Formulaires de rapport sur les résultats actuels et les demandes de décaissement (RA/DD) : Formation Mai 2011.

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1 Formulaires de rapport sur les résultats actuels et les demandes de décaissement (RA/DD) : Formation Mai 2011

2 Slide 2 Objectifs de la formation  Appuyer la mise en œuvre des nouveaux formulaires de rapport sur les RA/DD, disponibles depuis février-mars 2011.  Proposer un ensemble complet de diapositives pédagogiques pouvant être adaptées aux différents besoins en formation et destinées à être étudiées de manière individuelle ou utilisées par les formateurs et les animateurs d’ateliers.  Le formulaire de rapport sur les RA/DD et les directives sont disponibles en anglais, français, espagnol et russe à l’adresse suivante : http://www.theglobalfund.org/documents/core/guidelines/Core_PUDR _Guidelines_fr.pdf http://www.theglobalfund.org/documents/core/guidelines/Core_PUDR _Guidelines_fr.pdf

3 Slide 3 La présente formation vise à permettre aux participants de mieux comprendre :  le rôle essentiel des formulaires de rapport sur les RA/DD pour le système de financement en fonction des résultats appliqué par le Fonds mondial et pour le cycle de gestion des subventions ;  les exigences de rapport, qui font partie intégrante du processus de décaissement, illustrées par des exemples pratiques ;  le format et la fonctionnalité du fichier Excel utilisé pour l’élaboration du rapport sur les RA/DD, l’accent étant mis sur les nouvelles sections et les nouveaux champs ;  la connaissance de la méthodologie de notation des subventions du Fonds mondial, essentielle pour compléter le formulaire. Un résumé de cette méthodologie est disponible à cette adresse : http://www.theglobalfund.org/en/performancebasedfunding/methodology/ ?lang=en http://www.theglobalfund.org/en/performancebasedfunding/methodology/ ?lang=en Points particuliers de la formation

4 Slide 4  Le financement en fonction des résultats est au cœur du modèle de gestion du Fonds mondial. Ainsi, le décaissement de crédits de subvention est soumis à une vérification, et les informations financières et programmatiques du RP sont contrôlées.  Chaque année le Fonds mondial prend plus de 1 000 décisions de décaissement, fondées sur des informations financières et programmatiques particulières, et rassemblées grâce aux formulaires de rapport sur les RA/DD.  Ces formulaires sont les plus utilisés par le Fonds mondial. Leur fonction principale est de gérer les risques, d’attribuer une note à la subvention et de fixer un montant de décaissement recommandé.  Ils sont la pierre angulaire du financement en fonction des résultats et aident à garantir que les fonds sont bel et bien utilisés et de manière efficace pour la prestation de services essentiels. Principal rôle des formulaires

5 Slide 5 Les formulaires et la gestion des subventions 4. Données utilisées pour le renouvellement de la subvention Données cumulatives et conjoncturelles de la 2 e phase/ des examens périodiques Formulaires 5. Données utilisées dans le développement de nouvelles propositions Source pour l’instance de coordination nationale et pour le Comité technique d’examen 2. Données utilisées pour la mise en œuvre et le contrôle de la subvention Gestion des risques par le biais de lettres de recommandation 1. Données fondées sur l’accord de subvention Cadre de résultats + budget récapitulatif + conditions suspensives et/ou conditions spéciales 1. Données fondées sur l’accord de subvention Cadre de résultats + budget récapitulatif + conditions suspensives et/ou conditions spéciales 3. Données utilisées pour la décision de décaissement Note de la subvention et montant recommandé fixé par l’ALF, le gestionnaire de portefeuille du Fonds et l’équipe de pays

6 Slide 6 Contexte de la révision ■Les formulaires de rapport sur les RA/DD utilisés par les pays sont les mêmes depuis début 2006. Leur modification était nécessaire pour aborder des thèmes et des risques identifiés au cours des cinq dernières années : -directives insuffisantes ; -absence de suivi systématique des progrès par rapport aux mesures de gestion ; -efforts non adaptés en matière de gestion des produits pharmaceutiques et sanitaires ; -défaut d’alignement entre les rapports du récipiendaire principal et de l’agent local du Fonds, les formulaires de décision de décaissement et la méthode de notation ; -visibilité limitée sur l’utilisation des fonds au niveau du sous-récipiendaire ; -absence de formulaires et de directives dans des langues autres que l’anglais. En 2009/2010, un groupe de travail transversal a travaillé à la révision des formulaires de rapport sur les RA/DD. La version finale de ces formulaires et des directives est le fruit de consultations internes et externes intenses, et de projets pilotes menés dans six pays. Objectif de la révision : faciliter l’élaboration de rapports par les pays et améliorer la base d’information pour optimiser le contrôle de la subvention, l’identification des risques et le processus de décision de décaissement.

7 Slide 7 Annexe sur l’information financière sur les SR (usage discrétionnaire) Coordonnées bancaires (usage discrétionnaire) Constations et recommandations de l’ALF (ALF uniquement) Constations et recommandations de l’ALF (ALF uniquement) Rapprochement de la trésorerie /demande de décaissement Information financière améliorée (annuelle) Demande de fonds/Rapport final de décaissement Résultats globaux Gestion des achats et de l’approvisionn ement Sorties de fonds totales du RP Résultats program- matiques Structure et contenu de la version révisée Gestion de la subvention 2 34 5  Classeur Excel en deux volets : « récipiendaire principal » et « agent local du Fonds ».  Sept sections pour chaque volet : Onglets RP Onglets ALF  Classeur Excel en deux volets : « récipiendaire principal » et « agent local du Fonds ».  Sept sections pour chaque volet : Onglets RP Onglets ALF 1 76 Liste de contrôle

8 Slide 8 Contenu  Section dédiée à la Gestion des achats et fournitures (PSM)  Extension aux ALF de la méthodologie de notation des subventions du Secrétariat  Intégration des formulaires pour l’information financière améliorée (une fois par an)  Nouvelle annexe sur l’information financière du SR, pour un usage discrétionnaire dans le cas des subventions à risque élevé et/ou lorsque les SR reçoivent des fonds importants (la section sur les finances du SR n’est pas utilisée pour la période où l’information financière améliorée doit être présentée)  Nouvelle section sur les coordonnées bancaires, devant être complétée uniquement en cas de décaissement réparti entre plusieurs bénéficiaires ou de modification des coordonnées bancaires  Directives détaillées pour les RP/ALF fondées sur les politiques actuelles et les obligations de rapport. Présentation des principales modifications Ce qui change  Structure améliorée  Formulaire et directives disponibles en anglais, français, russe et espagnol

