3 - Management de l’équipe projet et gestion de projet

Présentation au sujet: "3 - Management de l’équipe projet et gestion de projet"— Transcription de la présentation:

1 3 - Management de l’équipe projet et gestion de projet
Management des équipes Gestion de projet

2 Où en est-on ? INTEGRATION & INDUSTRIALI-SATION DU SI ELABORATION
ORGANISATION OPPORTUNITE & LANCEMENT DU PROJET ELABORATION D’UNE SOLUTION INTEGRATION & INDUSTRIALI-SATION DU SI MISE EN OEUVRE CONDUITE DU CHANGEMENT MANAGEMENT DE L’EQUIPE PROJET ET GESTION DE PROJET ASSURANCE & MAITRISE DE LA QUALITE URBANISME DU SYSTEME D’INFORMATION

3 Management des équipes
Organisation de l’équipe projet Management de l’équipe projet Animation de réunion Profil du chef de projet

4 Organisation de l’équipe
Fonctions types : Chef de projet, Responsable qualité et méthodes, Administrateur des données, Concepteur, Développeur. Autres fonctions : Experts techniques, Experts fonctionnels, Experts produit, Expert métier.

5 Organigramme type Comité des Utilisateurs Chef de Projet
Comité de Pilotage Qualité Méthodes Administration des Données Groupe 1 Concepteur Développeur Groupe 2 Concepteur Développeur Groupe n Concepteur Développeur Équipe Technique Expert fonctionnel Expert technique

6 Profils types de l’équipe
Caractéristiques : Compétences et savoir-faire, Missions, Qualités requises.

7 Chef de Projet Compétences et savoir faire Missions Qualités requises
Maîtrise de la conception de SI Maîtrise de la conduite de projet Bonne connaissance des technologies et de l’offre du marché Bonne connaissance des domaines fonctionnels Bonne connaissance des procédures des contrats (sous-traitance ou acquisition de progiciels ou matériels) Missions Pilotage stratégique vis à vis de la maîtrise d’ouvrage Pilotage de la conception, du développement et de la mise en œuvre Maîtrise de la planification Maîtrise des risques Maîtrise du budget Maîtrise de la qualité Qualités requises Bon communicateur Qualités d’analyse et de synthèse Rigueur et souplesse Anticipation Calme et pondération dans les prises de position

8 Responsable qualité et méthodes
Compétences et savoir faire Maîtrise des normes et des systèmes qualité Maîtrise et expérience de la conduite de projet Maîtrise et expérience de la conception des SI Bonne connaissance des procédures contractuelles Missions Élaborer et/ou participer à l’élaboration des PAQ Tenir à jour les PAQ Organiser et réaliser les revues Organiser et réaliser des audits Participer à la maîtrise de la qualité des projets Qualités requises Bon communicateur Rigueur et souplesse

9 Administrateur des données
Compétences et savoir faire Maîtrise et expérience de la conduite de projet Maîtrise et expérience de la conception des SI Maîtrise et expérience des Ateliers de Génie Logiciel Maîtrise et expérience des outils dictionnaire de données Missions Élaborer et/ou participer à l’élaboration de la modélisation du SI Élaborer et tenir à jour le dictionnaire de données Garantir la cohérence fonctionnelle Capitaliser le patrimoine informationnel de l’entreprise Qualités requises Bon communicateur Rigueur

10 Concepteur Compétences et savoir faire Missions Qualités requises
Maîtrise et expérience de la conception des SI Bonnes connaissances de la conduite de projet Maîtrise et expérience des AGL Bonne connaissance des techniques de l’organisation Bonne connaissance des domaines fonctionnels de l’entreprise Missions Élaborer et/ou participer à l’élaboration de la modélisation du SI Élaborer les cahiers des charges Piloter des développements Qualités requises Bonne aptitude à l’analyse et la synthèse Bon communicateur

11 Développeur Compétences et savoir faire Missions Qualités requises
Maîtrise des techniques de développement Bonne connaissance des méthodes de conception Maîtrise des techniques de tests Bonne connaissance des SGBD Bonne pratique des AGL Missions Élaborer des études techniques Production de logiciels Spécification et réalisation de tests de logiciels Qualités requises Logique Rigueur Clarté et simplicité dans la réalisation de logiciel

