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Guide de l’Animation Visuelle des Analyses de Risques Hygiène Produit Santé – Sécurité au travail Environnement Qualité.

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1 Guide de l’Animation Visuelle des Analyses de Risques Hygiène Produit Santé – Sécurité au travail Environnement Qualité

2 Contenu du Kit « Chasse aux risques »  Guide de l’Animation Visuelle aux Analyses de Risques (PowerPoint)  Formalisation analyses de risques (Excel)  Document à imprimer – format paysage A3 (PowerPoint)  Document à imprimer – format portrait A3 (PowerPoint)  Document à imprimer – format paysage A4 (PowerPoint)  Document à imprimer – format portrait A4 (PowerPoint)

3 Sommaire  Intro.Fondamentaux d’un chantier Animation du chantier  Etape 1Préparation  Etape 2Formation DEFI QHSE  Etape 3Lancement du chantier  Etape 4« Chasse aux risques »  Etape 5 Clôture du chantier  Etape 6 Phase de synthèse

4 Intro: Fondamentaux d’un chantier Hygiène Produit Santé – Sécurité au travail Environnement Qualité

5  Des chantiers courts avec officialisation systématique de la fin de chantier Les fondamentaux d’un chantier

6  Une équipe de pilotage Pilote Copilote Sponsor n Valider (cadrage, plan actions,…) n Encourager (évaluation du chantier,…) n Expliquer (lancement du chantier, réunion clôture…) n Féliciter (réunion clôture,…) n Mettre à jour n Animer n Préparer n Mobiliser n Reporter n Entraîner n Adjoint n Double Les fondamentaux d’un chantier

7 Cadrage du chantier:  Périmètre, Participants  Objectifs  Planning de travail Préparation de l’organisation:  Tableau d’animation  Modalités d’animation  Organisation de la journée de formation DEFI QHSE Formation DEFI QHSE Réunion d ’ouverture Présentation:  du sujet  des objectifs  du planning  de la méthode travail Réunion de clôture Bilan:  Atteinte des objectifs  Évaluation du chantier + / -  Capitalisation  « Reconnaissance » Réunion Hebdo  Information sur l’avancement du plan d’actions  Formalisation Phase de préparation Chantier Phase de Synthèse  Un rythme cadencé

8 Sommaire  Intro.Fondamentaux d’un chantier Animation du chantier  Etape 1Préparation  Etape 2Formation DEFI QHSE  Etape 3Lancement du chantier  Etape 4« Chasse aux risques »  Etape 5 Clôture du chantier  Etape 6 Phase de synthèse

9 Intro: Animation du chantier Hygiène Produit Santé – Sécurité au travail Environnement Qualité

10 Animation du chantier  Tableau d’animation  Rituel: la réunion d’équipe  Evaluation  Formalisation

11 Animation du chantier Tableau d’animation Progrès Objectifs Outils Equipe + Règles Animateur + Rituel Evaluation + Formalisation

12 Tableau d’animation  Son articulation CRITERES DE COTATION « CHASSE AUX RISQUES » DANGERS & RISQUES QUELQUES OUTILS OBJECTIFS EQUIPE DIAGRAMME TABLEAU DE CHASSE PLAN D’ACTIONS INDICATEUR OutilsPérimètreRésultats

13 Tableau d’animation  Son articulation OBJECTIFS EQUIPE DIAGRAMME Périmètre Spécifier les objectifs du chantier Décrire la composition de l’équipe Identifier les flux de produits, de personnes, de déchets Sur la base d’un plan du site, dessiner le diagramme des étapes de fabrication

14 Tableau d’animation  Son articulation CRITERES DE COTATION « CHASSE AUX RISQUES » DANGERS & RISQUES QUELQUES OUTILS Outils Nature de dangers (différente pour chaque analyse) Critères QHSE de cotation (différents pour chaque analyse) Outils permettant d’aider à l’identification des causes (5 M) et à circonstancier la situation dangereuse (QQOQCCP)

