IDRH / BDO Reporting Chantier tableaux de bord des programmes

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1 IDRH / BDO Reporting Chantier tableaux de bord des programmes
Guide méthodologique Novembre 2013

2 Le besoin de pilotage des programmes Le tableau de bord du programme
Table des matières Le besoin de pilotage des programmes Le tableau de bord du programme Le processus de production du tableau de bord Le pilotage à l’aide du tableau de bord Les facteurs clé de réussite du chantier Lexique

3 Le besoin de pilotage des programmes
2.2 les exigences associées

4 1.1 le besoin de pilotage Chaque programme doit pouvoir disposer d’un tableau de bord permettant de piloter la mise en œuvre du Projet Annuel de Performance. Ce tableau de bord de pilotage doit permettre au RPROG et à l’équipe de direction du programme de : suivre le niveau de réalisation des objectifs figurant dans le PAP en mesurant l’écart, pour chaque objectif, entre la cible et le niveau atteint disposer d’une représentation visuelle de ces écarts analyser périodiquement en cours d’exercice (aujourd’hui chaque trimestre, à terme mensuellement) et chaque fois que nécessaire la situation sur les objectifs prendre en conséquence les décisions de pilotage nécessaires sur la base des leviers d’action mobilisables conduire ces analyses et prendre ces décisions en collectif Le point focal du programme doit pouvoir : facilement produire le tableau de bord de pilotage pour le diffuser ensuite à l’ensemble de la ligne managériale sur programme, notamment aux RUO faire vivre et faire aisément évoluer dans le temps ce tableau de bord (retrait ou ajout d’objectifs et d’indicateurs, modification des cibles…)

5 1.2 les exigences associées
Le tableau de bord doit d’abord être un outil adapté au pilotage de l’atteinte des objectifs du PAP : capacité à prendre en compte un nombre significatif d’objectifs et indicateurs, capacité à piloter l’atteinte des objectifs par rapport à des échéances annuelles mais aussi pluriannuelles Le tableau de bord doit ensuite s’adapter au degré d’informatisation souvent limité des Services Il doit pouvoir prendre appui sur les éléments éventuellement déjà existants de dispositif de pilotage au sein du programme : rapports d’activité des Services, systèmes de collecte et de remontée de données... Il doit être centré sur le pilotage de l’atteinte des objectifs et non sur la production de simples statistiques. Le développement d’un appareil statistique sur programme est un enjeu réel mais distinct de celui du pilotage Enfin, le tableau de bord est un outil qui doit être produit par et pour ses utilisateurs que sont les managers pilotes du programme

6 Le tableau de bord du programme
2.2 la page d’accueil du portail 2.3 le portail de navigation 2.4 la planche indicateur 2.5 les modèles types de planche indicateur 2.6 les indicateurs de pilotage

7 2.1 le tableau de bord Le tableau de bord de pilotage ne doit pas être un simple tableau de suivi restituant des données chiffrées consolidées. Il doit comprendre un ensemble d’indicateurs permettant de savoir pour chaque objectif si le programme est en bonne voie pour atteindre l’objectif, s’il s’écarte de la trajectoire prévue ou s’il risque sérieusement de ne pas atteindre l’objectif Concrètement, le tableau de bord est une compilation de « planches indicateur ». Sur une page, la planche indicateur : montre de façon quantifiée et visuelle le résultat atteint par l’équipe de programme sur l’indicateur à l’issue d’une période donnée rappelle la cible qui aurait du être atteinte par l’équipe de programme, sur cet indicateur, à l’issue de cette même période met de ce fait automatiquement en évidence l’écart éventuel entre la cible qu’il fallait atteindre et le résultat qui a été obtenu, à l’issue de la période Les objectifs à atteindre étant d’abord des objectifs annuels, il est indispensable de trimestrialiser les indicateurs de pilotage rattachés à chaque objectif, ceci pour pouvoir repérer en cours d’exercice tout écart résultat / cible sur indicateur, comprendre pourquoi cet écart s’est produit, « corriger le tir » à temps et se donner les moyens d’atteindre in fine l’objectif annuel

