Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 1 Mardi 14 Octobre 2008.

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1 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 1 Mardi 14 Octobre 2008

2 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 2 Ouverture de séance

3 3 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC PLAN 1. XLAB et BFC : 2 outils de gestion 2. Les écarts entre Xlab et BFC situation des écarts 2007 comprendre les écarts 2008, les identifier, les corriger les bonnes pratiques 3. Gestion du laboratoire : outils et utilisation 4. XLAB : Préparation fin d’exercice nouvelle version d’XLAB plate-forme support 5. XLAB/UNIV 6. Questions diverses

4 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 4 1.XLAB et BFC

5 5 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 1.XLAB et BFC Différences conceptuelles XLAB logiciel de gestion des crédits du laboratoire comptabilisation de l’engagé sur l’ensemble du mouvement pas de notion d’annualité de crédits BFC progiciel de gestion intégrée au CNRS comptabilisation de l’engagé par ligne, quantité, prix unitaire notion d’annualité des crédits Communication entre les 2 outils par ftp

6 6 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 1.XLAB et BFC XLAB : Commande

7 7 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 1.XLAB et BFC XLAB : Service fait

8 8 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 1.XLAB et BFC XLAB : Facture

9 9 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 1.XLAB et BFC XLAB : Mission

10 10 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Calcul du montant engagé (Fonct.Equip.Missions) Cde non soldéeEngagé = Cdé Cde soldéeEngagé = 0 Cde non soldée + (SF)Engagé = Cdé Cde soldée + SFEngagé = 0 Cde non soldée + (SF) + Fré<CdeEngagé = Cdé Cde non soldée + (SF) + Fré>CdeEngagé = Fré Cde soldée + SF + Fré<CdeEngagé = Fré Cde soldée + SF + Fré>CdEngagé = Fré 1.XLAB et BFC XLAB : Engagé

11 11 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Le montant reporté sur l’exercice n+1 par origine de crédit est égal au montant du disponible sur facture 1.XLAB et BFC XLAB : Reports des crédits n+1

12 12 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 1.XLAB et BFC BFC : Demande d’achat

13 13 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 1.XLAB et BFC BFC : Commande

14 14 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 1.XLAB et BFC BFC : Service fait

15 15 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 1.XLAB et BFC BFC : Facture

16 16 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 1.XLAB et BFC BFC : Mission

17 17 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 1.XLAB et BFC BFC : Engagé – Schéma 2006

18 18 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Le montant reporté sur l’exercice n+1 par adresse budgétaire est égal au montant du disponible sur engagé + le montant de chaque ligne de commande - non complètement facturée ( cde prévision. non soldée) - sans service fait (cde standard non soldée) 1.XLAB et BFC BFC : Reports des crédits n+1

19 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 19 2.Les écarts entre XLAB et BFC

20 20 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Ouverture de BFC début 2007 Année d’apprentissage et d’appropriation : DFI - ACP - DSI pour les gestionnaires d’unités pour les gestionnaires du SFC 2.Les écarts entre XLAB et BFC Exercice 2007

21 21 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Montants engagés différents incidence sur les remontées SE en fin 2007 incidence sur les taux de consommation de crédits incidence sur les reports 2007-2008 Règle de report différentes incidence sur les crédits disponibles en 2008 2.Les écarts entre XLAB et BFC Constats

22 22 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Des corrections s’imposent Une mobilisation générale des acteurs : un groupement : la DFI et l’ACP, la DSI (projets XLAB, BFC, Assistance), SAP, des référents locaux (liens entre agents des délégations et des laboratoires). 2.Les écarts entre XLAB et BFC Organisation mise en place

23 23 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Début 2008 DR15 : extraction de données des bases XLAB et comparaison avec extraction BFC XLAB : correction de certains écarts avant bascule d’exercice suivant consignes DR15 XLAB : réajustement des reports XLAB aux reports BFC suivant consignes DR15 (écarts en attendu sur notification pour mémoire) Janvier à mars 2008 Central : collecte et analyse des données non corrigées en 2007 2.Les écarts entre XLAB et BFC Calendrier de correction des écarts 2007

