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- DESS IGSI 2002-2004 – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision -1 - Cycle de vie des systèmes informatiques.

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1 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision -1 - Cycle de vie des systèmes informatiques –

2 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision -2 - Sommaire - 0. Introduction 1. Que recouvre la « prise de décision » ? 2. Pourquoi lintégrer dans cette norme ? 3. Quels outils utiliser ? 4. Utilisation en gestion de projets 5. Conclusion 6. Références

3 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision Introduction La « prise de décision » est une activité naturelle de lêtre humain. Le fait den avoir décrit le processus dans la norme « Cycle de vie des systèmes informatiques » éclaire sur son importance dun point de vue managerial dans le cadre dun suivi de projet.

4 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision Introduction A quelle catégorie appartient-il ? -> Il fait partie des processus de suivi de projet Tableau des processus dans le cycle de vie des systèmes informatiques – in ISO / IEC JTC1/SC7 N2257

5 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision Introduction Quand doit-on utiliser ce processus ? -> Dès quil est nécessaire de prendre une décision déterminante pour la poursuite dun projet. 3 aspects abordés dans cette approche du processus de prise de décision : –son périmètre : quentend-on par « prise de décision » ? –son intérêt : en quoi est-ce important ? –les moyens dy parvenir : quelles pratiques, quels outils peuvent aider à « bien accompagner » la prise de décision ?

6 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision La prise de décision : quest-ce ? Prendre une décision Préparer les moyens de décider Suivre la décision prise La prise de décision comporte donc plusieurs grandes phases auxquelles participent différents acteurs IncertitudeDétermination Analyste Décideur Du ressort de

7 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision La prise de décision : quest-ce ? Préparer les moyens de décider –Identifier et analyser le « problème » à résoudre : le disséquer ordonnancer les différents niveaux en les prioritisant –Analyser les possibles : étudier les différentes possibilités analyser objectivement les impacts positifs et négatifs profiter de lexpérience dautres personnes prendre en considération lenvironnement, les circonstances, les événements.... –Identifier les décideurs

8 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision La prise de décision : quest-ce ? –A partir des différentes possibilités : décrites évaluées –Décider : Trancher - choisir Définir les résultats objectifs attendus Déterminer le niveau de tolérance décart admis –Enregistrer : Transcrire le choix, la logique de la décision Prendre une décision

9 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision La prise de décision : quest-ce ? –Suivre limpact de la décision : Evaluer lavancement selon le niveau décart toléré Identifier les résultats objectifs selon les critères définis –Enregistrer : Capitaliser lexpérience –Informer : de lévolution de la résolution Suivre la décision prise

10 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision Pourquoi lintégrer dans une norme ? Lanalyse de lorigine dune « mauvaise » décision peut présenter des raisons fort diverses : –Ambiguités ou manque dinformations pertinentes en amont pour faire le bon choix –Difficultés de compréhension du problème posé –Prise de décision par une personne inadéquate –Pas danalyse des risques sur les conséquences du choix –Perte au fil du temps des motifs qui ont conduit à la décision –Pas de prise en considération du contexte –…. –Caractère forcément « humain » du mécanisme de raisonnement « Les humains sont naturellement logiques mais ils se trompent »

11 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision -11 Modèles mentaux 2. Pourquoi lintégrer … –Utilisation de « biais mentaux » Stéréotype Niveau I Application règle générale Niveau II Application règle conditionnelle Niveau III Raisonnement « ad hoc » Niveau IV Pourquoi les hommes se «trompent-ils» ? –Comportements sociaux

12 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision Pourquoi lintégrer … Avoir intégrer le « processus de prise de décision » dans le cycle de vie des systèmes informatiques permet de : –sappuyer sur une démarche éprouvée –partager un même référentiel entre les différents acteurs –limiter les effets préjudiciables propres au mécanismes de raisonnement humain –et donc gagner en efficacité et en efficience

13 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision Quels outils ? Approche - systématique - précise - quantifiée Utilisation de méthodes danalyse Limites : Dépendance de la qualité des données en entrée. Difficulté de mettre en équation tous les paramètres, toutes les relations de causalité. Avantages : Poser les questions fondamentales Capitaliser les connaissances Aider à la communication

14 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision Quels outils ? Différentes méthodes danalyse –Problèmes organisationnels stratégie militaire (1945) puis contexte entreprises, société –Approches : descriptive didactique –A lorigine de travaux en : théorie des jeux théorie des graphes Théorie de la DécisionLAnalyse de la Valeur –1947 L.D. MILES faire des économies tout en satisfaisant le besoin outil de compétivité industrielle –Idées : le juste nécessaire approche pluridisciplinaire surtout en phase de conception –Méthodes : Normes / A.F.A.V