12 Expert technique Compétences et savoir faire Missions
Maîtrise et expérience d’une ou plusieurs technologies : SGBD, réseaux, logiciels de base… Bonne connaissance des systèmes d’exploitation Bonne connaissance des outils associés aux technologies Bonne connaissance des techniques de développement Missions Assister les développeurs dans la mise en œuvre des technologies Prendre en charge le développement de sous-ensemble techniques Assurer des expertises techniques Qualités requises Rigueur et précision Grande disponibilité

13 Expert fonctionnel Compétences et savoir faire Missions
Maîtrise de domaines fonctionnels Expérience et expertise reconnues Rédaction de cahier des charges fonctionnel Missions Apporter la connaissance fonctionnelle de domaines de gestion Prendre en charge la rédaction de sous-ensemble de spécification Assurer des expertises fonctionnelles Qualités requises Rigueur et précision Grande disponibilité Bon communicateur

14 Expert produit Compétences et savoir faire Missions Qualités requises
Maîtrise et expérience d’un ou plusieurs module(s) de progiciel Bonne connaissance des domaines de gestion concernés Bonne connaissance des systèmes d’exploitation Expérience dans le paramétrage Missions Assister l’équipe projet dans la mise en œuvre des technologies Prendre en charge des actions spécifiques : formation, paramétrage, spécification d’interfaces… Assurer des expertises Qualités requises Rigueur et précision Grande disponibilité

15 Management de l’équipe
Composantes et règles générales : Faire accomplir les tâches du projet aux membres, en veillant à satisfaire : Les objectifs du projet, Les aspirations de chaque membre. On observe, en général, une légère priorité donnée au premier point ! 3 natures d’activités : La prise de décision, La délégation, Le contrôle.

16 La prise de décision 1 Trop de défaillances, de deux types
Absence de décision : laisser-faire, Décisions mal prises : Dossier pas préparé, Interlocuteurs concernés absents… Une démarche rationnelle : Analyse de l’existant, Enjeux et objectifs, Solutions : scénarii types, Analyse des solutions, Évaluation et choix d’une solution, Conditions de mise en œuvre.

17 La prise de décision 2 3 Modes de prise de décision
Unilatéral: Pas de consultation, Pas d’information. Explicatif: Explications données à l’équipe. Participatif: Décision prise par le chef de projet, Après avoir recueilli les avis de tous les membres. Le troisième mode est le plus propice à l’établissement d’un climat serein et efficace dans une équipe projet.

18 La délégation 1 : Quoi ? Confier à un membre de l’équipe une tâche qui relève de la responsabilité du chef de projet. Sont concernées : Les tâches de conception, Les tâches de développement, Certaines tâches de mise en œuvre. Restent au chef de projet : Tâches de pilotage, Tous les aspects stratégiques.

19 La délégation 2 : Comment ?
Éviter les situations extrêmes: Pas de délégation => surcharge, Trop => refus des responsabilités. 3 conditions : Le CdP doit maîtriser les tâches déléguées. Les Tâches déléguées doivent être motivantes, voire enrichissantes pour les personnes qui vont les assumer. La responsabilisation doit être forte: Peu d’intervention du CdP, Le Cdp vérifie l’atteinte des résultats à la fin de la réalisation.

20 Le contrôle : Résultats
3 types de contrôle : Vérification matérielle de l’existence du résultat attendu, Observation des délais de réalisation, Évaluation de la qualité du résultat : Conformité avec la demande, Vérification de la fiabilité et de la robustesse du résultat. Climat serein si possible, Ajustement du niveau de contrôle au profil de l’équipier.

21 Le contrôle : Comportements
Appréciation de la manière d’agir dans l’exécution d’une tâche donnée : D’abord : contrôle du respect des processus en place, Ensuite : comportement strictement individuel. Recommandations: Préciser le champ couvert par le contrôle : respect du processus qualité, Privilégier l’appréciation portée sur le comportement général de l’équipe, L’absence de contrôle des comportements => acceptation de toutes les dérives individuelles.

22 La préparation de réunion 1
50% du temps du CdP se passe en réunion. La plupart du temps il en est l’animateur! Objets et préalables : Réflexion sur l’objet à traiter et les résultats attendus, Choix des participants selon les contributions souhaitées, Préparation de l’ordre du jour, Préparation des documents à transmettre aux participants, Préparation des documents de support utilisés pendant la réunion.

23 La préparation de réunion 2
Logistique : Choix d’une date et d’un lieu, Réservation et préparation de la salle, Convocation des participants: Assez tôt, Ordre du jour, Vérifier réservation Vérifier disponibilité équipements Vérifier réception de la convocation Re-Vérifier tout !!

