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Refonte de l’architecture budgétaire Principes, illustrations et déploiement de la démarche.

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1 Refonte de l’architecture budgétaire Principes, illustrations et déploiement de la démarche

2 2 Historique et intentions initiales Le Plan des Engagements Financiers (PEF) : une architecture créée en 2002/2003, inspirée des travaux de la LOLF, visant à rendre l’action municipale plus lisible, aider les élus et l’administration à mieux suivre les projets.architecture Démarche globale gestion et de management de la fonction financière au sein de la collectivité :  changement de système de gestion financière au sein duquel l’architecture PEF est implémentée et s’articule avec l’architecture M14.  décentralisation de la fonction financière, création de responsables administratifs et financiers dans les directions,  volonté de raisonner globalement par projet (dépenses/recettes ; investissement/fonctionnement) de façon pluriannuelle

3 3 PROGRAMME Opération Architecture PEF Activités Actions contribuant à la réalisation du programme Élu Priorité politique Localisation MISSION ACTION PROGRAMME Architecture LOLF

4 4 Diagnostic 2007/2008 Une architecture peu homogène, « datée », pas suffisamment appropriée au sein de la collectivité. Une architecture dissociée des outils de pilotage (reporting notamment) ne permettant pas d’objectiver les arbitrages budgétaires.

5 5 Principes de la refonte Passer d’une architecture subie à une architecture partagée et appropriée :  une démarche portée dès le départ par la Direction générale (comité de pilotage) avec accompagnement externe  la mobilisation des RAF et des directeurs  une présentation aux nouveaux élus Une architecture refondue autour de la notion d’activité afin de garantir sa neutralité et sa pérennité. Une fois l’architecture ainsi refondue et stabilisée, le regroupement des programmes et opérations selon les priorités politiques sera toutefois possible à des fins de communication ou de bilan. S’orienter clairement vers une démarche de performance :  la corrélation entre l’architecture PEF et objectifs/indicateurs  une meilleure consolidation des coûts

6 6 Les avantages de l’architecture rénovée  Une amélioration du dialogue de gestion et des arbitrages budgétaires induite par : - La rationalisation de l’architecture permettant de revenir à l’objectif initial de meilleure lisibilité - Un meilleur suivi analytique grâce à une plus grande visibilité des coûts affectables à une direction - Une objectivation des actions portées par les directions  Des saisies budgétaires allégées et une exécution assouplie - Allègement des saisies lors de la préparation budgétaire - Fongibilité entre opérations et programmes sous la responsabilité des directeurs/DGA

7 7 Une amélioration du dialogue de gestion et des arbitrages budgétaires  Une consolidation des certains coûts (crédits directs, masse salariale, données immobilier) affectables aux directions / services par l’entrepôt de données.  Une utilisation du SIF permettant d’avoir par opération le BP/l’alloué/le réalisé  Une utilisation de la ventilation analytique dans le SIF pour un suivi analytique détaillé de certains coûts (par crèche, concert, etc.) Un meilleur suivi analytique des coûts

8 8 Une amélioration du dialogue de gestion et des arbitrages budgétaires Un meilleur suivi analytique des coûts (en réalisation) Crédits directsMasse salariale Coûts immobiliers (maintenance, petits aménagements, travaux du propriétaire fluides, loyers) ASTREHR ACCESS GIMA NRJ WINREGIE Possibilités de consolidation : par code direction et code service, en veillant à une harmonisation minimale entre les différents SI. Modalités de restitution : - - depuis peu automatisée pour les crédits directs (ASTRE). Intégration dans l’entrepôt achevée. - « artisanales » pour les données de masse salariale (HR Access). Intégration à court terme dans l’entrepôt. - - « embryonnaires » pour les coûts immobilier (GIMA, NRJ, Winregie). Intégration à terme dans l’entrepôt.

9 9 Une amélioration du dialogue de gestion et des arbitrages budgétaires Une plus grande objectivation des actions portées par les directions : vers une démarche de « performance »  Cette refonte du PEF par activités donne l’occasion de relier l’architecture budgétaire et les indicateurs d’activités, existants aujourd’hui dans le reporting ou à créer de façon concertée entre la direction de la gestion et les directions opérationnelles.  Le rattachement des indicateurs aux activités permettra d’enrichir le dialogue de gestion et les arbitrages budgétaires, en amenant la discussion non plus uniquement sur les moyens mais sur les objectifs et les résultats des actions menées.

