Salon Documation 2010 Village SharePoint Project 2010 Atelier le 17 mars 10 de 13h30 à 14h30 d’Inge-Com Armando Benzaquen Senior ECM Consultant INGE-COM.

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1 Salon Documation 2010 Village SharePoint Project Atelier le 17 mars 10 de 13h30 à 14h30 d’Inge-Com Armando Benzaquen Senior ECM Consultant INGE-COM

2 Gérer le cycle de vie de l’information avec SharePoint 2010
Inge-Com 15 rue Charles Paradinas 92110 Clichy Std : Armando Benzaquen Senior ECM Consultant

3 Agenda Présentation Inge-Com Introduction
Comprendre les concepts de la "Gestion de Cycle de Vie de l'Information »  Pourquoi développer et implémenter une gestion de cycle de vie de l’information dans l’Entreprise ? Comment  les nouvelles fonctionnalités de SharePoint 2010 (in place-Record Management,  eDiscovery, ..) facilitent  la mise en œuvre d’une stratégie de gestion de cycle de vie de l’information ? Démonstration Question / Réponse

4 Inge-Com est une société d’ingénierie spécialisée dans l’intégration
Présentation d’Inge-Com Inge-Com est une société d’ingénierie spécialisée dans l’intégration de solutions logicielles dans le domaine de l’E.C.M et la mise en œuvre des infrastructures techniques associées. Création en 1988, 60 collaborateurs CA consolidé : 8,58 Millions € 2 structures Plus de 1000 clients actifs Pôle SSII Pôle Projet & Intégration

5 Archivage de messagerie, FS et SharePoint
Inge-Com est un intégrateur Certifié Open Text ainsi que Mimosa Systems sur les messageries Lotus Notes Domino, Microsoft Exchange, Serveurs bureautiques et SharePoint. Solution d’Archivage des mails (Notes/ Exchange) Conception architecture Archivage Définition des politiques d’archivage Mise en œuvre Archivage, Management & Monitoring Archivage des PST & NSF personnels Workflow de restitution des s

6 Ingénierie Documentaire
Un département Ingénierie Documentaire lancé en 2001. Expériences de nos équipes dans la conduite de projet ECM (méthodologie projet, conduite du changement, intégration au SI…) Expertise SharePoint 2003/2007 Expertise Open Text /Hummingbird Type de Prestations AMOA /AMOE Exemples de projets : Gestion de Contenu Dématérialisation de documents (contrats, factures…) Business Process Management (BPM) Record Management / Archivage légal, Archivage Messagerie, Applicatifs…

7 Quelques Références Inge-Com

8 Introduction

9 Microsoft SharePoint Conference 2009
Constat 4/16/2017 Les volumes d’informations doublent environ tous les 18 mois La Messagerie est devenue un outil incontournable et véhicule de plus en plus des informations Critique pour l’Entreprise Les Serveurs Bureautiques contiennent environ 50 % du contenu dupliqué, périmé ou sans intérêt Les réseaux sociaux font leur entrée dans l’Entreprise. Peu de sociétés ont mis en place des solutions ECM pour l’ensemble des utilisateurs Forms Capture and Automation , Office Documents Digital Assets Enterprise Reports GIS and Mapping ECM/RM and Imaging Web, Intranet, Collaborative Content © 2009 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

10 Microsoft SharePoint Conference 2009
Constat 4/16/2017 © 2009 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

11 Montagne d’informations
Pertinente non pertinente Dupliquée Périmée Coût & Risque

12 Montagne d’informations
Pertinente Coût &Risque

13 Que contient la montagne
On y trouve tous type de contenu : Données Structurées Fichiers dans des disques locaux Sites SharePoint Des Serveurs de Fichiers Des images Des pages Web Des données Techniques Du contenu Multimédia Du contenu collaborative Blogs, Wiki, .. Etc.. Archive papier Documents office Documents Scannés Reports Graphiques