9 Slide 9  Mise en œuvre échelonnée :  Présentation optionnelle des nouveaux rapports sur les résultats actuels et des nouvelles demandes de décaissement pour les périodes de rapport se terminant avant le 30 juin 2011 ;  Présentation obligatoire des nouveaux rapports périodiques sur les résultats actuels et des nouvelles demandes de décaissement pour la période prenant fin le 30 juin 2011, et pour toutes les périodes qui suivent. Délais de présentation des rapports et plan de mise en œuvre  Délais  RP  ALF : dans les 45 jours suivant la fin de la période de rapport (60 jours lorsque l’information financière améliorée est incluse)  ALF  Fonds mondial : dans les 10 jours ouvrés après la réception du formulaire du RP (13 jours lorsque l’information financière est incluse) Les nouveaux formulaires et directives ont été distribués à l’ensemble des RP et des ALF en février-mars 2011. La version Excel de l’outil de notation des subventions a également été partagée avec les ALF.

10 Slide 10 Vérification par l’ALF du rapport du RP (1)  La démarche doit être adaptée au pays et aux risques liés à la subvention.  L’approche de la vérification doit être réexaminée au moins une fois par an et doit être convenue d’avance entre l’ALF et le Secrétariat.  Cette approche doit prendre en compte :  les risques identifiés par l’ALF dans le cadre de l’évaluation des risques liés au pays et au RP* ;  l’organisation du RP et du SR, leur fonctionnement, leur système comptable et de contrôle ;  le rôle des SR et SSR dans la mise en œuvre du programme, et les systèmes de gestion et de surveillance du RP;  les activités de programme financées par le Fonds mondial et leurs risques inhérents ;  l’actif, le passif et les dépenses correspondant au programme ;  les connaissances tirées du travail de vérification en amont. * Le cahier des charges de l’évaluation des risques liés au pays et au RP sont disponibles en anglais sur notre site Internet, dans la section Risk Management : http://www.theglobalfund.org/en/lfa/documents/

11 Slide 11 Vérification par l’ALF du rapport du RP (2)  Exemples types de procédures de vérification abordant les risques identifiés (y compris la fraude) :  examen des procédures de contrôle interne du RP ;  contrôles sur place d’entrepôts, de points de prestation de services, de la distribution de moustiquaires, etc. ;  contrôle des dépenses dans les états financiers de certains SR ;  vérification d’un échantillon plus large de factures ;  contrôle des approvisionnements, par ex. des procédures d’appel d’offres, de l’achat de véhicules ;  vérification poussée des activités à haut risque, par ex. les paiements en liquide ou les indemnités de formation.

12 Slide 12 Compléter le formulaire, section par section

13 Slide 13 Astuces de saisie et fonctionnalités RP Liste déroulante Nouveau champ Sur les diapositives suivantes, les cellules bleues indiquent des champs dont les données sont automatiquement exportées vers les formulaires correspondants des ALF. Un visage souriant indique les champs accessibles par liste déroulante (sélection facile d’options précises) ALF Les champs gris du formulaires de l’ALF importent des données du formulaire du RP correspondant. Sur les captures d’écran des diapositives, les nouveaux champs de la version révisée des formulaires apparaissent en jaune. Sur le formulaire de l’ALF, les cellules roses sont celles dont les données ont été modifiées par l’ALF

14 Slide 14 Section 1 : résultats du programme Présentation  Concerne le rapport sur : les indicateurs d’impact/d’effet (sous-section 1A), dont la prise en compte est importante pour la décision de renouvellement de la subvention ; les indicateurs programmatiques (sous-section 1B) ; l’analyse de la qualité des données et de rapport (sous-section 1C) résume les difficultés qui ont pu avoir des conséquences sur le rapport concernant les indicateurs programmatiques.  Seuls les indicateurs d’impact/d’effet devant figurer dans le rapport ou en suspens depuis les périodes précédentes doivent être listés. Par contre, l’ensemble des indicateurs programmatiques doivent être indiqués.  Les données concernant les valeurs de référence et les cibles pour tous les indicateurs doivent être tirées du dernier cadre de résultats convenu.  Sont inclus les résultats actuels, les mises à jour des méthodes de collecte des données et les commentaires sur l’écart entre cibles visées et résultats.

15 Slide 15 RP_Résultats du programme_1A (impact/effet) Astuces de saisie RAPPORT Période de rapport sur les résultats actuels: PériodicitéNuméro : Période couverte par le rapport sur les résultats actuels : Date de début : Date de fin : DEMANDE DE DÉCAISSEMENT Période de demande de décaissement : Périodicité Numéro : Période couverte par la demande de décaissement: Date de début : Date de fin : A. Indicateurs d’impact/d’effet Impact / Effet Description de l’indicateur Référence (le cas échéant) Année de la cible Cible visée Echéa nce de rappor t Résult at actuel Source de données Observations sur les résultats des indicateurs d’impact/d’effet, les sources des résultats, etc. Valeu r Anné e Sélectionner --- -- - --- -- - --- -- - --- -- - Le numéro de rapport s’appuie sur l’historique des rapports sur les RA/DD et doit être séquentiel. Il peut ne pas correspondre aux numéros de période du cadre de performance. Numéro du rapport + 1 Trimestriel, semestriel, annuel, ou autre Ces champs de titre exportent les données saisies automatiquement vers les feuilles suivantes Données selon le dernier cadre de résultats. Les données saisies par le RP sont exportées vers la feuille de l’ALF. Les modifications vérifiées par l’ALF modifieront la couleur des cellules correspondantes sur la feuille de l’ALF en rose.

16 Slide 16 PR_Programmatic progress_1B (Programmatic) Astuces de saisie B. Indicateurs programmatiques Numéro d’objecti f Numéro d’indicat eur Description de l’indicateur Lié à Cibles cumulatives ? Indic ateur clé ? Valeurs de référence Cible à ce jour Résultat jusqu’à ce jour Pourcentage de réalisation Motif de l’écart programmatiqu e Valeu r Ann ée X % N’est pas calculé automatiquement. La formule doit être entrée par le RP/l’ALF selon le type de valeur (numérique ou numérateur/dénominateur/pource ntage) Cette valeur peut être modifiée sur la feuille de l’ALF selon les résultats vérifiés. Ces données doivent correspondre à celles du cadre de résultats.

