Les tendances lourdes en gestion d’invalidité

Présentation au sujet: "Les tendances lourdes en gestion d’invalidité"— Transcription de la présentation:

1 Les tendances lourdes en gestion d’invalidité
Sommet Avantages & Retraite Suzanne Paiement et Lucie Paquet 16 juin 2011

2 Ordre du jour L’évolution du processus Étude de cas Conclusion 2
Comprend la gestion des avantages sociaux, le bien-être, l’invalidité, la sécurité et d’autres sujets Répertoire des activités liées aux RH à partir duquel le sondage est élaboré Plus de 300 activités liées aux RH dans le répertoire des fonctions RH de Towers Watson Utilisation pour toutes les activités liées aux RH Dans ce cas précis, il s’agit des activités de gestion de l’invalidité Période de sondage s’étalant sur une à deux semaines pour permettre aux participants de répondre Le sondage Activity Investment Metrics de Towers Watson permettra d’obtenir rapidement des données précieuses et ciblées pour évaluer les coûts, les activités et l’efficacité de votre système de gestion de l’invalidité. Grâce aux résultats obtenus, vous pourrez prendre des décisions déterminantes pour maximiser la valeur des fonctions en gestion de l’invalidité pour l’entreprise. Define the baseline activities and costs per Disability Management function Define the amount of time and associated costs for delivering Strategic, Consultative and Administrative services Compare your Disability Management functions to benchmark data Streamline processes Reduce costs Maximize your technology investment, if applicable Identify tasks that may be outsourced to increase efficiency and/or reduce costs The survey measures service delivery efforts for your DM functions and identifies specific opportunities to: 2 2

3 Un processus lourd et complexe en soi!
Protection d’invalidité Délai de carence Définition Employé invalide Diagnostic Problèmes sous-jacents Employeur Structure des RH Processus internes Médecin traitant / Professionnels de la santé Manque de médecins Travail en silo Each will have an impact on the duration of the disability and successful RTW Fournisseurs Nombre d’intervenants impliqués Manque de compréhension du contexte d’affaire

4 Le focus sur l’assureur
Payeur de réclamations Gestionnaire de cas Partenaire Promoteur de la santé Approbation ou non de l’invalidité Émission des chèques de prestations Philosophie de gestion Révision des processus Qualification de la main-d'œuvre Services additionnels : PAE Évaluation des risques pour la santé Infos sur le site web

5 Une amélioration continue…
Protection d’invalidité Conception du régime Arrangements financiers Médecin traitant / Professionnels de la santé Équipe multidisciplinaire Information appropriée et pertinente Employé invalide Rôle et responsabilité dans le processus Communication sur les services de soutien Employeur Inducteurs de coûts Rôles et responsabilités des parties impliqués Each will have an impact on the duration of the disability and successful RTW Fournisseurs Révision de la performance : Audits des réclamations Ententes de performance

6 Étude de cas : Moderniser la structure de l’organisation pour harmoniser les ressources en santé afin d’avoir une plus grande efficacité towerswatson.com 6 6 6

7 INTRODUCTION : Une société canadienne d’énergie revoit sa structure et son de personnel en santé et productivité Mise en contexte : L’entreprise gère elle-même ses programmes de santé et d’invalidité Le personnel actuel est surchargé de travail et ne parvient pas à trouver le temps pour des projets proactifs en santé La société recherche des moyens de simplifier ou de réorganiser les différents processus ou postes pour offrir de meilleurs services Objectifs Déterminer les améliorations à apporter afin : de simplifier les processus, et d’accroître l’efficacité générale de l’équipe Comparer les processus internes actuels avec les tendances sur le marché et les pratiques organisationnelles exemplaires Apporter des recommandations pour aligner les processus avec la stratégie Améliorer la mobilisation de l’équipe 7 7