8 2.2 la page d’accueil du portail

9 2.3 le portail de navigation (1/2)
Les indicateurs du tableau de bord sont regroupés par champ d’action du programme, les « domaines » Chaque domaine regroupe les indicateurs d’un certain nombre d’objectifs rattachés au même champ d’action Dans chaque domaine, les indicateurs sont classés en : indicateurs de résultat, indicateurs d’action, indicateurs de moyens (chaque type d’indicateurs sur un fond de couleur spécifique) Le nombre de domaines et le nombre d’indicateurs de pilotage pour chaque objectif doivent être volontairement limités pour que ces domaines et indicateurs puissent être représentés visuellement sur un seul et même écran En cliquant sur un indicateur, on accède à la planche qui le détaille Le portail de navigation sera à organiser manuellement : saisie de l’intitulé des domaines, saisie des numéros d’objectifs par domaine en reprenant le numéro des objectifs annuels figurant dans le PAP, disposition spatiale des indicateurs par domaine en fonction du nombre d’indicateurs, globalement, par domaine, par type

10 Le portail de navigation (2/2)
Résultats Actions Moyens

11 2.4 la planche indicateur (1/2)
La situation de chaque indicateur est présentée sur une page dédiée, une « planche indicateur » D’une part, la planche indicateur permet de visualiser la situation de l’indicateur trimestre après trimestre, c’est-à-dire l’écart éventuel entre le résultat prévu et le résultat atteint le code signal vert-orange-rouge qualifie l’importance de l’écart entre le résultat prévu et le résultat atteint D’autre part, la planche indicateur indique la situation en fin de trimestre rapportée à la cible annuelle et à la cible pluriannuelle, c’est-à-dire l’écart entre cette situation et ces cibles

12 La planche indicateur (2/2)

13 2.5 les modèles types de planche indicateur (1/2)
Chaque planche indicateur est produite à partir d’un nombre réduit de modèles types qui impliquent chacun un développement informatique spécifique A ce stade, trois modèles types sont prévus et permettent de représenter visuellement tous les indicateurs des PAP 2014 modèle 1 : suivi standard d’un indicateur modèle 2 : suivi standard d’un indicateur avec un critère de décomposition du résultat (par territoire, unité administrative, seuils, catégorie…) modèle 3 : suivi de projet Cet éventail de modèles pourra être complété en fonction des nouveaux types d’indicateurs qui pourraient apparaître dans les PAP à l’avenir.

14 Les modèles types de planche indicateur (2/2)

15 2.6 les indicateurs de pilotage
Le pilotage doit permettre de garder sous contrôle la trajectoire des indicateurs retenus pour les objectifs du programme Certains indicateurs évoluent lentement car les données qui les alimentent ne sont disponibles qu’à échéance annuelle (ex : le taux de réussite au baccalauréat) voire pluriannuelle. Ces indicateurs rentrent dans le cadre d’un pilotage pluriannuel. En revanche, les indicateurs du PAP fixent des cibles annuelles : ils requièrent donc un rythme de pilotage infra-annuel Pour le pilotage de la mise en œuvre des PAP, il a été retenu une périodicité de production trimestrielle des tableaux de bord, soit quatre situations par an. Le tableau de bord à produire comportera donc en priorité, sinon exclusivement, des indicateurs de nature à évoluer sensiblement d’un trimestre à un autre. Sont à retenir dans le tableau de bord bien sûr des indicateurs de résultat mais aussi des indicateurs relatifs à l’engagement des moyens et des indicateurs relatifs à la réalisation de l’action, ces deux derniers types d’indicateurs conditionnant en effet l’atteinte des cibles fixées sur les objectifs de résultat