14 Face à ce challenge : Que faire ?
Continuer à créer du contenu sans aucune gouvernance et assister passivement à l’explosion du contenu dans l’Entreprise. S’exposer à une augmentation des coûts de d’infrastructure, au risque de perte d’informations et une situation inconfortable vis à vis des réglementations en vigueur. Faire un Choix Out of date Duplicate Irrelevant Relevant

15 Face à ce challenge : Que faire ?
Mettre en place un plan de gouvernance de l’information permettant de privilégier en priorité l’information “pertinente” pour l’Entreprise. Créer, organiser, rechercher et partager l’information “pertinente” Conserver ce type d’information pour la mémoire de L’Entreprise et le respect des régulations Faire un Choix Out of date Duplicate Irrelevant Relevant Information Value

16 The hierarchy of information management
Private content Personal working area Unmanaged content Team working area Managed content Corporate memory area Public Info Area Published content Increasing rigour of document & records management The key feature of this framework is the recognition that there is a hierarchy of information with increasing rigour required as documents move up the hierarchy. Explicit management interventions are required to move or promote a document between levels. The promotion process will involve improving the layout of the document, its naming, its metadata and often changing the format and layout in which it is stored. Promotion will also involve adding context to the document, perhaps in the form of abstract or links to related material.

17 Privilégier l’information pertinente
Invitation à une conférence Temporaire Business Information: Recommandations Brouillon/Révision/Finale Records: Gouvernance du contenu Record tous types de médias/Formats Retenir : Faire un Focus uniquement sur l’information “pertinente” pour l’Entreprise. B Business Information Records

18 Privilégier l’information pertinente
B Business Information Records Cible de la Stratégie KEY MESSAGE: Politique de conservation de l’information (pas obligatoirement du RM)

19 Difficultés des projets ECM existants
Difficulté pour les utilisateurs de classer correctement le contenu, certains plans de classification sont inappropriées. Plan de classification/taxonomie de l’Entreprise reste une opération difficile à maintenir. Le contenu « pertinent » est souvent difficile à trouver. Le contenu est parfois réparties sur plusieurs référentiels (disque dur, , Serveurs Bureautiques, GED, ERP, ..) Les utilisateurs souhaitent gérer leur contenu à partir de leur outil Bureautique traditionnel (Outlook, Notes, Office, ..) sans avoir à accéder à d’autres interfaces. Les référentiels et Serveur bureautique continuent à conserver de l’information vitale de l’Entreprise Les Entreprises sont « noyées » par la masse d’information de tout type et n’arrivent pas à les gérer même avec des systèmes d’ECM.

20 Concepts Entreprise Information Lifecycle Management

21 Fondement du Cycle de vie de l’information
Toute l’information doit être gérée depuis sa création jusqu’à sa disposition finale. La classification en amont (indexing) est une étape importante pour être conforme aux régulations en vigueur. Résultat : Respect des Standard, de la Politique de Gouvernance de l’Entreprise.

22 Définitions Définitions Explications Cycle de vie de l’information
La gestion du cycle de vie de l’information au niveau Entreprise est un ensemble de stratégies mise en place par l’Entreprise pour appliquer des règles (Business ou légales) à tout type de contenu depuis sa création/réception jusqu’à sa disposition finale Etape du Cycle de vie Une étape dans le cycle de l’information au cours de laquelle des processus & tâches sont appliqués Règles métiers Conditions applicables à l'information qui sont déterminés par les métiers, département ou même l’Entreprise qui doivent être remplies pour que l’information puisse passer à l’étape suivante Processus Ces activités qui déclenchent l'application d'un ensemble de règles métiers

23 Activités du Cycle de vie :Processus Standard
Création – Création/Réception de contenu Classification – Assigner un type de contenu Organisation – Stocker dans file Serveur/Librairie Documentaire Publication – Interne/Externe Recherche– Mots clés /navigation Disposition – Automatique Utilisation – Partage, Collaboration, Gestion de versions.