8 DÉMARCHE : Analyse de l’efficacité des processus actuels
Un outil souvent utilisé en RH pour évaluer la durée et le coût de toutes les activités liées à l’équipe Réaliser des sondages en ligne auprès du personnel ayant des responsabilités en santé et productivité Évaluer objectivement les processus actuels et le temps consacré à chaque activité clé répertoriée Produire des rapports pour évaluer l’imputation des coûts par activité pour les fonctions et du temps qui leur est consacré Jumeler avec des entrevues pour apporter un aspect qualitative aux données Comprend la gestion des avantages sociaux, le bien-être, l’invalidité, la sécurité et d’autres sujets Répertoire des activités liées aux RH à partir duquel le sondage est élaboré Plus de 300 activités liées aux RH dans le répertoire des fonctions RH de Towers Watson Utilisation pour toutes les activités liées aux RH Dans ce cas précis, il s’agit des activités de gestion de l’invalidité Période de sondage s’étalant sur une à deux semaines pour permettre aux participants de répondre Le sondage Activity Investment Metrics de Towers Watson permettra d’obtenir rapidement des données précieuses et ciblées pour évaluer les coûts, les activités et l’efficacité de votre système de gestion de l’invalidité. Grâce aux résultats obtenus, vous pourrez prendre des décisions déterminantes pour maximiser la valeur des fonctions en gestion de l’invalidité pour l’entreprise. Define the baseline activities and costs per Disability Management function Define the amount of time and associated costs for delivering Strategic, Consultative and Administrative services Compare your Disability Management functions to benchmark data Streamline processes Reduce costs Maximize your technology investment, if applicable Identify tasks that may be outsourced to increase efficiency and/or reduce costs The survey measures service delivery efforts for your DM functions and identifies specific opportunities to: 8 8

9 APERÇU DES RÉSULTATS : Fonctions de gestion de l’invalidité
89 activités (regroupé par fonction) ont été révisés Chaque activité est classée en quatre grandes catégories : Administration Tâches simples ou associées au poste, qui sont effectuées selon des lignes directrices et consignes claires Consultation Tâches plus complexes, comme offrir des conseils selon certains paramètres en faisant preuve de jugement et en respectant les politiques en vigueur Stratégie Activités liées à l’élaboration et la mise en place de programmes et de politiques Autre Toute activité qui n’entre pas dans les catégories ci-dessus Nom de la fonction Nombre d’activités Ouverture des dossiers et demandes des employés 5 Recueil et communication des données médicales Examen et gestion des cas 13 Aide individuelle Codification du temps Évaluation des restrictions médicales et des conditions de retour au travail 2 Examen médical indépendant 6 Établissement des restrictions médicales et des conditions de retour au travail 4 Retour au travail sans restriction médicale 1 Adaptation du travail – restrictions temporaires Catégorie Nombre d’activités Administration 38 Consultation 42 Autre 3 Stratégie 6 Total 89 9 9

10 APERÇU DES RÉSULTATS : Temps consacré à chaque fonction
Temps (en heures) Si l’on ne tient pas compte du temps consacré aux « Activités de gestion non liées à l’invalidité » 50 % des activités en gestion de l’invalidité concernent l’examen et la gestion des cas, ainsi que la codification du temps, ce qui représente des coûts de XXX $ par année Les activités à forte valeur ajoutée, comme celles qui sont liées au retour au travail ou à l’adaptation du travail, comptent pour peu dans le temps consacré aux activités de gestion Examen et gestion des cas Codification du temps Ouverture des dossiers et demande des employés Autre – gestion de l’invalidité Adaptation du travail – restrictions permanentes Adaptation du travail – restrictions temporaires 5 000 10 000 15 000 20 000 25 000 10 10

11 APERÇU DES RÉSULTATS : Les faits saillants par poste
Par exemple, les gestionnaires de cas Ils se sentent souvent dépassés par leur charge de travail, ce qui réduit leur mobilisation Le temps consacré aux activités de gestion d’invalidité se reparti comme suit : 36 % révision et gestion de cas 7 % préparation et présence aux réunions de gestion de cas complexe et non-complexe Seulement 8 % du temps sur l’accommodation du travail pour les restrictions permanentes et temporaires La majorité du 49 % restant sur des activités administratives (ouverture de dossiers et demandes d’employés compte pour 16 %) 42 % 54 % 2 % Administratif Consultatif Stratégique Autre

