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MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 1.

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1 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 1

2 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 2 ORGANISATION DU PROJET Léquipe projet Que doit-on faire vraiment ? Découpage dun projet La planification La budgétisation Le plan projet La documentation sur le projet Décider quoi faire

3 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 3 Début Fin BesoinsObjectifs Lancement Organisation Réalisation Clôture Organisation dans le cycle de vie du projet ORGANISATION DU PROJET

4 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 4 Les parties prenantes Les entretiens Méthodes de découpage Léquipe Diagnostic Évaluation des risques Charte projet Le plan projet Structure de découpage Données entrée Outil et méthode Données sortie Processus dorganisation ORGANISATION DU PROJET Méthodes de résolutions de problèmes Données historiques

5 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 5 chef de projet Sponsor La direction clients Equipe projet Sous-traitants/ Fournisseurs Responsables fonctionnels Léquipe projet ORGANISATION DU PROJET

6 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 6 Le recrutement de léquipe nécessite: Négociation Affectation préalable Disponibilité : plannings des ressources Compatibilité Complémentarité Léquipe projet ORGANISATION DU PROJET

7 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 7 Définition dune équipe : Petit nombre de personnes possédant des compétences complémentaires, engagés sur un objectif principal et travaillant de manière interdépendante afin datteindre des objectifs de performances spécifiques en utilisant une approche dont elles se considèrent comme mutuellement responsables. Léquipe projet ORGANISATION DU PROJET

8 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 8 ÉQUIPE EFFICACE Engagement en faveur dun objectif Affectation claire des rôles Participation Bonne gestion des conflits Léquipe projet ORGANISATION DU PROJET

9 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 9 Une équipe de taille optimale est constituée de 4 à 6 membres avec un maximum de 10 à 12 Augmentation de la taille = diminution de la productivité, diminution de la responsabilité de chacun des membres, diminution de la participation augmentation des risques de conflits Léquipe projet ORGANISATION DU PROJET ÉQUIPE EFFICACE

10 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 10 Formation : PB :inclusion et confiance Dissolution : PB :vide et séparation Production : Pas de PB majeur Normalisation : PB: affection et intimité Opposition : PB: puissance Autorité et influence FIN DEBUT Léquipe projet ORGANISATION DU PROJET Cycle de vie de léquipe

11 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 11 Que doit-on faire vraiment ? Le contenu est défini comme lensemble des activités nécessaires pour délivrer le(s) produit(s) ou service(s) du projet Le terme « contenu » peut se rapporter au Contenu du résultat du projet (le produit ou le service) Caractéristiques des livrables attendus par le client Contenu du projet Activités associées à lapplication du management de projet ORGANISATION DU PROJET

12 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 12 LA PHASE D ORGANISATION PERMET : Deffectuer les choix De déterminer les objectifs intermédiaires De fixer les actions et dispositifs à mettre en place De déterminer la(es) méthodologie(s) ORGANISATION DU PROJET Que doit-on faire vraiment ?

13 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 13 Le but est délaborer un état écrit du périmètre et du contenu du projet A quoi doit ressembler la solution ? Architecture logique Lensemble des produits et services Comment gérer les modifications au contenu du projet Plan de gestion du contenu Enoncé du contenu Gestion du contenu ORGANISATION DU PROJET Que doit-on faire vraiment ?

14 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 14 Il nest pas suffisant de livrer quelque chose Vous devez prouver que le résultat satisfait aux exigences A chaque livrable: un critère de mesure adapté Il doit être objectif Dans certains cas, les outils de mesure devront être crées pour les besoins du projet LES CRITERES DE SUCCES ORGANISATION DU PROJET Que doit-on faire vraiment ?

15 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 15 La gestion des approvisionnements du projet recouvre les processus nécessaires pour acquérir les biens et les services fournis par les entreprises extérieures Il comprend trois activités Acheter Assurer le suivi Contrôler LES APPROVISIONNEMENTS DU PROJET ORGANISATION DU PROJET Que doit-on faire vraiment ?

16 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 16 Une fois que la structure et le contenu de la solution sont définis, il est nécessaire didentifier le travail à faire Base de référence pour Les estimations Le système de maîtrise et mesure de performance Laffectation des responsabilités Fixation des limites de ce qui sera et ne sera pas réalisé Base de référence pour la compréhension et la communication avec les parties prenantes ORGANISATION DU PROJET Que doit-on faire vraiment ?

17 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 17 Doit être exhaustif Eléments de configuration matériels ou logiciel, pièces détachées, outils, équipements de test,… Doit être identifié avec les parties prenantes concernées Point critique pour la réussite du projet Une mauvaise définition du contenu induit des coûts supplémentaires sur le projet, en raison des: Reprises Dépassements de temps Faible productivité et faible moral IDENTIFIER LE TRAVAIL ORGANISATION DU PROJET Que doit-on faire vraiment ?

