Réussir l’implantation du SIMS2AH

Présentation au sujet: "Réussir l’implantation du SIMS2AH"— Transcription de la présentation:

1 Réussir l’implantation du SIMS2AH
Association des Paralysés de France

2 Historique de la démarche

3 Le contexte législatif
Loi 1975 L’État providence, époque de créations +++ d’établissements 1988: « La santé n’a pas de prix, elle a un coût » 1989: Annexe 24: Nécessité de redéfinir les projets 1995: rationalisation des soins 2000: Démarche qualité, 35 heures… Loi : Indicateurs d’activité, Contractualisation… Loi 2005: droit à compensation des conséquences du handicap…

4 Les grandes étapes à l’APF
1990: Volonté d’avoir une meilleure connaissance des usagers des structures Dans chaque établissement Au niveau national : Logiciel « Fiesta » 2000: Besoin de se doter d’outils plus performants Démarche qualité Meilleure gestion en interne Répondre aux obligations législatives Des solutions à trouver… Audits Fiesta

5 Historique Fiesta Fiesta rendait de grands services à l ’association,
Audits Fiesta Fiesta rendait de grands services à l ’association, mais moins aux structures, pour qui il représentait une grande charge de travail, et permettait une exploitation minimale… Service Informatique de l’APF devait entièrement reprendre le produit à zéro, et l ’étendre à toute l ’APF

6 Pourquoi un audit ? Mieux comprendre le fonctionnement informatique des structures Savoir si un outil de gestion des usagers leur rendrait service au quotidien

7 Comment ? Détail de tout le processus qui va de l ’admission d ’un usager, à sa sortie, en passant par le fonctionnement au quotidien. Flux d ’informations générés, Problèmes rencontrés, Outils internes développés, ...

8 Bilan des audits Une disparité... Première impression :
Il doit exister autant d ’organisations que de structures… … et ceci car : 1. Les fonctionnements ne sont pas les mêmes selon la population accueillie et l ’activité de la structure, 2. Les attentes des tiers diffèrent d ’une région à une autre (contenu et forme des documents à fournir), 3. Chaque structure a mis en place une organisation qui lui est propre.

9 Bilan des audits: Les structures souhaitent…
mieux quantifier les ressources déployées par usager l’amélioration du travail d ’équipe l’obtention de rapports plus facilement mieux suivre les échéances et renouvellements avoir un meilleur suivi des usagers présents Tous les directeurs rencontrés souhaitent améliorer la circulation de l ’information dans leur structure.

10 Vers une solution APF : SIMS2AH
Le service Informatique de l’APF a écrit cette solution adaptée à l ’APF Développement modulaire, comprenant un tronc commun, et des modules annexes personnalisés

11 SIMS2AH Système d’ Information Médico- Social et Associatif de l’
APF et d’ HANDAS

12 Topologie Physique du SIMS2AH

13 MAPPING RESEAU EEP593 xxx.xxx.xxx.xxx FREE xxx.xxx.xxx.xxx ADSL
médical xxx.xxx.xxx.xxx médical2 Routeur modem ISDN Salle de Réunion xxx.xxx.xxx.xxx xxx.xxx.xxx.xxx xxx.xxx.xxx.xxx Accueil1 Compta xxx.xxx.xxx.xxx Accueil2 Secrétariat xxx.xxx.xxx.xxx Masque sous réseau : xxx.xxx.xxx.xxx Passerelle : xxx.xxx.xxx.xxx DNS1 : xxx.xxx.xxx.xxx DNS2 : xxx.xxx.xxx.xxx Secrétariat2 xxx.xxx.xxx.xxx Directeur xxx.xxx.xxx.xxx Imprimante réseau HP xxx.xxx.xxx.xxx

14 Les différents modules du programme
Paramétrage S E A M Intervenants Usagers - Activité - Exploitation - Messagerie Partenaires Biens

