Outils de questionnement et animation de réunion

Présentation au sujet: "Outils de questionnement et animation de réunion"— Transcription de la présentation:

1 Outils de questionnement et animation de réunion
Introduction L’animation de réunion Les « 5 pourquoi » Le brainstorming QQOQCP Conclusion Dans notre future activité professionnelle, nous serons amenés à présenter des projets, stimuler la productivité de nos collègues, apporter des solutions à des problèmes de façon efficace et rapide, mais aussi organiser des réunions. Il est donc primordial de connaître et de savoir utiliser des outils de questionnement méthodiques et pointus ainsi que les grandes règles d’animation et d’encadrement des différents types de réunions. Nous allons d’abord présenter l’animation de réunion, les types de réunions et les règles associées. Puis nous étudierons un outil qui permet d’identifier les causes d’un problème : les « 5 Pourquoi ». Après, nous nous intéresserons au brainstorming, qui consiste en la stimulation d’idées au sein d’un groupe de travail. Enfin, nous finirons cette présentation par le QQOQCP, qui permet la planification de réunion et la définition claire d’un contexte.

2 Animation de réunion

3 Introduction Les réunions sont un moyen de partage
Elles doivent être représentées par différents profils Les réunions sont dites « Chronophages » La réunion est un moyen de partage : au sein d’ un groupe de personne dont le but est de se positionner sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. Différentes entités : En effet, Il est important de mêler les connaissances notamment dans la résolution de problème. Chronophage : cad « consommatrice en matière de temps », elles doivent être les plus courtes possibles et menées dans un soucis d’efficacité, afin de déboucher sur des actions concrètes notamment lors de la résolution de problème.

4 Les types de réunion Réunions d’information
Réunions de prise de décision Réunions de stimulation Il existe différents types de réunions, nous allons nous intéresser aux réunions que l’on retrouve le plus souvent en entreprise. On peut les résumer en 3 points. Réunion d’information : on verra que l’info peut être ascendante ou descendante. Réunion de prise de décision : dans la résolution de problème. Et la réunion de stimulation. A coté de ces 3 réunions on peut également trouver la réunion de formation comme ojd et de négociation que nous développerons pas ??

5 Réunion d’information
Information Descendante : S’appuyer sur des faits Tenir compte de la culture d’entreprise Faciliter la perception des informations Répondre aux questions Conclure Information ascendante : Exprimer clairement ses besoins Tout le monde doit s’exprimer Approfondir ce qui est dit Reformuler Je vais vous donner quelques points importants de ces réunions pour pouvoir les réussir. L’objectif de la réunion d’info est de communiquer des infos, donner des instructions. Info descendante : fait concret/ perception via du visuel, une élocution claire et simple Info ascendante : reformuler : pour s’assurer d’avoir bien compris Avec ce type de réunion l’échange est faible et non productif contrairement aux autres types de réunions.

6 Réunion de prise de décision
Motiver les salariés Utiliser les outils de résolution de problème Faire dialoguer 1)Elle permet à une équipe qui à étudier un problème, d’analyser les propositions pour décider des actions à mettre en place. Elle a pour but de faire un ou des choix pour aboutir à une ou des décisions finales. Outils : respecter la méthode pas à pas Dialoguer : les interlocuteurs But : Prendre une décision finale

7 Réunion de stimulation
Adopter des méthodes de stimulation Chacun doit s’exprimer sans contrainte Les personnes ne doivent pas être toutes concernées Faire un tri des idées 2) L’objectif est d’engendrer des idées créatives Sans contrainte : le rôle de l’animateur est ici important, il doit rassurer Personnes pas toutes concernées : pour permettre une ouverture d’esprit Tri : au cours de la réunion un groupe de personne doit être chargé de faire le tri des idées, progressivement

8 Les étapes d’une réunion
Avant Pendant Après Il y a 3 étapes, une étape qui précède la réunion qui est dite de PREPARATION, puis la réunion en tant que telle et enfin l’étape qui suit le déroulement de la réunion, donc la suite à donner. Préparation Déroulement/animation Suite à donner