16 Le processus de production du tableau de bord
3.1 le choix des indicateurs 3.2 le paramétrage de chaque indicateur 3.3 le dispositif de collecte et de consolidation des données 3.4 la production du tableau de bord

17 3.1 le choix des indicateurs
Figurent dans les PAP un nombre important d’indicateurs annuels et pluriannuels. Par ailleurs, une petite partie seulement de ces indicateurs est à ce jour opérationnelle Il est donc important de bâtir un tableau de bord comportant un nombre raisonnable d’indicateurs compte tenu de la situation de départ : a priori, pas plus de 48 indicateurs répartis dans, au maximum, 4 domaines du programme Doivent être privilégiés les indicateurs permettant de rendre compte du niveau d’atteinte des objectifs annuels. En complément, peuvent être choisis des indicateurs d’objectifs pluriannuels non déclinés annuellement Si la limite des 48 indicateurs n’est pas atteinte, le tableau de bord peut aussi éventuellement intégrer quelques « indicateurs de suivi », c’est-à-dire des indicateurs dépourvus de cible mais que le programme souhaite cependant suivre pour pouvoir se constituer un historique de données et être capable grâce à cela de fixer des objectifs les années suivantes

18 3.2 le paramétrage de chaque indicateur (1/3)
La production automatique d’une planche indicateur sur la base du modèle type retenu suppose de renseigner au préalable une « table de paramétrage » pour cet indicateur. Le paramétrage de chaque indicateur sera effectué avec l’équipe de programme.

19 Le paramétrage de chaque indicateur (2/3)
Illustration, première partie

20 Le paramétrage de chaque indicateur (3/3)
Illustration, seconde partie

21 Focus sur la structuration de la table de paramétrage (1/3)
Nom programme et code programme : nom du programme auquel l’indicateur est rattaché. Ce nom sera également repris comme quatrième titre sur la planche indicateur. Le code du programme est celui figurant dans la maquette budgétaire, sans les zéros figurant à l’intérieur du code programme maquette (exemple du programme Gestion de la commande publique : code programme maquette = ; code tableau de bord = 144) Nom domaine (dans le programme) et code domaine : nom du domaine auquel l’indicateur est rattaché. Ce nom sera repris comme troisième titre sur la planche indicateur. Le code domaine est numéroté de 1 à 4 Nom objectif et code objectif : nom de l’objectif auquel l'indicateur est rattaché. Ce nom sera repris comme titre secondaire sur la planche indicateur. Le code pour les objectifs annuels est numéroté de 001 à 999. Le code pour les objectifs pluriannuels est numéroté de P01à P99 Type d’indicateur : finalité de la donnée mesurée par l’indicateur « Moyen » indique les moyens et ressources mis en œuvre pour accomplir un objectif (moyens financiers, humains, formations …) « Action » rend compte de la mise en œuvre et de la bonne exécution des actions entreprises pour atteindre un objectif « Résultat » mesure si les ressources et actions ont permis de se rapprocher de l’objectif final Nom indicateur et code indicateur : nom de l’indicateur et de la planche « indicateur ». Ce nom sera repris comme titre sur la planche indicateur. Le code indicateur est numéroté de 001 à 999, c’est le numéro de l’indicateur dans l’objectif Code planche indicateur : code permettant de référencer chaque planche qui sera produite. Le code sera structuré de la manière suivante : WWWXYYYZZZ (WWW = code du programme, X = code du domaine, YYY = code de l’objectif, ZZZ = code de l’indicateur) Code modèle : le code du modèle de planche qui doit servir à représenter l’indicateur. Ces modèles type de planche indicateur sont des modèles automatisés de représentation graphique et dynamique d’un indicateur. Ces modèles types sont en nombre restreint