15 Ensemble paramétrable (1)
Accès sécurisé et sélectif en fonction du type d’intervenant.

16 Types d’accès Type Administrateur
Droits illimités : Consultation, Création, Suppression Type Utilisateur standard (intervenant) Droits limités : Consultation, Création, Suppression, limités aux activités de l’intervenant Type Usager Droits Limités : Consultation de son dossier Types définis au niveau de chaque structure En fonction des besoins, restrictions d’accès multiples

17 Modules + ou - accessibles
Administrateur Référent SIMS Secrétaires Intervenant Paramédical Éducatif AGENDA Oui DOSSIERS médical Non? Non STATISTIQUES IMPRESSION Paramétrage

18 Ensemble paramétrable (2)
Logiciel qui permet une personnalisation, même s’il n’existe qu’un seul SIMS2AH - Multi-dossiers (sur le même serveur) - Multi-sites (via Internet: ADSL) Choix des types d’activité en fonction de la structure Possibilité de filtrer certains écrans - …..

19 Ensemble des Activités

20 Personnalisation de l’activité par structure

21 Restriction de certains écrans
Module administrer Clic droit permet de modifier les paramètres Permet de sélectionner les écrans à masquer

22 Ensemble paramétrable (3)
Possibilité d’adapter ces listes de choix en fonction des besoins spécifiques de la structure. Si certains items manquent, il est demandé de faire remonter la demande à chaque référent -Pour les IEM : Yves Laurière (à vérifier) -Pour les FOYERS : Daniel Cramet (à vérifier) -Pour les CAMSP: Christian Caron - Pour les SESSD : Dominique Leviel -Pour les SAV : Yves Laurière (à vérifier) -Pour les ESVAD : Evelyne Marion -Pour les CAT : Jean Claude Lebarbier -Pour HANDAS : Michel Houllebreque

23 Personnalisation des listes de choix modifiable.

24 Personnalisation des listes de choix non modifiable.

25 Ensemble paramétrable (4)
- Chaque utilisateur peut choisir son environnement - choix de l’écran de départ, - de l’affichage, - des couleurs….

26 Choix de l’écran à l’ouverture

27 Paramétrage de l’agenda

28 Base Usagers Usagers Intervenants Biens Partenaires - Activité
Nom, prénom, adresse… - Date de naissance - Dates d’entrée, de sortie, type de séjour - Besoin de la personne - Projet proposé - Projet réalisé Intervenants - Activité - Exploitation - Messagerie Biens Partenaires

29 Dossier de l’usager

30 Base Intervenants Intervenants Usagers Partenaires Biens
Nom, prénom, age … Fonction, date d’entrée, … Temps et Répartition du temps de travail… - Usagers - Activité - Exploitation Partenaires Messagerie interne Biens

31 Dossier Intervenant

32 Base Partenaires Intervenants Usagers - Activité - Exploitation
- Messagerie Partenaires = carnet d’adresse Nom, prénom, fonction … Adresse, téléphone, … Possibilité d’avoir une liste détaillée… Biens

33 Dossier Partenaire

34 pour une activité donnée - référence, date d’achat….
Base Biens Intervenants Usagers - Activité - Exploitation - Messagerie Partenaires Biens = matériel à réserver pour une activité donnée - référence, date d’achat….

35 Dossier Biens

36 Activité Intervenants Usagers Exploitation
- Messagerie Exploitation Activité = Possibilité de générer les plannings par l’entrée souhaitée UNE SEULE SAISIE, TOUS LES AGENDAS sont renseignés Biens Partenaires

37 AGENDA d’un Intervenant

38 Exploitation Intervenants Usagers Activité
- Messagerie Activité Exploitation = Possibilité de traiter toutes les informations présentes dans les différentes bases sous forme de tableaux, graphes, camembert… sous forme de listes ou de formulaires… Biens Partenaires

39 Évolution de l’effectif 2000-2004

40 Pyramide des âges au 31/12/2004

41 Origine des demandes 2004

42 Les orientations 2004

43 Analyse de l’activité

44 La requête renvoie une liste détaillée
La requête renvoie une liste détaillée. A ce jour, il existe plus de 150 requêtes…