15 Tableau d’animation  Son articulation Ouverture: Clôture : Prochaine réunion: TABLEAU DE CHASSE PLAN D’ACTIONS INDICATEUR Résultats Rappel du type d’analyse en cours Le plan d’actions (feuille A4 maintenue par des anneaux de classeur par exemple) Les fiches de risques à traiter ou traitées Indicateur de suivi du chantier Rappel du planning chantier (début/fin) et de la prochaine réunion

16  Exemple de réalisation Tableau d’animation

17  Le Tableau de chasse: Comment utiliser cette rubrique ? o Le tableau de chasse permet de mémoriser les situations dangereuses identifiées, de coter leur niveau de risque, de recenser les propositions d’actions visant à maîtriser et/ou à réduire les risques, o Chacun (personnel de l'espace, personnel d'autres services, visiteurs, etc) peut être amené à rédiger des fiches de risques, o Si la fiche émise concerne une autre famille de risques (ex: risque environnement alors que le chantier est un chantier santé/sécurité), le pilote classe la fiche de risque pour la ressortir lors du chantier approprié ou la traiter ultérieurement de façon individualisée en tenant informé l’émetteur de la fiche, si aucun chantier n’est prévu à brève échéance, o Tout en conservant sa lisibilité, maintenir sur le tableau de chasse des fiches traitées (gommette verte), pour susciter d’autres idées de la part des membres de l’équipe.

18 Tableau d’animation  Tableau de chasse: Comment remplir les fiches de risques? o 5 à 15 mots (il faut aller à l'essentiel) o Mettre la date (cela permet de faire un suivi) o Mettre son nom ou ses initiales (si il y a un problème de compréhension, l’animateur peut revenir voir l’auteur) o L'aurtograffe ! (Ce n'est pas l’essentiel) o Une seule idée par fiche

19  Tableau de chasse: Comment remplir les fiches de risques? Tableau d’animation Identifier le lieu et l’activité correspondante à la situation dangereuse identifiée Mettre la date et les initiales Cocher le risque étudié Permet au sous groupe d’identifier d’autres natures de risque durant un chantier Par exemple lors de l’analyse Hygiène produit, le sous groupe peut identifier un risque SST Décrire la nature du risque (cf Dangers et risques QHSE) et le décrire Par exemple : Nature du risque : chimique Situation dangereuse : excès de détergent Répondre aux questions pour préciser les circonstances Identifier les causes du risque en cochant Proposer une évaluation du risque Proposer une/des action(s) de surveillance / corrective(s) / préventive(s) Numérotation attribuée par l’animateur après validation de la fiche

20  Liens entre les Outils figurant sur le tableau et la Fiche de risque Tableau d’animation Source d’inspiration

21 Logique d’identification des situations dangereuses Activité Cible Situation dangereuse Evénement(s) dangereux Dommage Impact 5M QQOQCCP Phénomène dangereux Mise en carton Personnel Lombalgie Chute de plain pied Sol humide suite à lavage Revêtement de sol usé Sol glissant

22 Tableau d’animation  Tableau de chasse: Pourquoi remplir des fiches de risques? o Mémoriser (« les paroles s'envolent, les écrits restent. ») o Éclaircir (le fait d'écrire permet d ’être clair et concret dans la description.) o Partager (on ne travaille pas tous aux mêmes horaires - la lecture d'une idée peut en faire naître une autre !) o Gérer (classer, ordonner par thème, date, …)

23  Plan d’actions: Comment définir une action? Une action n’est pas : à recommencer régulièrement (Ex: nettoyer les machines,…). un mini projet. une longue étude. Une action : commence par verbe d’action est précise, une personne peut la prendre en charge. est ponctuelle, courte et non répétitive. est réalisable en moins de quelques semaines. Tableau d’animation La proposition d’action: :‘mettre en place un escabeau pour accéder au stock” peut engendrer les 3 actions suivantes : -Trouver le bon modèle possible d’escabeau pour le stock -Passer commande de l’escabeau pour le stock -Installer et identifier l’escabeau Exemple : Action clôturée Action en retard En cours Action annulée

24 Animation du chantier  Tableau d’animation  Rituel: la réunion d’équipe  Evaluation  Formalisation

25 La réunion d’équipe  Durée: 20 à 30 minutes au maximum  Fréquence: hebdomadaire au minimum  Lieu: debout, devant le tableau  Animateur: pilote et/ou le copilote  Ordre du jour: o Point sur le « Tableau de chasse » o Sélection de fiches et validation de la cotation o Décision des actions à lancer o Mobilisation de l’équipe sur les natures de risques peu travaillées

