurer la fiabilité des données (sécurité juridique) 2.Adapter lenvironnement professionnel des fonctionnaires à la nouvelle technologie : -Amélioration de la mise à jour des données en termes de qualité, de rapidité et de fidélité par rapport à la réalité -Rationalisation et simplification de la mise à jour de données 3.Organiser la collaboration active entre les partenaires de la documentation patrimoniale · Objectifs techniques : 1.Informatisation des données 2.Centralisation des données 3.Rationalisation et intégration des données 4.Automatisation des processus

9 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 9 Architecture Patris Actuellement, les biens meubles sont dabord organisés par bureau denregistrement et ensuite seulement par propriétaire. Un modèle de données intégré avec une portée nationale veillera à ce que corresponde à chaque propriétaire une liste de tous ses biens, même si ceux-ci tombent sous le joug de plusieurs bureaux denregistrement différents. La fiabilité et lexhaustivité des données augmenteront grâce à lintégration et à la réconciliation des données gérées par Cadnet dune part et Loco dautre part. Laugmentation de la cohérence des estimations sera obtenue par le développement de références dévaluation. Grâce à lintégration avec et dans le Dossier Unique et le Dossier Patrimonial Unique, nous pourrons vérifier et garantir lexactitude des références des parcelles et des propriétaires (en plus des autres éventuels ayant-droit). Compte tenu des besoins de données de performance pris en compte lors de la conception du système, linput manuel de ces données sera évité car celles-ci seront générées automatiquement pendant la mise à jour. Lintégration en profondeur des différentes sources de données permettra dobtenir une liste des biens composant le patrimoine de chaque citoyen et celle-ci permettra dévaluer les possibilités de recouvrement et le règlement efficace de successions. Grâce à la livraison structurée et électronique des informations, la banque de données patrimoniale pourra refléter bien plus rapidement la situation actuelle, un élément qui permettra de renforcer la sécurité juridique.

10 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 10 Système intégré pour la BD patrimoniale Amélioration du service au client Plus de revenus Efficacité renforcée Diminution du nombre derreurs dans les informations livrées Informations également disponibles en dehors des heures de bureau Accessibilité plus rapide des informations pour que les fonctionnaires puissent répondre plus rapidement aux questions Plus grande transparence des informations sur les procédures Plus de calculs automatisés et donc, davantage de temps pour les contrôles Moins de litiges car informations plus exactes Suivi amélioré et plus rapide des créances ouvertes Transparence des informations sur les processus améliorée Moins dactivités manuelles Intégration des différentes procédures Informations électroniques plus rapidement accessibles que les impressions Diminution nombre dETP Planning de travail et suivi améliorés ProgrammeValeur ajoutée Conséquences * C : contribuable

11 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 11 Système intégré pour la BD patrimoniale Efficacité améliorée Amélioration de limage des SPF Fin Gestion informations plus efficace Grâce aux contrôles automatiques, les irrégularités peuvent être signalées plus rapidement pour éviter lapparition de problèmes aux étapes ultérieures Communication standardisée Contrôles plus ciblés Amélioration de la communication aux différents organes publics Meilleure gestion et allocations des volumes de travail Informations plus rapides relatives à létablissement et au suivi du budget Informations de gestion plus rapides sur le fonctionnement du SPF Fin Conséquences Services supplémentaires et plus rapides ProgrammeValeur ajoutée Litiges moins longs

12 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 12 Valeur ajoutée (business) et acteurs: Système intégré pour la BD patrimoniale Amélioration du service aux utilisateurs internes/externes Plus de revenus Efficacité renforcée ProgrammeValeur ajoutée Acteurs Pouvoirs politiques Etat Pouvoirs politiques Fonctionnaires Management SPF Fin Pouvoirs politiques Personnes physiques (particuliers) Personnes morales (sociétés)

13 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 13 Valeur ajoutée (business) et acteurs: Programme Valeur ajoutée Acteurs Système intégré pour la BD patrimoniale Efficacité renforcée Amélioration de limage du SPF Fin Meilleure gestion des informations Etat Pouvoirs politiques Management SPF Fin Etat Pouvoirs politiques Management SPF Fin Etat Pouvoirs politiques Management SPF Fin