9 Avant la réunion Définir l’objectif / la finalité : «  Quel est le but de cette réunion ? », « A quoi dois-je arriver à la fin de la réunion ? » Préparer le plan : Les points qui doivent êtres passés en revue, ceux qui demanderont le plus d’attention. Périmètre de la réunion : Nombre et qualité des participants : 5 à 10 / durée < à 2h / ordre du jour. Avant de réaliser une réunion, il est très important de PREPARER la réunion pour maîtriser son déroulement et atteindre les objectifs fixés. Plus la réunion sera préparée en amont meilleure sera son déroulement et plus elle sera efficace. 1)Dans 1er tps l’animateur doit déterminer l’objectif, la finalité de la réunion, pour cela il peut se poser certaines questions 2) Il faut commencer par les points les plus importants en début de réunion, ainsi si le temps prévu est dépassé les points les + importants auront été discutés 3) Selon le sujet de la réunion, faites la liste des participants en fonction de leurs compétences, expériences et intérêts qui vous semblent importants d’inviter. Idéalement le nombre des participants se situera entre 5 à 10, pour ne pas risquer de rendre la réunion peu efficace. Ordre du jour : il s’agit du découpage horaire du temps de travail en fonction des points abordés.

10 Avant la réunion Date et réservation de la salle : Prévues dans les 15 J avant la réunion / la salle devra répondre à diverses contraintes : Capacité Dimension Moyens audiovisuels 4) 15J : afin de permettre l’envoi des convocations et des invitations aux participants Salle : capacité de la salle (en terme de place assise), dimension et forme de la salle (selon le type de présentation ou d’animation), moyens audiovisuels (vidéoprojecteur), éventuel accès à internet …

11 Avant la réunion Prévenir les participants : Diffuser l’ordre du jour avec le lieu ainsi que l’heure de début et de fin de réunion. Convocation : Pour les personnels de l’entreprise avec l’ordre du jour Invitation : Pour les participants autres que les personnels de l’entreprise 5) Convocation : il s’agit d’une contrainte réglementaire permettant de valider la présence des participants à la réunion. Enfin pour optimiser l’efficacité des échanges, un document préparatoire peut être envoyé en amont de la réunion, situant le contexte, faisant apparaitre éventuellement quelques questions clés, cela permettra aux participants de mieux préparer leur intervention. Le jour J préparer la salle et réunir les documents ainsi que les supports visuels

12 Pendant la réunion L’ouverture : Accueil des participants
Se présenter et faire un tour de table pour la présentation des participants Indiquer l’ordre du jour et les objectifs de la réunion Choisir un rapporteur pour la rédaction du compte rendu si nécessaire L’animateur définit clairement son rôle, règle de fonctionnement L’animateur doit rassurer les participants, créer une ambiance détendue mais de travail. Le déroulement d’une réunion est décomposé en 3 parties qui sont 1: laisser le temps aux participants de s’installer 3: dans le cas de série de réunion, l’animateur passe brièvement en revue les décisions prises aux réunions précédentes 4 : En général c’est l’animateur qui prend des notes au cours de la réunion et qui est chargé de la rédaction du compte-rendu ou on « désigne un rapporteur volontaire » qui devra être différent à chaque réunion 5 : la façon dont il compte conduire la réunion , sa méthode

13 A la fin de la réunion Clôture :
Faire la synthèse du cheminement du groupe, présenter les conclusions Préciser ce que la réunion va permettre de faire Répartir les tâches, fixer le planning Date de la prochaine réunion Remercier les participants, valoriser leur efficacité 4: fixer la date de la prochaine réunion dans le cas de réunion en série

14 Après la réunion Clôture : Rédaction et diffusion du compte-rendu
Suivre et contrôler les actions décidées en réunion Le compte rendu doit être diffusé dans les jours qui suivent la réunion (au bout d’une semaine au maximum)