24 Exemple de Schéma description des processus
Ces Statuts & composants de différents flux font partis du Modèle de Cycle de vie de l’information dans l’Entreprise L’évolution d’un état à l’autre peut être différent selon l’entité métier, le type de contenu ou les règles métiers

25 Concepts Les règles métiers sont appliquées à chaque étape du Cycle de vie de l’information Métadonnées Période de Rétention Disposition Gel Sécurité Localisation Gestion des version

26 Exemple de Règles métiers pour le model de gestion de cycle de vie de l’information
Une règle métier peut être déclenchée, par exemple : - Si un document est « approuvé » - par les besoins d’un audit - par un trigger système - etc … Pour les métadonnées on va définir des règles : Quand les métadonnées sont remplies Quand les métadonnées changent Quel métadonnée doit être modifiée

27 Define the Information Lifecycle
Microsoft SharePoint Conference 2009 Define the Information Lifecycle 4/16/2017 Hold Temporary Work In Progress Final Retention XX Days Disposition Retention XX Months Retention Retention Schedule Location(s) Network Shares Inbox Location(s) SharePoint Location(s) ?? Metadata Name Metadata Name Content Type Metadata Name Content Type Version As Supported Version Major & Minor Version None Security Local Rules Corporate Policies Security Local Rules Corporate Policies Security Read Only Coordinators Delete Disposition 28 Day Purge Area Disposition Recycle Bin Disposition Immediate © 2009 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

28 Lifecycle ACTIVITIES : Use Results
Création – toute information Classification – Business Information by Content Type and Select the Information State Organisation – Rules-based Publication – Rules-based Recherche – Enterprise search Disposition – Rules-based Utilisation – Share, collaborate, update, re-purpose

29 Exemple

30 Use/Manage - ECM technologies E.C.M
Imaging Document Centric Collaboration Electronic Document Management Electronic Records Management Management Workflow & Business Process Management Web Content Management & Portals Digital Asset Management Information Organization & Access

31 Concepts : Indexation/Metadata
Exemple de métadonnées à partir de MS Office 2007

32 Concepts : Métadonnées
Vocabulaires représentent des valeurs potentielles pour les métadonnées Vocabulaire peut être contrôlé ou pas : Vocabulaire contrôlé : métadonnées proviennent d’une liste normalisée (e.g. “Province”) Vocabulaire libre : métadonnées peuvent être appliquées librement (e.g. “Town”) La Taxonomie est un type particulier de vocabulaire contrôlé 32

33 Concepts : Plan de Classement
Une organisation structurée et hiérarchique d’un ensemble de concepts ou d’objets. C’est un outil intellectuel qui permet aux documents et dossiers de trouver logiquement leur place les uns par rapport aux autres : Extrait exemple de plan de classification Processus/activité 2. Organisation administrative • Historique et constitution de l’organisation • Mission et mandats • Structure administrative • Plan d’organisation • Plan de délégation 3. Direction administrative • Réunions administratives (statutaires) • Comité (réunions thématiques) • Cadre normatif (inclure décisions du Conseil des ministres, décrets, CT, politiques, directives, procédures) 4. Contrôle administratif • Évaluation de programmes (contrôle de la qualité, etc) • Rapports - bilans - statistiques • Vérification interne • Vérification externe Il existe plusieurs types de plans de classement, selon : - son objectif : pour optimiser l’automatisation de la gestion ou pour permettre au document d’être logiquement repérable et accessible - son périmètre : pour toute l’entreprise ou l’institution, au sein d’une direction, etc.

34 Concepts Classification - examples
Personal Classification Faceted Classification 34

35 Classification - taxonomies
Taxonomie est une technique pour classifier l’information dans l’Entreprise Vocabulaire contrôlé Simple liste Classification Hiérarchique Thésaurus Football Sport Classification- Folksonomy: le contraire du vocabulaire contrôlé. Des termes, mots clés collaboratifs pour “tagger” du contenu.