24 24 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Fin 2007 et depuis février 2008 Central : correction des écarts Du 14 au 28 avril 2008 Groupement : explication du processus de correction Avril à juillet 2008 DR15 : interventions correctives dans BFC en relation étroite avec le groupement 2.Les écarts entre XLAB et BFC Calendrier de correction des écarts 2007

25 25 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Septembre 2008 ré-attribution des SE remontées en 2007 à hauteur du montant des commandes non intégrées suite à disponibles insuffisants du fait des écarts Octobre 2008 ré-attribution de reports RP suite à bascule 15 octobre 2008 : nouvelle vague de corrections faites en central Certaines anomalies ne seront pas corrigées 2.Les écarts entre XLAB et BFC Calendrier de correction des écarts 2007

26 26 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 31 cas de déphasage répertoriés sur l’ensemble des délégations CNRS différence sur les indicateurs de solde écarts sur les montants engagés écarts sur les montants facturés écarts sur les montants notifiés écarts sur les disponibles différence sur les mouvements : non présents dans XLAB et présents dans BFC (commande, service fait, facture, mission) ou l’inverse 2.Les écarts entre XLAB et BFC Mouvements 2007 impactés

27 27 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Des crédits AE ont été engagés dans BFC alors qu’ils auraient dû être libérés Des crédits SE ont été remontés à tort Des crédits SE n’ont pas été remontés Des charges à payer ont été constatées dans BFC et sans régularisation par facturation Écarts sur les reports XLAB et BFC 2.Les écarts entre XLAB et BFC Incidences sur les crédits 2007

28 28 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Des corrections effectuées en central dans BFC cas « internes » à BFC ne provoquant pas de déphasage entre XLAB et BFC avec incidence sur les crédits BFC 2008 avec retour vers XLAB (notifications) sans retour vers XLAB (engagements « artificiels ») 2.Les écarts entre XLAB et BFC Résultat des corrections 2007

29 29 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Disparition des cas d’erreurs liés à la TVA rémanente BFC : il n’est plus possible de comptabiliser de facture sans service fait Evolutions internes à BFC effectuées 2.Les écarts entre XLAB et BFC Non reproductibilité des cas d’erreur 2007

30 30 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Crédits libérés dans XLAB Crédits restant engagés dans BFC Novembre 2008 : mise à disposition d’un état des services faits présents dans BFC non facturés Version n°X : impossibilité de solder une commande avec un service fait n’ayant pas donné lieu à facturation 2.Les écarts entre XLAB et BFC 2008/ Solde de la commande avec services faits non entièrement facturés

31 31 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Xlab Cde : 3 x 36 = 108 € SF : 3 x 36 Factures HT : 3 x 26,79 = 80,37 € ------------------------ Si la commande n’est pas soldée résiduel cde : 27,63 € reporté au changement d’exercice (108 engagé – 80,37 facturé) BFC Cde : 3 x 36 = 108 € SF : 3 x 36 Factures HT: 3 x 26,79 = 80,37€ -------------------------- Commande non reportée au changement d’exercice car quantités livrées = quantités commandées Solde automatique dans BFC 2.Les écarts entre XLAB et BFC 2008/ Solde de la commande dans BFC

32 32 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Cet écart se résorbe au solde de la commande Solution : engager au plus juste (qualité de l’engagement) novembre 2008 : mise à disposition d’un état facilitant ce contrôle 2.Les écarts entre XLAB et BFC 2008/ Différence de prix unitaire entre la commande et la facture