24 La tenue de réunion : début
Débuter à l’heure, Accueillir les participants, Rappeler l’ordre du jour, Régler les aspects logistiques, Tour de table de présentation, Fixer les règles du jeu, S’assurer que les objectifs sont clairs pour tous, Traiter toutes les questions préalables.

25 Déroulement des travaux
Donner le plus rapidement possible la parole aux participants, Veiller à : Réduire le temps de parole des grands bavards, Faire parler les personnes réservées, Faire des synthèses intermédiaires, reformuler pour s’assurer de la bonne et même compréhension, recentrer le débat, Ménager des pauses (si la réunion dépasse plusieurs heures !), Pratiquer le tour de table lorsque l’on souhaite l’avis de tous, Privilégier l’écoute plutôt qu’une trop forte participation personnelle, Contrôler le bon déroulement des travaux en visant l’atteinte des objectifs fixés.

26 Fin de la Réunion Réserver un temps suffisant à la synthèse générale,
Synthétiser les travaux réalisés et les principaux résultats obtenus, Organiser la suite des travaux : Nouvelle réunion bien ciblée, Processus de validation définitive: Approbation du compte-rendu, Nouvelle version d’un document de travail. Autre type de réunion : Recherche d’idées nouvelles : Brain-storming (remue-méninges).

27 Profil du chef de projet
3 fonctions principales : Appréciation des situations, Prise de décisions, Conduite et suivi d’actions.

28 Appréciation des Situations
Comportement Type Principales dérives Se référer aux expériences du passé Se considérer toujours dans une nouvelle situation et aller vite de l’avant Mettre en avant la méthode et la démarche d’appréciation Sombrer dans le conservatisme Réinventer des solutions qui existent déjà Être trop procédurier

29 Prise de décision Comportement Type Principales dérives
Style plutôt directif avec prise de décision claire Style consensuel (prise de décision après recherche de consensus) Style stratégique anticipation en prenant très tôt les décisions importantes) Excès d’autoritarisme possible et communication affaiblie Diluer la responsabilité de prise de décision et entretenir un climat d’indécision permanent Rester dans un modèle trop théorique et individualiste

30 Conduite et suivi d’actions
Comportement Type Principales dérives Se référer d’abord à la méthode et à la démarche (style normatif) Déléguer fortement et assurer le suivi Mettre en avant le travail d’équipe Favoriser la production et la recherche de performance Donner une priorité au suivi (de l’avancement et des échanges sur la réalisation) Poids de la méthode perçu comme une lourdeur Peut être interprété comme un manque d’implication Une place trop insuffisante au développement et à la responsabilisation individuelle Course sans fin sans atteindre de résultats appréciables Système de contrôle trop pesant ne laissant pas une place suffisante à une responsabilisation

31 Gestion de projet Objectif :fournir les éléments de décision permettant de maîtriser les délais et les charges. De fait : le système d’information du pilotage du projet : Analyser risques et enjeux, Utilisation des ressources, Diffusion des données de références, Préparer la prise de décision.

32 Gestion de projet Processus itératif, 5 activités :
Organisation et ordonnancement en tâches, Estimation des charges, Planification, Pilotage du projet, Gestion des risques.

33 Organisation et ordonnancement en tâches
Démarche de découpage Description générale des tâches Description des ressources

34 Démarche de découpage Projet = ensemble complexe
=> Décomposition en sous-ensembles maîtrisables de tâches : Décomposition en sous-systèmes, Décomposition en phases, Identifications des tâches. Résultat de la décomposition hiérarchique: WBS

35 Niveau 1 : sous-systèmes
Domaine fonctionnel 1 Domaine fonctionnel 2 Projet N Domaine fonctionnel 3 Reprise Interfaces

36 Niveau 2 : phases Domaine fonctionnel 1 Phase 1
Conception générale DF1 Phase 2 Conception détaillée DF1 Phase 3 Réalisation DF1 1 phase de développement = 1 livrable vers la MOA

37 Niveau 3 : tâches Phase 1 Conception générale DF1 Tâche 1
Conception générale sous-ensemble 1 DF1 Tâche 3 Consolidation Conception générale Tâche 2 Conception générale sous-ensemble 2 DF1 1 tâche de développement = 1 livrable (visibilité équipe projet)

38 Description générale des tâches
La liste exhaustive de toutes les tâches d’une phase doit être établie. Pour chaque tâche le ou les résultats produits sont identifiés. Il est fortement recommandé d’associer systématiquement un résultat tangible (livrable) à chaque tâche. Chaque livrable fait l’objet d’une description de son contenu.