26 La réunion d’équipe  Avant la réunion, l'animateur doit: o Lire les nouvelles fiches du « Tableau de chasse », o Identifier les natures de risques peu citées, o Se remettre en mémoire les actions en cours et aller voir les responsables d ’actions si besoin.  Pendant la réunion, avec l’aide de l’animateur, l’équipe doit: o Valider les fiches de risques émises depuis la dernière réunion, o Définir les actions à lancer, o Faire un point d’avancement sur les actions terminées ou en cours : rapide commentaire de quelques actions par les responsables eux- mêmes, o Se remobiliser sur les natures de risques peu travaillées.

27 La réunion d’équipe  Pendant la réunion: Comment l’animateur doit se comporter ? o Etre à l’écoute Ecouter les autres, S'assurer de la participation de chacun, S'exprimer en dernier, Adopter une attitude positive, Valoriser le travail réalisé, Reformuler pour aider à trouver les causes racines, o Avoir de l’assurance devant le groupe Se sentir à l’aise, Regarder dans les yeux son public, Rester naturel, optimiste…, Se tenir tourné vers l'équipe, S’appuyer sur le tableau d’animation

28 La réunion d’équipe  Pendant la réunion: Comment l’animateur doit se comporter ? o Rythmer la réunion Etre très factuel et concret (ne pas se retrancher derrière des généralités), Rester centré sur le sujet, A la fin de la réunion rappeler la date de la prochaine réunion et remercier l'équipe, o Être capable de réagir à des situations imprévues Ne pas avoir de préjugés sur les comportements, Ne pas se laisser aller à des réactions émotionnelles et/ou passionnelles, Être constamment attentif, souple, Chercher les causes de chaque situation, Ne pas « braquer » les participants, Si un point difficile apparaît, proposer à la personne de la revoir après la séance. De même pour un débat hors sujet, ou trop long.

29  les 20 premières secondes pendant lesquelles le participant « juge » son interlocuteur et inversement,  les 20 premiers mots que prononce l’animateur pour se présenter, présenter le projet, l’objet de la réunion…  les 20 premiers gestes qu’il effectue  les 20 premières expressions sourire, amabilité, ton… La réunion d’équipe Ne pas oublier :

30 La réunion d’équipe  Après la réunion, l'animateur doit: o Placer une gommette verte sur les fiches traitées, o Retirer les fiches de risques ne méritant plus de figurer sur le tableau de chasse, o Laisser les fiches de risques non traitées ainsi que certaines fiches de risques traitées pouvant susciter de nouvelles idées, o Finir de mettre à jour le plan d’actions, o Placer les gommettes de couleur sur le plan d’actions, o Mettre à jour le graphique : nb de fiches émises, nb d’actions proposées, nb actions réalisées.

31 Animation du chantier  Tableau d’animation  Rituel: la réunion d’équipe  Evaluation  Formalisation

32  Durée: 30 min  Fréquence: 1 avant le lancement + 2 en cours de chantier  Quand: pendant une réunion d’équipe  Lieu: tableau d’animation + zone chantier  Evaluateur: sponsor ou copilote ou personne d'un autre service ou consultant externe  Objectifs: o Donner un cadre de référence pour maintenir une cohérence o Maintenir le niveau d’exigence o Faire monter en compétence les équipes et les managers o Assurer la cadence du chantier L’évaluation du chantier

33 Animation du chantier  Tableau d’animation  Rituel: la réunion d’équipe  Evaluation  Formalisation

34 Formalisation CADRAGE PLANNING DESCRIPTIF PRODUIT DIAGRAMME EQUIPE INDICATEURS PLAN ACTIONS IDENTIFICATION DANGERS /EVALUATION RISQUES

35 Sommaire  Intro.Fondamentaux d’un chantier Animation du chantier  Etape 1Préparation  Etape 2Formation DEFI QHSE  Etape 3Lancement du chantier  Etape 4« Chasse aux risques »  Etape 5 Clôture du chantier  Etape 6 Phase de synthèse