10 10 Une rationalisation et une homogénéisation de l’architecture PEF permettant de rendre le budget plus lisible  Une harmonisation de l’architecture autour de la notion d’activités  Programme = activité  Opération = action ou regroupement d’actions concourrant à la réalisation du programme  Un nombre de programmes réduit de facto Une amélioration du dialogue de gestion et des arbitrages budgétaires

11 11 Des saisies budgétaires allégées et une exécution assouplie L’allègement des saisies au moment de la préparation budgétaire  Une saisie des montants dans le SIF uniquement sur les échéanciers des opérations. Ces saisies se consolidant automatiquement par programmes. L’assouplissement des règles de gestion et de l’exécution  Une utilisation du SIF permettant des virements de crédits (au sein de mêmes chapitres M14) entre opérations intra ou inter programmes.  Plus de visa préalable de la direction des finances pour les transferts entre programmes : une fongibilité entre opérations et programmes sous la responsabilité des directeurs / DGA

12 12 ILLUSTRATIONS : DIRECTION DES SPORTS PEF Actuel ANIMATION SPORTIVE MIRIBEL-JONAGE LES CLUBS PROFESSIONNELS LES GRANDS CLUBS CONVENTIONNES SPORTIFS D’ELITE INDIVIDUELS SOUTIEN AU SPORT AMATEUR EVENEMENTS SPORTIFS DE PROXIMITE HANDISPORT OFFICE DES SPORTS DE LYON LIONS DU SPORT GESTION DES PLANNINGS ETABLISSEMENTS BALNEAIRES SALLES ET STADES ADMINISTRATION PEL/CEL Participation au syndicat mixte OLLOUASVELAutres Grands clubs conventionnés Préparation JO Subventions Subvention d’équipement SubventionsCrédits directs Subventions enveloppe Subventions individualisées Subvention office municipal des sports Subvention forum des sports Subvention Gestion des plannings PiscinesPôle techniquePatinoires Stade de GerlandPalais des sports Autres équipements Centre technique Entretien des terrains SiègeSécurité PROGRAMMESOPERATIONS

13 13 ILLUSTRATIONS : DIRECTION DES SPORTS Proposition de refonte du PEF élaborée avec la direction des sports EXPLOITATION DES EQUIPEMENTS SPORTIFS ANIMATIONS AUTOUR DU SPORT RELATIONS AVEC LES CLUBS FONCTIONS SUPPORT Salles et stades Piscines Animations sportives Patinoires Évènementiel Sport d’élite Sport professionnel Siège Sport amateur PROGRAMMESOPERATIONS

14 : Stade de Gerland Consolidation des coûts via l’entrepôt de données sur la base de référentiels harmonisés EXPLOITATION DES EQUIPEMENTS SPORTIFS Salles et stades Codes services ASTRE Codes UO HR ACCESS Table de correspondance Lignes de crédit - Fréquentation et recettes des piscines et patinoires - - Taux d'occupation des piscines - - Coûts standards d’exploitation des piscines, patinoires et stades - - Fréquentation des salles et stades - - Suivi des recettes du Stade de Gerland : Palais des Sports : Centre technique : service exploitation : service entretien des terrains INDICATEURS Piscines Patinoires : Stade de Gerland : Palais des Sports : Centre technique : service exploitation : service entretien des terrains Objectivation par la liaison entre les programmes, reflet des activités des directions, et les indicateurs, existants ou à créer. DIRECTION DES SPORTS ILLUSTRATIONS : DIRECTION DES SPORTS Consolidation des coûts et objectivation des actions

15 15 ILLUSTRATIONS : POLICE / PREVENTION SECURITE / SECURITE GLOBALE / REGULATION URBAINE PEF Actuel GROUPE OPERATIONNEL MOBILE POLICE HOTEL DE VILLE INFRACTIONS AU CODE DE LA ROUTE PC RADIO DEVELOPPER LA POLICE DE PROXIMITE UNITE MOBILE D’INTERVENTION AMELIORER LA SURVEILLANCE DES PARCS ET JARDINS TELESURVEILLANCE VIDEOSURVEILLANCE COORDINATION DES ACTIONS DE SECURITE ET DE PREVENTION DE LA DELINQUANCE POUVOIRS DE POLICE DU MAIRE PREVENTION ET GESTION DES RISQUES Équipement et d déplacement des agents Habillement et équipement Amélioration équipement et habillement Formations spécifiques Actions contre l’alcool au volant Renforcement de la signalisation Assurer la surveillance Habillement et équipement Alarmes Maintenance Études Enquêtes Hospitalisations d’office Patinoires Immeubles menaçant ruine Démolition immeubles dangereux Autres équipements Prévention des risques sol et sous-sol Prévention des risques industriels et naturels PROGRAMMESOPERATIONS Autres frais de fonctionnement Amélioration équipement et habillement Autres frais de fonctionnement Habillement et équipement Autres frais de fonctionnement Gestion marchéFrais diversFournitures Actions de communication Maisons de justice et du droit

16 16 ILLUSTRATIONS : POLICE / PREVENTION SECURITE / SECURITE GLOBALE / REGULATION URBAINE PEF Actuel DROITS DE STATIONNEMENT BRADERIES FAVORISER LES OPERATIONS DE DEMENAGEMENT GESTION DE LA FOURRIERE GESTION DES PROCES VERBAUX OBJETS TROUVES AMELIORATION DU SERVICE RENDU AUX USAGERS DES TAXIS RENFORCER LE CONTRÔLE DU STATIONNEMENT PAYANT Droits de stationnement braderies Panneaux lourds Déplacement des véhicules Équipement des agents Achat, transport et entretien des totems Achat de reçus pour les chauffeurs Frais de siège PROGRAMMESOPERATIONS Achat et entretien panneaux lourds Achat de timbres amendes Autres frais de fonctionnement Frais de siège Paiement en ligne des demandes de déménagement Remboursement fourrièreRedevance fourrière Frais de siège de la fourrière Habillement et équipement Frais de siège PV Habillement et équipement Frais de siège Habillement et équipement FRAIS DE SIEGE ( x 4) Équipement et mobilier Frais divers