15 Le compte-rendu Doit faire apparaître les points suivants :
Objet de la réunion Date, heure, lieu Participants Ordre du jour Résumé de chaque point de l’ordre du jour Relevé des décisions (responsabilité, point laissé à la réflexion …) 2 : devra apparaitre les mêmes infos pour la prochaine réunion 3 : nom des participants et des personnes excusées 5 : tout ce qui a été dit, les points d’accords et de désaccords Objectifs : formaliser le travail effectué pour permettre par exemple aux personnes absentes de prendre connaissance des actions décidées, contrôler l’avancée du travail, afin de s’assurer que les actions décidées ont réellement été mises en place Formaliser, Contrôler

16 Rôle de l’animateur Ses trois fonctions
Les dix règles de bonne conduite

17 Les trois fonctions principales de l’animateur
Donner de l’efficacité au groupe Produire des résultats Production Trouver des solutions, des décisions, des propositions ou des informations Organisation Faire respecter l’ordre du jour Encourager tous les participants à s’exprimer -Production: L’animateur doit diriger mais peut participer aux débats -Organisation: à sa charge de structurer la réunion, de définir le périmètre, et d’éviter les écarts -Gestion: il doit réguler les interactions et éviter les conflits Avoir une démarche structurée Gestion Gérer les interactions entre les individus Intégrer le fait que les participants réagiront selon leur personnalité, leur statut… Selon leur système de valeur

18 Les 10 règles de bonne conduite
Etre actif Distribuer la parole Garder l’attention Synthétiser Préciser l’objectif Recentrer sur le sujet Gérer le temps Etre attentif Doser ses interventions Clôturer la réunion Des trois fonctions précédentes découle 10 règles qui vont permettre un déroulement de la réunion dans des conditions optimales Nous allons détailler chacune des règles par la suite

19 Les 10 règles de bonne conduite
Etre actif pour dynamiser un groupe il faut être dynamique! Distribuer la parole Tout le monde doit parler, même les plus silencieux! Faire appel directement à la participation Faire preuve d’une bonne qualité d’écoute Garder l’attention Et maintenir le groupe dans un état de productivité Appliquer les règles ci-dessus -Etre actif: -Distribuer la parole: -Garder l’attention:

20 Les 10 règles de bonne conduite
Synthétiser Objectifs: →Faire progresser la discussion →Mettre en évidence les progrès →Présenter le problème sous une nouvelle forme →Souligner les points de convergences et divergences →Faire le point sur les débats et faire émerger les solutions -synthétiser: NB: Synthèse à plusieurs niveaux: → à la suite d’une longue intervention → d’une opinion → à chaque étape de la réunion → finale

21 Les 10 règles de bonne conduite
Préciser le/les objectifs -sur la convocation: faire apparaitre les objectifs clairement défini pour faire comprendre la finalité de la réunion -au début de la réunion: énoncer à nouveau l’objectif ainsi que les résultats attendus -pendant la réunion: Recentrer -Ne pas s’éloigner du sujet -C’est contre productif et chronophage rappelant l’objectif -Préciser les objectifs: -Recentrer:

22 Les 10 règles de bonne conduite
Gérer le temps ou le confier à un time keeper -Estimer le temps global de la réunion ainsi que le temps nécessaire pour traiter chaque point -Le faire apparaitre sur l’ordre du jour -Au cours de la réunion, rappeler le temps disponible -Terminer la réunion à temps! Etre attentif -déceler la perte d’attention -Prévenir des dérives Gérer le temps: Temps disponible: l’animateur peut dans le cas de réunion à objectifs multiple, et après dépassement du temps d’un sujet, demander si on continue sur ce sujet au détriment d’autres. Imaginons 3 sujets d’une heures….

