11 Sous la responsabilité du CPM (assisté dun expert en passation des marchés): Procédures de revue à priori: revue de supervision, au siège Plans de passation.

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1 11 Sous la responsabilité du CPM (assisté dun expert en passation des marchés): Procédures de revue à priori: revue de supervision, au siège Plans de passation de marchés. Pré-qualification des soumissionnaires. Documents de soumission. Rapports de passation de marchés à mi-parcours. Procédures de revue à postériori: Faisant partie de la revue des DRF Supervision sur le terrain (lors des missions de supervision) Faisant partie de la revue des états des dépenses. Revue de lavancement et des processus dachat (technique, financier/administratif) Identification des problèmes et des contraintes. Coaching du personnel pays et/ou de lUGP. Formulation de recommandations pour une amélioration. Mise en œuvre : Passation des marchés Les différentes procédures de Revue

2 22 I.Revue de la pré-qualification des soumissionnaires Pour des travaux importants/complexes, ou quand on prévoit des économies de temps/dargent => besoin de compétences avérées en achat. A. Avant le lancement des invitations pour la pré-qualification, le FIDA procède à la revue: Du projet de publication et dinvitation; Des projets de rapports (questionnaire de pré-qualification, critères et méthodologie dévaluation). B. Après lévaluation par le Bénéficiaire, le FIDA fait une revue: Du projet de rapport dévaluation; Des compétences des soumissionnaires pré-qualifiés; Des raisons pour lesquelles on exclut un quelconque soumissionnaire de la pré-qualification. Mise en œuvre : Passation de marchés Procédures de revue préalable (1) (voir étape 1 & tableaux récapitulatifs)

3 33 II. Revue des acquisitions de biens et travaux. A. Avant de lancer le Dossier dAppel dOffres (DAO), le FIDA procède à la revue de: La conformité des achats aux règles/procédures applicables, au PTBA/PPM approuvés & à la disponibilité des ressources financières Des projets de DAO (invitations à soumissionner, instructions, spécifications techniques, critères dévaluation, condition du contrat) De la proposition de composition du comité dévaluation des soumissions (pour commentaires). B. Après lévaluation par le bénéficiaire des soumissions, le FIDA procède à la revue: Des procès verbaux du dépouillement public; Du rapport dévaluation des soumissions (évaluation, comparaison des soumissions et soumission recommandée); Des preuves des évaluations individuelles effectuées par chaque membre du comité; et, Du projet de contrat. Mise en œuvre : Passation des marchés Procédures de revue préalable (2)

4 44 III. Revue des étapes de sélection de services de consultants A. Avant lAvis de Manifestation dIntérêt (AMI), le FIDA : Procède à la revue de la conformité avec les procédures/règles applicables, le PTBA/PPM approuvés, & la disponibilité des ressources financières. Procède à la revue des méthode de sélection, termes de référence, critères dévaluation, liste restreinte des consultants, lévaluation des coûts, et conditions contractuelles. B. Après lévaluation par le bénéficiaire des propositions techniques, le FIDA procède à la revue: De lévaluation technique, la description du processus, le résumé de notation des propositions, et la soumission recommandée. De la notation/classement pour chaque critère dévaluation. De la notation par chaque membre du comité dévaluation De la copie des propositions, si elle est demandée par le FIDA. Mise en œuvre : Passation des marchés Procédures de revue préalable (3)

5 55 IV. Revue des méthodes de sélections de consultants : Fonction de la qualité et du coût (SFQC); Fonction cadre dun budget déterminé (SCBD); Sélection en fonction du Moindre Cout (SMC) A. Après lévaluation par le Bénéficiaire des propositions financières, le FIDA procède à la revue: Des minutes du dépouillement public; Du compte rendu des ajustements de prix effectués et de la détermination du prix après évaluation; Du rapport dévaluation final & de la soumission recommandée. => Cette étape de la revue nest pas applicable pour la sélection basée sur la qualité, celle basée sur les qualifications des consultants, celle à source unique, ou celle dun seul consultant. Dans tous les cas, le FIDA procède à la revue et appose sa non objection au projet de contrat négocié. Mise en œuvre : Passation des marchés Procédures de revue préalable (4)

6 66 Mise en œuvre : Passations des marchés Exemple de notations pour évaluer un consultant CRITERES DEVALUATION: POINTS DE NOTATION (indicatif) Expérience spécifique des consultants/cabinets5 – 10 pts Méthodologie20 – 50 pts Personnel clé (adéquation qualifications /tâches à accomplir) 30 – 60 pts Transfert de savoirs0 – 10 pts Participation des ressortissants du pays0 – 10 pts TOTAL 100 pts – Division possible en sous-critères, mais mieux vaut se limiter à lessentiel – Importante de la méthodologie proposée – Pour la formation – forte notation pour le personnel majeur – Les points de la notation peuvent être ajustés en fonction des circonstances spécifiques.