17 17 ILLUSTRATIONS : POLICE / PREVENTION SECURITE / SECURITE GLOBALE / REGULATION URBAINE Proposition de refonte du PEF élaborée avec la Délégation Police INTERVENTIONS TERRITORIALISEES POLICE ADMINISTRATIVE SPECIALISEE PROTECTION URBAINE ET MUNICIPALE FONCTIONS SUPPORT Fourrière embarquée Surveillance des grands parcs VidéosurveillanceTélésurveillance PROGRAMMESOPERATIONS Taxis Police de proximité PC Radio Sécurité de l’HDV et de ses abords Contrôle du stationnement payant Sécurisation des lieux à fort flux de population et des grands évènements Frais de siège de la délégation FourrièreGestion des PVObjets trouvés PREVENTION ET GESTION DES RISQUES Opérations de déménagement Frais généraux Coordination des actions de sécurité et de prévention de la délinquance ConstructionsBalmesSécurité civile

18 : Police opérationnelle Consolidation des coûts via l’entrepôt de données sur la base de référentiels harmonisés INTERVENTIONS TERRITORIALISEES Police de proximité Codes services ASTRE Codes UO HR ACCESS Table de correspondance Lignes de crédit - Effectifs de la police en tenue et postes vacants - Nombre de PV de stationnement, dont nombre pour les incivilités suivantes : sur places handicapés, sur piste cyclable, en double file - Nombre de place surveillées par l’UCS, effectifs de l’UCS sur le terrain et recettes de stationnement - - Nombre d’heures passées sur les manifestations - - Nombre de PV dressés / nombre d’injonctions INDICATEURS Sécurité de l’HDV et de ses abords Contrôle du stationnement payant : Police opérationnelle Objectivation par la liaison entre les programmes, reflet des activités des directions, et les indicateurs, existants ou à créer. POLICE MUNICIPALE ILLUSTRATIONS : DELEGATION POLICE Consolidation des coûts et objectivation des actions

19 19 Déploiement de la démarche et calendrier Travail avec les direction pilotes Réunions des réseaux RAF et organisation du calendrier des réunions de travail Réunions de travail selon le format testé avec les directions pilotes (directeur, RAF, direction des finances, direction de la gestion). - Redéfinition des programmes, opérations et codes services. - Réflexion sur les objectifs et indicateurs rattachables aux programmes / opérations - Analyse des besoins des directions en terme analytique. - Validation des assouplissements en terme d’utilisation de l’outil pour la préparation et l’exécution budgétaire Validation par les DGA des programmes, opérations et indicateurs de leurs directions Validation finale par les DGA et le Groupe de direction générale de l’architecture globale et des règles de fonctionnement du nouveau PEF Validation du nouveau processus d’élaboration budgétaire (positionnement dans le calendrier des différentes étapes et valeur ajoutée de chacune d’elles, format des réunions, documents d’arbitrage) Saisie dans Astre de la nouvelle architecture Lancement des discussions budgétaires BP 2009 Calendrier Décembre à février Début mars Mars à Mai Juin

20 20 Bilan de la démarche à juin 2008 L’architecture du PEF a été réécrite par activités et validée par les RAF, directeurs et DGA dont la mobilisation a été très forte : les directions ont repris l’ensemble de leurs programmes, de leurs opérations et affiné leurs codes services. => Une architecture budgétaire harmonisée et simplifiée (un peu moins 200 programmes contre plus de 500 dans le PEF actuel) L’harmonisation des codes services entre les SI Finances et RH rendra possible la consolidation des coûts directs et des coûts RH au niveau des centres de responsabilités définis (directions et parfois services) Le module analytique du SI Finances sera déployé auprès de plusieurs équipements et directions afin de permettre des analyses de coûts spécifiques (expositions, spectacles, crèches, etc.) Le volet « objectivation et indicateurs» a été amorcé. Les indicateurs existants sont d’ores et déjà rattachés aux nouveaux programmes. Il reste néanmoins un important travail complémentaire à réaliser sur ce chantier afin d’objectiver les allocations de crédit. Exemples : Éclairage public / Enfance

21 21 Les prochaines étapes de la démarche Un volet complémentaire à la refonte de l’architecture budgétaire par activité pour favoriser le dialogue de gestion : le déploiement du volet pilotage : objectifs, indicateurs et moyens - Définition de nouveaux indicateurs rattachés aux programmes et aux opérations (2 ème semestre 08) - Consolidation des coûts complets par direction (RH,Immo dans 1 er temps) - Développement nécessaire de l’entrepôt de données pour automatiser la production et la diffusion des indicateurs en corrélation avec les moyens utilisés


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