17 Slide 17 Indicateurs programmatiques  Le pourcentage de réalisation des indicateurs programmatiques joue un rôle important dans la décision de décaissement.  Il est essentiel de donner des raisons pertinentes en cas de résultat insuffisant et de présenter les mesures correctives. Des résultats supérieurs aux attentes doivent aussi être justifiés et, s’il y a lieu, la poursuite des activités doit être motivée.  L’ALF doit commenter les motifs de résultats non conformes et les mesures correctives. L’ALF doit procéder à un examen minutieux de la réalisation des indicateurs programmatiques. Pour plus de détails, se reporter aux Directives pour la préparation du rapport sur les RA/DD, Section 1. Section 1 : résultats programmatiques Important Indicateurs d’impact/d’effet  Le RP doit justifier tout retard dans le rapport ou toute modification concernant la source de données de résultats par rapport à celle prévue initialement.  La portée des commentaires de l’ALF sur les indicateurs d’impact/d’effet se limite à contrôler le statut du rapport sur les valeurs de référence et les résultats (ex.: vérifier si une étude de comportement a été menée) et à vérifier la source.

18 Slide 18  Reprend les commentaires du RP et la vérification de l’ALF sur :  2A le respect des conditions suspensives et/ou des conditions spéciales conformément à l’accord de subvention ou à toute lettre de mise en œuvre ultérieure ;  2B l’état d’avancement des mesures de gestion en suspens depuis les décaissements précédents;  2C les exigences de rapport annuel concernant la subvention. Ex. : information financière améliorée et rapport de vérification du RP.  Important : les rapports sur les RA/DD ne doivent pas reprendre toutes les conditions suspensives et spéciales, mais uniquement celles devant être réalisées et celles en suspens depuis les périodes précédentes. Section 2 : gestion de la subvention Présentation

19 Slide 19  Le RP et l’ALF doivent donner le numéro de la condition suspensive tel qu’il est donné dans l’accord de subvention/la lettre de mise en œuvre. Pour les mesures de gestion, la date et le numéro de référence des lettres de recommandations du Fonds mondial doivent être renseignés.  Pour les conditions ou mesures de gestion non réalisées, les raisons de la non-réalisation doivent être clairement expliquées et un calendrier de réalisation doit être indiqué. Pour plus de détails, se reporter aux Directives pour la préparation du rapport sur les RA/DD, Section 2. Section 2 : gestion de la subvention Astuces de saisie Points nécessitant une attention particulière de la part du RP, de l’ALF et du Secrétariat (extraits des directives)  « Si une condition suspensive ou une condition spéciale déjà satisfaite est rouverte en raison de l’apparition de circonstances nouvelles et que le problème auquel elle s’attaque est considéré comme critique, celui-ci doit être exposé dans la section Constatations et recommandations de l’agent local du Fonds. Le gestionnaire de portefeuille du Fonds peut décider de faire suivre le problème à travers les mesures de gestion assignées au récipiendaire principal par le Fonds mondial. »  « il se peut que certaines conditions spéciales concernent plusieurs périodes de mise en œuvre d’une subvention (par exemple une condition relative à un financement de contrepartie). Leur réalisation pendant une période n’implique pas nécessairement leur réalisation au cours des périodes ultérieures. L’agent local du Fonds vérifiera que le récipiendaire principal en a indiqué l’état pour chaque période considérée. »

20 Slide 20  Mise à jour des dépenses réelles du RP par rapport au budget, pour la période couverte par le rapport, et de manière cumulée depuis le début du programme.  Ventilation des données :  dépenses totales du RP ;  décaissements en faveur du SR (et non les dépenses du SR !) ;  médicaments et produits pharmaceutiques ;  produits et équipements sanitaires.  Justification de l’écart entre les dépenses réelles et le budget, motif des écarts pour chaque rapport sur les RA/DD et rapprochement par rapport aux données de l’information financière améliorée, sur une base annuelle. Ces explications sont essentielles pour la décision de décaissement.  Le RP doit joindre un état des flux de trésorerie au rapport sur les RA/DD.  L’état des flux de trésorerie doit concorder avec les chiffres donnés dans cette section et dans la section 5A relative au rapprochement de la trésorerie. Section 3A : sorties de fonds totales du RP Présentation

21 Slide 21  Les dépenses réelles doivent être déclarées dans le rapport selon le principe de comptabilité de trésorerie, soit en fonction du moment de l’entrée ou de la sortie de fonds, indépendamment de la date de réception du bien ou du service.  Les dépenses totales en matière de médicaments et produits pharmaceutiques doivent s’appuyer sur les paiements des fournisseurs au niveau du RP et du SR, en comprenant tout paiement direct par le Fonds mondial au nom du RP (mécanisme volontaire d’achats groupés y compris).  Les dépenses concernées sont celles intervenant pendant la période de rapport en cours et celles cumulées depuis le début du programme. Cas particuliers :  Source de financement unique : le RP doit faire état de toute dépense restante liée à des responsabilités assumées par une subvention constitutive et n’ayant pas été déclarée dans le dernier rapport sur les résultats actuels et les demandes de décaissement de la subvention constitutive concernée. Le cumul des budgets et des dépenses doit commencer (à partir de zéro) à compter de la date de début de la source de financement unique.  Processus de reconduction : le RP ne doit pas cumuler les informations financières déclarées des première et deuxième phases mais déclarer les données à partir du début du processus de reconduction.  Les dépenses recevables incluent celles encourues pendant la durée de la subvention et s’inscrivant dans la lignée de l’accord de subvention du programme, du budget approuvé, de la gestion des achats et de l’approvisionnement et des plans de suivi et d’évaluation et de clôture de la subvention ou qui ont été approuvées par écrit par le Fonds mondial. Pour plus de détails, se reporter aux Directives pour la préparation du rapport sur les RA/DD, Section 3A. Section 3A : sorties de fonds totales du RP Important

