RESUME DE METHODOLOGIE DE

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1 RESUME DE METHODOLOGIE DE
LA GESTION DE PROJETS 17/04/2017

2 Qu’est ce que la gestion de projets ?
Effectuer un travail donné pour un commanditaire : en un temps donné et avec des contraintes budgétaires et humaines données. La gestion de projet s’articule autour d’un cadre au travers duquel s’exerce une organisation. L’objectif est de fournir au commanditaire : La qualité …de la prestation Dans les délais … demandés Aux coûts estimés 17/04/2017

3 LA GESTION DE PROJETS Questions:
Quels sont le/les objectif(s) à atteindre et pourquoi (le sens)? Quels sont les délais ? Date de début et de fin du projet ? Quelles sont les ressources dont on dispose ? (Financières, humaines, matérielles ?) Quels sont/seront les changements induits par le projet ? (ex: faire un inventaire des ressources en compétences d’un territoire)) 17/04/2017

4 En conséquence, il faut:
PLANIFIER et ORGANISER …les actions ou les tâches à réaliser REPARTIR ... les ressources et les responsabilités IDENTIFIER …les risques (financiers notamment) et les opportunités CONTROLER … l’atteinte des objectifs EVALUER … l’ensemble du projet 17/04/2017

5 PLANNIFIER …les actions ou tâches à réaliser …
A FAIRE : Se donner le temps au départ pour évaluer les délais à prendre en compte et la structure des différentes étapes. Pour chaque étape, planifier la date de départ, la durée et la date butoir à ne pas dépasser. Fixer les priorités !! NE PAS FAIRE: Laisser les petits changements se glisser dans le projet sans reporter les conséquences sur la suite du projet et sans les EXPLIQUER au commanditaire. 17/04/2017

6 REPARTIR ... les responsabilités
A FAIRE: Connaître les domaines de compétences de chaque interlocuteur les « distribuer » et officialiser les domaines de responsabilités. Communiquer et partager l’information. NE PAS FAIRE: Croire que cette étape est évidente ou informelle et laisser les participants reporter la faute ou l’erreur sur les voisins ... 17/04/2017

7 EVALUER …les risques (financiers notamment)
A FAIRE: Questionner et reconsidérer systématiquement les « standards » établis (Appel d’offres, questionner les bénéficiaires du projet et les commanditaires si il y a des doutes). Entreprendre des mesures correctives si besoin. NE PAS FAIRE: Laisser les petits changements se glisser dans le projet sans avoir une connaissance complète de leur impact. 17/04/2017

8 COMMUNIQUER SUR LE PROJET :
La démarche ou méthode d’approche est presque aussi importante que le résultat (Proposer un rétro-planning). Le commanditaire doit comprendre et valider les étapes et différentes phases du processus (il maîtrise peut être des données que vous ne maîtriser pas ex : Finance, Évolution du marché, Embauche de personnel, …) 17/04/2017

9 Dans la conduite de projet on estime généralement que 80 % du temps et de l’énergie sont consacrés à la définition des objectifs et à l’organisation et seulement 20% sont consacrés à la réalisation. 17/04/2017

10 clarifier les tâches complexes,
Une solide planification permet au coordinateur du projet et à ses partenaires de clarifier les tâches complexes, identifier à temps les situations critiques et d’être plus flexibles face aux changements 17/04/2017

11 Travailler à partir d’un schéma général pour arriver à une version de plus en plus affinée permet d’optimiser la charge de travail, car de nombreux changements et réajustements interviendront nécessairement dans les premiers temps du projet. Il se peut même que certains des objectifs initiaux changent. Changer ne signifie pas échouer. Cela peut même, au contraire, être porteur d’améliorations. Progresser et tendre vers les meilleurs résultats possibles sont les objectifs qu’il faut toujours garder en ligne de mire dans un projet 17/04/2017

12 Planifier l’ensemble du projet
définir les buts du projet définir les résultats attendus concevoir des indicateurs de qualité élaborer une stratégie de contrôle et d’évaluation 17/04/2017

13 Planifier l’organisation générale du projet
structurer les principales activités définir les rôles attribuer et coordonner les tâches définir un calendrier : étapes et délais concevoir un système de communication interne 17/04/2017

14 Planifier les ressources humaines et leurs interactions
sélectionner les participants et former les équipes créer une culture de projet avec des valeurs et des règles communes réfléchir sur le processus de création et l’animation d’une équipe gérer les conflits 17/04/2017