22 Focus sur la Structuration de la table de paramétrage (2/3)
Dimension 1 et 2 : critères de décomposition du résultat pouvant servir à expliquer tout ou partie de la situation constatée (ventilation du résultat par « provinces », « par unités administratives », « par catégories », etc.) Unité indicateur : unité d’œuvre principale de l’indicateur mesuré (ex dossiers ont été complétés dans les temps, dans ce cas-ci l’unité est « nombre » ; ex 2. 90% de dossiers complétés dans les temps, dans ce cas-ci l’unité est « % ») Unité numérateur et dénominateur : unités secondaires de l’indicateur mesuré si elles sont pertinentes (ex dossiers ont été complétés dans les temps, dans ce cas-ci il n’y a pas d’unité secondaire ; ex 2. 90% de dossiers complétés dans les temps, dans ce cas-ci l’unité numérateur et dénominateur sont toutes les deux « nombre ») Formule de calcul de l’indicateur : donne la définition et/ou la formule de l’indicateur Point focal 1 et 2 : les personnes qui, pour l’indicateur donné, sont responsables de consolider, valider et charger dans le système Cockpit les données collectées auprès des points de collecte : Ex 1 : responsable point focal (Point focal 1), et son suppléant (Point focal 2) Ex 2 : responsable point focal (Point focal 1), et membre de son équipe qui joue le rôle de correspondant pour la collecte des données de l’indicateur dans la direction qui centralise ces données (Point focal 2) Ex 3 : responsable point focal (Point focal 1), et membre de son équipe chargé de la saisie dans le système Cockpit (Point focal 2) Points de collecte : les points depuis lesquels les données sont collectées et transmises au point focal Fréquence : périodicité de mise à jour de l’indicateur (mois, trimestre ou année ; systématiquement « trimestre » en 2014) Daté d’échéance annuelle/pluriannuelle : la date d’échéance de la cible annuelle/pluriannuelle (format = ) Cible à échéance annuelle/pluriannuelle : la cible à atteindre avant l’échéance annuelle/pluriannuelle

23 Focus sur la structuration de la table de paramétrage (3/3)
Direction cible : sens de l’évolution souhaitée de l’indicateur MAX = l’objectif est d’être au dessus de la cible (ex. taux de satisfaction des habitants par rapport à une nouvelle réforme proposée) MIN = l’objectif est d’être en dessous (ex. nombre de tués sur les routes) MEDIUM = l’objectif est d’être le plus proche possible de la cible (ex. dépenses liées à un investissement qui a été budgétisé). Les bornes A, B, C, D : la valeur entre les différentes couleurs reprises sur la planche Cumulé et date de début du cumul annuel : les modèles types de planche indicateur peuvent permettre de voir les résultats en vue trimestrielle ou en cumulé à partir d’une date (souvent le début de l’année) « oui » si l’on souhaite afficher le résultat consolidé, il faut alors préciser la date de début du cumul Ex : pour afficher le résultat cumulé depuis le début de l’exercice 2014, il faut indiquer « oui » et «   » « non » si l’on souhaite afficher le résultat du trimestre, trimestre par trimestre En fonction du choix, les collecteurs transmettront soit le résultat du seul trimestre, soit le résultat cumulé depuis le début de l’année Date de début du cumul pluriannuel : la cible à échéance pluriannuelle est mesurée sur la période entre la date de début du cumul pluriannuel, et la date d’échéance pluriannuelle Si cible direction = MAX Si cible direction = MIN Si cible direction = MEDIUM A B B C A A D B

24 Focus sur les onglets annexes
Onglet annexe « Dimensions » (annexe modèle 2) : permet de préciser l’intitulé de chacun des éléments qui composent une dimension Onglet annexe « Etapes projet » (annexe modèle 3) : permet de préciser l’intitulé de chacune des étapes qui composent un projet, et le poids de ces actions dans l’avancement du projet Onglet annexe « Points de collecte » : permet de lister l’ensemble des points de collecte du programme Onglet annexe « Indicateurs manuels » : permet de lister les indicateurs devant figurer dans le document tableau de bord, mais ne nécessitant pas une planche automatique Noms courts : permet d’associer à différents champs (mission, programmes, domaines, objectifs) des noms courts limités à 50 caractères pour faciliter l’affichage et l’impression ultérieure des planches Statistiques : fournit des statistiques sur les indicateurs