39 Identification des tâches
Projet Décomposition en tâches Date : Version : Phase Point de départ : Résultat attendu : Autres contraintes : N° Libellé Point de départ Livrable Contraintes

40 Description des tâches
Libellé de la tâche Description générale Unités d’œuvre * Tâche A Tâche B … * Unité d’œuvre : nombre d’écrans, d’états, d’interfaces

41 Réseau logique des tâches
Début Tâche 1 Tâche 1 Tâche 1 Tâche 1 Tâche 1 Tâche 1 Fin

42 Description des ressources
Les ressources mises à disposition doivent être précisées : En nombre, En qualification. L’équipe projet doit être complètement décrite en indiquant les compétences de chaque membre. L’organigramme de l’équipe doit être arrêté et diffusé. Les indisponibilités et les taux de participation de chaque membre de l’équipe doivent être précisés (planification).

43 Description des ressources
Profil Expérience % de présence Chef de projet 10 ans 100 Concepteur expert 50 Développeur 5 ans …

44 Estimation des charges
Méthode des points de fonction: Introduction Présentation générale Démarche d’élaboration

45 Points de Fonction : introduction
Les mauvaises estimations figurent parmi les causes les plus fréquentes de retard des projets. Ces mauvaises estimations sont souvent dues à une insuffisance de maîtrise des méthodes d’estimation. Parmi les méthodes existantes: Méthode des points de fonction, La plus pratiquée, Norme internationale : AFNOR Z reprenant une norme ISO.

46 Points de Fonction : Présentation générale
Objectifs : Disposer d’une unité de mesure de la taille fonctionnelle des projets (indépendante de la technologie) Disposer d’une unité de mesure universelle des applications informatiques (inter-entreprises et internationale) Permettre une traduction de la taille fonctionnelle de chaque développement en charge

47 Points de Fonction : Définition
Le point de fonction est une unité de mesure de la taille d’un projet ou d’une application informatique en terme de fonctionnalités livrées à l’utilisateur. Peut se comparer au mètre carré utilisé dans le bâtiment.

48 Points de Fonction : Composants utilisés
La méthode est fondée sur l’ évaluation de 5 composants d’une application informatique : Les groupes logiques de données interne (GDI) Les groupes logiques de données externe (GDE) Les entrées (ENT) Les sorties (SOR) Les interrogations (INT)

49 Points de Fonction : Démarche générale
Une démarche en 3 étapes : Dénombrer les GDI, GDE, ENT, SOR, INT, Déterminer le niveau de complexité de chaque GDI, GDE, ENT, SOR, INT et lui affecter un nombre de points de fonction, Faire la somme des points de fonction.

50 Planification : les enjeux 1
Les engagements pris par le chef de projet vont influencer les les relations avec la MOA. Tout dérapage entraînera : Baisse de confiance, Désorganisation des tâches et des acteurs, Augmentation de la charge et des coûts, Risque de dérive allant jusqu’à l’arrêt du projet.

51 Planification : les enjeux 2
3 actions: Prévoir, Mesurer, Adapter. Compromis entre facteurs: Délais, Coûts, Qualité, Sécurité (imprévus).

52 Planification : Le résultat
L’élaboration du planning initial, réalisé par itérations successives, sera considérée comme la référence pendant la durée du projet et ne devra donc pas être modifiée afin de pouvoir mesurer les écarts avec la réalité.

53 Planification : Niveaux
Niveaux global : Points de synchronisation, Livraisons des livrables contractuels, Couvrir la durée totale du projet. Niveau détaillé : Exhaustivité des tâches élémentaires, Répartition sur les ressources allouées, Indiquer les livrables associés aux tâches, Couvrir la durée totale d’une étape.

54 Planification : Techniques
Construction du réseau des tâches et représentation graphique. On doit disposer de : La décomposition en tâches, L’identification de chaque tâche, La durée de chaque tâche, Des contraintes de déclenchement de chaque tâche, Des autres contraintes : date imposée de début ou de fin de tâche. GANTT & PERT

55 « Suivi » de projet : 1 4 objectifs : Mesurer l’avancement,
Déterminer et maîtriser le RAF, Identifier les dérives % objectifs, Rendre compte de l’état du projet.

56 « Suivi » de projet : 2 3 Mesures : les moyens utilisés consistent à mettre en place un système de mesure : Les charges : Consommées % charges prévues, Consommées % charges du RAF, Les délais : % délais prévus, % délais réajustés, Les produits : avancement physique des livrables.