33 33 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Cas des factures pré-enregistrées dans BFC ou rejetées vers XLAB Sans date de prise en charge cette facture (+ commande) est reportés dans XLAB alors que dans BFC elle n’est pas reportée si un service fait est constaté Solution : intégrer les demandes d’achat et les transformer en commandes d’achat le plus tôt possible traiter toutes les factures pré-enregistrées avant la clôture d’exercice 2.Les écarts entre XLAB et BFC 2008/ Facture transmise mais non prise en charge dans BFC avant la clôture d’exercice

34 34 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Novembre 2008 : mise à disposition d’un état des factures pré-enregistrées dans BFC Si facture prise en charge dans BFC après bascule d’exercice, elle : se rattache à l’engagement constaté sur l’exercice n de BFC impacte les crédits de l’exercice n+1 dans XLAB Solution : saisir dans XLAB une notification de crédits du montant de la facture 2.Les écarts entre XLAB et BFC 2008/ Facture transmise mais non prise en charge dans BFC avant la clôture d’exercice

35 35 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC XLAB solde automatiquement les commandes dont le facturé est supérieur ou égal au commandé. La commande n’est pas reportée sur n+1 dans XLAB Ce solde n’est pas transmis à BFC La commande est reportée sur n+1 dans BFC Commandes marché hébergement et transport !!! Solution : XLAB : modifier le montant des commandes avant clôture Version n°X d’XLAB : suppression du solde automatique sur commandes prévisionnelles envoi du solde automatique des commandes standard vers BFC 2.Les écarts entre XLAB et BFC 2008/ En fin d’exercice, solde automatique des commandes dans XLAB

36 36 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Facture XLAB transmise avec solde de la commande Commande soldée dans BFC avant prise en charge de la facture (Problème d’interface) : Commande prévisionnelle : facture non prise en charge = crédits non réservés Commande standard : crédits réservés par le service fait si montant facturé > au montant commandé risque de non disponibilité de crédits en fin d’exercice XLAB : en fin d’exercice, solder la commande après prise en charge de la facture 2.Les écarts entre XLAB et BFC 2008/ Solde des commandes avec l’envoi de la facture

37 37 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Prévenir le SFC lors de la dernière liquidation sur un OMP La liquidation finale sera bien rattachée à la commande de l’OMP qui sera ainsi soldée Si non, la commande de l’OMP sera reportée sur l’exercice suivant. 2.Les écarts entre XLAB et BFC 2008/ Solde Ordre de Mission Permanent

38 38 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Des opérations de réimputation de la dépense peuvent être effectués dans BFC sans retour vers XLAB Des factures et avoirs en provenance d’XLAB sont toujours renvoyés au laboratoire avec les informations de prise en charge Des factures et avoirs saisis en facturier dans BFC peuvent ne pas retourner vers XLAB Attention lors de la saisie dans BFC 2.Les écarts entre XLAB et BFC 2008/ Facture ou Avoir non parvenu à XLAB

39 39 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Des notifications de crédits peuvent arriver avec des montants erronés dans XLAB des caractères spéciaux dans le texte peuvent renvoyer l’année à la place du montant courriel systématique du pôle ressources vers le laboratoire (sauf dotation de base : courriel adressé par l’institut de rattachement du labo) 2.Les écarts entre XLAB et BFC 2008/ Notifications de crédits erronées

40 40 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Le montant engagé d’une mission est parfois différent entre XLAB et BFC La liquidation de la mission solde la commande. Il n’y a plus de déphasage sur l’engagé Rien à faire 2.Les écarts entre XLAB et BFC 2008/ Cas des missions

41 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 41 3.Les bonnes pratiques

42 42 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 3.Les bonnes pratiques Le guide des bonnes pratiques XLAB à lire impérativement http://www.cnrs.fr/aquitaine-limousin/IMG/doc/MessaXlab- Memento-bonnes_pratiques.doc