25 3.3 le dispositif de collecte et de consolidation des données
Portail collaboratif Rapports imprimés Les données sont collectées sur le terrain et communiquées (le plus possible directement dans un fichier accessible par internet, sinon par , sinon par fax voire en dernier ressort par téléphone) par des collecteurs au point focal de chaque programme. Les données sont centralisées, validées et saisies par ces points focaux dans l’application en ligne, où ils sont automatiquement chargés dans la base (entrepôt) de données. La base de données est hébergée sur les serveurs de BDO, accessible par les points focaux à travers un module de chargement. Des référents techniques centraux supervisent le projet et s’assurent du bon déroulement du processus sur l’ensemble des 90 programmes. Les différentes « planches indicateur » sont compilées pour constituer le tableau de bord du programme, accessible de manière sécurisée aux utilisateurs à travers un portail collaboratif Ces tableaux de bord sont accessibles en ligne et sont ensuite intégrées par les points focaux dans des présentations visuelles prévoyant commentaires et plans d’actions. La restitution des données Référents techniques centraux Entrepôt de données La collecte et consolidation des données Points focaux Collecteurs de données

26 Focus sur la collecte des données
Un fichier de collecte pré-formaté, et accessible directement par internet, est mis en mains de chaque collecteur local. Dans ce document, le collecteur saisit les données qui vont permettre d’alimenter l’indicateur Le collecteur doit être identifié nominativement. Un collecteur suppléant est également désigné, de telle sorte que la continuité dans la transmission de l’information soit garantie en cas d’indisponibilité du collecteur principal Pour fonctionner efficacement, le réseau des collecteurs doit être fortement animé par le point focal du programme Le point focal doit suivre les collecteurs, notamment ceux ayant des retards ou des difficultés dans la transmission des données. Il doit veiller à rendre ces collecteurs progressivement plus fiables et diligents

27 Focus sur la mission du point focal auprès du RPROG
La mission du point focal est de mettre en place et de développer progressivement les méthodes, outils et activités du pilotage de la performance : assister le RPROG et les RBOP dans toutes les phases d’élaboration du PAP préparer tous les éléments nécessaires au dialogue de gestion au sein du programme (données sur l’action et les résultats, éléments budgétaires, normes pour la première répartition des objectifs et des crédits…) appuyer techniquement le RPROG et les RBOP dans la démarche de dialogue de gestion et dans la formalisation des BOP et les lettres d’objectifs des RUO centraliser, consolider et synthétiser les éléments remontés des UO vis les rapports d’activité trimestriels aider à la définition du tableau de bord du programme, à l’organisation du réseau de collecte de données et à la production régulière du tableau de bord préparer les revues trimestriels d’objectifs, formaliser les relevés de décisions, organiser un suivi méthodique de la mise en œuvre des décisions prises faire circuler au sein du réseau des BOP, UO, opérateurs, partenaires l’ensemble des éléments touchant au pilotage de la performance du programme assister le RPROG et les RBOP dans l’organisation et la mise en œuvre du dialogue sur les résultats ainsi que dans les travaux de formalisation du RAP Le point focal peut-être une personne ou une équipe en fonction de la taille du programme et de la diversité des structures impliquées (DG, opérateurs…)