57 « Suivi » de projet : 3 Démarche générale :
Constater l’activité de la période écoulée: Suivi des consommations, Rapprochement avec les prévisions, Détection des écarts. Ré estimer le reste à faire : Tâches non achevées, Tâches non commencées. Établir les nouvelles contraintes et le nouveau planning. Tenir à jour les tableaux de bord : Charge, Délai, Production.

58 « Suivi » de projet : 3 Constat de l’activité d’une période (lors d’une réunion de suivi de projet) Recueillir les consommations au niveau de chaque membre de l’équipe, Identifier les écarts, Identifier les problèmes, Mettre en place les modalités de résolution des problèmes, Ré estimer le RAF, Établir le rapport d’activité (charge, délai, produit).

59 Charge : Données et Écarts
Charge initiale prévue B Charge consommée C Charge RAF D Charge révisée E Écart en charge E = D-A F % de dérive % charge F = E/A G Reste à faire en % G = C/D H % avancement réel H = B/D I % de dérive I = E/B

60 Tableau de Bord en charge
Tâches Charge (en jours) Ecart % dérive en charge % Reste à faire Avancement Initiale Consommée Restante Révisée % réél Dérive A B C D E F G H I Exemple 20 10 15 25 5 25% 60% 40% 50%

61 Délai : Données et Écarts
Date début prévue B Date fin prévue C Date début révisée D Date de fin révisée E Nbre de jours consommés F Écart en Jours F = (D-C)-E G % de dérive en délai G = F/E

62 Tableau de Bord en délai
Tâches Dates Nombre de jours consom-més Écart en nombre de jours % de dérive Début Prévue Fin prévue Début révisée Fin révisée A B C D E F G Exemple 11/04 23/04 27/04 10 5 50%

63 Production: Données P Livrable en Production T
Livrable déclaré terminé par le producteur V Livrable validé par l’équipe projet R Livrable réceptionné par un tiers (utilisateurs, AQ)

64 Tableau de Bord : production
Avancement de la production au / / Tâche Produits prévus Produits réalisés Produits conformes TOTAL :

65 Gestion des risques Identifier et prévenir les difficultés qui pourraient se traduire par des perturbations si aucune action n’était entreprise. Tout projet comporte des risques.

66 Démarche : 4 étapes Identification des risques Évaluation des risques
Action de prévention Suivi des risques

67 3 catégories de risques liés :
Aux caractéristiques du produit: Performances, Technologies trop récentes, Évolutivité des spécifications, Spécifications complexes (algorithmes). Au processus de développement : Absence de support méthodologique, Processus de développement mal défini, Compétences insuffisantes, Délais trop courts, Budget insuffisant. A l’environnement organisationnel : Organisation complexe, défauts de fonctionnement, Diversité des profils utilisateurs, Compétences insuffisantes dans le métier, Disponibilité insuffisante des utilisateurs.

68 Évaluation : de 1 à 25 L’analyse des risques vise à préciser l’ampleur de l’impact et la probabilité d’apparition : 5 niveaux d’impact : Très faible, Faible, Notable, Fort, Critique. 5 Probabilités d’apparition : Très peu probable, Peu probable, Probable, Très probable, Très fortement probable.

69 Traitement : Toutes les actions visant à éviter les risques doivent être décrites. Actions types : Information et sensibilisation, Formation, Compensation, Correction, Renégociation (MOA).

70 Suivi des risques La situation des risques doit être réévaluée périodiquement afin de mettre en évidence leur évolution. Un tableau des risques doit être tenu à jour tout au long du déroulement du projet.

71 Tableau de suivi des risques
Projet : Suivi des risques au / / N° Exigence Risque Niveau d’impact Probabilité d’apparition Poids Actions 1 A A1 5 3 15 A1-1

72 Tableau de suivi des actions
Projet : Suivi des actions de prévention des risques au / / N° Action Risque Responsable Échéance Évaluation du poids avant/après A1-1 A1 X XX/XX 15/10

73 Où en est-on ? INTEGRATION & INDUSTRIALI-SATION DU SI ELABORATION
ORGANISATION OPPORTUNITE & LANCEMENT DU PROJET ELABORATION D’UNE SOLUTION INTEGRATION & INDUSTRIALI-SATION DU SI MISE EN OEUVRE CONDUITE DU CHANGEMENT MANAGEMENT DE L’EQUIPE PROJET ET GESTION DE PROJET ASSURANCE & MAITRISE DE LA QUALITE URBANISME DU SYSTEME D’INFORMATION