36 Concepts RM Le records management est une fonction d’organisation, de gestion et de conservation de l’ensemble des documents/objets d’information produits ou reçus par une personne ou un organisme dans l’exercice de ses activités, ou de ses obligations légales. Le Record Management est un composant critique pour la gérer le cycle de vie de l’information depuis sa création en passant par l’archivage et sa disposition finale. C’est quoi un Record ? Tout objet – physique ou électronique - qui doit être enregistré et maintenu en conformité avec une réglementation légale, affaire, … Exemple : tout document/pièce, fichier client, document électronique, , Du contenu peut être déclaré comme Record à n’importe quelle étape de son cycle de vie. Le contenu de type Record ne peut plus être modifié, il est figé. Le Records management gère la disposition ou destruction de l’information en fonction des règles de conservation.

37 Enterprise Business Rules and Procedures For All Records
Electronic Messages Physical Paper, videotape, boxes, etc. Microsoft Exchange, etc. Images, Files, Content Repositories, etc. Administration Rétention : Combien de temps conserver l’information Disposition : que faire avec les Records File plan : Classement hiérarchique des Records Security : comptes, groupes, droits d’accès Reporting : audit, reporting End-Users Déclare : déclarer un Record avec ses métadonnées Use records : Recherche, consultation des Records etc. Automatic operations management : capture de tous les s Classification : tagging and notification

38 Classement & Classification
5 ans 10 ans 15 ans Règles de conservation Siège Finance Comptable Balance Grand Livre Achat Informatique Informatique, logistique, … Spécifications Comptes-Rendus Usine 1 Usine 2 Compta 5+15 Projets R&D Projet ABC Projet XYZ Administratif CR Prépa RFI Standard 5+10 Technique RFI Détaillé FRP Option 5 CR Réunion Technique

39 Management Email Content

40 Concepts : Workflow and Records
Record status driving business decisions Workflow creating records Declare Record action in SPD

41 Pourquoi implémenter dans l’Entreprise une gestion de cycle de vie de l’information ?

42 Bénéfices pour l’Entreprise
Le modèle de gestion de Cycle de vie permet à l’Entreprise de : Bénéficier d’un bon niveau de Gouvernance de l’information dans l’Entreprise. Disposer de procédures normalisées de capture des Index & Métadonnées. Bénéficier d’un modèle de Sécurité Commun. Standardiser la politique de Rétention de l’information. Le référentiel intègre les règles métiers permettant le déplacement automatiquement des documents entre les librairies selon les politiques de gouvernance définies. Les règles de conservation de l’information de l’Entreprise sont définies, suivies, et appliquées de telle sorte que les pré-requis pour des opérations de Legal Ediscovery sont validés en permanence.

43 Bénéfices pour l’Entreprise
 Meilleur productivité des utilisateurs qui trouvent plus facilement l’information nécessaire à leur activité  Evite que chaque département implémente ses propres processus souvent incompatibles avec les autres entités de l’Entreprise.  L’information est stocké dans des endroits plus sûrs.  Meilleur participation des utilisateurs aux phases de Classification de l’information  Meilleure gestion des droits utilisateurs sur l’information (pas trop de restrictions)  Meilleure connaissance de l’information « Pertinente » à conserver dans l’Entreprise

44 Bénéfices pour les utilisateurs
Les utilisateurs peuvent créer, gérer, publier et archiver tout type de contenu à travers tout le cycle de vie de l’information. Les utilisateurs peuvent classifier et localiser du contenu en fonction de leur profil, leur préférence et du référentiel de données de l’Entreprise. L’information est plus facile à trouver dans l’Entreprise. L’entreprise met à disposition de l’utilisateur des règles & procédures métiers manuels ou semi-automatiques facilitant la classification des documents sur les différents référentiels de l’Entreprise. Réduit le nombre d’information disponibles utiles aux entités métiers (profiling) Le taux de collaboration & réutilisation du contenu dans l’Entreprise est élevée et le contenu est à jour vis-à-vis des portails ou Intranet de l’Entreprise