12 APERÇU DES RÉSULTATS : l’accommodation et le retour au travail
Toutes les personnes impliqués dans la gestion de l’invalidité passent environ 10 % de leur temps sur l’accommodation et le retour au travail Ceci représente le tiers du temps alloué à l’administration Lors des entrevues, les Conseillers en relation de travail ont déclarés passer du temps sur l’accommodement au travail, aucun a reporté du temps dans le sondage Gestionnaires de cas Conseillers RH Gestionnaires Conseillers en relations de travail

13 APERÇU DES RÉSULTATS : Temps consacré à chaque catégorie
Le coût lié à la gestion de l’ICD pour l’organisation s’élève à environ XXX $ Ce résultat s’explique en grande partie par les ressources médicales qui effectuent des tâches administratives Catégorie Temps (en heures) % du temps Coût % du coût ETP Administration 29 % 21 % Consultation 34 % 36 % Stratégie 2 % 2 % Autre 36 % 41 % Total Aperçu de toutes les activités 29 % 34 % 2 % 35 % Administration Consultation Stratégie Autre 13 13

14 RÉSULTATS : Priorisation des activités
Effort demandé Effet de transformation Statu Quo 1 2 4 5 Mesures à effet rapide Solutions à long terme et interdépendantes 3 6 Grâce à l’analyse, l’entreprise a pu comprendre les activités en santé et productivité des principaux responsables en RH Considérations suite aux résultats obtenus : La redistribution de certaines tâches non stratégiques L’impartition possible de certaines fonctions Des améliorations aux processus et aux politiques De la formation pour les superviseurs immédiats Concevoir un poste administratif pour appuyer les gestionnaires des cas Offrir de l’aide ou de la formation aux responsables immédiats pour assurer une meilleure codification du temps S’assurer que les responsables immédiats comprennent leur responsabilité à l’égard de l’Indice de gestion des présences Revoir le modèle de gestion des cas et les processus en cours pour l’adaptation au travail Étudier d’autres solutions externes que le processus en cours de réception des demandes et d’autres domaines de la gestion médicale Envisager de revoir l’ensemble du modèle de prestation de soins de santé 14 14

15 Conclusion towerswatson.com 15

16 Conclusion Plusieurs employeurs n’ont pas pris le temps d’évaluer leur contribution dans le processus Les structures RH des gros employeurs (experts en silo) ou des plus petits employeurs (généralistes) adressent rarement la place de la gestion efficace des invalidités Cette inefficacité alourdit considérablement le processus de gestion des invalidités Une révision complète du rôle de chacun permet d’optimiser l’efficacité des services reçus par les employés Comprend la gestion des avantages sociaux, le bien-être, l’invalidité, la sécurité et d’autres sujets Répertoire des activités liées aux RH à partir duquel le sondage est élaboré Plus de 300 activités liées aux RH dans le répertoire des fonctions RH de Towers Watson Utilisation pour toutes les activités liées aux RH Dans ce cas précis, il s’agit des activités de gestion de l’invalidité Période de sondage s’étalant sur une à deux semaines pour permettre aux participants de répondre Le sondage Activity Investment Metrics de Towers Watson permettra d’obtenir rapidement des données précieuses et ciblées pour évaluer les coûts, les activités et l’efficacité de votre système de gestion de l’invalidité. Grâce aux résultats obtenus, vous pourrez prendre des décisions déterminantes pour maximiser la valeur des fonctions en gestion de l’invalidité pour l’entreprise. Define the baseline activities and costs per Disability Management function Define the amount of time and associated costs for delivering Strategic, Consultative and Administrative services Compare your Disability Management functions to benchmark data Streamline processes Reduce costs Maximize your technology investment, if applicable Identify tasks that may be outsourced to increase efficiency and/or reduce costs The survey measures service delivery efforts for your DM functions and identifies specific opportunities to: 16 16

17 Des questions ? N’hésitez pas à communiquer avec nous Suzanne Paiement
Lucie Paquet 17 17