23 Les 10 règles de bonne conduite
Doser ses interventions Animateur ≠ Membre du groupe Les membres du groupe donnent des opinions, idées ou des suggestions L’animateur crée et maintient les conditions pour que cela se passe bien Rester neutre vis-à-vis des opinions du groupe Doser ses interventions: Intro: Le rôle premier de l’animateur est de favoriser les intervention dans le groupe, pas de mettre en avant ses propres opinions. -Ne pas émettre de jugement d’évaluation -Ne pas manifester plus d’intérêt pour l’un ou l’autre des participants -Faire sentir au groupe qu’ils sont tous égaux -Accueillir toutes les opinions de la même façon

24 Les 10 règles de bonne conduite
Clôturer les réunion Peut faire intervenir le meta Il dispose de quelques minutes pour exprimer son opinion subjective: -Comment l’animateur a tenu son rôle? -Les règles ont-elles été respectées? -La parole a-t-elle circulé de manière fluide? -Comment chaque participant s’est il comporté? -L’efficacité était elle au rendez vous? Suggestions pour les prochaines réunions Meta: conclusion: Le groupe écoute ce que dit le méta-observateur sans lui répondre. Même si son point de vue est discutable c’est un feedback interessant.

25 Les 5 Pourquoi : 5 P

26 Qu’est ce ? À quoi cela sert ?
Outil de questionnement permettant de remonter aux causes symptomatiques et fondamentales d’un problème Moyen rapide, méthodique et systématique d’identifier un dysfonctionnement au sein d’un processus On peut traiter des problèmes de façon : Curative (corriger un problème qui s’est produit) Préventive (éviter une nouvelle occurrence) Causes symptomatiques = causes premières responsables du dysfonctionnement. En les éliminant, on ne résout que partiellement le problème. Causes fondamentales = Il s’agit des causes racines, celles qui sont à l’origine des causes symptomatiques. En s’attaquant aux causes fondamentales, on touche la source du problème.

27 Principe d’utilisation – fonctionnement
Se poser la question « pourquoi » 5 fois de suite pour remonter à la cause première. On visualise les 5 niveaux sous forme d’arborescence Énoncer clairement le problème Répondre, en observant les phénomènes physiques, à la question « pourquoi ? » Apporter la solution à cette réponse La réponse faite à chaque étape devient le nouveau problème à résoudre, et ainsi de suite. Parfois il suffit de moins de 5 pourquoi (rarement plus) méthode systématique qui consiste à répondre en 5 fois consécutives à la question pourquoi pour un problème donné. Chaque réponse à la question pourquoi permet d’identifier une cause en amont et après s’être posé 5 fois la question (parfois moins et rarement plus), on trouve la cause fondamentale.

28 Précautions d’emploi Bien définir le problème et le contexte
S’attacher aux faits, c’est-à-dire aux actions ou évènements qui se sont réellement déroulés Les décrire de façon objective et précise Ne pas porter de jugement de valeur, ne pas interpréter Mettre en place des solutions durables qui s’appuient sur des faits vérifiés plutôt que sur du comportemental ou des suppositions Il est important pour utiliser cet outil de questionnement de bien connaitre le contexte d’un problème et d’avoir éliminé les sources éventuelles de dysfonctionnement, incompatibles avec la situation donnée.

29 Application-Exemples
Usine de production de corn flakes : on réalise la production et le conditionnement Utilisation d’une encartonneuse automatisée Problème : une palette présente plusieurs cartons abimés Causes : Choc lors de la manutention (exemple 1) Machine endommagée (exemple 2) Étudions les deux cas : le problème est « cartons abimés » nous allons étudier ces 2 cas : je présente deux types de causes qui peuvent être rencontrées, puis vous réaliserez un exemple participatif sur une image

30 Application-Exemple 1 Chute de cartons Problème de manutention
Choc chariot élévateur avec obstacle contexte : la machine a subi une maintenance préventive (annuelle) il y a 2 semaines et les lots depuis sont intacts (le problème ne semble pas récurrent). On va donc considérer d’abord la manutention avant la machine puisqu’elle est sans doute en bon état. conclusion : défaut humain qui peut être corrigé par de la formation ; ainsi il ne devrait plus se reproduire si la formation est efficace Non respect du balisage Mauvaise sensibilisation