18 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 18 Regroupement des livrables ou activités du projet qui définit la totalité du projet Construit sur des livrables tangibles Ne pas répéter un élément dune arborescence dans une autre partie de larbre Avantages principaux Définit toutes les activités Identifie tout le travail nécessaire Décompose le projet en éléments plus petits Regroupe les activités de manière logique LA STRUCTURE DE DECOUPAGE (WBS) Le découpage du projet ORGANISATION DU PROJET

19 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 19 WBS ORIENTEES « TACHES » vs « LIVRABLES » 1.0 Projet 1.1 Phase Ensemble Elément de gestion Lot de travail 1.0 Projet 1.1 Sous-produit ou sous-système Composant Elément de gestion Lot de travail Le découpage du projet ORGANISATION DU PROJET

20 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 20 VALEUR DE LA WBS Elle identifie le travail et seulement le travail nécessaire Elle définit ou confirme une compréhension commune du contenu du projet Elle fournit une structure pour mesurer la réussite du projet Elle permet daméliorer la communication entre les parties prenantes du projet Elle aide à identifier les risques Le découpage du projet ORGANISATION DU PROJET

21 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 21 DEFINITIONS LIEES A LA WBS Lot de travail Niveau inférieur de la WBS; le plus bas niveau de pilotage Code WBS Identifiant unique de chaque élément de la WBS Elément de gestion Point de contrôle; niveau dintégration du contenu, budget et du temps; niveau de mesure de la performance Liste des postes budgétaires Système didentification utilisé pour contrôler les coûts de projet par catégories Jalon Evènement significatif, généralement lachèvement dun livrable important Le découpage du projet ORGANISATION DU PROJET

22 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 22 LOT DE TRAVAIL Livrable ou ensemble dactivités nécessaires et suffisantes pour la réalisation dun produit à livrer Niveau daffectation des ressources Niveau permettant la sous-traitance Niveau de contrôle par le CP Sappuie sur le Cahier des charges Projet LancementGestionObjectif 1 Valider les spec Contractualis er Développer le POD Réunion de lancement Etude préliminaire Modèle de gestion Niveau du lot de travail Le découpage du projet ORGANISATION DU PROJET

23 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 23 Sa description (verbe-objet) Ses données en entrée (ou lien de précédence) Ses données de sortie ou produit à livrer Son responsable Ses utilisateurs Leffort nécessaire pour le réaliser Sa durée estimée Les critères dachèvement (incluant tout type de livrable approprié) QUE TROUVE T-ON DANS UN LOT DE TRAVAIL? Dictionnaire de la WBS Le découpage du projet ORGANISATION DU PROJET

24 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 24 EXEMPLE DE DICTIONNAIRE DE LA WBS Le découpage du projet ORGANISATION DU PROJET

25 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 25 NIVEAU DE REPORTING Eléments de gestion ou points de contrôle Niveau de visibilité requise pour le projet Projet LancementGestionObjectif 1 Valider les spec Contractualis er Développer le POD Réunion de lancement Etude préliminaire Modèle de gestion Eléments de gestion Le découpage du projet ORGANISATION DU PROJET

26 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 26 CONSTRUIRE UNE WBS Approche descendante par les jalons démarrer par lénoncé du contenu dresser la liste des jalons (plan de jalons) aller au plan de jalons jusquau niveau des activités nécessaires pour les réaliser Approche ascendante méthode globale dresser la liste des actions nécessaires à la réalisation du projet (de manière non structurée) regrouper ces activités en lots cohérents construire larborescence Le découpage du projet ORGANISATION DU PROJET

27 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 27 Jusquou faut-il aller dans la structure de découpage du projet ? QUEL NIVEAU DE DETAIL? Niveau de pilotage souhaité par le Chef de Projet Cas de la sous-traitance Niveau des produits à sous-traiter Réalisation en interne Durée de réalisation des lots de travaux équivalente aux fréquences des rapports davancement Niveau de précision désirée pour les estimations de coûts (éléments de gestion) Le découpage du projet ORGANISATION DU PROJET

28 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 28 Les messages clés La solution proposée est décrite dans lénoncé du contenu La WBS est un regroupement des livrables du projet qui organise et définit la totalité du contenu du projet Une activité qui nest pas dans la WBS est hors contenu du projet Chaque lot de travail doit être planifié, budgété, alloué Niveau de pilotage requis ORGANISATION DU PROJET Le découpage du projet

29 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 29 La planification / Echéanciers Convertir la WBS en un échéancier réaliste avec Des tâches ou activités, des dates de début et de fin, des responsabilités Quels facteurs influencent lordonnancement des tâches entre elles (priorités) Approche politique Aspects financiers Evaluation des risques Notion de ressources Données dentrée PLANIFICATION DU PROJET

30 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 30 La planification / Echéanciers Certaines activités ne pourront être démarrées que lorsque certaines conditions seront satisfaites (dépendances obligatoires) Certaines activités sont conventionnellement réalisées selon un ordre prédéfini (dépendances du « métier ») PLANIFICATION DU PROJET CONCEPT DE DEPENDANCE Activité AActivité B