14 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 14 Aperçu de la valeur ajoutée (technologie) : Système intégré pour BQ patrimoniale Flexibilité améliorée des systèmes IT Technologie moderne Limitation du planning des entretiens Traduction de ladaptation de la législation dans les systèmes est plus efficace et plus rapide Capacité dintégration améliorée avec des applications externes Capacité délargissement améliorée et possibilités dexploitation de données (aujourdhui empêchées par la structure des données) Permet la sous-traitance Assurance disponibilité support technologique Capacité dentretien peut être plus facilement achetée Dans la future architecture, on évite la coexistence de plusieurs applications pour la même fonctionnalité. Meilleure structure des programmes facilite les entretiens. ProgrammeValeur ajoutéeConséquences

15 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 15 Système intégré pour BD patrimoniale Flexibilité améliorée des systèmes IT Technologie moderne Limitation du planning dentretiens ProgrammeValeur ajoutée Acteurs Valeur ajoutée (technologie) et acteurs: ICT

16 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 16 Valeur ajoutée des processus Généralités: - Documentation est conservée à un endroit centralisé - Consultation rapide et facile de la documentation - Une grande part de la documentation sur papier va disparaître - Une meilleure prestation de services aux clients - Moins de personnel nécessaire mais plus spécialisé - Un historique des mutations ou des modifications est conservé (pas du passé) - Ecourter le temps nécessaire au parachèvement de la documentation - Augmenter la cohérence et garantir lintégralité des différentes informations - Accroître laccessibilité (nombre de canaux daccès et rapidité) à la documentation pour lutilisateur interne et externe - Réduire le nombre de réclamations/contestations - Améliorer le rapport entre les coûts des informations fournies et leur utilité pour le client - Diminution du temps nécessaire à la livraison des services - Augmenter la satisfaction du client par rapport au service presté (relative à laccueil, la transparence, lintelligibilité) - Accroître la notoriété et améliorer limage de lentité. - Fournir une documentation complète, y compris pour les données externes, (urbanisme, milieu…) - Amélioration de la productivité (quantitatif et qualitatif)

17 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 17 Valeur ajoutée des processus Processus 10 : Demander des droits Processus 10.1 : Demander les droits de greffe immédiatement perçus - Enregistrer une déclaration de greffe - Vérifier que largent est arrivé sera plus facile Processus 10.2 : Demander les droits denregistrement, dhypothèque et cotisations - Lors de lintroduction des informations dans le système, le premier contrôle est automatique - Cet input est précieux pour le processus Un fichier de surveillance électronique est créé - Les expertises sont plus justes car les données fiscales sont intégrées dans le système Processus 10.3 : Demander des droits de succession, droit de transfert en cas de décès, insuffisances, droits en suspens - Lenregistrement de la déclaration est simplifié par la possibilité de recourir à lenvoi dune déclaration de droits de succession pré- remplie. - La possibilité de déclaration erronée est limitée par la centralisation des données, la traçabilité des actions dinstruction prises par lhéritier potentiel, la gestion des dates déchéance informatisée et lintégration du calcul et contrôle des résultats de calcul des droits au sein dun dossier unique accessible aux différentes fonctions - Optimalisation des relations et interactions avec les clients internes et externes par la gestion informatisée et standardisée de la communication vers les clients internes et externes (héritiers, partenaires externes, autres fonctions internes de piliers susceptibles dintervenir dans les différentes étapes de linstruction - Efficience du calcul des droits par la mise à dispositions dinformations complètes, centralisées au sein dun dossier de travail, et accessible pour contrôle. - Contrôle réel de lencaissement par le gestionnaire de dossier en charge par la mise à jour des données relatives en lencaissement via laccessibilité donnée par exemple au processus de Trésorerie. - Le traitement des dossiers est optimalisé par la gestion de la planification du travail

18 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 18 Valeur ajoutée des processus Processus 11 : Acquérir, gérer et aliéner des biens Lien entre workflow CA et PATRIS : - Liste claire des dossiers existants - Consultation facile de la banque de données Processus 11.1 : Acquisition de biens immeubles Processus 11.2 : Aliénation et vente de biens immeubles Processus 11.3 : Réalisation de biens meubles Processus 12 : Valoriser des biens - Demande de statistiques facile - Lien avec 16, 10.3 et la comptabilité - Fonctionnaire peut facilement être contrôlé Processus 12.1 : Valoriser les biens meubles Processus 12.2 : Valoriser les biens immeubles Processus 13 : Etablir et passer un acte authentique Lien entre workflow CA et PATRIS : - Liste claire des dossiers existants - Consultation facile de la banque de données

