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©2009 Rainforest Alliance Etapes vers la Certification - Préparation de groupe – Présenté par: Présenté : Présenté à:Date:Lieu:

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1 ©2009 Rainforest Alliance Etapes vers la Certification - Préparation de groupe – Présenté par: Présenté : Présenté à:Date:Lieu:

2 Documentation sur les Normes 2 1.Normes pour lAgriculture Durable Pour les producteurs qui sont membres dun Groupe Objet: pratiques environnementales sociales et de gestion dune plantation 2.Normes pour la Certification de Groupe Pour lAdministrateur de Groupe Objet: Système de Controle Interne

3 Processus General 3 Etape 1: Constitution du Groupe Etape 1: Constitution du Groupe Identification des Producteurs Sensibilisation des Producteurs Identification de lEquipe SCI Etape 2: Planification Compréhension des Principes Définition des Rôles et Responsabilités Redaction dun plan et Mise en place des Outils Etape 3: Preparation de lEquipe SCI Etape 3: Preparation de lEquipe SCI Formation de lAdministrateur Formation des Auditeurs Internes Formation des Formateurs Etape 4: Formation des Producteurs Etape 4: Formation des Producteurs Formation Adaptée Mise en place des Actions Suivi Etape 6: Audits Externes Audits des plantations et du SCI Actions Correctives Certification Etape 5: Audits Internes Audits des plantations et du SCI Actions Correctives Suivi Etape 7: Amélioration Continue Des plantations Du SCI

4 Etape 1: Constitution du Groupe 4 1. Producteurs (Les Producteurs doivent bien être informes et ensuite décider de leur candidature au programme) 2. Administrateur de Groupe (Cette personne sera responsable du développement et de la gestion du Système de Contrôle Interne. Elle devra être techniquement compétente et prendre la décision finale quant a la sélection des producteurs ) 3. Formateurs (Agronomes / Agences dappui au développement / Producteurs Relais) (Cette personne aidera les producteurs à mettre en place le standard. En labsence dagences dappui des producteurs volontaires seront indispensables) 4. Auditeurs Internes (Agronomes / Agences dappui au développement / Producteurs Relais) (Il peut sagir de Formateurs pourvu quils nauditent pas les Producteurs quil a formés. Cet audit a lieu au moins une fois par an pour chaque plantation) Step 1: Constitution du groupe Step 1: Constitution du groupe Identification des Producteurs Sensibilisation des Producteurs Identification de lEquipe SCI Informer les membres du groupe ayant choisi notre Norme sur les différentes Etapes en vue de la certification. Notamment sassurer de lenregistrement des plantations et entamer un processus de recrutement internes pour lEquipe de Contrôle Interne. Equipe SCI

5 Etape 2: Planification Quels sont les critères applicables Groupe en matière de SCI ? (lAdministrateur de Groupe doit déterminer quels critères seront pris en charge par le Groupe ou chaque Producteur. Les critères relatifs au Système de Gestion Sociale and Environnementale devront par exemple être pris en charge par le Groupe) Quels sont les critères applicables a chaque Producteur ? (Tous les critères non pris en charge par le Groupe devront lêtre par les producteurs 5 Critères applicables au Groupe Critères applicables aux Producteurs Critères Non Applicables Step 2: Planification Compréhension des Normes Définition des Rôles et Responsabilités Bien lire les Principes de façon à déterminer les responsabilités de chacun

6 Etape 2: Planification 6 Step 2: Planification Rédiger un plan qui détaille les activités, les dates clés, les responsabilités, les outils et les ressources nécessaires. Par exemple, un groupe pourra développer une check-list daudit interne sur les critères dont il faudra vérifier la conformité pour chaque producteur. Cest un outil important pour les audits internes. Principes applicables aux Producteurs Exemple de check-list Redaction dun plan et Mise en place des Outils

7 Etape 3.1: Construction du SCI Etabli daprès lanalyse des Normes notamment les critères applicables au Groupe, lAdministrateur de Groupe devra développer son propre Système de Contrôle Interne 7 Step 3: Preparation de lEquipe SCI Step 3: Preparation de lEquipe SCI Formation de lAdministrateur Critères applicables au Groupe Système de Contrôle Interne du Groupe Après avoir été construit, le système doit être mis en place et documenté (ex traçabilité)