15 Planifier les contacts avec l’environnement du projet
analyser l’environnement du projet concevoir une stratégie de marketing planifier la diffusion des activités 17/04/2017

16 Planifier la gestion administrative et financière
planifier les ressources et les dépenses définir les dispositions contractuelles concevoir un système de suivi de l’activité et des procédures 17/04/2017

17 Phase de pré- lancement
Plus précisément    Phase de pré- lancement = définition du projet la structure de l’équipe initiale doit être planifiée  le responsable du projet doit être identifié, la nature, le nombre des acteurs du projet (des groupes projets ou pilotes, coordinateur…) aussi Les partenaires définis (à quel niveau? De quelle nature?) la répartition des tâches au sein de chaque équipe doit être claire 17/04/2017

18 L’organisation d’un projet (1)
Consiste à mettre en œuvre (réaliser) ce qui a été planifié.. Implique  : gérer les relations contractuelles avec les partenaires du projet définir les rôles des partenaires développer une culture de projet  constituer des équipes (niveaux local, national international..) 17/04/2017

19 L’organisation du projet (2)
mettre en place et assurer le fonctionnement d’un système de communication  mettre en place et assurer le fonctionnement d’un système d’information et de suivi de l’activité  gérer les phases critiques. 17/04/2017

20 Les phases de réalisation
Réaliser Coordonner Valider Modifier Réaliser Coordonner Réaliser...... 1 2 3 17/04/2017

21 17/04/2017 Septembre Octobre Novembre Décembre 1. Tâche = GT 1.1…
1.1.1…. 1.1.2… 1.1.3… 1.2… 1.2.1… 1.2.2… 1.3… 2. Tâche = GT 2.1… 2.1.1 2.1.2. 2.2… 2.2.1 2.2.2 3. Tâche = GT 3.1… 3.1.1. 17/04/2017

22 Définition des rôles Elle est liée : Aux tâches
Aux compétences (degré d’expertise..), à l’énergie et au temps que la personne peut apporter au projet. Au sens du travail en équipe et à la capacité à travailler en coopération et collaboration A l’obtention d’un consensus au sein de l’équipe-projet sur les rôles attribués 17/04/2017

23 Les coordinateurs de projets (cf. Belbin)
Trois types de rôles possibles : Le coordinateur – chef de projet : assume toutes les activités importantes et les résultats du projet (les autres n’ont qu’un rôle partiel) Le coordinateur exclusif : coordonne les différents pôles d’activités et en réunit les productions à la fin Le coordinateur-pilote de projet : facilite la réalisation du projet, tandis que le contenu est confié à un expert dans chaque domaine précis 17/04/2017

24 Les qualités requises des coordinateurs de projets (1)
Légitimité liée à Expérience : 1. du travail en mode- projets 2. de la conduite de projet et de ses outils  3. du contenu du projet en cours Aptitude à : 1. Faire face à la pression et aux imprévus 2. Gérer des situations complexes  3. La médiation et représentation 17/04/2017

25 Les qualités requises des coordinateurs de projets (2)
Capacité à : 1. Faciliter une communication constructive 2. Analyser et comprendre l’environnement social , économique du projet   3. Organiser, animer et encadrer des structures 4…………………. 17/04/2017

26 Coopération, collaboration et conduite de projet
La coordination : nécessite une fonction spécialisée relève de la hiérarchie est mise en œuvre à travers des procédures bureaucratiques est obligatoire repose sur l’ordonnancement des contributions individuelles entre elles 17/04/2017

27 Coopération, collaboration et conduite de projet
 Coopération : « acte par lequel des personnes échangent volontairement des ressources et agissent ensemble, au même moment et pour une certaine durée, en vue de la réalisation d’un travail. » ( Picq et Retour) se fait par contact direct entre les acteurs relève du « marché » se fait par ajustement mutuel entre les acteurs est volontaire repose sur l’interdépendance des contributions individuelles  17/04/2017

28 Coopération, collaboration et conduite de projet
 Dans la coopération il y a co-définition et co-construction du projet par l’ensemble des membres de l’équipe  Aussi la coopération dépend des hommes mais surtout du contexte dans lequel ils opèrent : niveau de confiance nature des problèmes à résoudre ressources disponibles contraintes et enjeux projets individuels ou collectifs opportunités perçues donc en fait du type de projet à réaliser. de son contexte (voir plus haut) de la durée de vie du projet de l’hétérogénéité des compétences représentées  17/04/2017