22 Slide 22 Sélectionner une devise dans l’onglet RP_Résultats du programme_1A Budget pour la période de rapport Sorties de fonds réelles pour la période de rapport ÉcartMotif de l’écart Budget cumulatif à la fin de la période de rapport Sorties de fonds réelles cumulées à la fin de la période de rapport ÉcartMotif de l’écart 1. Sorties de fonds totales par rapport au budget 000 000 1a. Dépenses totales du RP 0 0 1b. Décaissements en faveur des SR 0 0 Budget pour la période de rapport* Sorties de fonds réelles pour la période de rapport Écart Motif de l’écart Budget cumulatif à la fin de la période Sorties de fonds réelles cumulées à la fin de la période de rapport ÉcartMotif de l’écart 2. Dépenses totales en produits pharmaceutiques et sanitaires par rapport au budget 000 000 2a. Médicaments et produits pharmaceutiques 0 0 2b. Produits et équipements sanitaires 0 0 RP_Sorties_fonds tot. du RP_3A Astuces de saisie Les champs gris contenant « 0 » sont automatiquement calculés en fonction des informations saisies ligne 1a, 1b, 2a et 2b. Doit correspondre au dernier montant du budget approuvé, selon l’accord de subvention ou la lettre de mise en œuvre Les montants cumulés doivent refléter les montants du début du programme, ou du processus de reconduction de la subvention, ou du début de la période de mise en œuvre actuelle pour les subventions unifiées. Basé sur les fonds versés aux fournisseurs. Sont inclus tous les paiements directs effectués par le Fonds mondial au nom du RP (mécanisme volontaire d’achats groupés y compris)

23 Slide 23 Section 3B : information financière améliorée et annexe sur l’information financière des SR Présentation L’information financière améliorée :  est intégrée au rapport sur les RA/DD pour encourager l’utilisation des données sur les dépenses annuelles (avec une ventilation par catégories) pour la décision de décaissement ;  comprend désormais la ventilation des décaissements du RP en faveur de chaque SR (partie E) ;  permet, grâce aux données collectées, de faire le lien entre les résultats financiers et programmatiques et d’assurer le suivi des dépenses des SR par rapport au budget. L’annexe sur l’information financière des SR :  fournit un résumé des budgets, des décaissements et des dépenses des SR et les raisons des écarts, ainsi que les commentaires de l’ALF sur la vérification d’ensemble du RP concernant les SR ;  Le RP doit la compléter sur demande du Secrétariat. Son utilisation est à la discrétion du gestionnaire de portefeuille et de l’équipe de pays. Elle est recommandée dans le cadre de subventions à haut risque ou lorsque les SR reçoivent une part importante du financement.

24 Slide 24  Le RP et l’ELF doivent supprimer les onglets d’information financière améliorée correspondant aux maladies autres que celles concernées par la subvention en question.  La vérification de l’information financière améliorée par l’ALF porte sur la procédure suivie, les hypothèses et les documents utilisés par le RP pour remplir celle-ci, ainsi que sur la justification des écarts (même modèle que précédemment). L’ALF doit saisir son analyse du formulaire de l’information financière améliorée dans l’onglet ALF_Examen de l'IFA_3B.  Pour des consignes détaillées sur la manière de remplir le formulaire/modèle sur l’information financière améliorée, consulter : http://www.theglobalfund.org/documents/lfa/ VerificationOfImplementation/GuidelinesForCom pletingTheEFR.pdf Section 3B : l’information financière améliorée Astuces des saisie

25 Slide 25 RP_Sorties_fonds tot. du RP_3A Montants des sorties de fonds totales du RP, devant correspondre à l’onglet « EFR » Sélectionner une devise dans l’onglet PR_Programmatic Progress _1A Budget pour la période de rapport Sorties de fonds réelles pour la période de rapport ÉcartMotif de l’écart Budget cumulatif à la fin de la période de rapport Sorties de fonds réelles cumulées à la fin de la période de rapport ÉcartMotif de l’écart 1. Sorties de fonds totales par rapport au budget 000 000 1a. Dépenses totales du RP 0 0 1b. Décaissements en faveur des SR 0 0 Budget pour la période de rapport* Sorties de fonds réelles pour la période de rapport ÉcartMotif de l’écart Budget cumulatif à la fin de la période Sorties de fonds réelles cumulées à la fin de la période de rapport ÉcartMotif de l’écart 2. Dépenses totales en produits pharmaceutiques et sanitaires par rapport au budget 000 000 2a. Médicaments et produits pharmaceutiques 0 0 2b. Produits et équipements sanitaires 0 0 Peut différer des sorties de fonds indiquées à la section 3A, qui incluent les décaissements en faveur des SR, mais pas les dépenses de ces derniers. Doit être égal au budget cumulé total du tableau A dans le formulaire sur l’information financière améliorée Doit être égal au total cumulé des décaissements du tableau E dans le formulaire sur l’information financière améliorée Doit être égal au budget cumulé et aux dépenses respectivement pour les médicaments et les produits pharmaceutiques du tableau A dans le formulaire sur l’information financière améliorée Doit être égal respectivement au budget et aux dépenses cumulés pour les produits et les équipements sanitaires du tableau A dans le formulaire sur l’information financière améliorée

26 Slide 26 Nouveau : annexe sur l’information financière des SR Date et montant du dernier décaissement en faveur des SR Montants cumulés pour le budget, les dépenses et les décaissements des SR jusqu’à la fin de la période de rapport. Justification de l'écart entre le budget cumulé et le montant cumulé des dépenses, ainsi qu’entre le montant cumulé des décaissements et celui des dépenses. Solde de trésorerie à la fin de la période de rapport. Lorsque le nombre de SR dépasse 10, ceux dont le budget est égal ou inférieur à 50 000 USD peuvent être regroupés sous l’appellation « Autres SR ».

27 Slide 27  Cette section traite des informations vérifiées concernant les produits reçus par le RP (de manière cumulée et au cours de la période de rapport) par rapport à la valeur indiquée par ce dernier dans le système d’information en ligne sur les prix et la qualité du Fonds mondial.  La mise à jour des données par le RP dans le système d’information sur les prix et la qualité est une condition préalable à toute décision de décaissement. Le RP est responsable de l’exactitude et de l’exhaustivité des données déclarées.  Cette section comprend également une mise à jour sommaire sur les risques liés à la rupture de stock au niveau central, sur les défis et d’autres questions en relation avec la gestion des achats et de l’approvisionnement de produits pharmaceutiques et sanitaires.  L’ALF doit systématiquement vérifier l’exhaustivité des montants cumulés saisis par le RP dans le système d’information en se basant sur les produits reçus depuis janvier 2011 et commenter les possibles écarts de ces montants par rapport aux montants réels. Pour plus de détails, se reporter aux Directives pour la préparation du rapport sur les RA/DD, Section 4. Section 4 : gestion des achats et de l’approvisionnement Présentation