31 Application-Exemple 2 Défaut machine Pièce abimée Pièce non remplacée
contexte : plaçons nous maintenant dans un contexte où il n’y a pas eu de manutention des palettes , on peut donc éliminer cette cause conclusion : on réalise la maintenance pour corriger le problème et en suivant dorénavant le planning, on préviendra la nouvelle occurrence du problème Maintenance non effectuée Non respect du planning de maintenance

32 Exemple participatif Le client n’est pas servi Le plateau est renversé
Le serveur est tombé contexte : nous sommes dans un restaurant pendant l’heure de pointe et un client n’est pas servi. conclusion : si le personnel avait nettoyé, ce problème ne serait pas arrivé, mais pour cela il aurait fallu que le serveur qui avait renversé un liquide au préalable prévienne le reste de l’équipe. On détaillera les différentes possibilités pour prévenir la réapparition de ce type de problème lors du brainstorming. Il y a une flaque par terre Le personnel d’entretien n’a pas nettoyé

33 Conclusion Rapidement remonter aux causes en amont d’un problème, simplement en se posant 5 fois la question « pourquoi ? » Le corriger facilement et prévenir sa réapparition Possibilité d’association de cet outil avec un brainstorming, un QQOQCP… Il peut être judicieux de faire un 5P pour identifier la cause d’un problème puis de faire un brainstorming pour apporter les solutions, mais plein d’autres associations sont possibles.

34 BRAINSTROMING

35 Origine Conçue en 1935 par Alex Osborn.
Méthode de réunion de groupe soigneusement préparée puis exploitée pour trouver un nombre important d'idées Méthode popularisée en 1953 par son créateur.  Alex Osborn, vice-président d’une agence de publicité américaine

36 Principe Récolte d’idées nombreuses et originales suivant deux principes très importants  : suspension du jugement recherche d’idées nombreuses dans un minimum de temps Ces deux principes se traduisent par quatre règles : ne pas critiquer se laisser aller (« freewheeling »), rebondir (« hitchhike ») sur les idées exprimées chercher à obtenir le plus grand nombre d'idées possibles. L’animateur est le garant du respect des règles. Principe typique au brainstorming Les règles découlent des principes

37 Méthode Préparation Même schéma que pour l’animation de réunion, donc prévoir : les invités le lieu le matériel etc…

38 Méthode Déroulement Fondé sur 3 phases différentes : Phase 1 : « … »
Annonce du thème Annonce des idées sans restriction Discipline rigoureuse Esprit de progression du bien commun « Recherche d’idées » « Recherche d’idées » Discipline rigoureuse = surtout pas de moquerie

39 Méthode-Application 1 Application
Séparer la classe en deux groupes égaux. Les groupes sont encadrés par un/deux animateurs But : mettre en œuvre un brainstrorming Sujet : Voir photo ci-après Par groupe, un animateur évalue chaque individu (participation, respect des règles, etc…) suivant les critères de la grille d’évaluation, l’autre encadre le groupe et joue le rôle d’animateur d’une réunion pour un brainstorming

40 Méthode-Application 1

41 Méthode Phase 2 : « … » « Regroupement des idées »
Améliorer/modifier/supprimer des idées sans critiquer son auteur Faire des regroupements de plusieurs idées suivant leurs analogies Décider ce qu’il est possible de tirer des idées « Regroupement des idées » « regroupement des idées » Surtout ne pas critiquer l’auteur de l’idée, mais l’idée en elle même

42 Méthode-Exemple Regroupement des idées Moyen humain Moyen matériel
Moyen de la hiérarchie Plus de personnel Gérer le timing Sensibiliser les serveurs Faire des formations Organiser le personnel Créer un service d’entretient Améliorer la communication Elargir les espaces Facilité l’accès au matériel de nettoyage Roulement Serveur/Nettoyeur Affichage des consignes de sécurité Plus de personnel Gérer le timing Anticipation Nettoyage en temps réel Nettoyage régulier Améliorer la communication Gérer la pression Faire des pauses Respecter les consignes Ne pas courir Contrôle d’un supérieur Serveurs plus attentifs Mieux organiser son travail Chaussure antidérapante Surface antidérapante Transport de liquide à l’aide de chariot Elargir les espaces Surface auto-séchante Surface absorbante Affichage des consignes de sécurité Matériel de nettoyage mieux adapté Accessibilité au matériel de nettoyage facilité

