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1 Quelques enseignements de la démarche qualité implantée à lUniversité catholique de Louvain Université catholique de Louvain.

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1 1 Quelques enseignements de la démarche qualité implantée à lUniversité catholique de Louvain Université catholique de Louvain

2 2 Lanalyse portera sur trois domaines La démarche qualité dans lAdministration centrale de lUniversité Le système de management environnemental développé au sein de linstitution Lévaluation des enseignements

3 3 La démarche qualité dans lAdministration centrale Lobjectif poursuivi est daméliorer ladéquation entre les activités réalisées et les objectifs poursuivis et éliminer les dysfonctionnements pour ouvrir des possibilités de développement et dévolution.

4 4 La démarche qualité est décrite de la façon suivante La démarche qualité nest pas quelque chose qui vient en plus, elle doit inspirer et soutenir lensemble des activités de linstitution. Le développement de cette culture doit se faire au niveau de chaque individu à lintérieur des structures. La volonté de changement qui en résulte est soutenue par tous et est donc facteur damélioration.

5 5 Ses moteurs sont notamment :.La mise en place dobjectifs qui donnent du sens.Le souci de lutilisateur interne et externe.La participation de tous.Lengagement des « chefs ».La valorisation des ressources humaines.Lévaluation de la qualité sur base dindicateurs reconnus, la référence à des standards extérieurs (benchmarking)

6 6 Il sagit de structurer et renforcer les initiatives existantes en un processus institutionnel d amélioration de la qualité des services offerts par l Administration (centrale) de lUCL

7 7 Les conditions de succès de la mise en place dune démarche qualité Besoin, volonté, possibilité de changement Les leviers de la qualité Le diagnostic qualité Mise en place du processus et méthode Coordination du processus Eviter lessoufflement

8 8 1. Sentiment d urgence... Besoin de changement Volonté de changement Possibilité de changement …ressenti par la direction et partagé par le personnel

9 9 2. Les leviers de la qualité La qualité totale est supérieure à la « somme » des 3 qualités Qualité de vie Personnel Qualité des produits Usagers Qualité du rendement Contribuable Environnement Partenaires La triade de la qualité totale dans les services publics, J. Kélada

10 10 2. Les leviers de la qualité 1. Objectifs 2. Méthodes – Processus 3. Résultats – Produit 4. Evaluation

11 11 1. Objectifs Missions de l UCL Plan de AC Utilisateurs Ajustement Dialectique Priorités Anticipation 2. Méthodes - Processus Compréhension globale des processus par les acteurs Intégration des processus-réponse à une demande globale Travail en équipe - Polyvalence Clarté des responsabilités - Chef d orchestre Productivité - utilisation optimale des ressources Compétences - expertise technique -rigueur Motivation - disponibilité - souplesse Environnement de travail Qualité des opérateurs : information et formation Continuité du processus Définition Compréhension Adhésion 3. Résultats - Produit Délai, rigueur Cohérence de la réponse Objectivation Fiabilité/Constance Qualités formelles 4. Evaluation Souplesse-adaptabilité Possibilités d adaptation en cours de projet Recul Adéquation produit/demande Conformité aux objectifs Comité de suivi du Projet de l Administration centrale : La démarche qualité - 15 mars 2001 Identification Attentes Satisfaction

12 12 3. Le diagnostic qualité Le projet de l administration centrale Fluctuat ut ne mergatur

13 13 4. Mise en place du processus Progressive et parallèle Au sein des services Dans les groupes transversaux Dans le développement des projets prioritaires transversaux

14 14 1. Choix dun projet, dune activité, dune mission ou dun mode de fonctionnement à améliorer 2. Mise en place d un groupe qualité et désignation d un responsable qualité 3. Définition des critères de qualité et diagnostic 4. Support méthodologique 5. Bilan de fin d année (EPP) La méthode

15 15 5. La structure de coordination du processus qualité CoAdmi Comité de suivi Expert interne FORM AUD Responsables qualité Administrations et Services Groupes Transversaux directeurs Administrateur Général Groupes qualité des Administrations et service et des groupes transversaux Groupe de coordination Responsables qualité = Comité directeur = Comité de pilotage Coordinateur qualité Projets prioritaires

16 16 De la théorie à la pratique Des réunions de service ont été organisées pour préciser les objectifs à poursuivre en adéquation avec la politique de lInstitution

17 17 Des analyses de processus ont permis daméliorer les procédures et déviter doubles- emplois et dysfonctionnements Ex. - inscriptions étudiantes - engagement et suivi des diverses catégories de personnel

18 18 Des réorganisations et rationalisations importantes ont été entreprises au sein de lUniversité Ex. 1. Création dune administration du patrimoine immobilier et des infrastructures par fusion dentités existantes 2. Réorganisation de ladministration financière 3. Intégration d « entités associées » à des administrations existantes (éviter électrons libres) 4. Refonte du système général dinformation

19 19 Généralisation de lentretien professionnel périodique (EPP) Adaptation de la politique de formation aux besoins du personnel Publication de fiches « Vector », sur les projets et les bonnes pratiques

20 20 La mise en place dun système de management environnemental Une Commission de lenvironnement et du développement durable a été créée et vise notamment à implanter un système de management environnemental permettant une certification ISO

21 21 Avantages pour lUCL Cohérence Image de marque Concurrence Marchés publics Economies

22 22 Réalisations Deux personnes sont dédicacées au projet –« Responsable énergie » pour mise en œuvre dune politique rationnelle des énergies –« Responsable ISO » Quatre bâtiments sont prioritairement proposés, couvrant 4 secteurs types de luniversité –Sciences exactes –Sciences humaines –Services techniques –Administration