28 Slide 28 Information sur les prix et la qualité Présentation  L’outil d’information sur les prix et la qualité est un système en ligne utilisé par le Fonds mondial pour collecter les données liées aux transactions d’achat.  Les produits pharmaceutiques et sanitaires à enregistrer dans le système sont :  pour les produits pharmaceutiques : antirétroviraux, médicaments antipaludiques et antituberculeux ;  pour les produits sanitaires : moustiquaires imprégnées d’insecticides, moustiquaires imprégnées d’insecticide de longue durée, préservatifs et tests de diagnostic rapide.  Il ne s’agit pas d’un outil comptable. Ce que le RP débourse réellement pour une période donnée (tel que déclaré à la section 3 du rapport sur les RA/DD) peut ne pas correspondre aux quantités reçues au cours de cette même période (telles que déclarées dans le système). L’ALF se penche sur les écarts significatifs en s’aidant des documents d’appui.  Si les données saisies sont basées sur une estimation de coût ou sur des factures proforma et que le montant de la facture finale diffère largement (plus de 5 % pour le prix unitaire), le RP doit les mettre à jour en s’appuyant sur la facture finale.  Pour des consignes sur l’utilisation du système en ligne d’information sur les prix et la qualité, consulter : http://www.theglobalfund.org/en/procurement/pqr/ http://www.theglobalfund.org/en/procurement/pqr/

29 Slide 29  L’ALF doit veiller à ce que le RP ait complété de manière exhaustive le système d’information sur les prix et la qualité en parcourant l’ensemble des documents de livraison, en notant toute facture omise, en vérifiant les prix unitaires indiqués et en justifiant les écarts majeurs entre les montants.  Pour les subventions ayant une composante d’achat importante, et en cas de risques majeurs, l’ALF doit décrire ces risques dans la section présentant ses constatations et recommandations et avancer des recommandations applicables pour améliorer les prévisions et le processus d’achat.  Les données sur la valeur des produits reçus (depuis janvier 2011) nécessaires pour remplir le tableau de l’ALF, sont disponibles :  sur les originaux des factures/documents d’expédition des biens reçus fournis par le RP.  dans le système d’information sur les prix et la qualité (une fois vérifiés), en créant des rapports en ligne portant sur une période déterminée. Section 4 : gestion des achats et de l’approvisionnement Astuces de saisie pour l’ALF

30 Slide 30 Réponse du RP Réponse de l’AFL 1a. Le RP a-t-il mis à jour le système d’information sur les prix et la qualité avec les données correspondantes ? 1b. Valeur des produits pharmaceutiques et sanitaires dans le système d’information sur les prix et la qualité (6 catégories uniquement) Devise Catégorie de produits du système d’information sur les prix et la qualité Montant des produits reçus pendant la période de rapport Montant des produits indiqué par le RP et vérifiés par l’ALF dans le système d’information pour la période de rapport Écart Motif de l’écart Valeur totale des produits reçues depuis janvier 2011 Valeur totale des produits vérifiée par l’ALF dans le système d’information depuis janvier 2011 ÉcartMotif de l’écart. ALF_Info achats_4 Astuces de saisie L’ALF choisit la devise en fonction de celle utilisée dans la majorité des factures. Ne pas remplir si aucun produit n’a été reçu pendant la période de rapport concernée. L’ALF vérifie ce qui a été réceptionné grâce aux factures et documents d’expédition. Les données des colonnes rayées de rouge sont obtenues par le biais du système d’information en ligne sur les prix et la qualité. Oui, non ou sans objet

31 Slide 31  Cette section traite des problèmes et des recommandations concernant cinq domaines fonctionnels/de gestion essentiels : 1.gestion du programme, y compris la gestion des SR ; 2.gestion financière et systèmes financiers ; 3.suivi et évaluation ; 4.gestion des produits pharmaceutiques et sanitaires ; 5.autres problèmes de gestion, par ex. la capacité du RP à fournir des rapports de qualité.  L’ALF doit décrire les problèmes importants identifiés dans chaque domaine fonctionnel, notamment au niveau de la gestion du programme, et fournir une analyse de leurs effets indésirables immédiats ou prévus sur la mise en œuvre du programme. (Étape 2 de la méthodologie de notation des subventions, annexe 2 des Directives pour la préparation du rapport sur les RA/DD).  Un problème est considéré comme « important » s’il a, ou est susceptible d’avoir, une incidence sur la mise en œuvre du programme et sur ses résultats.  Le gestionnaire de portefeuille et l’équipe de pays examineront et commenteront les recommandations de l’ALF dans la dernière colonne de ce formulaire.  Au lieu de répéter l’information financière déjà indiquée dans d’autres sections (ALF_Gestion de la subvention_2, en particulier), possibilité de résumer les problèmes et de renvoyer aux différentes sections par des références croisées. Pour plus de détails, se reporter au Directives, section « Section réservée à ALF : constatations et recommandations » Constatations et recommandations de l’ALF Présentation

32 Slide 32 Domaine fonctionnel Description des problèmes identifiés (par ordre d’importance) Recommandations de l’ALF (par ordre d’importance) Observations du gestionnaire de portefeuille (à compléter après réception du formulaire vérifié par l’ALF) Gestion des produits pharmaceutiques et sanitaires ALF_Constatations-recommand. Astuces de saisie Les recommandations doivent être pertinentes, adaptées et applicables par le RP dans un délai raisonnable. Une liste déroulante propose cinq domaines fonctionnels (voir diapositive précédente). Pour les subventions ayant une composante d’achats importante, l’absence de systèmes de suivi des produits pharmaceutiques et sanitaires doit être signalée comme un problème de gestion important

33 Slide 33  Fournit des informations sur les changements intervenus dans la situation de trésorerie du RP concernant :  les fonds versés au RP ou les paiements de tiers par le Fonds mondial au nom du RP;  les dépenses du RP, les décaissements en faveur des SR ;  les autres produits, gains et pertes de change nets pour la période de rapport.  Les soldes de trésorerie doivent couvrir tous les fonds conservés par le récipiendaire principal (ou pour son compte) au titre de la subvention dans tous les comptes en banque dont il est titulaire ou qu’il utilise, quelle que soit la devise et où que se trouve la banque. Ces soldes doivent inclure les fonds conservés auprès d’agents fiduciaires au titre de la subvention.  Le RP doit également soumettre un état des sources et emplois des fonds, en lien avec les sections 3 et 5. Pour plus de détails, se reporter aux Directives pour la préparation du rapport sur les RA/DD, Section 5A Section 5A : rapprochement de la trésorerie Présentation