45 Un état prépare un document formaté

46 CE PAR QUOI IL FAUT COMMENCER POUR S’APPROPRIER
Exploitation Usagers Intervenants - Messagerie Activité Exploitation = CE PAR QUOI IL FAUT COMMENCER POUR S’APPROPRIER L’OUTIL Biens Partenaires

47 POURQUOI & COMMENT LA FINALITE DU LOGICIEL LA DEMARCHE
Une seule saisie (ce qui m’est utile) Une multitude de possibilités d’exploitation LA DEMARCHE Faire l’inventaire des taches répétitives et complexes Impliquer toute l’équipe dans la démarche pour amplifier les possibilités Le SIMS2AH ne peut être l’affaire d’une personne!

48 LES POSSIBILITES Rendu compte d’activité, Rapport annuel , Indicateurs d’activité (Ind.11….) Édition de publipostage: RDV, attestation de présence… Facturation… Échéancier, alertes, taches à planifier…. Paiement des frais de déplacement des intervenants… Listes en tout genre: effectif, calcul, sélection, tri… Aide à la prise de décisions: programmation de réunions... Statistiques: usager, intervenants… Suivi des projets individuels… ….

49 Réussir l’implantation du SIMS2AH
CONCRETEMENT

50 6 étapes essentielles 1.Être convaincu (que le SIMS2AH est un +)
2.Suivre la formation n°1 3.Appliquer à la structure 4.Généraliser à toute l’équipe 5.Communiquer et s’entraider (forum…) 6.Approfondir (Formation n°2)

51 Être convaincu (enjeu de cette journée)
Que le logiciel répond à mes besoins Que le directeur insuffle avec envie ce nouveau système

52 Pourquoi changer ? Pour une meilleure communication et une maîtrise accrue des flux d’information Pour bénéficier d’un outil plus performant, adapté à chaque structure Pour bénéficier d’une vue globale de la structure et assurer un meilleur suivi Un choix stratégique pour anticiper les évolutions Pour répondre aux exigences de notre environnement

53 Comment changer ? Présenter le système aux dirigeants pour qu’ils adhèrent au projet. Le SIMS2AH, c'est l'avenir. Tout le monde y va. Identifier et définir les processus clés Construire le plan de changement Adapter l'organisation à l’outil Adapter l’outil à l'organisation Former un référent SIMS2AH par établissement

54 Changement de logiciel:

55 La conduite du changement
Quelles sont les principales populations impactées? Comment ? Comment le projet est-il perçu ? crédibilité cartographie des populations Re poussoir STAR Pop Nbr impacts risques + Poids mort Virtuel - - + attractivité Quels sont les changements majeurs générés sur chacune des populations ? Quels sont les facteurs d'accélération et/ou de ralentissement ? matrice d’impact comportements outil Leviers Contraintes organi-sation métier

56 + + + + + - - + + + + - - - - - - - - - - + + + + + + + + + + +-+- +-
Cibler son énergie sur les hommes 3 types de personnes à entraîner dans le projet - - + + + + + + + + + + + Les “convaincus” (équipe projet, direction, tous ceux qui aiment le changement) Les “ça ne marchera jamais” Les autres (80% au début du projet) Injecter la juste énergie : Prendre en compte le passé (Ecouter les utilisateurs) Communiquer, informer Montrer concrètement les avantages du nouveau système Sortir de son univers : aller voir ailleurs ce que d’autres ont fait S’appuyer sur les convaincus Prendre du temps avec certains Faire confiance … … DES PRINCIPES QUI SERVIRONT TOUS LES AUTRES PROJETS DE L’ENTREPRISE

57 obligatoirement par la prise en compte de ces 3 logiques
Les 3 logiques d’un projet ERP Individuelle : peur, limites, changements Collective : montée en compétence ; re-répartition des fonctions Système de reconnaissance RH GESTION DE PROJET COMMUNICATION Structurée & structurante Fun & transparence ! La réussite du projet passe obligatoirement par la prise en compte de ces 3 logiques Technique Organisation Définition et mise en œuvre de l’outil Adaptation aux spécificités de l’entreprise Restructuration des processus Faire participer les utilisateurs à la construction de la nouvelle organisation Rendre visible le rôle et la place de chacun

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66 À suivre…..

