Refonte de l’architecture budgétaire

Présentation au sujet: "Refonte de l’architecture budgétaire"— Transcription de la présentation:

1 Refonte de l’architecture budgétaire
Principes, illustrations et déploiement de la démarche

2 Historique et intentions initiales
Le Plan des Engagements Financiers (PEF) : une architecture créée en 2002/2003, inspirée des travaux de la LOLF, visant à rendre l’action municipale plus lisible, aider les élus et l’administration à mieux suivre les projets. Démarche globale gestion et de management de la fonction financière au sein de la collectivité : changement de système de gestion financière au sein duquel l’architecture PEF est implémentée et s’articule avec l’architecture M14. décentralisation de la fonction financière, création de responsables administratifs et financiers dans les directions, volonté de raisonner globalement par projet (dépenses/recettes ; investissement/fonctionnement) de façon pluriannuelle

3 Architecture LOLF Architecture PEF
MISSION MISSION Priorité politique PROGRAMME PROGRAMME Activités Localisation Élu ACTION Actions contribuant à la réalisation du programme Opération Opération Opération

4 Diagnostic 2007/2008 Une architecture peu homogène, « datée », pas suffisamment appropriée au sein de la collectivité. Une architecture dissociée des outils de pilotage (reporting notamment) ne permettant pas d’objectiver les arbitrages budgétaires.

5 Principes de la refonte
Passer d’une architecture subie à une architecture partagée et appropriée : une démarche portée dès le départ par la Direction générale (comité de pilotage) avec accompagnement externe la mobilisation des RAF et des directeurs une présentation aux nouveaux élus Une architecture refondue autour de la notion d’activité afin de garantir sa neutralité et sa pérennité. Une fois l’architecture ainsi refondue et stabilisée, le regroupement des programmes et opérations selon les priorités politiques sera toutefois possible à des fins de communication ou de bilan. S’orienter clairement vers une démarche de performance : la corrélation entre l’architecture PEF et objectifs/indicateurs une meilleure consolidation des coûts

6 Les avantages de l’architecture rénovée
Une amélioration du dialogue de gestion et des arbitrages budgétaires induite par : La rationalisation de l’architecture permettant de revenir à l’objectif initial de meilleure lisibilité Un meilleur suivi analytique grâce à une plus grande visibilité des coûts affectables à une direction Une objectivation des actions portées par les directions Des saisies budgétaires allégées et une exécution assouplie Allègement des saisies lors de la préparation budgétaire Fongibilité entre opérations et programmes sous la responsabilité des directeurs/DGA

7 Une amélioration du dialogue de gestion et des arbitrages budgétaires
Un meilleur suivi analytique des coûts Une consolidation des certains coûts (crédits directs, masse salariale, données immobilier) affectables aux directions / services par l’entrepôt de données. Une utilisation du SIF permettant d’avoir par opération le BP/l’alloué/le réalisé Une utilisation de la ventilation analytique dans le SIF pour un suivi analytique détaillé de certains coûts (par crèche, concert, etc.)

8 Une amélioration du dialogue de gestion et des arbitrages budgétaires
Un meilleur suivi analytique des coûts (en réalisation) Crédits directs Masse salariale Coûts immobiliers (maintenance, petits aménagements, travaux du propriétaire fluides, loyers) ASTRE HR ACCESS GIMA Modalités de restitution : depuis peu automatisée pour les crédits directs (ASTRE). Intégration dans l’entrepôt achevée. - « artisanales » pour les données de masse salariale (HR Access). Intégration à court terme dans l’entrepôt. « embryonnaires » pour les coûts immobilier (GIMA, NRJ, Winregie). Intégration à terme dans l’entrepôt. NRJ WINREGIE Possibilités de consolidation : par code direction et code service, en veillant à une harmonisation minimale entre les différents SI.

9 Une amélioration du dialogue de gestion et des arbitrages budgétaires
Une plus grande objectivation des actions portées par les directions : vers une démarche de « performance » Cette refonte du PEF par activités donne l’occasion de relier l’architecture budgétaire et les indicateurs d’activités, existants aujourd’hui dans le reporting ou à créer de façon concertée entre la direction de la gestion et les directions opérationnelles. Le rattachement des indicateurs aux activités permettra d’enrichir le dialogue de gestion et les arbitrages budgétaires, en amenant la discussion non plus uniquement sur les moyens mais sur les objectifs et les résultats des actions menées.