43 43 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 3.Les bonnes pratiques Commande prévisionnelle Utilisation limitée : pour des cas précis Peut être sur 2 exercices mais l’engagement doit correspondre à la prévision la plus juste possible de la dépense annuelle (qualité de l’engagement) Montant total facturé toujours inférieur ou égal au montant engagé Solde de la commande uniquement lorsque la facture finale (ou avoir) est prise en charge et non lors du changement d’exercice cas des commandes sur marché hébergement et transport

44 44 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 3.Les bonnes pratiques Commande standard Qualité de l’engagement prix unitaire le plus juste possible commande détaillée Pas de ligne négative sur la commande Pas de solde sans facture finale Quantité totale facturée toujours inférieure ou égale à la quantité totale du service fait pas de solde si les quantités livrées sont supérieures aux quantités facturées : si aucune facture attendue avant de solder, annuler un service fait non facturé ou créer une service fait avec une quantité négative cohérence entre les quantités commandées, livrées et facturées Pas de ligne de commentaire avant les lignes d’articles commandés

45 45 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 3.Les bonnes pratiques Engagement individuel Annuel et indispensable pour toute rémunération imputée en totalité sur ressources propres Une seule commande Une facture unique mise à jour mensuellement : ajout d’une ligne mois par mois pour avoir un suivi des versements à l’agent Ne doit pas être soldé car SIRHUS peut envoyer des régularisations dans le courant de l’année SFC : On doit ramener le montant de l’engagement au montant facturé pour ne pas pénaliser le laboratoire

46 46 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 3.Les bonnes pratiques Mission Ne solder une mission dans XLAB que pour l’annuler Eviter les missions co-financées sur d’autres crédits CNRS à cause du chevauchement de dates soit prise en charge du transport (TR/AV = cde prévisionnelle de fonctionnement) par l’un des deux laboratoires et l’autre saisi la mission pour prise en charge des frais de remboursement séjour soit un laboratoire prend en charge la totalité de la mission et reçoit des crédits de l’autre laboratoire par transfert

47 47 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 3.Les bonnes pratiques Mission Liquidation sans frais : une chronologie des opérations très importante 1. l’état de frais est adressé au SFC 2. le SFC procède à la liquidation des frais à zéro 3. le SFC prévient le gestionnaire XLAB 4. saisie dans XLAB d’une facture à zéro + date de prise en charge et date de règlement à la date du jour.

48 48 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 3.Les bonnes pratiques Service fait Constatation des droits = service fait Le service fait est la gestion des quantités sont la base de tous les calculs de disponibles dans BFC 2007 = 80 % des écarts XLAB/BFC toujours attester du service fait sur chaque ligne de commande standard en fonction des quantités réceptionnées qui doivent être inférieures ou égales aux quantités commandées au moment de la réception des biens ou de l’exécution des services toujours annuler les services faits non facturés avant de solder la commande

49 49 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Différence sur service fait montant facturé < montant service fait quantité facturée = quantité service fait 3.Les bonnes pratiques Importance du service fait Xlab Cde : 3 x 30 = 90 € SF : 2 x 30 Factures HT: 2 x 27,24 = 54.48 € ------------------------ Tant que la commande n’est pas soldée résiduel cde : 35.52 € (90 engagé - 54.48 facturé) Quand la commande est soldée, résiduel commande : 0 BFC Cde : 3 x 30 = 90 € SF : 2 x 30 = 60 € Factures HT: 2 x 27,24 = 54.48 € -------------------------- Tant que la commande n’est pas soldée résiduel cde : 30 € (reste quantité cdée 1x 30) Quand la commande est soldée, résiduel commande : 0

50 50 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Différence sur service fait montant facturé = montant service fait quantité facturée < quantité service fait 3.Les bonnes pratiques Importance du service fait Xlab Cde : 3 x 30 = 90 € SF : 3 x 30 Factures HT: 2 x 30 = 60 € ------------------------ Tant que la commande n’est pas soldée résiduel commande : 30 € (90 engagé - 60 facturé) Quand la commande est soldée, résiduel commande : 0 BFC Cde : 3 x 30 = 90 € SF : 3 x 30 = 90 € Factures HT: 2 x 30 = 60 € -------------------------- Tant que la commande n’est pas soldée résiduel commande : 30 € (quantité de SF non facturé : 1x30) Quand la commande est soldée, résiduel commande : 30 € (quantité de SF non facturé : 1x30)