45 Gestion de cycle de vie de l’information avec SharePoint 2010

46 Définition d’un modèle Entreprise de Gestion du Cycle de vie pour SharePoint
Définition d’un modèle décrivant les différentes étapes de cycle de vie de l’information depuis la création de contenu jusqu’à sa destruction avec pour chaque étapes les règles métiers associées. Ce modèle est composé d’un ensemble de stratégies comme suit : Un plan de gouvernance pour la classification/taxonomie au niveau Entreprise Une plan de Conservation de l’information Entreprise Règles métiers pour chaque étape du cycle de vie (localisation, sécurité, métadonnées, ..) Pré requis en terme de navigation & visualisation du contenu Règles & procédures pour la gestion des métadonnées pour chaque type de contenu défini dans le référentiel SharePoint. Information Manager Master Site Solution Deployment TeamSites Les processus & procédures de ce modèle identifient les étapes /actions réalisées et appliquent les politiques de gouvernance de l’Entreprise.

47 Définition d’un modèle Entreprise
Ces processus & procédures doivent se retrouver à toutes les étapes du cycle de vie de l’information :  Création de l’information  Stockage de l’information    organisation de l’information incluant la création des taxonomie et assignation des métadonnées.  Recherche de l’information & réutilisation  Déclaration des Records  disposition de l’information Le modèle de cycle de vie de l’information propose aux entités métiers un ensemble de bonnes pratiques par défaut pour gérer l’information dans leur site SharePoint.

48 Mapper le modèle de Cycle de vie de l’information à l’architecture SharePoint
- Exemple de hiérarchie de sites SharePoint

49 Microsoft SharePoint Conference 2009
Auto-Provisioning 4/16/2017 Bénéfices pour l’Entreprise: Mise en œuvre d’un environnement normalisé Sécurité users & groupes Gestion de rôles Navigation Standard Charte graphique WebPart Standard Librairies documentaires &listes Type de contenu Colonnes de Sites & de Librairies avec auto-publication des règles. Fonctions Spécifiques Réduction des configuration manuelles. Implémentation de fonctions bien maitrisées et gérées Réduction du temps d’exploitation & de formation des Administrateurs Garantie l’application de la politique de gouvernance Définition des modèles de Sites Core Site Model Model Add-Ons Communication Organization Small Project Large Project Community of Practice MySites MySite Basic MySite Pro © 2009 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

50 Exemple de modèle de gouvernance du contenu.
4/16/2017 File Plan Retention Schedule Legal Citations Legal Holds Records Center Content Types Information Policy Retention Definition Document Templates Master Site Optional: EMC Open Text IBM HP Trim Microsoft Extended Blob Storage (EBS) Enterprise Sites Lifecycle Taxonomy Navigation Features Search Security XML Config. Team Sites MySites

51 Exemple de modèle de gouvernance du contenu.
4/16/2017 Information Lifecycle File Plan / Retention Schedule File Plan Retention Schedule Legal Citations Legal Holds Records Center Master Site Optional: EMC Open Text IBM HP Trim Microsoft Extended Blob Storage (EBS) Automated Site Provisioning Enterprise Sites Lifecycle Taxonomy Navigation Features Search Security XML Config. Team Sites MySites