28 Focus sur l’organisation du point focal
En fonction des programmes, le point focal pourra être organisé de différentes façons : petit programme mono DG : secrétaire ensemblier seul petit programme multi DG : secrétaire ensemblier + réseau de correspondant dans les BOP grand programme mono DG : secrétaire ensemblier + équipe dédiée point focal grand programme multi DG : secrétaire ensemblier + binômes dédiés par DG / BOP Le profil idéal d’un membre du point focal est celui d’un contrôleur de gestion doublé d’une bonne capacité d’animation. Il doit notamment démontrer : des capacités de synthèse et de rédaction, de production de documents d’aide à la décision, de production de supports aux réunions (maîtrise nécessaire de la suite Office) la maîtrise des techniques d’élaboration et de formalisation des PAP et des RAP la maîtrise des techniques et pratiques de dialogue de gestion, de dialogue de pilotage et de dialogue sur les résultats la maîtrise des méthodes et techniques de production du tableau de bord du programme (Excel) ; une capacité à faire évoluer ce tableau de bord ; la capacité à animer un réseau de collecte de données pour l’alimentation du tableau de bord Plusieurs conditions matérielles doivent être réunies pour un travail efficace du point focal : des postes informatisés ; une connexion internet stable (ex. liaison par câble Ethernet), un lien informatique direct avec tous les RBOP et UO (équipement nécessaire des interlocuteurs) ; un espace pour tenir des réunions

29 Focus sur la mission du référent technique central « Tableaux de Bord de programme »
Être la référence technique au Gabon des points focaux sur programme pour tout ce qui touche à l’introduction puis au développement d’un pilotage par tableau de bord Mission 1. Apporter un appui technique aux points focaux dans l’élaboration des tableaux de bord en relais de l’action d’IDRH – BDO Reporting Le référent technique central apporte, avec IDRH – BDO Reporting, un appui technique aux points focaux dans l’élaboration des tableaux de bord. Pour cela, il devra acquérir une très solide maîtrise de la méthodologie d’élaboration d’un tableau de bord, savoir renseigner une fiche de paramétrage d’un indicateur en coproduction avec le point focal concerné, savoir paramétrer une fiche de collecte de données également en coproduction avec un point focal, savoir conseiller ses interlocuteurs dans l’organisation du réseau de collecte, savoir aider à la formalisation de dossiers « tableau de bord trimestriel » servant de support de travail aux équipes de direction sur programme lors de leurs revues d’objectifs trimestrielles Mission 2. Aider à un pilotage efficace de la mise en œuvre du chantier tableau de bord Le référent technique central tient à jour un suivi du travail sur les tableaux de bord de programme des points focaux. Il tient à jour « la météorologie », de ce chantier. Il met tout en œuvre pour que l’outil « tableau de bord de programme » devienne un des outils de base de tout RPROG. Il s’attache à stimuler ce travail là où des retards, des freins apparaissent. Il organise les séances de formation des membres de l’équipe BOP et des points focaux à la méthode de production des tableaux de bord. Ces séances seront en 2013 – 2014 animées par BDO Reporting. Ultérieurement, c’est le référent technique central qui assurera leur animation pédagogique Mission 3. Assurer l’appui technique au réseau des points focaux et des membres de l’équipe BOP sur le volet « tableaux de bord » après la mise en place d’un premier tableau de bord au niveau des 90 programmes Le référent technique central devra répondra à toutes les questions techniques et méthodologiques des membres de l’équipe BOP et des points focaux, soit en mobilisant ses propres connaissances, soit en élaborant la réponse avec IDRH – BDO Reporting. Il s’occupera également de l’amélioration et du développement en continue du dispositif de pilotage par tableaux de bord en lien étroit avec les utilisateurs d’une part, IDRH – BDO Reporting d’autre part. A ce titre, il peut être amené à définir le besoin local d’autres modèles types de planche « indicateur » Mission 4. Être, pour IDRH - BDO Reporting, le relai ascendant et descendant, après la mise en place d’un premier tableau de bord au niveau des 90 programmes Le référent technique central a vocation à être le point de contact principal avec BDO Reporting, prestataire technique central en charge de la production automatisée des tableaux de bord. C’est par lui que remonte les questions et les demandes du réseau des points focaux. C’est lui qui démultiplie les consignes, les conseils, les réponses apportés par IDRH – BDO Reporting