8 Les formateurs doivent savoir comment mettre en place les normes au niveau des Producteurs et savoir communiquer efficacement avec eux: il est important quils soient reconnus et respectés. Les formateurs doivent pouvoir bénéficier de matériels de formation comme des posters, manuels, mini calendrier et autres documents. Etape 3.2: Formations des Formateurs (Agronomes / Agences dappui au développement / Producteurs Relais) 8 Step 3: Preparation de lEquipe SCI Step 3: Preparation de lEquipe SCI Formation des Formateurs Principes applicables aux Producteurs

9 Etape 3.3: Formation des Auditeurs Internes (Agronomes / Agences dappui au développement / Producteurs Relais) Les auditeurs internes seront formés sur les normes, les techniques daudit ainsi que lutilisation dune check-list. LAdministrateur de Groupe doit faire des points ponctuels sur les audits menés, de façon à juger si les auditeurs internes sont suffisamment formés et ont besoin de formation supplémentaire. 9 Step 3: Preparation de lEquipe SCI Step 3: Preparation de lEquipe SCI Formation des Auditeurs Internes Critères applicables aux Producteurs

10 Etape 4: Formation des Producteurs Attention à bien documenter chaque séance de formation. Les Formateurs doivent assurer un suivi des producteurs afin de sassurer que les principes sont bien mis en œuvre dans les zones de production. 10 Step 4: Formation des producteurs Step 4: Formation des producteurs Formation Adaptée Mise en place des Actions Suivi Les Formateurs (Agronomes / Agences dappui au développement / Producteurs Relais) forment les Producteurs selon la méthode la plus adaptée localement (ex en Champs Ecoles).

11 Etape 5: Audits Internes Chaque producteur ainsi que le SCI doivent être audites en interne au moins une fois lan. Cest une étape essentielle pour engager les Producteurs dans un processus dAmélioration Continue. Un auditeur interne ne peut auditer un producteur quil a forme ou lexploitation dun membre de sa famille. Dans le cas dun Producteur Relai, le Groupe veillera tant que faire se peut à en identifier un dune autre zone de production voire Communauté. Les Producteurs devront entreprendre des Actions correctives à chaque non conformité ainsi détectée. A la fin des audits, des suivis seront organisés de façon à sassurer de la mise en place des actions correctives. L administrateur de Groupe effectuera des contrôles réguliers sur des points spécifiques relatifs à ces audits internes afin den garantir lintégrité, et éventuellement décider de la mise en place de formation supplémentaire. 11 Step 5: Audits Internes Audits des plantations et du SCI Actions Correctives Suivi

12 Etape 6: Audits Externes Ces audits sont menés par des auditeurs appartenant à des organismes dinspection accrédités par Rainforest Alliance. (1) Audit du SCI (2) Audits des plantations échantillonnées en général la racine carrée du nombre total de Producteurs Les Non-conformités éventuelles seront signalés lors des audits. Décision Finale:Certification, ou Certification après actions correctives, ou Pas de Certification 12 Step 6: Audits Externes Audits des plantations et du SCI Actions Correctives Certification

13 Etape 7: Amélioration continue Le processus ne sarrête pas a la certification. Apres laudit de certification, a la fois les Producteurs et le SCI doivent continuer à améliorer leurs pratiques tout au long de lannée. Développer un plan daction chaque année qui détaille les activités, les dates clés, les responsabilités, les outils et les ressources nécessaires. Un Suivi des activités afin de sassurer dune réalisation dans les temps convenus 13 Step 7: Amélioration Continue Au niveau des Prodcuteurs Au niveau du SCI

14 Rainforest Alliance à pour vocation de préserver la biodiversité et dassurer des moyens de subsistance durables en transformant les pratiques de gestion du territoire, les pratiques commerciales et le comportement des consommateurs. Faisons donc la route ensemble ! Merci


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