CRM/VPAA – revue annuelle des risques 2013-14 | période janvier-avril 2014 Ecole polytechnique fédérale de Lausanne Introduction des normes comptables.

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1 CRM/VPAA – revue annuelle des risques 2013-14 | période janvier-avril 2014 Ecole polytechnique fédérale de Lausanne Introduction des normes comptables IPSAS au 1.1.2015 Quelles conséquences? IPSAS – International Public Sector Accounting Standards

2 2 Pégase IPSAS@EPFL Table des matières N°Thèmes 1Exigences IPSAS 2 Conséquences sur la gestion des fonds de tiers 3Conséquences sur la comptabilité 4 Modifications des documents sur le site du SF 5 Le mot de la fin

3 3 Pégase IPSAS@EPFL Exigences IPSAS Adaptations dans la présentation des comptes de l’EPFL et impacts sur la gestion budgétaire des fonds dès 2015 La présentation des comptes de l’EPFL répond à des exigences établies par le domaine des EPF. Les comptes des institutions du domaine des EPF doivent être absolument comparables. La valeur des fonds de tiers ne pourra plus être représentée par un montant unique dans le bilan.  Quelles conséquences pour vous ?

4 4 Pégase IPSAS@EPFL Conséquences sur la gestion des fonds de tiers 1.Les fonds de tiers doivent être analysés afin de pouvoir faire la distinction entre : Fonds étrangers  Fonds de tiers pour lesquels des conditions d’utilisation ont été fixées, soit des clauses de remboursement de moyens inutilisés (FNS par exemple) et des conditions d’utilisation strictes : période de projet définie par contrat, types de dépenses définies par budget, etc. Fonds propres  Fonds de tiers pour lesquels aucune clause de remboursement n’est définie. Même si l’emploi des ressources est défini par contrat (restrictions), l’institution est totalement libre de la manière et du moment de l’emploi des fonds (exemple : financement de chaire).  Conséquences.  Les contrats devront être fournis systématiquement, tant pour l’ouverture d’un fonds que pour la facturation.  Toutes les données de base requises devront être renseignées et documentées.  Durant le cycle de vie du projet, toute modification affectant le contrat devra être documentée dans GrantsDB.

5 5 Pégase IPSAS@EPFL Conséquences sur la gestion des fonds de tiers 2.Les fonds propres doivent être différenciés en 2 catégories : Réserves libres  Il s’agit de toutes les réserves disponibles et sans affectation à un moment donné (fonds réservés). Réserves affectées  Il s’agit des fonds pour lesquels il existe une restriction d’utilisation (fonds désignés / mandats divers)  Conséquences.  Chaque unité devra disposer d’un fonds réservé et de fonds désigné.  fonds réservé : 7xxxx1 - tous les autres fonds libellés réservés seront fermés  fonds désigné: 6xxxx1 ou libellé «mandats divers» (choix par factulté)  Les fonds overheads, considérés comme réserves libres, seront fermés et le solde transféré sur la réserve du labo.  La part de 10% de l’unité sera prélevée automatiquement du fonds projet et transférée sur le fonds réservé.

6 6 Pégase IPSAS@EPFL Conséquences sur la gestion des fonds de tiers 3.Mise en conformité – novembre 2014 à mars 2015 1 ère étape. Ouverture des fonds réservés et fonds désignés pour toutes les unités (hormis les exceptions identifiées). Délai: 12 décembre 2014. 2 e étape. Fermeture des anciens fonds réservés 535xxx et transfert du solde sur les nouveaux fds réservés et/ou désignés. 3 e étape. Fermeture des fonds overheads des labos et transfert du solde sur le fonds réservé du labo (év. fonds désigné). 4 e étape. Mise en œuvre du mécanisme de transfert/équilibrage automatisé entre fonds réservé et fonds désignés/mandats divers.

7 7 Pégase IPSAS@EPFL Conséquences sur la gestion des fonds de tiers 4.Résumé Fonds standards à disposition d’une unité Un fonds budgétaire (RF art. 16). Il est destiné à recevoir le budget annuel de dépenses directes (budget de fonctionnement). Un fonds réservé (RF art. 26). Il présente les réserves libres d’une unité et n’enregistre pas de dépenses. Un ou plusieurs fonds désignés/mandats divers (RF art. 25). Il présente une partie des réserves affectées d’une unité et enregistre les dépenses et recettes (< 50KCHF) en-dehors de fonds projets (voir RF art. 24). Répartition de l’overhead part unité (10%) Jusqu’à fin 2014: la part unité reste sur le fonds qui a facturé Dès 2015: la part unité est transférée sur le fonds réservé de l’unité Autres points L’overhead des projets FP7 sera décompté lors du versement et non plus lors du décompte de la période. Information suivra… La clôture des fonds de tiers est déterminée par les conditions contractuelles du projet et non par le solde disponible  La fermeture des fonds de tiers interviendra en principe dans les 3 mois suivant la fin du contrat.