43 Méthode Phase 3 : « … » « Conclusion » Analyse des idées
Discerner celles qui sont réalisables et celles qui sont utopiques Opter pour la meilleure solution « Conclusion » « conclusion »

44 Les pièges à éviter Le manque/excès de confiance
La critique, la concurrence et l’attitude défensive Eviter les interruptions, les questions/explications Les inepties : éviter les idées amusantes et sans intérêt Eviter les définitions de sujet trop vagues Pour éviter l’autocensure ou tout débordement Pour éviter qu’un individu se sente persécuter et qu’il n’ose plus dire ses idées, éviter que seule les personnes «  concurrentes » prennent la parole, éviter que les individu se referment sur eux même (autocensure encore) Eviter de casser le rythme Eviter les hors sujet et d’avoir des idées pas assez concrètes

45 But Apporter des solutions à un problème ou à une question ouverte donnée Rapprocher les membres d’un groupe Motiver de nouveau un groupe Approfondir de nouvelles idées, éviter des problèmes futurs

46 Efficacité Hautement productif Réaction en chaine des idées
Pensées créatives et diverses Rapidité de développement

47 Autres styles de brainstorming
Brainstorming avec Post-it Brainstorming coopératif (avec le client) Brainstorming parallèle ou la négociation raisonnée. Brainwriting Brainsketching : forme dessinée du brainstorming Brainstorming à distance : visioconférence, chat instantané Bodystorming: forme corporelle de brainstorming Brainstorming parallèle ou la négociation raisonnée. Technique pour résoudre en groupe un conflit particulier en recherchant toutes les solutions possibles avant de prendre une décision. Brainwriting : une personne écrit tout ce qu’il peut au tableau, quand il fini, une autre personne complete, etc, etc … Recherche a faire sur le brainsketching et le bodystorming

48 QQOQCP

49 Définition C’est un outil : de questionnement,
de collecte et de critique d’informations, permet de ne pas oublier d’éléments importants à la définition du problème, simple et compréhensible de tous. Définition du qqoqcp: C’est un balayage large , force à se poser des questions pour ne pas oublier d’éléments importants à la définition du problème : meilleure compréhension, traitement de tous les aspects du problème. Le QQOQCP sert à identifier le problème dans son ensemble à partir de 6 questions. Il permet d'avoir sur toutes les causes du problème, des informations suffisantes pour déterminer avec exactitude quelle est la cause principale. Ces informations sont souvent basées sur des observations, des faits que l'on consigne au cours d'enquêtes. Cela permet d'identifier les aspects essentiels du problème.

50 Objectif Se poser toutes les questions relatives à un problème par un questionnement méthodique mettre en place une future démarche de résolution de problème Analyser et critiquer une situation L'objectif est de se poser toutes les questions relatives à un problème afin d'en fixer le périmètre en vue d'une future démarche de résolution de problème. Il est utilisé dès lors que l'on cherche à avoir une vision complète d'une situation. La réponse à ces questions permet de fournir un consensus quant à la nature et à l’effet du problème.