30 3.4 la production du tableau de bord (1/2)
Le point focal intègre les planches indicateur dans un document « tableau de bord » pré-formaté pour la conduite des revues trimestrielles d’objectifs Ce document comprend : les planches indicateur accompagnées, pour chaque planche, d’espaces permettant de saisir en cours de séance les commentaires et les décisions prises par les participants des pages permettant de rendre compte d’indicateurs qui n’ont pas fait l’objet d’une représentation graphique : cas notamment des indicateurs dont les cibles annuelles ont une valeur très faible (« construire 3 équipements », « produire 4 projets de textes règlementaires »…) des éléments quantitatifs de suivi des effectifs et de la masse salariale du programme la situation de la consommation des crédits du programme des éléments plus qualitatifs sur l’action conduite et les faits marquants du trimestre écoulé Le tableau de bord est adressé à l’avance aux participants sous forme dématérialisée pour qu’ils puissent en prendre connaissance et se préparer aux revues de pilotage A l’issue de la revue, il est adressé, avec les commentaires et les plans d’actions, à l’ensemble des managers du programme

31 La production du tableau de bord (2/2)
Commentaires : ……………………………………………………………………… …………………………………………………………………….. ……………………………………………………… Plan d’actions : 1. ……………………………………………………………… 2. …………………………………………………………….. 3. ……………………………………………………………… 4.…………………………………………………… Plan d’actions (suite) : 5. ……………………………………………………………… 6. …………………………………………………………….. ……………………………………………………………… .……………………………………………………

32 Le pilotage à l’aide du tableau de bord
4.1 le contenu du pilotage trimestriel 4.2 les leviers d’action dans le cadre du pilotage

33 4.1 le contenu du pilotage trimestriel
La revue trimestrielle d’objectifs est le temps fort que se donne quatre fois par an l’équipe de direction du programme pour analyser la situation des indicateurs et prendre en conséquence les décisions de pilotage adéquates Cette revue commence toujours par un retour sur les décisions de pilotage prises lors de revue trimestrielle précédente : les mesures décidées ont-elle été effectivement mises en œuvre ? Les plans d’actions définis ont-ils porté leurs fruits ? Le second temps de la revue consiste à passer en revue chaque indicateur sur objectif pour analyser leur situation et décider des éventuelles actions correctrices à mettre en œuvre. Pour chaque indicateur projeté à l’écran, il s’agit : d’abord d’analyser en collectif la situation de chaque indicateur et de formaliser en séance, dans la page indicateur du document et dans l’espace prévu à cet effet dans la page (espace « commentaires ») les points clés de cette analyse : quelles sont les causes de la situation constatée sur l’indicateur ? La situation peut-elle se redresser d’elle-même ou présente t-elle un risque de dérive accentuée ? Quelle évolution prévisionnelle de la situation si l’équipe de direction du programme ne réagit pas ? ensuite, de décider ensemble des mesures à prendre pour redresser chaque fois que nécessaire la situation constatée sur l’indicateur, en formalisant un plan d’actions dans la page indicateur du document et dans l’espace prévu à cet effet dans la page (espace « plan d’actions »). Ce plan d’actions s’alimente de tout ou partie des leviers d’action à disposition de l’équipe de direction de programme pour son activité de pilotage (cf. page suivante) Le troisième temps de la revue consiste à re-balayer les plans d’actions décidés sur les indicateurs et à les valider définitivement ensemble, avant envoi du document « tableau de bord » à tous les managers du programme

34 4.2 les leviers d’action dans le cadre du pilotage
Rationali-sation de l’ organisation des Services Clarification du contenu des postes et des objectifs de chaque équipe, de chaque agent Homogénéisa-tion et formalisation des procédures Développe-ment de la polyvalence et/ou de la spécialisation des postes Formation continue des agents / développement de leurs compétences Suivi et entretien de la motivation des équipes, des agents Développement de pratiques managériales facilitant la réalisation de performances Objectifs Résultats Optimisation, reengineering des processus de travail Modernisa-tion des équipements Informatisa-tion des Services, des postes de travail Développe-ment des dispositifs de circulation et de partage de l’information Organisation et animation de la lutte contre le gaspillage, de la recherche d’économies possibles Mise en place de dispositifs de prévention, de détection, de traitement, de résolution des problèmes Autres à trouver ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