8 8 Pégase IPSAS@EPFL Conséquences sur la comptabilité 5.Principes comptables Principe de périodicité des charges et produits. Ce qui est déterminant pour la présentation d’états financiers, ce sont les charges et produits de l’année comptable, et non les dépenses et recettes des flux monétaires.  Charges payées par avance  Charges à payer  Produits encaissés d’avance  Produits à recevoir Séparation claire et correcte des dettes et des fonds propres. La gestion des fonds de tiers requiert plus de précision:  Dispositions contractuelles complètes  Vision d’ensemble du projet notamment du point de vue des parties impliquées  Mise à jour du financement Informations supplémentaires pour expliquer la situation financière dans les annexes aux comptes  Engagements conditionnels  Autres risques

9 9 Pégase IPSAS@EPFL Conséquences sur la comptabilité 6.Changements dans le plan comptable. Le plan comptable a été adapté aux nouvelles exigences et les documents suivants ont été mis à jour: Plan comptable complet avec mise en évidence des changements intervenus Nouveaux comptes Comptes fermés Comptes renommés Plan comptable synthétique qui présente les comptes de charges et les comptes de diminution de produits utilisés le plus fréquemment (par ex. reversements aux co-requérants externes) Explications du plan comptable. Ce document donne plus de détail du contenu de chaque compte

10 10 Pégase IPSAS@EPFL Conséquences sur la comptabilité 6.Changements dans le plan comptable (2) Les comptes de produits touchant les subsides, les mandats de recherche et les services scientifiques sont nouveaux (exigence de séparation des produits avec [IPSAS 9] et sans [IPSAS 23] contrepartie) Les groupes de comptes ont été créés par source de financement  FNS  CTI  Offices Confédération  Programmes de recherche européenne  Economie privé  Dons/donations/sponsoring  Autres contributions - cantons, communes, organisations internationales

11 11 Pégase IPSAS@EPFL Conséquences sur la comptabilité 6.Changements dans le plan comptable (3) Structure des comptes de produits. Il existe toujours un compte de produit pour le subside entrant, mais il existe en plus…  Un compte pour le reversement aux co-requérants externes (p.ex. cas de consortiums)  Un compte pour le remboursement de subsides  Un compte de transfert aux co-requérants internes (de fonds à fonds)  Exemple FNS 781 Contributions FNS 23 781'010Fonds National Suisse 23 781'011Ajustement CoC FNS 23 781'012Remboursements de subsides FNS 23 781'013Versements destinés aux co-requérants externes FNS 23 781'014Versements aux co-requérants internes FNS (transfert interne)

12 12 Pégase IPSAS@EPFL Conséquences sur la comptabilité 6.Changements dans le plan comptable (4)  Exemple Recherche Sectorielle (Offices de la Confédération)  La logique des comptes budgétaires est accordée aux définitions des DSCRTT 782 Recherche Sectorielle (Offices Confédération) 23782'080Offices Confédération: subsides de recherche 23782'081Ajustement CoC Offices Confédération: subsides de recherche 23782'082Remboursements Offices Confédération: subsides de recherche 23782'083Versement destinés aux co-requérants externes Offices Confédération 23782'084Versements destinés aux co-requérants internes Offices Confédération (transfert interne) 9782'090Offices Confédération: contrats de services scientifiques 9782'091Ajustement CoC Offices Confédération: contrats de services scientifiques 9782'100Offices Confédération: contrats de recherche 9782'101Ajustement CoC Offices Confédération: contrats de recherche

13 13 Pégase IPSAS@EPFL Conséquences sur la comptabilité 6.Changements dans le plan comptable (5) Quelques regroupements de comptes de charges et de produits pour des questions de simplification. Exemples: 551 Manifestations 551'000Dépenses manifestations et congrès Fermé 551050Infrastructures Manifestations Fermé 551100Autres dépenses Manifestations Fermé 551200Hébergement Manifestations 532 Frais de port 532'400Frais de port lettres et colis Fermé 532450Frais de port colis 532'500Frais de port courrier rapide

14 14 Pégase IPSAS@EPFL Conséquences sur la comptabilité 6.Changements dans le plan comptable (6) Actifs immobilisés Le seuil d’activation des investissements dans la comptabilité passe de CHF 5’000 à CHF 10’000, mais les règles de mise à l’inventaire demeurent inchangées L’amortissement standard des machines, appareils, véhicules, et mobilier et installations est harmonisé à 5 ans; l’informatique reste à 3 ans Conséquence pour les projets européens: discussions sont en cours et premières instructions données par le ReO Le compte «Machines 141100» - amortissement 10 ans - ne sera plus utilisé pour les nouvelles acquisitions, car les machines seront regroupées dans le compte 141400 (anciennement «Outillage et appareils»), renommé «Machines et appareils», dont l’amortissement standard est déjà de 5 ans

15 15 Pégase IPSAS@EPFL Conséquences sur la comptabilité 7.Autres conséquences en termes d’informations supplémentaires Pour les acquisitions dépassant CHF 1 mio., le SF procédera à une délimitation des éléments ayant une nature différente (p.e. hardware/software) et une durée de vie utile différente; les éléments devront être comptabilisés dans des catégories d’immobilisations différentes et amortis selon leurs durées de vie utiles différentes. Les investissements de remplacement, p.e. pièce importante de rechange > CHF 10’000 qui remplace un bien existant, devront être clairement mis en évidence sur la facture; le SF fera l’analyse pour décider s’il s’agit d’activer la pièce ou de considérer la pièce comme une charge d’entretien; en cas d’activation, la partie de l’investissement initial sera dé-comptabilisée. Tests de dépréciation (impairment): le SF demandera annuellement aux responsables des inventaires des facultés si certaines machines ou installations importantes (valeur restante > CHF 100’000) ont subi des dommages induisant une baisse des performances, ou si elles sont devenues obsolètes. Une correction de la valeur comptable s’effectuera le cas échéant.

16 16 Pégase IPSAS@EPFL Modifications des documents dès 2015 (site du SF) Plan comptable complet Plan comptable synthétique Explications des comptes budgétaires Adaptation des comptes budgétaires proposés dans l’Ordre de paiement A Adaptation du texte concernant la gestion des immobilisations Adaptation du formulaire de transferts

17 17 Pégase IPSAS@EPFL Le mot de la fin Questions? Remarques? Merci de votre attention, de votre présence et de votre soutien