52 Nouveautés SharePoint 2010

53 Nouveautés SharePoint 2010?
Nouvelle Architecture Meilleur Gouvernance du contenu et des Record Pas uniquement une gouvernance au niveau Infrastructure Fonctions de Provisionning au niveau Site & Librairies Permet de s’assurer de l’application de la politique de gouvernance (règles, standards,..) de l’Entreprise à tous les niveaux Un élément clé dans une stratégie de gouvernance Meilleur gestion des politiques de Rétention & RM Déclaration des Record Fonctions de eDiscovery et Gel Disposition Intention: Set the expectation that we’ll now look at each of the topics covered earlier in the presentation and look at how the implementation of those concepts changes in SharePoint 2010 Say: We’ve presented several key topics in the past xx minutes. Each of these topics must be considered when managing content and records at an enterprise level. Let’s now look at each of these topics in turn and examine the how the capabilities of SP 2010. Governance is… Ensuring consistency across an enterprise SP implementation is key, but difficult in practice. Provisioning is… And then, looking at the related topics of discovery of all documents and the retention and disposition of records we find the key processes of declaring records that must be kept for at least a specified period of time, the discovery and holds of all documents, not just records, for legal and regulatory matters, and the disposition of all documents, again not just records, when that content no longer provides “sufficient” business value

54 Nouvelle Architecture
Pour traiter des architectures complexes (volumétrie, ..) , SharePoint 2010 propose des fonctionnalités permettant un management centralisé de données distribuées.

55 SharePoint 2010 Governance
Managed Metadata Service C’est une collection de termes, série de termes et mots-clés gérés de manière centralisée. Permet de partager le modèle de taxonomie et termes « Entreprise » au travers tous les sites SharePoint de l’Entreprise. Garantie un vocabulaire commun pour les toutes métadonnées/mots clés de l’Entrepris. Possibilité de l’étendre pour devenir un méta-annuaire de l’Entreprise pour d’autres applications. Facilite la navigation On peut publier la gestion des métadonnées aux entités métiers

56 SharePoint 2010 Governance
Content Type HUB Facilite l'évolutivité & la cohérence du système grâce à la publication des types de contenu normalisées. Dans SharePoint 2007, les types de contenu étaient limités aux collections de sites. Configuration gradulaire des services (publication ou pas, ..)

57 SharePoint 2010 Provisioning
Location-based policies Fonction permettant de marquer un document comme étant officiel, ce qui interdit toute future modification, dans les sites de collaboration. Les enregistrements officiels peuvent résider dans les mêmes bibliothèques des autres documents sur lesquels les employés collaborent. Dans MOSS 2007, les politiques de Rétention ne pouvait s’appliquer que par rapport au type de contenu, dans 2010 on peut l’appliquer au niveau d’une librairie ou Folder.

58 SharePoint 2010 Provisioning
Location-based metadata Dans SharePoint 2010, un document peut hériter d’une valeur par rapport à sa localisation. On peut définir également des valeurs par défaut au niveau d’une Librairie ou Folder.

59 SharePoint 2010 Records Management
Multi-stage disposition SharePoint 2007 supporte la définition d’une politique de disposition mono étape . SharePoint 2010 supporte une politique de disposition multi-étapes. Exemples d’utilisation Gestion du Stockage Archives

60 Hold, EDiscovery, Compliance
Fonction de Gel disponible dans n’importe quelle librairie SharePoint MOSS 2007 supporte la fonction de GEL qu’au niveau du Record Center Oblige à copier des documents de type non Record dans le Record Center Recherche plus élaborée avec le moteur Fast. Paramétrage des sites pour des des opérations de recherches & Gel granulaires. Amélioration des fonctions d’audit Consultation des règles de rétention niveau d’un document

61 SharePoint 2010 Records Management
In-place records management Dans MOSS 2007, un document doit être copié vers le Record Center pour être déclaré en tant que Record Dans SharePoint 2010, on peut continuer toujours à faire cela mais on garde un lien sur la librairie documentaire SharePoint 2010 permets aussi de déclarer un Record au niveau d’une librairie avec sa période de Rétention

62 Content Organiser Content Organizer
C’est une “Feature” au niveau d’une collection de site . Dans SharePoint 2007, le routage ne peut s’effectuer en Standard que sur le type de contenu. Dans SharePoint 2010 le routage peut s’effectuer sur n’importe quel attribut avec possibilité de création par exemple dynamique d’un dossier. Cette fonctionnalité est disponible sur tous les sites pas uniquement pour le Record Center.