23 23 Estimation des économies récurrentes si objectifs rencontrés Gestion améliorée de léclairage et des ordinateurs Ex. 1 bâtiment : /an Consommation électricité réduite par actions de sensibilisation du personnel : /an Economies chauffage par occupation rationnelle et optimalisation utilisation équipements HVAC : /an

24 24 Lévaluation des enseignements et des programmes Depuis 1980, une politique dévaluation des enseignements et des programmes a été mise en place. Elle a été réaffirmée en En 2004, lUCL a donné une impulsion institutionnelle en matière dévaluation interne des programmes : « tous les nouveaux programmes sont à évaluer au terme de leurs trois premières années dexistence. »

25 25 Pourquoi évaluer ? Une exigence européenne Réforme de Bologne : processus dassurance-qualité Enquête EUA ( ) : visite de 62 universités Toutes ont des procédures dévaluation de la qualité de lenseignement 1/3 ont des procédures dévaluation de la qualité de la recherche 1/6 ont des procédures dévaluation de la qualité de ladministration et des services Une volonté politique Politique de la formation et de lenseignement au sein de lUCL

26 26 La procédure prévoit une évaluation de base suivie, si nécessaire, dune évaluation approfondie. Dans cette logique, lévaluation de base des nouveaux programmes du baccalauréat sera réalisée après 3 ans de fonctionnement. Lensemble des résultats des évaluations est repris dans le dossier pédagogique de lenseignant qui est tenu à jour en Faculté et que tout enseignant peut consulter et compléter.

27 27 Pourquoi redessiner une politique dévaluation des enseignements et des programmes ? Laccélération des réformes structurelles (Bologne) et pédagogiques (Gérer sa formation) nécessite une mise en question des innovations introduites

28 28 Plus globalement, le grand mouvement dharmonisation européenne conduit notre université à prolonger son ouverture sur le monde mais la plonge également dans la concurrence. Dans le contexte des universités du 21ème siècle, lassurance qualité et les démarches qui laccompagnent sont devenues des éléments stratégiques pour le positionnement international de chaque institution.

29 29 Principes guidant la politique dévaluation des enseignements Principe 1 A lUCL, le processus institutionnel dévaluation des enseignements et des programmes a pour objectif prioritaire daméliorer la qualité de lenseignement et de la formation. Cet objectif sappuie également sur lévaluation des compétences pédagogiques des enseignants dans leur fonction denseignement et la valorisation de ces compétences pédagogiques.

30 30 Principe 2 A lUCL, lévaluation des enseignements et des programmes est indissociable de son suivi et inscrite au centre du processus décisionnel. Principe 3 A lUCL, lévaluation des enseignements et des programmes est une double responsabilité, à la fois locale et centrale. Les cultures locales participent à une culture UCL de lévaluation. Principe 4 A lUCL, lévaluation des enseignements et des programmes est un processus transparent et collégial qui garantit la visibilité des procédures de suivi.

31 31 Principe 5 A lUCL, lévaluation des enseignements et des programmes est un processus qui lui-même fait lobjet dune évaluation et dajustements pour mieux rencontrer les objectifs énoncés. Principe 6 A lUCL, lévaluation des enseignements et des programmes est planifiée en deux étapes. Une première étape est une procédure de base. Cette étape est complétée, si nécessaire, par une procédure approfondie dévaluation des enseignements ou des programmes.

32 32 Principe 7 A lUCL, lévaluation des enseignements associe les perceptions des étudians recueillies au moyen de questionnaires (EEEQ) et les commentaires des enseignants concernés. Principe 8 A lUCL, les évaluations des enseignements et des programmes sont articulées. Ainsi, la synthèse des EEEQ et son analyse collégiale (comités dannée, commissions de programmes…) est un élément crucial de lévaluation des programmes.

33 33 Mise en oeuvre Mise en œuvre 1 Le Doyen est responsable de lévaluation des enseignements et de ses suivis. Il peut en déléguer lorganisation. Le Conseil académique est responsable de lévaluation des programmes et de ses suivis. Il peut en déléguer lorganisation au CEFO ou à une cellule dappui à lEPP dont ce serait une des missions.

34 34 Mise en œuvre 2 Chaque année, un des membres du Conseil rectoral (dans la structure actuelle, il sagit du Prorecteur à la formation et à lenseignement) rappelle aux doyens leurs obligations en ce domaine. Il propose lappui logistique et pédagogique dune cellule centrale dappui à lEEP dont ce serait une des missions.

35 35 Mise en œuvre 3 Créer une cellule centrale dappui à lensemble du processus dévaluation des enseignements et des programmes. Cette cellule est placée sous la responsabilité dun des membres du Conseil rectoral (dans la situation actuelle, il sagit du Prorecteur à la formation et à lenseignement).

36 36 Les missions de cette cellule sont : 1.Le support à lévaluation des enseignements et des programmes (EEP) 2.Le dialogue entre le niveau « local » et « central » de lévaluation 3.La gestion administrative des dossiers pédagogiques des enseignants 4.Lévaluation du système dEEP de lUCL et réajustement de ce système 5.Le soutien aux facultés dans les évaluations demandées par lagence qualité 6.La formation nécessaire des responsables locaux (doyens, responsables de commission dattribution et de promotion)

37 37 Mise en œuvre 4 A lUCL, les EEEQ associées aux commentaires des enseignants concernés sont les éléments minimum imposés pour lévaluation des enseignements. Pour les évaluations de programmes, les éléments sont a)Les effectifs étudiants b)Le taux de réussite et de diplômation c)Lestimation des coûts et des bénéfices (ou retours) du programme d)Une synthèse des évaluations des enseignements ainsi que les commentaires des gestionnaires du programme et lavis du CFO.


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