36 Etape 1: Préparation Hygiène Produit Santé – Sécurité au travail Environnement Qualité

37 Etape 1: Préparation Cadrage du chantier:  Périmètre, Participants  Objectifs  Planning de travail Préparation de l’organisation:  Tableau d’animation  Modalités d’animation  Organisation de la journée de formation DEFI QHSE Formation DEFI QHSE Réunion d ’ouverture Présentation:  du sujet  des objectifs  du planning  de la méthode travail Réunion de clôture Bilan:  Atteinte des objectifs  Évaluation du chantier + / -  Capitalisation  « Reconnaissance » Réunion Hebdo  Information sur l’avancement du plan d’actions  Formalisation Phase de préparation Chantier Phase de Synthèse  Un rythme cadencé

38 Etape 1: Préparation  Découvrir le Guide de l’animation,  Renseigner la fiche de cadrage, o Objectifs, o Périmètre, o Equipe de pilotage, o Organisation réunions d’équipe, o Planification de la journée de formation DEFI QHSE et de la réunion de lancement du chantier, o Définition de la date de début et de fin du chantier.  Visiter sur le terrain le périmètre du chantier,  Ajuster la fiche de cadrage,  Valider la fiche de cadrage avec le Sponsor,

39 Etape 1: Préparation  Renseigner le planning du chantier  Fixer les dates clés (formation, lancement, fin de chantier)  Bloquer les dates de rencontre pour l’accompagnement  Construire le diagramme de fabrication (format A2): étapes de fabrication, les flux de personnes, de produits, de déchets, o L’idéal est de prendre en fond de diagramme le plan du site et de « patafixer » les activités correspondantes à chaque zone, o Attention : la liste proposée en support n'est pas une liste exhaustive des activités : vous pouvez les modifier, en créer de nouvelles en fonction de l'organisation de votre centre de conditionnement.

40 Etape 1: Préparation  Identifier l’équipe chantier,  Répartir par binôme/trinôme l’équipe chantier sur le diagramme de fabrication,  Décrire le produit (HACCP uniquement),  Passer en revue le fichier des « Documents à imprimer - format paysage» et « Documents à imprimer – format portrait » pour éventuellement adapter certains documents (ex: objectifs, étapes,….)

41 Etape 1: Préparation  Construire le tableau d’animation o 3 panneaux ( 3 X Carton Plume - 70x100mm) o Patafix – Colle – Scotch – Scotch double face o Paire de ciseaux o ½ classeur ou anneaux de classeur o Pochettes transparentes o Feuille VELEDA o Gommettes de couleur 8mm (jaune – verte – bleue – rouge) o Titres, documents plastifiés o Boîte fixée au panneau contenant stylos, fiches de risques, Patafix (ex: boîte vide de stylos bille)

42 Sommaire  Intro.Fondamentaux d’un chantier Animation du chantier  Etape 1Préparation  Etape 2Formation DEFI QHSE  Etape 3Lancement du chantier  Etape 4« Chasse aux risques »  Etape 5 Clôture du chantier  Etape 6 Phase de synthèse

43 Etape 2: Formation DEFI QHSE Hygiène Produit Santé – Sécurité au travail Environnement Qualité

44 Etape 2: Formation DEFI QHSE Cadrage du chantier:  Périmètre, Participants  Objectifs  Planning de travail Préparation de l’organisation:  Tableau d’animation  Modalités d’animation  Organisation de la journée de formation DEFI QHSE Formation DEFI QHSE Réunion d ’ouverture Présentation:  du sujet  des objectifs  du planning  de la méthode travail Réunion de clôture Bilan:  Atteinte des objectifs  Évaluation du chantier + / -  Capitalisation  « Reconnaissance » Réunion Hebdo  Information sur l’avancement du plan d’actions  Formalisation Phase de préparation Chantier Phase de Synthèse  Un rythme cadencé

45  Durée : 4h00  Lieu: salle (vidéoprojecteur + table pour les plateaux de jeu)  Animateur: Responsable QHSE et/ou Formateur externe  Qui ?: Ensemble de l’équipe chantier (fractionnement possible en plusieurs sessions)  Contenu: o 1h de pré-formation autour des risques : vocabulaires, notions générales o 3h de jeu pédagogique Quiz photos: conforme/non conforme Questions autour d’états de faits et de questions générales (les incollables) Quiz Vrai/Faux de fin de formation Etape 2: Formation DEFI QHSE