51 Description Questions de base : QQOQCP
Q : QUOI = Description de l’activité, de la tache ou du problème Q : QUI = Description des exécutants, acteurs ou personnes concernés. O : Où = Description des lieux. Q : Quand = Description de la date. C : Comment = Description de la manière ou de la méthode. P : Pourquoi = Intérêt de se poser la question. QUOI: Questions à se poser : De Quoi s'agit-il ? Quel est l'état de la situation ? Quelles sont les caractéristiques ? Quelles sont les conséquences ? Quel est le risque ? Cibles : Action, procédé, objet, méthode, opération Qui : Questions à se poser: Qui est concerné ? Qui a le problème ? Qui est intéressé par le résultat ? Qui est concerné par la mise en œuvre ? Cibles : Responsable, victime, acteur Unités de production, services, clients, opérateurs, fournisseurs, compétence, qualification … Où : Questions à se poser Où cela se produit-il et s'applique-t-il ? Où le problème apparaît-il ? Dans quel lieu ? Sur quelle machine ? Cibles : Lieux, local, distance, service, atelier, poste, machine… Quand ? description des temps Quand : Questions à se poser Depuis quand vous avez ce problème ? Quand cela apparaît-il ? Quand le problème a-t-il été découvert ? Quelle est sa fréquence ? Quand se produit le risque ? Cibles : Mois, jour, heure, Moment, périodicité, fréquence, prévisibilité Durée, planning, délais… Comment : Questions à se poser Comment se produit le problème ? De quelle manière ? Dans quelles conditions ou circonstances ? Comment procède-t-on ? Avec quelles méthodes, quels moyens, ... ? Comment mettre en œuvre les moyens nécessaires? Avec quelles procédures ? Cibles : méthode, modes opératoires, Organisation du travail, procédures, règlements, consignes, équipements, matière première Pourquoi : Questions à se poser Pourquoi ? Cette question peut se poser à la suite des autres questions mais il convient aussi de la poser pour toutes les questions Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Pour mener une analyse critique, à chaque question se demander Pourquoi ?

52 Contexte d’utilisation
Pour la résolution d’un problème Pour trouver la cause d’un problème Pour les différents outils qualité : Animation de réunion 5 pourquoi brainstorming etc … Pour la mise en place d’ un audit Pour analyser avec précision tous les éléments Le QQOQCP peut être utilisé dans différents contextes : énumérer les différents contexte du dispositif.

53 Lien avec l’animation de réunion
QUOI Une réunion QUI Le personnel concerné OU Salle de réunion QUAND Date et heure COMMENT Invitation par mail et ajout sur le planning d’ équipe POURQUOI Sensibiliser le personnel aux nouvelles méthodes Le QQOQCP est un outil qui peut être lié avec plusieurs outils qualité : Lors de la présentation de l’animation de réunion, sans vous rendre compte vous avez utilisé automatiquement cet outil qualité: QUOI : L’activité QUI : L’exécutant de la réunion OU : L’ endroit pour se réunir QUAND : A quel moment, on a ici une notion de durée très importante pour le bon déroulement de la réunion. COMMENT : Mettre en évidence le moyen utilisé pour que toutes les personnes présentes soient au courant de l’invitation. POURQUOI : Pour résoudre le problème observé au sein de l’entreprise.

54 Méthode-Application Situation : Un serveur a fait une chute alors qu’il apportait un plat dans la salle du restaurant. Pressé car c’était l’heure du service, il a mis le pied sur une flaque et a glissé. Ses sabots peu stables ont aussi contribué à lui faire perdre l’équilibre. Blessé au bras droit, il a eu 3 semaines d’arrêt de travail.

55 APPLICATION DU QQOQCP

56 Conclusion Nouveau concept: le QQOQCPC
COMBIEN: notion de quantité, pourcentage, délai, quantité et budget … Depuis quelques années une variante du QQOQCP peut être réalisée: il s’agit du QQOQCPC. Un septième questionnement est rajouté aux 6 précédents: COMBIEN ? Qui rassemble toutes les données chiffrées : pourcentage, quantité, délai, budget.. La méthode nous permet d’avoir, sur toutes les dimensions du problème, des informations élémentaires suffisantes pour identifier les aspects essentiels.

57 Conclusion générale 5 POURQUOI 5 Pourquoi : identifier rapidement les causes d’un dysfonctionnement Brainstorming : favoriser la production d’idées QQOQCP : définir clairement un contexte ou une situation Animation de réunion : méthode rigoureuse qui permet de réaliser les présentations de manière professionnelle et efficace. ANIMATION DE REUNION BRAINSTORMING QQOQCP