34 Slide 34 A. RAPPROCHEMENT DE LA TRÉSORERIE POUR LA PÉRIODE COUVERTE PAR LE RAPPORT SUR LES RÉSULTATS ACTUELS, VÉRIFIÉ PAR L’AGENT LOCAL DU FONDS Montants déclarés par le RP Montants vérifiés par l’ALF Observations de l’ALF (si les montants diffèrent) 1. Solde de trésorerie d’ouverture pour la période couverte 2. Décaissements directs du Fonds mondial en faveur du RP 3.Liquidités versése à des tiers par le Fonds mondial pour le compte du RP 4. Intérêts perçus sur compte bancaire 5. Produit des activités génératrices de revenus 6.Autres revenus, s’il y a lieu (par ex. produits de la cession d’actifs à court ou à long terme) 0 52 793 USD ne correspondent pas aux chiffres du RP 7. Sorties de fonds totales du RP 460 371 8. Gains ou pertes de change nets 9. Ajustement de rapprochement 10. Solde de trésorerie : ALF_Rapprochement trésorerie_5A Astuces de saisie Retrait : Ajout : Exceptionnel (ex. : corrections apportées aux périodes précédentes) Les gains sont précédés par le signe moins, les pertes par le signe plus. Il est recommandé de choisir la même devise que celle de la subvention jusqu’à son utilisation, lorsque la devise locale est dévaluée. Montant réel versé par le Fonds mondial. Les possibles frais bancaires relatifs ne sont PAS déduits à cette étape. Si des paiements sont reçus pendant la période de rapport suivante, ils doivent être enregistrés comme des « fonds en transit » à la ligne 5 de la section 5B.

35 Slide 35  La demande de décaissement s’appuie sur les dépenses prévues pour la période suivant immédiatement la période concernée par le rapport sur les résultats actuels (+ une période additionnelle servant de « coussin de liquidités ») et les fonds disponibles suite aux décaissements précédents.  Les prévisions de dépenses doivent prendre en compte :  la capacité d’absorption du programme ;  les modifications du plan de travail ;  les variations des prix unitaires ;  les soldes de trésorerie au niveau des SR ;  les engagements financiers ;  les facteurs macroéconomiques (Ex. : taux de change et d’inflation).  Les écarts significatifs entre le budget initial et les dépenses prévues doivent être justifiés à la lumière des facteurs ci-dessus et d’autres facteurs, le cas échéant.  La demande de décaissement du RP est automatiquement ajustée en tenant compte de son solde de trésorerie et de ses « fonds en transit ».  Important : un « coussin de liquidités » additionnel peut être demandé s’il est prévu que le rapport suivant contienne l’information financière améliorée ou l’annexe sur la situation financière des SR, ou en cas d’exigence supplémentaire de la part du Fonds mondial ne pouvant être honorée dans les 45 jours. Un accord de principe doit être obtenu au préalable auprès du gestionnaire de portefeuille du Fonds. Ce « coussin de liquidités » n’est pas un dû. La décision sera alors prise après examen du rapport sur les RA/DD. Pour plus de détails, se reporter aux Directives pour la préparation du rapport sur les RA/DD, Section 5B. Section 5B : demande de décaissement Présentation

36 Slide 36 B.MONTANT DE DÉCAISSEMENT RECOMMANDÉ PAR L’ALF ET EXPLICATIONS 1. Date de début de la période1-Apr-2010 Date de fin 30-Sep- 2010 Montant accordé (déclaré par le RP) Dépenses prévues (selon le RP) Montant accordé vérifié par l’ALF 649 447 Montant prévu ajusté par l’ALF 2a. Période de coussin de liquidités Total des prévisions par le RP Début de la période 1-Oct-2010 Date de fin 31-Dec- 2010 Montant accordé (déclaré par le RP) Dépenses prévues (selon le RP) 2b. Période additionnelle Total des prévisions par l’ALF Début de la période 31-Dec-2010 Date de fin Montant accordé vérifié par l’ALF Montant prévu ajusté par l’ALF Justification par le RP de l’écart entre les dépenses prévues et les montants du budget Explication par l’ALF de tout écart significatif entre les dépenses prévues et les montants du budget ALF_Demande de décaissement_5B Astuces de saisie Les dates sont calculées automatiquement. Par défaut, la durée de la période de coussin de liquidités est de 3 mois. Les explications en cas d’écart important entre le budget et les dépenses prévues sont essentielles. Si la subvention permet de demander une période additionnelle, le RP doit sélectionner le nombre de mois (entre un et trois) sur lequel porte la demande.

37 Slide 37  L’autoévaluation par le RP des résultats de la subvention à ce jour est globale et doit, dans l’idéal, combiner des données quantitatives et qualitatives, telles que :  le taux d’absorption/d’exécution cumulé pour la subvention ;  les montants des décaissements cumulés au regard des cibles ;  les résultats programmatiques (pour tous les indicateurs et les 10 indicateurs clés) ;  une présentation qualitative des domaines où les résultats sont les meilleurs/les moins bons ;  les problèmes de gestion dans différents domaines fonctionnels ;  tout risque majeur qui pourrait compromettre le bon déroulement de la mise en œuvre du programme.  Les commentaires du RP et de l’ALF sur les modifications prévues du programme et les facteurs externes échappant au contrôle du récipiendaire principal et ayant eu, ou étant susceptibles d’avoir, une incidence sur les résultats du programme.  L’évaluation globale et la notation des résultats de la subvention par l’ALF doivent s’appuyer sur les étapes 1 à 3 de la méthodologie de notation des subventions et sur les commentaires du RP. Section 6 : résultats globaux Présentation

38 Slide 38 A. Évaluation globale et notation des résultats de la subvention (comprenant un résumé sur le lien entre résultats financiers et résultats programmatiques) Note des indicateurs Ex. A2 Problème majeur de gestion entraînant la dégradation de la note ? OUI, NON, NSP Note générale Ex. A2 B. Commentaires de l’ALF sur les modifications prévues par le RP, le cas échéant C. Commentaires de l’ALF sur les facteurs externes échappant au contrôle du RP, ayant ou pouvant avoir une incidence sur le programme. Section 6 : résultats globaux La note des indicateurs correspond à la première étape de la méthodologie de notation des subventions exposée à l’annexe 2. La note générale est attribuée selon la troisième étape de la méthodologie de notation des subventions (cf. annexe 2 des Directives pour la préparation du rapport sur les RA/DD). Les problèmes majeurs de gestion selon la section sur les constatations de l’ALF sont pris en compte. Il ne devrait pas y avoir de différence entre les deux notes, sauf si des problèmes de gestion majeurs ont été identifiés par l’ALF à la section 2.