46 Etape 3: Lancement du chantier Hygiène Produit Santé – Sécurité au travail Environnement Qualité

47 Sommaire  Intro.Fondamentaux d’un chantier Animation du chantier  Etape 1Préparation  Etape 2Formation DEFI QHSE  Etape 3Lancement du chantier  Etape 4« Chasse aux risques »  Etape 5 Clôture du chantier  Etape 6 Phase de synthèse

48 Etape 3: Lancement du chantier Cadrage du chantier:  Périmètre, Participants  Objectifs  Planning de travail Préparation de l’organisation:  Tableau d’animation  Modalités d’animation  Organisation de la journée de formation DEFI QHSE Formation DEFI QHSE Réunion d ’ouverture Présentation:  du sujet  des objectifs  du planning  de la méthode travail Réunion de clôture Bilan:  Atteinte des objectifs  Évaluation du chantier + / -  Capitalisation  « Reconnaissance » Réunion Hebdo  Information sur l’avancement du plan d’actions  Formalisation Phase de préparation Chantier Phase de Synthèse  Un rythme cadencé

49 Etape 3: Lancement du chantier  Durée : 30 à 45 min  Lieu: salle (vidéoprojecteur) et tableau d’animation  Animateur: Sponsor et Pilote  Qui ?: Ensemble de l’équipe chantier (fractionnement possible en plusieurs sessions)  Quand ?: A la suite de la formation DEFI QHSE  Objectifs: o Lancer officiellement le démarrage du chantier, o Faire comprendre l’intérêt du chantier: expliquer la situation de départ, expliquer les objectifs fixés, o Monter en conviction les participants, o Ecouter et répondre aux craintes, doutes, …, o Rassurer.

50 Etape 3: Lancement du chantier  Déroulement o Présenter les objectifs du chantier (sponsor) o Expliquer le principe du chantier: Date de début, date de fin, Tableau animation, Réunion d’équipe, Règles de vie. o Présenter chaque partie et chaque élément du tableau o Expliquer le principe d’utilisation des fiches de risques o Déclarer l’ouverture de la chasse aux risques et faire faire une "battue" pendant 20 minutes, o Prendre quelques fiches renseignées pour ré-expliquer certains points de la méthodologie, o Encourager à émettre des fiches, o Rappeler le jour et l’heure de la prochaine réunion d’équipe

51 Etape 3: Lancement du chantier  Règles de vie pendant la réunion d’équipe o Etre à l’heure à la réunion, o Couper les téléphones, o Eviter les discussions parasites, o Ne pas couper la parole, o Ne pas s’absenter pendant la réunion.

52 Etape 4: Chasse aux risques Hygiène Produit Santé – Sécurité au travail Environnement Qualité

53 Sommaire  Intro.Fondamentaux d’un chantier Animation du chantier  Etape 1Préparation  Etape 2Formation DEFI QHSE  Etape 3Lancement du chantier  Etape 4« Chasse aux risques »  Etape 5 Clôture du chantier  Etape 6 Phase de synthèse

54 Etape 4: Chasse aux risques Cadrage du chantier:  Périmètre, Participants  Objectifs  Planning de travail Préparation de l’organisation:  Tableau d’animation  Modalités d’animation  Organisation de la journée de formation DEFI QHSE Formation DEFI QHSE Réunion d ’ouverture Présentation:  du sujet  des objectifs  du planning  de la méthode travail Réunion de clôture Bilan:  Atteinte des objectifs  Évaluation du chantier + / -  Capitalisation  « Reconnaissance » Réunion Hebdo  Information sur l’avancement du plan d’actions  Formalisation Phase de préparation Chantier Phase de Synthèse  Un rythme cadencé

55  Entre les réunions d’équipes, les membres de l’équipe renseignent des fiches de risques,  Pour dynamiser le travail d’équipe: o Utiliser l’indicateur de suivi, o S’assurer de la remontée de fiches de risques pour chaque nature de risques (cf. Tableau Dangers/Risques)  Pour suivre la mise en œuvre du kit, utiliser les résultats de l’évaluation Etape 4: Chasse aux risques