10 Une amélioration du dialogue de gestion et des arbitrages budgétaires
Une rationalisation et une homogénéisation de l’architecture PEF permettant de rendre le budget plus lisible Une harmonisation de l’architecture autour de la notion d’activités Programme = activité Opération = action ou regroupement d’actions concourrant à la réalisation du programme Un nombre de programmes réduit de facto

11 Des saisies budgétaires allégées et une exécution assouplie
L’allègement des saisies au moment de la préparation budgétaire Une saisie des montants dans le SIF uniquement sur les échéanciers des opérations. Ces saisies se consolidant automatiquement par programmes. L’assouplissement des règles de gestion et de l’exécution Une utilisation du SIF permettant des virements de crédits (au sein de mêmes chapitres M14) entre opérations intra ou inter programmes. Plus de visa préalable de la direction des finances pour les transferts entre programmes : une fongibilité entre opérations et programmes sous la responsabilité des directeurs / DGA

12 ILLUSTRATIONS : DIRECTION DES SPORTS PEF Actuel
PROGRAMMES OPERATIONS ANIMATION SPORTIVE PEL/CEL MIRIBEL-JONAGE Participation au syndicat mixte LES CLUBS PROFESSIONNELS OL LOU ASVEL Autres LES GRANDS CLUBS CONVENTIONNES Grands clubs conventionnés SPORTIFS D’ELITE INDIVIDUELS Préparation JO SOUTIEN AU SPORT AMATEUR Subventions Subvention d’équipement EVENEMENTS SPORTIFS DE PROXIMITE Subventions Crédits directs HANDISPORT Subventions enveloppe Subventions individualisées OFFICE DES SPORTS DE LYON Subvention office municipal des sports Subvention forum des sports LIONS DU SPORT Subvention GESTION DES PLANNINGS Gestion des plannings ETABLISSEMENTS BALNEAIRES Piscines Pôle technique Patinoires SALLES ET STADES Stade de Gerland Palais des sports Autres équipements Centre technique Entretien des terrains ADMINISTRATION Siège Sécurité

13 ILLUSTRATIONS : DIRECTION DES SPORTS Proposition de refonte du PEF élaborée avec la direction des sports PROGRAMMES OPERATIONS EXPLOITATION DES EQUIPEMENTS SPORTIFS Salles et stades Piscines Patinoires ANIMATIONS AUTOUR DU SPORT Animations sportives Évènementiel RELATIONS AVEC LES CLUBS Sport professionnel Sport d’élite Sport amateur FONCTIONS SUPPORT Siège

14 ILLUSTRATIONS : DIRECTION DES SPORTS Consolidation des coûts et objectivation des actions
Consolidation des coûts via l’entrepôt de données sur la base de référentiels harmonisés Objectivation par la liaison entre les programmes, reflet des activités des directions, et les indicateurs, existants ou à créer. EXPLOITATION DES EQUIPEMENTS SPORTIFS Codes UO HR ACCESS Codes services ASTRE Salles et stades Lignes de crédit DIRECTION DES SPORTS DIRECTION DES SPORTS INDICATEURS 39440 : Stade de Gerland 39440 : Stade de Gerland - Fréquentation et recettes des piscines et patinoires Taux d'occupation des piscines Coûts standards d’exploitation des piscines, patinoires et stades Fréquentation des salles et stades Suivi des recettes du Stade de Gerland 39460 : Palais des Sports 39460 : Palais des Sports Piscines 39430 : Centre technique 39430 : Centre technique 39410 : service exploitation 39410 : service exploitation Patinoires 39420 : service entretien des terrains 39420 : service entretien des terrains Table de correspondance

15 ILLUSTRATIONS : POLICE / PREVENTION SECURITE / SECURITE GLOBALE / REGULATION URBAINE PEF Actuel
PROGRAMMES OPERATIONS GROUPE OPERATIONNEL MOBILE Équipement et d déplacement des agents POLICE HOTEL DE VILLE Habillement et équipement Autres frais de fonctionnement INFRACTIONS AU CODE DE LA ROUTE Amélioration équipement et habillement PC RADIO Amélioration équipement et habillement DEVELOPPER LA POLICE DE PROXIMITE Formations spécifiques Autres frais de fonctionnement Habillement et équipement UNITE MOBILE D’INTERVENTION Actions contre l’alcool au volant Renforcement de la signalisation AMELIORER LA SURVEILLANCE DES PARCS ET JARDINS Assurer la surveillance Habillement et équipement Autres frais de fonctionnement TELESURVEILLANCE Alarmes VIDEOSURVEILLANCE Maintenance Gestion marché Frais divers Fournitures COORDINATION DES ACTIONS DE SECURITE ET DE PREVENTION DE LA DELINQUANCE Études Actions de communication Maisons de justice et du droit POUVOIRS DE POLICE DU MAIRE Enquêtes Hospitalisations d’office Patinoires PREVENTION ET GESTION DES RISQUES Immeubles menaçant ruine Démolition immeubles dangereux Autres équipements Prévention des risques sol et sous-sol Prévention des risques industriels et naturels

16 ILLUSTRATIONS : POLICE / PREVENTION SECURITE / SECURITE GLOBALE / REGULATION URBAINE PEF Actuel
PROGRAMMES OPERATIONS DROITS DE STATIONNEMENT BRADERIES Droits de stationnement braderies FAVORISER LES OPERATIONS DE DEMENAGEMENT Panneaux lourds Achat et entretien panneaux lourds Paiement en ligne des demandes de déménagement GESTION DE LA FOURRIERE Déplacement des véhicules Remboursement fourrière Redevance fourrière Frais de siège de la fourrière GESTION DES PROCES VERBAUX Achat de timbres amendes Habillement et équipement Frais de siège PV OBJETS TROUVES Équipement des agents Autres frais de fonctionnement Frais de siège AMELIORATION DU SERVICE RENDU AUX USAGERS DES TAXIS Achat, transport et entretien des totems Achat de reçus pour les chauffeurs Habillement et équipement Frais de siège RENFORCER LE CONTRÔLE DU STATIONNEMENT PAYANT Habillement et équipement Frais de siège FRAIS DE SIEGE ( x 4) Équipement et mobilier Frais divers