35 Les facteurs clé de réussite du chantier

36 Les facteurs clés de réussite (1/2)
Retenir dans le tableau de bord les indicateurs qui sont les plus importants pour la réussite du programme, qui traduisent vraiment les enjeux de la politique publique à mettre en œuvre Retenir dans le tableau de bord des indicateurs de nature à évoluer sensiblement en cours d’année, d’un trimestre à l’autre Sélectionner des indicateurs qui servent réellement à piloter, sur lesquels l’équipe de direction du programme peut et veut mobiliser les leviers d’action à sa disposition ; ne pas multiplier les indicateurs de suivi, encore moins les simples statistiques. Etre très clair sur le contenu et le sens à donner à chaque indicateur, expliciter chaque fois que nécessaire son mode de calcul et l’interprétation que l’on doit collectivement en avoir ; pour cela, renseigner de façon très soigneuse la table de paramétrage pour chaque indicateur Former les points focaux au dispositif de pilotage et au processus de production du tableaux de bord, faire que ces points focaux jouent le rôle de formateurs relais au profit des collecteurs sur le terrain

37 Les facteurs clés de réussite (2/2)
Faire que les points focaux mobilisent, motivent, suivent, relancent chaque collecteur ; faire en sorte qu’ils animent réellement le réseau de ces collecteurs Doter les points focaux et les collecteurs sur le terrain en moyens de communication ( , fax, téléphone) Garantir l’implication de l’équipe de programme et en premier lieu du RPROG, dans la mise en place, le déploiement et l’animation du dispositif de pilotage : choix des indicateurs sensibilisation de la ligne managériale BOP à l’importance du dispositif suivi vigilant du déploiement et du fonctionnement du dispositif dans l’organisation du programme Garantir aussi l’implication de cette équipe dans la préparation et l’animation des revues trimestrielles d’objectifs, dans la prise des décisions de pilotage et le suivi de leur mise en œuvre

38 Lexique

39 Lexique (1/2) Dispositif de pilotage : organisation, règles de fonctionnement, outils et pratiques mis en place pour recueillir, consolider et analyser des données permettant de prendre périodiquement et chaque fois que nécessaire des décisions garantissant la bonne mise en œuvre des actions prévues et l’atteinte des résultats attendus Tableau de bord : ensemble de « planches indicateur » liées à un programme, avec leur représentation graphique et dynamique Document tableau de bord : document de pilotage pour les revues trimestrielles d’objectifs. Ce document intègre les planches indicateur (avec graphique), des pages pour les indicateurs représentés sans graphique ou de façon plus qualitative, les éléments de suivi des effectifs et de la masse salariale, les éléments de suivi de la consommation des crédits Indicateur : mesure permettant de suivre l’atteinte d’un résultat ou l’avancement d’une action par rapport à un objectif qui a été fixé (ou une référence)

40 Lexique (2/2) « Planche indicateur » : représentation graphique et dynamique d’un indicateur ; pour un programme donné, la somme des « planches indicateur » constitue le tableau de bord Cible de l’indicateur : niveau précis et le plus souvent chiffré d’ambition, résultat à atteindre sur l’indicateur Modèle de « planche indicateur » : modèle automatisé de représentation graphique et dynamique d’un indicateur ; on crée un nombre limité de modèles types Table de paramétrage : fichier Excel contenant l’ensemble des paramètres caractérisant un indicateur (nom de l’indicateur, modèle type de représentation, unité de mesure, fréquence d’alimentation…) Fichier de collecte : fichier pré-formaté pour la collecte puis la saisie des données collectées sur le terrain