56  Comment gérer la rubrique tableau de chasse ? Rédaction d’une fiche de risque Validation? Le pilote fait part des motifs de refus à l'auteur de la fiche, Le pilote inscrit au verso de la fiche les motifs de refus Le pilote archive la fiche L’ équipe réfléchit à un plan d’action(s) de maîtrise et/ou de réduction du risque Risque élevé? Le pilote reporte le(s) action(s) dans le plan d’actions Le pilote appose une gommette vertes sur la fiche pour indiquer qu’elle est traitée Le pilote appose une gommette verte sur la fiche pour indiquer qu’elle est traitée Oui Non Le pilote positionne le pictogramme de risque correspondant sur le diagramme de fabrication Numéroter la fiche

57 Sommaire  Intro.Fondamentaux d’un chantier Animation du chantier  Etape 1Préparation  Etape 2Formation DEFI QHSE  Etape 3Lancement du chantier  Etape 4« Chasse aux risques »  Etape 5 Clôture du chantier  Etape 6 Phase de synthèse

58 Etape 4: Chasse aux risques Cadrage du chantier:  Périmètre, Participants  Objectifs  Planning de travail Préparation de l’organisation:  Tableau d’animation  Modalités d’animation  Organisation de la journée de formation DEFI QHSE Formation DEFI QHSE Réunion d ’ouverture Présentation:  du sujet  des objectifs  du planning  de la méthode travail Réunion de clôture Bilan:  Atteinte des objectifs  Évaluation du chantier + / -  Capitalisation  « Reconnaissance » Réunion Hebdo  Information sur l’avancement du plan d’actions  Formalisation Phase de préparation Chantier Phase de Synthèse  Un rythme cadencé

59 Etape 5: Clôture du chantier Hygiène Produit Santé – Sécurité au travail Environnement Qualité

60 Etape 5: Clôture du chantier  Préparer la réunion de clôture o Vérifier que toutes les fiches sont traitées, o Préparer la synthèse des fiches Nombre fiches par nature de risques Récapitulatif des risques les plus élevés o Etat du plan d’actions: Actions clôturées, en cours de traitement, en retard Focus sur actions clés (par exemple les actions liées aux situation à risque le plus élevé)  Sponsor: engagement dans la réalisation du plan d’actions en particulier si échéance éloignées pour certaines actions

61 Etape 5: Clôture du chantier  Construire un document de synthèse pour présentation en réunion d’équipe o Rappel des objectifs, o Données chiffrées relatives aux résultats, o Exemples de réalisations  Animation de la réunion o Objectifs + Résultats => Pilote o Engagement dans la réalisation du plan d’actions en particulier si échéance éloignées pour certaines actions => Sponsor o Remerciement de l’ équipe => Sponsor

62 Etape 6: Phase de synthèse Hygiène Produit Santé – Sécurité au travail Environnement Qualité

63 Sommaire  Intro.Fondamentaux d’un chantier Animation du chantier  Etape 1Préparation  Etape 2Formation DEFI QHSE  Etape 3Lancement du chantier  Etape 4« Chasse aux risques »  Etape 5 Clôture du chantier  Etape 6 Phase de synthèse

64 Etape 6: Phase de synthèse Cadrage du chantier:  Périmètre, Participants  Objectifs  Planning de travail Préparation de l’organisation:  Tableau d’animation  Modalités d’animation  Organisation de la journée de formation DEFI QHSE Formation DEFI QHSE Réunion d ’ouverture Présentation:  du sujet  des objectifs  du planning  de la méthode travail Réunion de clôture Bilan:  Atteinte des objectifs  Évaluation du chantier + / -  Capitalisation  « Reconnaissance » Réunion Hebdo  Information sur l’avancement du plan d’actions  Formalisation Phase de préparation Chantier Phase de Synthèse  Un rythme cadencé

65 Etape 6: Phase de synthèse  Conserver l’historique des informations PLAN ACTIONS IDENTIFICATION DANGERS /EVALUATION RISQUES


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