17 ILLUSTRATIONS : POLICE / PREVENTION SECURITE / SECURITE GLOBALE / REGULATION URBAINE Proposition de refonte du PEF élaborée avec la Délégation Police PROGRAMMES OPERATIONS INTERVENTIONS TERRITORIALISEES Sécurisation des lieux à fort flux de population et des grands évènements Sécurité de l’HDV et de ses abords Surveillance des grands parcs Police de proximité PC Radio Contrôle du stationnement payant Fourrière embarquée POLICE ADMINISTRATIVE SPECIALISEE Fourrière Gestion des PV Objets trouvés Taxis Opérations de déménagement Frais généraux PROTECTION URBAINE ET MUNICIPALE Télésurveillance Vidéosurveillance Frais généraux PREVENTION ET GESTION DES RISQUES Coordination des actions de sécurité et de prévention de la délinquance Constructions Balmes Sécurité civile FONCTIONS SUPPORT Frais de siège de la délégation

18 ILLUSTRATIONS : DELEGATION POLICE Consolidation des coûts et objectivation des actions
Consolidation des coûts via l’entrepôt de données sur la base de référentiels harmonisés Objectivation par la liaison entre les programmes, reflet des activités des directions, et les indicateurs, existants ou à créer. INTERVENTIONS TERRITORIALISEES Codes UO HR ACCESS Codes services ASTRE Police de proximité Lignes de crédit POLICE MUNICIPALE POLICE MUNICIPALE INDICATEURS 46300 : Police opérationnelle 46300 : Police opérationnelle - Effectifs de la police en tenue et postes vacants - Nombre de PV de stationnement, dont nombre pour les incivilités suivantes : sur places handicapés, sur piste cyclable, en double file - Nombre de place surveillées par l’UCS, effectifs de l’UCS sur le terrain et recettes de stationnement Nombre d’heures passées sur les manifestations Nombre de PV dressés / nombre d’injonctions Table de correspondance Sécurité de l’HDV et de ses abords Contrôle du stationnement payant

19 Déploiement de la démarche et calendrier
Décembre à février Début mars Mars à Mai Juin Travail avec les direction pilotes Réunions des réseaux RAF et organisation du calendrier des réunions de travail Réunions de travail selon le format testé avec les directions pilotes (directeur, RAF, direction des finances, direction de la gestion). - Redéfinition des programmes, opérations et codes services. - Réflexion sur les objectifs et indicateurs rattachables aux programmes / opérations - Analyse des besoins des directions en terme analytique. - Validation des assouplissements en terme d’utilisation de l’outil pour la préparation et l’exécution budgétaire Validation par les DGA des programmes, opérations et indicateurs de leurs directions Validation finale par les DGA et le Groupe de direction générale de l’architecture globale et des règles de fonctionnement du nouveau PEF Validation du nouveau processus d’élaboration budgétaire (positionnement dans le calendrier des différentes étapes et valeur ajoutée de chacune d’elles, format des réunions, documents d’arbitrage) Saisie dans Astre de la nouvelle architecture Lancement des discussions budgétaires BP 2009

20 Bilan de la démarche à juin 2008
L’architecture du PEF a été réécrite par activités et validée par les RAF, directeurs et DGA dont la mobilisation a été très forte : les directions ont repris l’ensemble de leurs programmes, de leurs opérations et affiné leurs codes services. => Une architecture budgétaire harmonisée et simplifiée (un peu moins 200 programmes contre plus de 500 dans le PEF actuel) L’harmonisation des codes services entre les SI Finances et RH rendra possible la consolidation des coûts directs et des coûts RH au niveau des centres de responsabilités définis (directions et parfois services) Le module analytique du SI Finances sera déployé auprès de plusieurs équipements et directions afin de permettre des analyses de coûts spécifiques (expositions, spectacles, crèches, etc.) Le volet « objectivation et indicateurs» a été amorcé. Les indicateurs existants sont d’ores et déjà rattachés aux nouveaux programmes. Il reste néanmoins un important travail complémentaire à réaliser sur ce chantier afin d’objectiver les allocations de crédit. Exemples : Éclairage public / Enfance

21 Les prochaines étapes de la démarche
Un volet complémentaire à la refonte de l’architecture budgétaire par activité pour favoriser le dialogue de gestion : le déploiement du volet pilotage : objectifs, indicateurs et moyens Définition de nouveaux indicateurs rattachés aux programmes et aux opérations (2ème semestre 08) Consolidation des coûts complets par direction (RH,Immo dans 1er temps) Développement nécessaire de l’entrepôt de données pour automatiser la production et la diffusion des indicateurs en corrélation avec les moyens utilisés