19 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 19 Valeur ajoutée des processus Processus 14 : Conserver et mettre à jour une documentation patrimoniale Processus 14.1 : Conserver et mettre à jour une documentation patrimoniale - Mise à jour plus rapide dun acte - Contrôle automatique par lequel les irrégularités sont signalées plus rapidement à lutilisateur - Meilleur suivi des paiements - Hypothèques et sécurité juridique sont considérées ensemble, ce qui permet une plus grande sécurité juridique - Le répertoire est automatiquement mis à jour. Le dossier patrimonial est donc actualisé plus efficacement Processus 14.2 : Gestion du plan cadastral - Soutenir la cadastration préalable - Service supplémentaire possible pour les particuliers (délimitation, etc...) - Le lien avec 14.1 est plus étroit. P.ex. : résultats des contrôles sont disponibles automatiquement Processus 15 : Livrer des informations patrimoniales - Les demandes sont plus rapidement traitées - Utilisation de divers canaux pour la demande dinformations (fax, , courrier postal) - Les questions peuvent trouver une réponse en ligne. Lutilisateur devra pour cela payer une cotisation. Tout ceci se fera automatiquement sans lintervention daucun fonctionnaire. - Le calcul de la cotisation à payer pour les informations seffectuera automatiquement - Dossier électronique au lieu de dossier physique - Le responsable de lentité a toujours une vue sur le statut du dossier - Contrôle interne du fonctionnaire est possible

20 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 20 Valeur ajoutée des processus Processus 16 : Traitement des litiges - La sécurité juridique est garantie ainsi que la transparence pour le client via la centralisation des données du traitement - La gestion dun dossier unique par demande dévaluation de désaccord facilite et simplifie le traitement. - Idem pour laccessibilité directe à la base de données nécessaire à linstruction et à lanalyse des éléments du dossier - Le gestionnaire de dossier est en charge de A à Z du traitement => responsabilisation de la fonction métier - Gestion de la connaissance centralisée au sein du SPF Fin pour le traitement des désaccord par la possibilité dutiliser lexpérience acquise (dossier de feedback, mise à jour de la BD juridique) afin doptimaliser le traitement des dossiers de désaccord. - Proactivité croissante sur le traitement des désaccords => gain de temps => optimalisation du workflow

21 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 21 Illustration et fondements de la valeur ajoutée de PATRIS Amélioration des services aux clients : - Informations également disponibles en dehors des heures de bureau : Les clients peuvent recevoir une réponse à leurs questions via différents canaux tels que le système générique en ligne CCFF et ce, 24h sur 24h. Ex1 : lors du traitement dune demande dinformations patrimoniales, aucune intervention du fonctionnaire nest plus nécessaire dans la plupart des cas. Ces questions peuvent donc trouver une réponse à nimporte quel moment de la journée. - Diminution du nombre derreurs dans les informations diffusées: La documentation patrimoniale, avec toutes les données relatives à la composition (actif et passif, biens meubles et immeubles) et à la valeur du patrimoine de toutes les personnes physiques et morales belges, est mieux gérée via la banque de données patrimoniale. Ex1 : la valeur des biens meubles et immeubles est conservée à un endroit centralisé, de manière à permettre lévaluation correcte dune demande de valorisation de biens. Plus de revenus: - Plus de calculs automatiques : La base du système intégré étant de travailler via Workflow, des signaux seront donnés par le système afin de déclencher des actions spécifiques. Les contrôles automatiques effectués par le système limitent le risque d'erreur de manipulation/encodage. Ex1 : si le client demande des informations en ligne au sujet dun patrimoine, le prix quil doit payer pour cela est automatiquement calculé en fonction des informations demandées. Ex2 : la valeur des biens meubles et immeubles est conservée au niveau central, de manière à ce quune demande de valorisation permette une évaluation plus correcte.