63 Microsoft SharePoint Conference 2009
Gouvernance centralisée des types de contenu & des politiques de Rétention 4/16/2017 Enterprise Content Type and Policy Sharing Service Enterprise Metadata Collaborative Space (In progress content) Record Center (Highly managed repository) Le contenu est créé à partir des types de contenu normalisés de l’Entreprise La stratégie de gouvernance de contenu s’applique peu importe où le contenu est crée Le Records Center souscrit également à ce service Le contenu transféré au Record Center contient déjà les bonnes métadonnées et la politique de conservation. © 2009 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

64 CONCLUSION

65 Conclusion Se focaliser sur l’information de valeur uniquement.
Les stratégies d’Enterprise doivent adresser la gestion complète du cycle de vie de l’information. Le suivi des actions &gestion du changement de statut de l’information sont les composants clés pour des processus fiables et pour obtenir un niveau d’automatisation avancée. Bien gérer la conduite du changement pour bénéficier de l’adhésion des utilisateurs à la politique de gouvernance de l’Entreprise.

66 Microsoft SharePoint Conference 2009
Client Perspectives 4/16/2017 Explorer Office Outlook SharePoint Legacy ECM Legacy App Interfaces Do I continue to support all these user interfaces? Removable Media File Systems Exchange SharePoint Legacy ECM Legacy Apps Do I allow storage here when I can’t classify information? How do I integrate rules into these systems? How do I apply retention to ? What are the roles of these systems?  Records Management is Critically Important © 2009 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

67 Microsoft SharePoint Conference 2009
Client Perspectives 4/16/2017 User Explorer Outlook 2007 Default Classification *** Default Retention Message Specific Classification Default Classification Default Retention Office 2007 SharePoint 2007 Native ECM/RM ECM/RM Advanced Content Services Taxonomy Services Classification Services Retention Services Records Management Services Legacy App Interfaces Legacy EDM Basic Classification Basic Retention Search / Navigation / Taxonomy SharePoint Foundation Content Services Taxonomy Services Classification Services Retention Services Manual & Semi-Auto Rules & Policies Legacy Apps Legacy EDM Data (Fully Automated Rules) Removable Media File Systems Exchange 2007 Paper Storage © 2009 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

68 Microsoft SharePoint Conference 2009
4/16/2017 Client Perspectives User Explorer Office 2007 SharePoint 2007 Native ECM/RM Outlook 2007 Legacy App Interfaces Legacy EDM Basic Classification Basic Retention Search / Navigation / Taxonomy Default Classification*** Default Classification *** Default Retention Foundation Content Services Taxonomy Services Classification Services Retention Services Advanced Content Services Taxonomy Services Classification Services Retention Services Records Management Services Message Specific Classification Default Classification Default Retention Manual & Semi-Auto Rules & Policies Contenders: IBM OpenText Oracle EMC Microsoft Taxonomy, Classification, Retention, & Records Mgmt. Services Message Specific Classification Default Classification & Retention Legacy Apps Legacy EDM Data (Fully Automated Rules) Removable Media File Systems SharePoint 2007 ECM/RM Exchange 2007 Default & Calculated Classification Default Retention Default & Calculated Classification Default Retention Paper Storage © 2009 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

69 Microsoft SharePoint Conference 2009
4/16/2017 Client Perspectives User Explorer Office 2007 SharePoint 2007 Native ECM/RM Outlook 2007 Search / Navigation / Taxonomy Default Classification*** Default Classification *** Default Retention Foundation Content Services Taxonomy Services Classification Services Retention Services Advanced Content Services Taxonomy Services Classification Services Retention Services Records Management Services Message Specific Classification Default Classification Default Retention Manual & Semi-Auto Rules & Policies Taxonomy, Classification, Retention, & Records Mgmt. Services Message Specific Classification Default Classification & Retention Data (Fully Automated Rules) Removable Media File Systems SharePoint 2007 Sharepoint 2010 Exchange 2007 Paper Storage Default & Calculated Classification Default Retention © 2009 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.