7 77 Au siège: Revue après sélection des méthodes dacquisitions comme faisant partie du processus dapprobation des demandes de retrait. Les documents soumis par lUGP doivent comprendre les documents de soumission, Les rapports dévaluation, les soumissions recommandées, les contrats signés et la fiche de contrats mise à jour. Le FIDA procède à la revue de la conformité des achats avec les règles/procédures applicables, les objectifs du projet, le PTBA/PPM approuvé et la disponibilité des ressources financières. Mise en œuvre : Passation des marchés Procédures de revue à posteriori (1)

8 88 Mise en œuvre : Passation des marchés Procédures de revue à posteriori (2) Lors des missions de supervision du FIDA: Revue après sélection, des étapes sur la base de la sélection dun échantillon de transactions. LUGP met à la disposition de léquipe de supervision et de revue tous les dossiers dachat et de paiement, du registre des contrats mis à jour et des formulaires individuels de suivi des contrats. La mission de supervision et de revue se concentre sur la conformité des achats aux règles et procédures applicables, au PTBA et PPM et à la disponibilité des ressources financières. Au siège, les non objections sont données sur la base des informations envoyées par le projet. Si durant la supervision, on constate un manquement aux procédures, la non objection est annulée rétroactivement

9 99 Mise en œuvre : Passation des marchés Procédures de revue à posteriori (3) La mission de supervision du FIDA soccupe également de: Lévaluation des avancements notés sur les plans physique et financier des étapes de la passation et de la qualité dexécution (à travers des visites de terrain pour les travaux, la revue des rapports des consultants et des formulaires de suivi des contrats, etc.). Lidentification des problèmes et contraintes liés aux achats;

10 10 Mise en œuvre : Passation des marchés Procédures de revue à posteriori (3) La mission de supervision du FIDA soccupe également de: Linformation/coaching du Bénéficiaire et/ou du personnel de lUGP sur les questions liées aux achats; La formulation de recommandations pour une amélioration des performances du projet (ex: formation du personnel, mise en service des missions de supervision, rationalisation du déroulement des opérations,…).

11 11 Mise en œuvre : Passation des marchés Causes des retards dans les acquisitions (1) Absence de plan dachat ou plan dachat inadéquat/incomplet PTBA mal conçu et/ou irréaliste Termes de références ou documents imprécis & ambigus par rapport à la méthodologie dévaluation & des critères de sélection; Absence de confidentialité à différents niveaux du processus dévaluation des soumissions et/ou de la sélection de la soumission recommandée Non justification du rejet de soumissions ou de la non sélection dune soumission compétitive Interférences administratives & politiques dans le processus dacquisition Corruption, fraude, conflits dintérêt et infraction aux règles de passation des marchés

12 12 Mise en œuvre : Passation des marchés Causes des retards dans les acquisitions (2) Faible qualification des membres du comité dévaluation Manque de capacités en passation des marchés au niveau et/ou du projet Compréhension limitée des procédures du FIDA au niveau du Bénéficiaire et/ou du projet Confusion entre les procédures en vigueur au pays et les directives/procédures du FIDA Procédures et bureaucratie « lourdes » à propos des documents dachat au niveau du Bénéficiaire. Retards considérables avant la délivrance par le FIDA de lavis de non objection Long temps de réponse du FIDA après demande de renseignement de lUGP

13 13 Mise en œuvre : Passation des marchés Suivi des acquisitions Plusieurs documents sources pour le suivi des acquisitions... Le PTBA, le PPM et le registre des contrats mis à jour Les résultats des revues à priori et des revues à posteriori Les rapports des missions de supervision et/ou de suivi Le rapport de revue à mi-parcours Les rapports daudit Sur la base de ces documents, assurer le suivi des questions et problèmes identifiés.

14 14 Mise en œuvre : Passation des marchés Les acquisitions en période de clôture du projet Pour sassurer que tous les biens sont livrés/les travaux réalisés/les services rendus avant la date dachèvement du projet: Procéder à une revue et un suivi rapprochés du plan dachat final et du rapport à mi-parcours durant la dernière année du projet Prendre des mesures visant à faciliter la fin de lexécution physique des contrats Annuler les contrats ne pouvant pas être exécutés avant la date dachèvement

15 15 Mise en œuvre : Passation des marchés Les acquisitions en période de clôture du projet(suite) Sassurer que seuls les contrats exécutés avant la date dachèvement sont payés Sassurer que les dossiers dachat ont été traités et obtenir du projet les documents manquants Dresser un rapport sur les leçons tirées et formuler des recommandations pour des projets futurs.