22 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 22 Illustration et fondements de la valeur ajoutée de PATRIS - Moins de litiges car informations plus justes: Une baisse du nombre de litiges a pour conséquence quun plus grand nombre de processus est possible. Ex1: La gestion dun dossier unique par demande dévaluation de désaccord facilite et simplifie le traitement. - Suivis plus efficaces et plus rapides de créances ouvertes: Ex1: Etant donné que les dates déchéance pour exiger les droits de succession ressortent clairement des aperçus, elles peuvent être mieux respectées et lEtat perdra moins dargent pour prescription. - Transparence améliorée des informations sur les processus: Ex1: Actuellement, chaque processus utilise ses systèmes propres pour traiter et enregistrer les données, plus ou moins informatisés selon les cas. Ces systèmes se complètent, ont chacun leur spécificité mais font aussi parfois double emploi. Les systèmes ne sont pas intégrés, ce qui explique que léchange de données soit souvent manuel, et que la cohérence et la confidentialité des données soient dès lors insuffisamment garanties. Avec le système de banque de données patrimoniale, toutes les informations seront centralisées et il sera possible de les consulter à tout moment pendant la procédure et de pouvoir suivre le statut dun dossier de près au fil des étapes de la procédure.

23 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 23 Illustration et fondements de la valeur ajoutée de PATRIS Amélioration de lefficacité: - Moins dactivités manuelles: PATRIS va automatiser un certain nombre dactivités réalisées aujourdhui manuellement, de manière à ce que celles-ci puissent être accomplies plus efficacement avec moins de main-doeuvre. Ex1: Les données relatives aux droits denregistrement et dhypothèque sont intégrées directement dans le système par les notaires. Ex2: Lenregistrement de la déclaration est simplifié par la possibilité de recourir à lenvoi dune déclaration de droits de succession pré-remplie. - Intégration de différentes applications: Léchange dinformations par voie électronique entre PATRIS et les systèmes annexes intégrés permet une amélioration du support des processus concernés et de la cohérence des informations. Ex1: Echange des données par voie électronique entre le système intégré et les utilisateurs (notaires,…) au lieu dun échange par la poste ou par fax. Ex2: Actuellement, chaque administration a sa propre version de la documentation patrimoniale. Ces redondances – et les disparités éventuelles – disparaîtront, étant donné que les mêmes données ne seront enregistrées quune seule fois.

24 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 24 Illustration et fondements de la valeur ajoutée de PATRIS - Les informations électroniques sont plus rapidement disponibles que les captures décran: Ex1: Les informations courantes pourront être demandées en ligne sans lintervention daucun fonctionnaire. - Diminution du nombre dETP: PATRIS permet lamélioration de la qualité des informations, la disponibilité et la cohérence des informations, la réduction du travail manuel. De cette façon, on peut sattendre à ce que le nombre nécessaire dETP diminue sensiblement pour le même volume de travail. Ex1: La fonction de gestionnaire de données ne sera plus nécessaire car les utilisateurs professionnels (notaires, etc…) pourront veiller seuls à lintroduction structurée des données. - Optimisation du planning du travail et du suivi: TI Etant donné que presque tous les principaux processus de Patris seront soutenus par le TIDP, les informations relatives au volume de dossiers à traiter, à leur statut et au travail qui reste à accomplir peut être captée et mise à disposition de tiers. Ex1: Les listes des statuts des missions de contrôle, les missions de recherche et les tâches de recherche sont toujours disponibles pour tous les fonctionnaires concernés. Ces listes sont tenues à jour par le système et sont disponibles à tous les niveaux. Elles permettent de voir en un coup doeil quels dossiers nécessitent une intervention et pour quelles raisons. Grâce à laccessibilité de ces informations, les décisions relatives au travail à accomplir peuvent être prises plus rapidement et plus efficacement et les dossiers permettent datteindre plus rapidement et plus efficacement un résultat possiblement favorable pour lEtat.

25 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 25 Illustration et fondements de la valeur ajoutée de PATRIS Efficacité améliorée: - Grâce à des contrôles automatisés, les irrégularités peuvent être signalées plus rapidement pour éviter les problèmes à un stade ultérieur : Ex1: Si la vente dun bien immeuble nest pas possible parce quune procédure de vente a déjà été entamée, cette information sera immédiatement connue et la vente peut être interrompue. Amélioration de limage du SPF Fin: Etant donné que les clients pourront obtenir plus rapidement une réponse à leurs questions et seront moins souvent confrontés à plusieurs types derreurs, limage du SPF Fin peut être améliorée considérablement. Il est toutefois clair que cette valeur ajoutée ne sera visible quaprès un certain temps. - Services supplémentaires et plus rapides : Grâce à la centralisation de la documentation patrimoniale et à lautomatisation des différents éléments des processus, plus de temps pourra être consacré à des services supplémentaires aux clients Ex1 : Le plan cadastral sera dessiné, et actualisé et amélioré par voie numérique de sorte que les fonctionnaires auront plus de temps à consacrer à des services supplémentaires comme la délimitation, etc… - Communication standardisée : Optimalisation des relations et interaction avec les clients internes et externes par la gestion informatisée et standardisée de la communication vers les clients internes et externes (héritiers, partenaires externes, autres fonctions internes de piliers susceptibles dintervenir dans les différentes étapes de linstruction)