51 51 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Différence sur service fait montant facturé > montant service fait et quantité facturé = quantité service fait 3.Les bonnes pratiques Importance du service fait Xlab Cde : 3 x 30 = 90 € SF : 2 x 30 Factures HT: 2 x 35 = 70 € ------------------------ Tant que la commande n’est pas soldée Résiduel commande : 20 € (90 engagé - 70 facturé) Quand la commande est soldée, résiduel commande : 0 BFC Cde : 3 x 30 = 90 € SF : 2 x 30 = 60 € Factures HT: 2 x 35 = 70 € -------------------------- Tant que la commande n’est pas soldée Résiduel commande : 30 € (reste quantité commandée 1x 30) Quand la commande est soldée, résiduel commande : 0

52 52 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Différence sur service fait ET facture notion de ligne, de quantité, de montant 3.Les bonnes pratiques Importance du service fait Xlab Cde L1 : 3 x 30 = 90 € Cde L2 : 3 x 10 = 30 € SF L1 : 3 x 30 SF L2 : 3 x 10 Factures HT L1 : 1 x 120 = 120 € Engagé = 120 € ------------------------ BFC Cde L1 : 3 x 30 = 90 € Cde L2 : 3 x 10 = 30 € SF L1 : 3 x 30 SF L2 : 3 x 10 Factures HT L1 : 1 x 120 = 120 € Engagé = 210 € soit Fre L1 : 1 x 120 € = 120 € + SF L1 : 2 x 30 € = 60 € + SF L2 : 3 x 10 € = 30 € --------------------------

53 53 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 3.Les bonnes pratiques Facture Indispensable : ligne facture => liée à une ligne commande Pas de solde sans facture finale Facture détaillée liée au service fait et à la commande Ligne négative possible (avoir) sur la ligne de commande impactée L’avoir sur une facture prise en charge sur l’exercice antérieur est une annulation de dépense donc une recette Transmettre l’avoir signé et copie de la facture d’origine (+ n° facture de l’organisme de gestion – bouton « info »)

54 54 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 3.Les bonnes pratiques Facture Quantité toujours inférieure ou égale au service fait et à la commande pour chaque poste Ajouter un poste de commande (en modification) et effectuer un service fait pour tout article complémentaire présent sur la facture. attention : transfert de la commande modifiée et de tous les services faits associés avant saisie de la facture

55 55 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 3.Les bonnes pratiques Tiers Agents Attention à la typologie choisie Fonctionnaire CNRS Autre CNRS Fonctionnaire hors CNRS Autre Fournisseurs Ne pas modifier dans XLAB l’identifiant d’un fournisseur avec un n° BFC

56 56 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 3.Les bonnes pratiques Traitement des mouvements BFC priorité : traiter quotidiennement les demandes d’achat en attente de transformation en commande d’achat en fin d’année : prendre en charge toutes les factures pré- enregistrées (transmises depuis XLAB) XLAB envoi des coordonnées fournisseurs dès création d’une fiche absente de BFC (voir COUGUAR) effectuer quotidiennement des « retours depuis la délégation » et TRAITER les mouvements Gestionnaires BFC & XLAB : il faut communiquer ! vérifier et traiter régulièrement les motifs de rejets

57 57 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Suivis périodiques indispensables pour vérifier la qualité des données saisies et la cohérence XLA/BFC Effectuer les corrections avant la clôture d’exercice Débuter 2009 sur de bonnes bases Sincérité des comptes 2008 3.Les bonnes pratiques Suivi des crédits