67 Un peu de TECHNIQUE Bonne évaluation du besoin en équipement informatique Installation faite suivant le cahier des charges (utilisation du réseau avec une sécurisation accrue)

68 Améliorer la gestion des structures:
Automatisation des tâches Améliorer l’organisation des structures et la performance des salariés: Réduction des délais de traitement ou un meilleur échange d'information dans l‘établissement Amélioration des processus Accroissement de l'agilité de la structure : en faire plus avec moins (données qualifiées) Rationalise l’activité et la performance individuelle > une réduction des délais (fluidité de l’information) > une réduction des coûts administratifs (meilleur suivi)

69 Comment faire pour améliorer la gestion des structures:
Stockage en un seul endroit des données utiles et qualifiées Garantie de la qualité des informations Partage d'informations au sein de l’établissement Système d'informations en temps réel comme support aux décisions Garantie de la qualité d'exécution des processus supportés par le logiciel Utilisation de l’information en temps réel Traçabilité et garantie de cohérence des opérations > une plus grande cohérence entre les fonctions au sein des structures : éviter les ruptures lors du passage d’un système à l’autre éviter les redondances (ressaisies, informations identiques mais exprimées sous des formes différentes…) Traitements de la globalité des besoins des structures

70 Les résistances au changement (1) (couramment entendu lors des formations )
« Déshumanisation » : Ne permet plus de s’occuper des usagers Laisse peu de place à l’initiative de l’employé Mode de fonctionnement toujours identique Modification parfois radicale des processus de travail Ex règles APF pour le calcul des Km… Ex Tradition de l’oral, pas de l’écrit… Contraintes lourdes sur les données

71 Les résistances au changement (2) (couramment entendu lors des formations )
Technique : Le produit ne répond pas à nos attentes Coût d’investissement élevé (financier et humain) Manque de matériel Peu de maîtrise de l’outil informatique Besoin de beaucoup de formation Risques liés à la migration des données et aux interfaces Les « peurs » Risque de « flicage » Perte de temps Les éléments recueillis = bâtons pour se faire battre

72 Les MANQUES Version1 alors que la plupart des données existent
Sécurité -Sauvegarde sur poste local -Protection des données qui relèvent de la paie et du bilan social (module pour les comptables) Édition des états préparatoires à la paie Calcul du présenteisme des usagers, nbre repas… Calcul du présenteisme des salariés Suivi du plan de formation, calcul du DIF…

73 Les PERSPECTIVES Version2 demandes formulées à ce jour
Interface OUTLOOK (synchronisation PALM) Facturation (IEM, Foyers) Assistance à la conception de planning (IEM) Lecteur carte vitale Tableaux de bord

74 Fin

75 Indicateurs par type de structure
Les indicateurs concernent plusieurs types d’établissements, mais ils ne concernent pas systématiquement toutes les catégories. ð  Sont applicables à l’ensemble des établissements et services les indicateurs : 1 = répartition par age 2 = répartition par sexe 3 = Durée de prise en charge 5 = Indicateur de qualification professionnelle 6 = Indicateur vieillesse technicité 7 = Coût de structure 8 = Fonction d’encadrement ð  Sont applicables aux CAT, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. 4 = Nombre de travailleur handicapés 9 = Indicateur relatif à l’immobilier

76 Rappel des indicateurs de population DGAS
Répartition par tranche d’age Répartition par sexe Situation familiale (CHRS) 1ère phase 1ère approche des besoins d’accompagnement 2ème phase caractéristiques ciblées Multiprise en charge SESSD CAMSP

77 Indicateurs d ’activité 2ème phase DGAS
Temps de présence effective des salariés REPARTITION HORAIRE PAR NATURE D ’INTERVENTION Temps de présence de l ’usager

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