39 Slide 39  La partie A présente le montant du décaissement recommandé par l’ALF et indique s’il se trouve dans la fourchette indicative, en fonction de la note d’ensemble de la subvention donnée par l’ALF. Si ce n’est pas le cas, le montant recommandé doit être justifié.  La partie B énumère les vérifications menées par l’ALF.  La partie C indique les coordonnées bancaires du RP, en cas de modifications ou de décaissement réparti entre plusieurs bénéficiaires.  La partie D résume l’approche et la procédure de vérification de l’ALF. Section 7 : RP_Demande de fonds_7A&B/ALF_Recomm. de décaissement7 Présentation

40 Slide 40 Fourchettes indicatives de décaissement  Le principe de financement en fonction des résultats établit un lien entre les résultats de la subvention (note générale de la subvention) et les crédits décaissés (fourchette indicative de décaissement).  Tout comme la note des indicateurs, la fourchette de décaissement est indicative. Le montant de décaissement final peut se situer en deçà ou au- delà de celle-ci, en raison de facteurs identifiés par l’équipe de pays. FOURCHETTES INDICATIVES DE DÉCAISSEMENT Note générale de la subventionMontant décaissé cumulé (après décaissement) A1Supérieure aux attentes Supérieur à 95 % du budget cumulé jusqu’à la fin de la période de rapport suivante A2Conforme aux attentes Entre 105 % et 85 % du budget cumulé jusqu’à la fin de la période de rapport suivante B1AdéquateEntre 55 % et 95 % du budget cumulé jusqu’à la fin de la période de rapport B2Inadéquate mais au potentiel avéréEntre 25 % et 65 % du budget cumulé jusqu’à la fin de la période de rapport CInacceptableInférieur à 35 % du budget cumulé jusqu’à la fin de la période de rapport

41 Slide 41 Note généraleA2 Fourchette indicative de décaissement selon la notation des résultats Note générale de la subventionMontant décaissé cumulé A1 Supérieure aux attentes Supérieur à 95 % du budget cumulé jusqu’à la fin de la période de rapport suivante A2 Conforme aux attentes Entre 105 % et 85 % du budget cumulé jusqu’à la fin de la période de rapport suivante B1 Adéquate Entre 55 % et 95 % du budget cumulé jusqu’à la fin de la période de rapport B2 Inadéquate mais au potentiel avéré Entre 25 % et 65 % du budget cumulé jusqu’à la fin de la période de rapport C Inacceptable Inférieur à 35 % du budget cumulé jusqu’à la fin de la période de rapport 1. Montant en espèces demandé par le RP au Fonds mondial pour la prochaine période de décaissement plus un trimestre supplémentaire (devise pour le montant à choisir dans « PR_Section 1A ») 3 150 520 Trois millions cent cinquante mille cinq cent vingt USD 2. Recommandation de décaissement par l’ALF (devise pour le montant à choisir dans la section RP 1A) 1 044 934 Un million quarante-quatre mille neuf cent trente- quatre USD Montant en toutes lettres Budget cumulé jusqu’à la fin de la période de mise en œuvre suivante (période additionnelle comprise) Montant cumulé des fonds décaissés à ce jour (*) Décaissements cumulés après le décaissement recommandé (coussin de liquidités compris) Fourchette de pourcentages La recommandation de décaissement se situe-t- elle dans la fouchette ? 10 000 000 8 755 066 9 800 000 98 % Oui (*)Donnée pouvant être obtenue dans le document intitulé en anglais « Disbursements in detail report (PDF) » (http://www.theglobalfund.org/documents/disbursementdetails.pdf) ALF_Recomm. de décaissement7 Astuces de saisie Importé de la Section 6 Importé de l’onglet ALF tab_5B Importé de RP_Demande de fonds_7A&B Donnée à rentrer en s’appuyant sur le document en anglais intitulé « Disbursements in detail report (PDF) », consultable en ligne : http://www.theglobalfund.org/docum ents/disbursementdetails.pdf http://www.theglobalfund.org/docum ents/disbursementdetails.pdf Somme des 2 montants :

42 Slide 42 Conclusion  La qualité du rapport sur les RA/DD remis au Secrétariat influe directement sur les délais de traitement de la demande de décaissement et sur le montant du décaissement.  Le respect du délai de dépôt du rapport sur les RA/DD est essentiel pour éviter toute interruption de la subvention et de la mise en œuvre du programme.  Il est très important que les employés prenant part à la préparation du rapport lisent et appliquent les directives.  Merci d’informer préalablement les SR des modifications et des attentes en termes de présentation du rapport, lorsque cela s’avère pertinent.  Merci de ne pas attendre pour informer le gestionnaire de portefeuille du Fonds, le chargé de programme ou les membres de l’équipe de pays d’éventuels besoins en formation liés aux exigences concernant le rapport.

43 Slide 43 RA/DD : erreurs et omissions fréquentes ■Indicateurs d’impact/d’effet non pertinents. ■Incohérences dans la déclaration des résultats au regard de la manière dont les cibles sont fixées (type de cumul, « lié à »). ■Erreurs dans le calcul des résultats sous la forme numérateur/dénominateur/pourcentage. ■Ex. : indicateur : nombre et % d’établissements sanitaires présentant des rapports complets dans les délais Cible : 90/100 (90 %). Résultat donné correct - 80/100 (80 %). Résultat : 80 %/90 % = 89 % Cible : 90/100 (90 %). Résultat donné incorrect - 80/90 (89 %). Résultat : 89 %/90 % = 99 % ■Justification insuffisante dans le cas d’indicateurs inférieurs ou supérieurs aux cibles (la poursuite de ces activités est-elle économiquement avantageuse ?). ■Manque d’informations sur les mesures correctives destinées à améliorer les résultats des indicateurs. ■Liens incohérents ou insuffisants entre les informations programmatiques et financières. ■Écarts insuffisamment justifiés entres dépenses et montants du budget. ■Justification insuffisante de gros écarts entre prévisions et budget. Souvent, les dépenses prévues ne sont pas calculées sur la base des plans de travail mis à jour, contrairement à ce qui devrait être fait, et ne prennent pas en compte les soldes de trésorerie au niveau des SR. ■Attention insuffisante portée au respect des conditions et des mesures de gestion. ■Difficultés à atteindre les résultats globaux.