58 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 58 4.Gestion du laboratoire outils et utilisation

59 59 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Présentation de diverses expériences en laboratoire : comment utiliser les outils mis à disposition ? Sont disponibles depuis l’URL : http://www.dsi.cnrs.fr/labo/documentation/documentation-2.htm#findex le guide des bonnes pratiques (juin 2008) : Mémento à l'usage des gestionnaires Xlab une présentation (Septembre 2008) : Gestion du laboratoire : outils et utilisation Une note (Juillet 2008) : la note d’information ECCU une documentation (Septembre 2008) : Conseils pour l’analyse du résultat – outil de comparaison XLAB-BFC 4.Gestion du laboratoire : outils et utilisation

60 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 60 5.Préparation fin d’exercice

61 61 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Etat récapitulatif des mouvements non reportés = charges à payer (cdes prévisionnelles + standards) Etat récapitulatif des lignes commandes (postes) livrées non facturées ou facturées partiellement = services faits sur commandes standards non facturés sera diffusé tous les mois Etat récapitulatif des lignes commande (postes) non soldées dont le prix unitaire est différent de celui de la facture Liste des factures non prises en charge (= pré-enregistrées) sera diffusé tous les mois Liste détaillée des notifications (mises en places) de crédits par eOTP 5.Préparation fin d’exercice Novembre : de nouveaux états

62 62 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Début 2008 envoi de l’indicateur de solde vers BFC Fin 2008 solde impossible d’une commande si service fait existant non facturé suppression solde automatique des commandes prévisionnelles à la bascule d’exercice suppression de la fonction « Etats requêtes » Plus d’informations seront données lors de la livraison de cette nouvelle version. 5.Préparation fin d’exercice Nouvelle version d’XLAB : V9

63 63 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC A partir de la V9 d’XLAB : les OS suivants ne seront plus supportés : Windows NT, Windows 98 Mac 9.x, Mac X.2 et Mac X.3 les OS suivants seront supportés : Windows 2000, Windows XP et VISTA Mac X.4 et Mac X.5 Attention à prendre contact avec les équipes informatiques des unités afin d’anticiper tout changement ou adaptation éventuel. 5.Préparation fin d’exercice Information technique/portage pour la V9

64 64 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Approximativement aux mêmes dates que 2007 (non connu à ce jour) Particularité Clôture d’exercice XLAB en deux temps J : date d’arrêt des transferts J+1: renvoi possible des commandes modifiées suite à rejets 5.Préparation fin d’exercice Calendrier fin d’exercice

65 65 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC OPTION 1B Report des commandes sur origines de crédits et entités dépensières Report automatique des crédits sur origines de crédits seules 5.Préparation fin d’exercice Conseil choix d’option de bascule d’exercice dans XLAB

66 66 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 5.Préparation fin d’exercice Un site DSI mis à jour

67 67 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 5.Préparation fin d’exercice Espace outil de comparaison

68 68 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 2009 Seuls ECCU disponibles tous les mois En csv et pdf Les historiques disponibles à la demande Exception Evolution de l’outil de comparaison : les ECCU Ajout d’une colonne : n° cde antérieure + montant de la facture associée 5.Préparation fin d’exercice Evolution des ECCU

69 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 69 6.Petit lexique

70 70 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 6.Petit lexique Xlab Notification de crédit Commande Vacation Ligne commande Codes gestion 1 Codes gestion 2 Code pour l’organisme BFC Mise en place (MEP) de crédit Demande d’achat (DA) + commande d’achat (CA) Engagement individuel Poste Adresse budgétaire Adresse analytique ou eOTP Centre financier ou Code Division

71 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 71 7.XLABUNIV

72 72 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC Les Universités de Bordeaux ont orienté leur choix vers JEFYCO Quel avenir pour XLABUNIV ? (Pierrette Wyss) 6.XLABUNIV

73 Mardi 14 octobre 2008Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 73 8.Questions diverses