31 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 31 La planification / Echéanciers Lart de la planification est de gérer séparément toutes les activités indépendantes Les séquences isolées dactivité pourront se rejoindre plus tard Toutes les dépendances ne peuvent être encore clairement identifiée Chaque chemin possède un niveau plus ou moins grand de risque de dérapage dans le temps PLANIFICATION DU PROJET CONCEPT DE CHEMIN PARALLELES CHEMIN CRITIQUE

32 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 32 La planification / Echéanciers La manière de représenter un échéancier dépend de lutilisation que lon veut en faire Travail de léquipe et rapports davancement Diagramme des antécédents (PERT) Rapports de synthèse pour la direction Diagramme de Gantt (GANTT, GANTT suivi) Plan de Jalons PLANIFICATION DU PROJET COMMENT REPRESENTER UN ECHEANCIER ?

33 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 33 Durée minimale Latitude entre 2 tâches Chemin critique Calendrier de travail Utilisation des ressources Ressources Contraintes Tâche, durée PERT GANTT La planification / Echéanciers PLANIFICATION DU PROJET

34 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 34 Cinq options Demander aux personnes qui feront le travail Obtenir lavis objectif dexperts Trouver une tâche similaire dans un projet passé Réaliser des tests (si le temps de permet) Emettre votre meilleur jugement ESTIMATIONS, principes de bases Estimation globale Estimation préliminaire Budget détaillé +10% -5% -10% +25% -25% +75% NIVEAUX DE PRECISION La budgétisation PLANIFICATION DU PROJET

35 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 35 PLANIFICATION DU PROJET Chaque lot de travail consomme des ressources pour: La conception La réalisation La documentation Le contrôle de la qualité La mise en œuvre Les approvisionnements,... Méthode Calcul des estimations au niveau inférieur de la WBS Sommer les coûts individuels obtenus La budgétisation

36 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 36 La budgétisation PLANIFICATION DU PROJET Pour élaborer un budget, les coûts doivent être regroupés dans des catégories pré-définies Dépenses Investissements Main dœuvre,... Ceci permet de: Suivre Comptabiliser

37 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 37 La budgétisation PLANIFICATION DU PROJET PREVISIONS DES DEPENSES DANS LE TEMPS Euros Temps J F M A M J J A S O N D Somme des coûts individuels par lots de travail

38 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 38 Le plan projet PLANIFICATION DU PROJET Document contractuel entre le chef de projet, le sponsor et léquipe projet Sans oublier le comité de pilotage, sil existe Le plan projet est utilisé pour: Laisser une trace écrite des hypothèses Guider lexécution du projet Faciliter la communication entre les parties prenantes Fixer les revues de projet Fournir un référentiel pour mesurer lavancement du projet Qui doit écrire le plan de projet Chef de projet Participants clés du projet

39 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 39 Le plan projet PLANIFICATION DU PROJET Recommandations Le plan doit être cohérent et complet Son niveau de détail correspond à la complexité du projet Il inclus rôles, responsabilités et responsables Il décrit le flux de documents et dinformations Il intègre les procédures de modification Le plan projet est: Visé par léquipe projet avant approbation par dautres parties prenantes Le cahier de bord du projet Mis à jour régulièrement PRINCIPES DE BASE DU PLAN PROJET

40 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 40 Le plan projet PLANIFICATION DU PROJET Les documents de planification sont interdépendants Un grand effort de planification au départ, sans mise à jour ensuite ne sert à rien Vérifier la validité du plan avant signature Faire approuver le plan DOCUMENTS DU PLAN PROJET PLAN WBS Echéancier Budget Contenu Autres

41 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 41 Le plan projet PLANIFICATION DU PROJET Plan de Management des risques Résumé des activités de management des risques avant de les intégrer dans le référentiel du projet Plan de Qualité Les standards, sils existent sont décrits dans le dossiers des spécifications « PRD » Plan de documentation Plan de communication INCLURE LES PLANS DE SOUTIEN

42 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 42 Le plan projet PLANIFICATION DU PROJET PREPARER LE DEPLOIEMENT Lorsque le produit ou service du projet est finalisé, il doit être mis en œuvre pour être utilisable La façon de mettre en place la solution du projet (implantation) doit être présentée dans le Plan de projet Test finaux Formations des utilisateurs Documentation Conversion Assistance aux utilisateurs

43 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 43 La documentation du projet GESTION DU CONTENU Enoncé du problème PRD Projet décidé Charte Projet Cahier des charges Structure de découpage (WBS) PLAN de PROJET Management des risques Management de la Qualité Gestion des documents Gestion des approvisionnements Etc…

44 MAISON DE LENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2page 44 Les messages clés PLANIFICATION DU PROJET Le chef de projet doit avoir confiance dans les estimations (coûts et délais) Tous les plans sont inclus dans le PLAN de PROJET Le Plan de projet doit être approuvé avant de démarrer la phase dexécution La création du plan de projet nest pas le Management de projet ! il doit être suivi dactions...

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