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1 Management de projet M1 MASTER GESTION Séance 4 Pilotage coûts- délais.

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1 1 Management de projet M1 MASTER GESTION Séance 4 Pilotage coûts- délais

2 2 PLAN I. INTRODUCTION II. ETUDES PRELIMINAIRES III. LANCEMENT du PROJET IV. GESTION des DELAIS V. Pilotage des coûts

3 Pilotage des coûts Introduction Budget dun projet Coutenance CBTE / CRTE / CBTB Le contrôle Les mesures correctrices 3

4 4 Que se passe-t-il s il n y a pas de pilotage ?

5 5 Fragilisation de la société Insatisfaction du client Mauvais résultats financiers Pénalités de retard Diminution de la fourniture Diminution des marges Dépassement des Délais Charges

6 6 Conception Développement Tests Recette Production Euphorie Inquiétude Panique Prozac Recherche de coupables Promotion Punition

7 7 La solution à adopter Mettre en place un Contrôle Mettre en place un Contrôle Les mesures Les mesures L analyse L analyse Les actions correctrices Les actions correctrices La responsabilisation La responsabilisation

8 Pilotage des coûts Introduction Budget dun projet Coutenance CBTE / CRTE / CBTB Le contrôle Les mesures correctrices 8

9 Personnel interne ou externe Personnel MOE et MOA Formation Matériel & Logiciel Installation Environnement –Câblage / climatisation / porte /... Coût d'exploitation ou dutilisation Maintenance Sécurité & Réseau Organisation –Nouveau processus / baisse de production / augmentation de salaire Les coûts d'un projet : trier et organiser

10 l Les coûts les plus importants : Coûts dus aux ajustements organisationnels Coûts d exploitation sur la durée de vie l Les coûts les plus visibles ne sont pas les plus grands : Coûts sur factures externes Coûts directs Performance actuelle Performance Prévue Performance Réelle Ajustement Les coûts dun projet : difficultés

11 Séparer coûts dinvestissement et coûts dexploitation Le coût de développement J/H MOE et J/H MOA Si plusieurs profils de compétences travaillent sur le projet (Chef de projet, analyse, consultant externe, etc.), il faudra les différencier. Autres coûts dinvestissement : Achats de matériels, de prestations, ….

12 Les coûts dexploitation Identifier fixe et variable Identifier Direct et indirect Séparer coûts dinvestissement et coûts dexploitation

13 Le budget complet du projet Montant de linvestissement initial : I Tableau des cash flow : Fonction des hypothèses de développement

14 Rappel : calcul de la rentabilité du projet Calcul de la rentabilité Comparaison entre l'investissement et les cash-flow générés VAN, DRC, TRI Investissement en ANNEE 0 = XXX

15 Pilotage des coûts Introduction Budget dun projet Coutenance CBTE / CRTE / CBTB Le contrôle Les mesures correctrices 15

16 16 Cost control : suivi des coûts dune activité de projet Est-ce que cela coûte plus cher que prévu ? Est-ce que cela coûte plus cher que prévu ? Que faire en cas de pb : Que faire en cas de pb : Gestion pompier Gestion pompier Ajustement mutuel Ajustement mutuel Contrôle formel Contrôle formel

17 17 Mesures Délai ou Durée = Charge / disponibilité Délai ou Durée = Charge / disponibilité Exemple : Exemple : Développeur disponible à mi temps Développeur disponible à mi temps 4 jours de charges sur un module 4 jours de charges sur un module 8 jours de délai ou de durée 8 jours de délai ou de durée

18 Principe du Suivi (1) : Un voyage de 300 km (charge) d'une durée de 3 h en consommant 30 litres d'essence (ressources) Au bout d'une heure on a consommé 14 litres Quel est le décalage par rapport au prévu ?

19 Principe du Suivi (2) : On a fait 120 km Quel est le décalage par rapport au prévu ? On a fait 20km de plus que prévu On a consommé 4l de plus que prévu Ecart de réalisation Ecart de consommation

20 20 Principes du contrôle Ne pas confondre temps passé et réalisé Loi du 80 / 20 Contrôler souvent pour réagir vite aux dérives Réallocation de ressources (Danger) Ré-définition du domaine fonctionnelle Ne pas contrôler TROP souvent Perte de temps Faire faire le contrôle par un "externe" au projet

21 21 Trois mesures pour suivre lavancement 1 : Le temps prévu pour une tâche : Exemple : pour le mur 10 j/H 2 : Le temps passé sur la tâche : Exemple : Kevin a passé 8 J 3 Le reste à faire (ou le réalisé) sur la tâche Exemple : il reste 4 J/H de travail pour terminer Prévu Passé Reste à faire