29 Le groupe de pilotage Est constitué de représentant(s) (impliqués dans le projet) de chaque partenaire (institutions, associations, entreprises, élus….) et du coordinateur Nombre idéal : 7 à 8 personnes Si pas possible, que faire ? : plusieurs sous-groupes à rôle bien défini et partiel? Un super-coordinateur ? Un système adapté de communication? De partage des responsabilités ? ( attention aux responsabilités liées au contrat officiel et à la responsabilité des tâches organisationnelles ….) 17/04/2017

30 Coordinateur ou groupe de pilotage
Commanditaire Sous-groupe 1  Sous-groupe 2 Autres collaborateurs : Consultants / experts intervenant ponctuellementdans le projet Sous groupe 6 Coordinateur ou groupe de pilotage Sous-groupe 3 Sous groupe 5 Sous-groupe 4 17/04/2017

31 17/04/2017 Description des tâches
(reprendre les numéros et intitulés du plan de travail et du tableau de Gantt) Responsable personne / équipe Date d’achèvement tâche (= GT)     Tâche (= GT) 2.1...   3.1.   17/04/2017

32 Le système de communication (1)
2 éléments essentiels 1. Une culture de partage des savoirs, connaissances etc…. 2. Des outils adaptés au projet, aux partenaires, aux distances : réunions de projet visites ou réunions physiques exposés, présentations générales rapports, mémos et notes messages faxés , par courrier ou par mail communications téléphoniques réunions virtuelles, vidéo conférences ………………. 17/04/2017

33 Le système de communication (2)
Principes bénéfiques au succès Tous les participants doivent être tenus au courant de l’état d’avancement du projet, du travail déjà réalisé, des prochaines étapes, des suites des réunions et de l’attribution des tâches. L’information sur les outils de planification tels que le plan de travail, le découpage du travail en unités et le tableau de Gantt doit également être partagée 17/04/2017

34 Gérer les phases critiques (1) : PREVOIR
Analyser l’environnement (les partenaires, objectifs, autonomie, finances, …) Maîtriser la médiation Maîtriser les techniques de résolution de problèmes et de brain-storming 17/04/2017

35 Gérer les phases critiques (2) : faire face
Il y a crise quand le processus de mise en œuvre ne suit pas le plan qui a été approuvé, et que de sérieuses difficultés surviennent Le rôle du coordinateur est de contrôler fermement le projet à chaque phase. Un nombre suffisant de membres doivent maîtriser la technique de gestion des conflits 17/04/2017

36 Méthodologie d’apprentissage par l’expérience : “la revue après action” (RAA) en 5 questions
* Que voulait-on faire? Répondre le plus précisément possible * Que s’est-il passé? Exactement? Pourquoi? Pourquoi pas? Quels résultats? Comme il est difficile de tout se remémorer, commencer la RAA immédiatement après la fin de l’action * Qu’a-ton appris? En comparant ce que nous avons voulu faire et ce qui s’est passé qu’a-t-on appris? Que savons-nous de nouveau que nous ne connaissions pas avant le démarrage du projet? Si l’on doit reproduire ce projet, quel conseil préalable donnerions-nous? * Que faire maintenant? Que pouvons-nous appliquer de nouveau dès maintenant? * A qui diffuser ce que nous avons appris? (Quoi? Comment? Pourquoi?…) 17/04/2017

37 EXEMPLE DE METHODOLOGIE DE REUNION D’ANALYSE DE L’ ETAT D’UN PROJET
ENTREPRISE INDUSTRIELLE 17/04/2017

38 Résumé de l'état d'avancement
Est-ce que le projet est en bonne voie en termes de délais? Quelle est la date définitive de livraison? Quelles sont les dernières estimations des coûts? État d'avancement par rapport à tous les autres objectifs d'expédition prioritaires taux de production livraison partenaires, etc. 17/04/2017

39 Progrès Dressez la liste des réalisations et des progrès enregistrés depuis la dernière mise à jour de l'état d'avancement parlez des implications, des prévisions Mettez en lumière les éléments qui vous ont permis de progresser 17/04/2017