26 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 26 Illustration et fondements de la valeur ajoutée de PATRIS - Moins de litiges de longue durée: Gestion de la connaissance centralisée au sein du SPF Fin pour le traitement des désaccords par la possibilité dutiliser lexpérience acquise (dossier de feedback, mise à jour de la BD juridique) afin doptimaliser le traitement des dossiers de désaccord. Proactivité croissante sur le traitement des désaccord => gain de temps => optimalisation du workflow - Des contrôles plus ciblés : PATRIS permettra une augmentation du nombre de contrôles et une amélioration de la qualité des contrôles effectués. Les éléments suivants y contribueront : - Plus de contrôles automatisé (input, validation,…) - Informations plus justes, plus transparentes et plus actuelles disponibles pour le fonctionnaire - Plus grande efficacité des processus tels que les déclarations, le calcul, …permettant un recentrage des moyens injectés vers les activités de contrôle. Ex1: lors de la réclamation des droits de succession, les contrôles seront plus efficaces et les litiges évités grâce à la fiabilité et à la disponibilité des informations centralisées. Meilleure gestion de linformation: - Possibilité de communication améliorée aux différentes organes publics (pex Cour des Comptes, gouvernement): Ex1: Les dossiers de mise en cause de la responsabilité des comptables justiciables de la Cour des comptes seront traités via workflow. Leur constitution aura lieu par extraction automatique du système (dettes prescrites). Les dettes concernées seront immédiatement mises en surséance indéfinie. Le rapport final à la Cour des comptes sera disponible plus rapidement. - Meilleure gestion et allocation des volumes de travail: Ex1: Liste des tâches restant à accomplir dans un certain laps de temps : le chef déquipe A tout moment, un aperçu peut être obtenu du statut dun dossier et des tâches qui doivent encore être accomplies par un membre de léquipe/une équipe/une division déterminée.

27 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 27 Conclusion PATRIS sera une banque de données regroupant toutes les informations patrimoniales (pour lesquelles le SPF Finances est compétent) entourée de plusieurs applications (mettant en œuvre des processus) permettant: - de collecter, de gérer et de mettre à jour et de communiquer toutes les informations relatives au patrimoine dune personne physique ou morale (actif et passif). - dassurer la sécurité juridique des transactions en les conservant.

28 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 28 Conclusion Il ressort dune récente étude (1) dIBM menée en collaboration avec la Robert H. Smith School of Business (University de Mariland, USA) que des investissements en infrastructure IT et en architecture dapplications génèrent une plus-value supérieure à celle découlant dinvestissements dans dautres initiatives. (1): IBM Business Consulting Services en association avec Robert H. Smith School of Business, efficacité opérationnelle et efficacité organisationnelle : comment juger les initiatives de lEtat et du gouvernement local?

29 Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2004 FOD Financiën 29/04/04 29 Conclusion : Ces implémentations conjuguent plusieurs propositions de valeurs Etre plus utile au client et vendre davantage Permettre la collaboration entre équipes fonctionnelles Collaborer pour réduire les temps de cycle et commercialiser plus rapidement les produits Améliorer la précision des données et réduire à un minimum le nombre derreurs Réduire les frais administratifs et limiter la paperasserie Simplifier et standardiser, limiter la complexité Chercher des informations via un seul canal... Pas des milliers de sites Trouver plus rapidement les informations pertinentes Collaborer et tirer des leçons des expériences collectives Communiquer directement, via 1 canal avec beaucoup dimpact Promouvoir une marque, communiquer de manière cohérente Garantir un sentiment plus fort dimplication – Global Glue Exploiter au maximum les anciens investissements en technologie Utiliser linfrastructure commune et réaliser des synergies Consolider lachat de matériel informatique et de logiciels Production de revenus Intégration de la société Efficacité du fonctionne ment Mise au point technologique Amélioration de la productivité


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