22 22 Mesures - Coutenance Avancement en délai : Avancement en délai : unité = durée, contrat, planning d occupation des ressources unité = durée, contrat, planning d occupation des ressources Avancement en charge : unité : jours/homme, marge Avancement en charge : unité : jours/homme, marge

23 23 Mesures Coûts budgétés : Coûts budgétés : prévus au référentiel budget à date donnée prévus au référentiel budget à date donnée Coûts réalisés : effectivement consommés ou engagés Coûts réalisés : effectivement consommés ou engagés

24 24 Mesures : interprétations difficiles Coûts réalisés < Coûts budgétés Coûts réalisés < Coûts budgétés pas nécessairement bon signe pas nécessairement bon signe Coûts réalisés > Coûts budgétés pas nécessairement mauvais signe Coûts réalisés > Coûts budgétés pas nécessairement mauvais signe

25 25 Autre mesure nécessaire Travail effectué Travail effectué Avancement technique ou physique Avancement technique ou physique

26 26 Mesures du travail effectué LE PLUS DIFFICILE à mesurer : X / 100 % à dire d expert Jalons intermédiaires

27 27 Mesures : Charges 1. CBTP : Coût Budgété du Travail Prévu Charge prévue au référentiel Budget à date

28 28 Mesures : Charges 2. CRTE : Coût Réel du Travail Effectué Charge Consommée

29 29 Mesures : Charges 3. CBTE Coût Budgété du Travail Effectué Charge fictive

30 30 Mesures des écarts CRTE - CBTE = CRTE - CBTE = écart de rendement écart de coût en % = (CBTE-CRTE)/CBTE

31 31 Mesures des écarts CBTE – CBTP = CBTE – CBTP = écart dactivité écart planning en % = (CBTE-CBTP)/CBTP en % = (CBTE-CBTP)/CBTP

32 32 Mesures des écarts CRTE - CBTE > 0 CRTE - CBTE > 0 Coûte plus cher que prévu CBTE – CBTP > 0 CBTE – CBTP > 0 On a fait plus que prévu

33 33 Mesures des écarts Mesures des écarts Indice dactivité = Indice dactivité =CBTE/CBTP

34 Exemple du voyage Au bout d'une heure : CBTP : 10 litres pour 100 km CBTE : 12 litres pour 120 km CRTE : 14 litres pour 120km Indice de contrôle : (CRTE - CBTE) + (CBTE - CBTP) 4l = ( ) + (12 -10) 4l = 2l de sur-consommation + 2l de sur- réalisation Indice dactivité = 12/10 = 1.2

35 35

36 Pilotage des coûts Introduction Budget dun projet Coutenance CBTE / CRTE / CBTB Le contrôle Les mesures correctrices 36

37 37 Contrôle formel : fiche de suivi Nom du projet Tâche ( responsable, (WBS) Dates (début-fin : prévues, estimées, réelles) Charge (prévue, consommée, resté à faire Observations : identification de problèmes, cause des retards, des surcoûts… …

38 38 Contrôle formel : réunion davancement Instrument de motivation et de responsabilisation Instrument de motivation et de responsabilisation Instance didentification des problèmes Instance didentification des problèmes Produit une liste dactions Produit une liste dactions Fait lobjet dun compte-rendu Fait lobjet dun compte-rendu

39 39 Anticipation des dérives Etudes comparatives : des objectifs intermédiaires des dérives des charges partielles des corrélations entre dérives des influences externes

40 Pilotage des coûts Introduction Budget dun projet Coutenance CBTE / CRTE / CBTB Le contrôle Les mesures correctrices 40

41 41 Actions correctrices Entériner les dérives : Modifier les durées des tâches du Gantt Modifier les durées des tâches du Gantt Compléter le PERT Compléter le PERT Recalculer les dates et les marges Recalculer les dates et les marges Revoir le plan de charge Revoir le plan de charge …

42 42 Actions correctrices Modifier le contexte : Structure de léquipe Structure de léquipe Embauche/débauche Embauche/débauche Recours aux heures supplémentaires Recours aux heures supplémentaires Modifier les autres ressources Modifier les autres ressources Livraison incrémentale Livraison incrémentale Réduction fourniture… Réduction fourniture…

43 Actions correctrices : le risque majeur 43 Début projet Fin projet Avancement Prévu Réel Introduction de nouvelles ressources Et en plus, le coût augmente !

44 Ce que vous devez savoir Connaissances Définitions CBTE … Principes Contrôles et corrections Savoir faire : Analyse des écarts (coûts & activité) Proposition de solution 44


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