40 Secteurs à surveiller Dressez la liste des retards et des problèmes intervenus depuis la dernière mise à jour de l'état d'avancement dressez la liste des actions correctives qui sont prises parlez des implications, des prévisions Assurez-vous que vous comprenez les problèmes qui entraînent des retards ou freinent les progrès les raisons pour lesquelles le problème n'a pas été anticipé 17/04/2017

41 Prévisions Dressez la liste des dates les plus importantes
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42 Livraisons Dressez la liste des principaux produits/services à (dé)livrer De vous au client De vous aux services extérieurs Des services extérieurs à vous Des autres services à vous Établissez votre taux de confiance en vous pour chaque produit/service à (dé)livrer Indiquez le niveau de confiance sur les documents utilisés si nécessaire 17/04/2017

43 Coûts Dressez la liste des nouvelles projections relatives aux coûts
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44 Technologie Dressez la liste des problèmes techniques qui ont été résolus Dressez la liste des problèmes techniques en suspens qui ont besoin d'être résolus Résumez leur impact sur le projet Dressez la liste de toutes les incertitudes technologiques entourant le projet Indiquez la cause des incertitudes Résumez les actions prises ou le plan de rechange 17/04/2017

45 Ressources Résumez les ressources du projet
Personnel (à plein temps) …dévoué Personnel à temps partiel Si le projet est freiné par un manque de ressources, proposez des alternatives. Sachez que les commanditaires veulent peut-être recevoir la garantie que toutes les ressources possibles sont utilisées, mais de telle manière que les coûts soient correctement gérés 17/04/2017

46 Objectifs fixés pour la prochaine révision
Supprimez les exemples d'icônes de document et remplacez-les par les icônes des documents actifs en procédant comme suit: Dans le menu Insertion, cliquez sur Objet... Cliquez sur “Objet existant” Recherchez le nom du fichier dans la zone “Fichier” Assurez-vous que la case à cocher “Afficher sous forme d'icône” est activée Cliquez sur OK Sélectionnez une icône Dans le menu Diaporama, cliquez sur “Paramètres des actions” Cliquez sur “Action OLE” et sélectionnez “Modifier” Date de la prochaine mise à jour de l'état d'avancement Établissez la liste des objectifs pour la prochaine révision actions spécifiques qui seront prises problèmes qui seront résolus Assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans le projet comprennent le plan d'action 17/04/2017 Liste d'actions

47 L’évaluation du projet
les procédures d’évaluation les plus performantes sont celles qui impliquent tous les partenaires du projet avec leur accord et qui ont été lancées en même temps que le projet lui-même la véritable mise en œuvre de la stratégie d’évaluation commence avec la première réunion de projet, et les grandes lignes définies au préalable ont été rédigées dans cette optique 17/04/2017

48 le processus d’évaluation :
soutient le projet et permet de vérifier que les objectifs sont atteints ; permet d’optimiser les résultats en jugeant de la valeur et de la qualité du projet ; simplifie les prises de décision et facilite, si nécessaire, les changements importants. 17/04/2017

49 Les étapes de l’évaluation
Planifier l’évaluation Créer un modèle commun d’évaluation : résultats attendus à un certain nombre de niveaux et instruments de mesure Collecter et interpréter les informations Utiliser ces informations pour mettre en œuvre les changements Intégrer les données évaluatives dans le rapport final. 17/04/2017

50 Pourquoi l’évaluation d’un projet est-elle importante ?
Il s’agit d’une exigence de l’organisme qui subventionne le projet elle permet de : _ simplifier les procédures de consultation au sein du groupe de partenaires, - prévoir le développement du projet et préparer l’équipe aux périodes de forte pression, - aider le coordinateur à quantifier les résultats et à les comparer aux objectifs du projet, - réduire la charge de travail liée à la rédaction des rapports intermédiaires et du rapport final. l’évaluation est un outil capital pour améliorer les pratiques professionnelles, et par conséquent la performance d’un projet. Et en effet, une stratégie d’évaluation est exigée par la plupart si ce n’est pas par tous les programmes de financement en Europe et dans le monde. Améliorer et progresser sont des processus essentiels. C’est faire la preuve que le projet est flexible et convaincre les partenaires que le processus d’évaluation leur est bénéfique avant d’être une exigence de l’organisme qui finance le projet. Le processus d’évaluation doit aussi montrer comment le public extérieur tire profit des réalisations du projet, et contribuer ainsi à améliorer le niveau des futurs projets centralisés 17/04/2017