15 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision Quels outils ? LAnalyse de la Valeur (A.V.) « Méthode qui permet de concevoir un produit de telle sorte quil assure au mieux la satisfaction du client et la rentabilité du produit » exprimé / implicite avoué / inavoué latent / potentiel utiles / inutiles hiérarchie entre les fonctions matériel / processus service / système nouveau / modif global / partiel BesoinProduitContrainteCoûtQualitéValeur satisfaction offerte = = 1 satisfaction souhaitée satisfaction client = coût dusage déchange destime environnement / technologie / marché.... prix dépenses nécessaires à lobtention de la fonction Fonction

16 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision Quels outils ? Les 7 phases de lA.V. Orientation de laction Recherche de linformation Recherche didées et de voies de solutions Etude et évaluation des solutions Analyse fonctionnelle1Analyse des coûts2Validation des besoins et des objectifs3Bilan prévisionnel1Présentation des solutions retenues2Décision3Réalisation de la solution(s) retenue(s)1Suivi2Bilan définitif DécideurAnimateurSces opsGrp travail + Responsabilité - Participation

17 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision Utilisation en gestion de projets Nature de décision : –De même que, dans lentreprise, les décisions doivent être traitées et prises au bon niveau …. opérationnelles tactiques stratégiques … de même, le chef de projet se doit davoir toujours en vue à quel niveau de classification se situe la décision à prendre et quand il convient de dérouler le processus.

18 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision Utilisation en gestion de projets Quand déclencher le processus ? –1 – Début de projet : Ce sont des étapes formelles : –à réaliser dans des revues spécifiques (différentes des revues techniques de fin de phases) –qui auront donc été planifiées (P de PDCA) –2 – En cours de projet : Cas de problèmes, dimprévus, de dérapages importants (délais, coûts) … dont les effets dépassent la responsabilité du chef de projet.

19 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision Utilisation en gestion de projets Qui participent ? –Selon le sujet, les pratiques de lentreprise, le contexte, les étapes du projet, on peut trouver : –Comité de pilotage du projet, Direction, Direction générale …. Les sujets de déclenchement planifié –Dépendent beaucoup des pratiques de lentreprise –On peut trouver de manière systématique : Décision de lancement dun projet Décision de mise en place opérationnelle (ou de livraison client)

20 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision Utilisation en gestion de projets PréparationDéfinitionConceptionRéalisationTestsValidation / Qualification Démarrage Etapes projet Par exemple : Lancement du projet ? Continuer ? Arrêter ? Réduire ?… Mettre en place ? ……… Etapes décision planifiées Imprévus Continuer ? Arrêter ? Réduire ?…

21 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision Utilisation en gestion de projets Maîtrise du « bon escient » –Règles décisionnaires clairement édictées et connues dans lentreprise –Chefs de projet formés De lusage raisonnable du processus –Ni trop : fréquence importante de lappel au Comité de pilotage ou instance décisionnaire -> le chef de projet nest quun exécutant –Ni trop peu : recours homéopathique aux instances décisionnaires -> le chef de projet se substitue à la Direction

22 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision Conclusion La prise de décision demeure une activité naturelle de lêtre humain avec tout ce que cela comporte … dhumain En entreprise, lapplication de la norme permet: –de garder un fil conducteur –dêtre efficace dans la préparation à la prise de décision –de donner le maximum de moyens au décideur –de tracer tous les événements afin de pouvoir capitaliser lexpérience –dêtre une référence accessible à tous et den standardiser les usages Dans un projet, lefficacité du processus dépend : –de la connaissance partagée des pratiques de lentreprise en la matière –de la capacité du chef de projet à maîtriser et à déclencher ce processus à bon escient

23 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision -23 Merci de votre attention

24 - DESS IGSI – Gestion de Projet - Rédacteur: Marie-Laure POITOU20/10/2002- Processus de Prise de Décision Références AFNOR, «Analyse de la valeur» (X / 151 / 152 / 153) AFNOR, «Management par la valeur» (EN ) Delafolie G., «Analyse de la valeur» (Hachette 91) Lachnitt J., «Lanalyse de la valeur» (Que sais-je? PUF 94) Encyclopédie Universalis, articles divers M.BALLE, In « Sciences humaines » n°128 – juin 2002


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