44 Formulaire : exemples de saisie Les documents qui suivent sont destinés à être utilisés lors d’ateliers et/ou pour l’auto-apprentissage. Il s’agit d’exemples de pages déjà remplies du formulaire sur les RA/DD. Ces exemples peuvent être utilisés pour :  donner des exemples de bonne ou mauvaise saisie de champs donnés ;  vérifier la bonne compréhension du contenu et souligner les points d’apprentissage.  stimuler les échanges et évoquer d’autres exemples, en s’appuyant sur les données propres aux subventions des participants.

45 Slide 45 A. Indicateurs d’impact/d’effet Impact/ Effet Description de l’indicateur Valeurs de référence (le cas échéant) Année de la cible Cible Échéanc e de rapport Résul tat réel Source de données Observations sur les résultats concernant les indicateurs d'impact/d'effet et les sources de données, ainsi que tout autre commentaire ValeurAnnée Impact Pourcentage d’adultes et d’enfants porteurs du VIH et toujours en vie 12 mois après le début du traitement antirétroviral (jusqu’à 2, 3 ou 5 ans selon l’évolution du programme) 74,00 20012007 95,85 31/03/10 93,9 Direction nationale de la statistiqu e Base de données sur le traiteme nt clinique du SIDA La cible fixée est légèrement moins élevée que les résultats obtenus. Un total de 882 personnes vivant avec le sida qui ont commencé le traitement entre le 1 er janvier 2008 et le 1 er décembre 2008 étaient toujours en vie et sous traitement un an plus tard, au 31 décembre 2009. Parmi les adultes, le pourcentage s’élève à 93,88 (875/932) et parmi les enfants, à 100 (7/7). Le dénominateur inclut les personnes qui ont commencé le traitement pendant la période donnée et qui sont décédées avant fin 2009. Les sources de données sont la direction nationale de la statistique du ministère de la Santé et l’institut Ficticia. RP_Résultats du programme_1A Exemple de saisie

46 Slide 46 ALF_Résultats du programme_1A Exemple de saisie A. Indicateurs d’impact/d’effet Impact/ Effet Description de l’indicateur Année de la cible Cible Échéance de rapport Résultat réel (tel que déclaré par le RP) Source de données Méthode de vérification Résulta t vérifié Observations de l'ALF sur a) le résultat vérifié et b) la source d'information du RP pour les résultats indiqués, y compris l'état de réalisation des enquêtes et des autres méthodes de mesure de l'impact ou de l'effet, selon le cas. Impact Pourcentage d’adultes et d’enfants porteurs du VIH et toujours en vie 12 mois après le début du traitement antirétroviral (jusqu’à 2, 3 ou 5 ans selon l’évolution du programme) 2007 95,85 31/03/10 93,90 Autre (saisir selon le cas) Direction nationale de la statistique, base de données sur le traitement clinique du SIDA Autre … Visite sur le terrain à l’institut ***, bases de données du système national de surveillance, y compris la base de données sur les soins cliniques, SIDATRAT, sous MS Access 94 L’indicateur a été calculé et déclaré dans le rapport en s’appuyant sur les directives de l’UNGASS. Nous estimons que le programme a atteint la cible fixée (98 % de la cible, soit 94 % réalisés sur 96 % visés). Ces résultats élevés sont en phase avec les cibles en matière d’accès universel aux antirétroviraux pour le pays X, qui déclare par ailleurs un taux élevé de suivi du traitement (2 % seulement d’abandons). L’ALF a comparé le résultat vérifié (94 %) avec celui déclaré dans le rapport des pays de l’UNGASS pour la même année, qui était de 94,9 %. Le léger écart entre les chiffres est dû aux décès constatés après la remise du rapport à l’UNGASS.

47 Slide 47 RP_Résultats du programme_1B Exemple de saisie B. Indicateurs programmatiques Objectif n° Indicateur n° Description de l’indicateur Lié à Cibles cumulatives ? Indica teur clé ? Valeurs de référence (le cas échéant) Cible à ce jour Résultat jusqu’à ce jour Pourcent age de réalisatio n Motifs de l’écart par rapport à la cible et par rapport à toute activité connexe du plan de travail ValeurAnnée 31 Volume de préservatifs subventionnés distribués dans la ville de La Cuidana et dans 18 municipalités environnantes. Subvent ion actuelle Oui : sur la durée du process us de recondu ction de la subventi on Oui 338,64480 2008 1 447 0001 424 864 98 % La cible est atteinte : 1 195 172 préservatifs ont été fournis par l’infrastructure centrale de stockage à la ville de La Cuidana et les municipalités environnantes ce trimestre, soit un total de 1 424 864. 1 244 800 unités restent à vendre par le biais du marketing social, sur 2 669 664 préservatifs reçus à ce jour. Sur ce total, 245 271 unités ont été vendues. Calcul pour cet exemple : résultat réel déclaré par le RP/cible visée x 100 = 98,4 %

48 Slide 48 B. Indicateurs programmatiques Objecti f n° Indicat eur n° Description de l’indicateur Lié à Cibles cumulatives ? Indicateur clé ? Cible à ce jour (cf. cadre de résultats) Résultat réel à ce jour (déclaré par le RP) Métho de de vérific ation Résultat jusqu’à ce jour Pourcent age de réalisatio n Motifs de l’écart par rapport à la cible et par rapport à toute activité connexe du plan de travail 31 Volume de préservatifs subventionnés distribués dans la ville de La Cuidana et dans 18 municipalités environnantes. Subven tion actuelle Oui : sur la durée du processus de reconducti on de la subvention Oui 1 447 0001 424 864 Visite sur le site du RP 759 58452 % La différence entre le résultat déclaré par le RP et le résultat vérifié est due au volume de préservatifs distribués dans le cadre de la subvention accordée pour la série 6. Un total de 665 280 préservatifs a été ajouté au résultat pour ce processus de reconduction, valeur « empruntée » à la série 6. Le volume de préservatif déclaré correspond à celui distribué depuis l’entrepôt central vers les entrepôts de province. ALF_Résultats du programme_1B Exemple de saisie

49 Slide 49 Mesures de gestion du Fonds mondialCommentaires du RP sur l’avancement de la mise en œuvre Le RP présentera un rapport sur l’utilisation des produits tirés des ventes de préservatifs tous les six mois, au plus tard le 15 mai 2010, au même moment que la prochaine période de rapport. En cours. Un consultant local a été employé pour développer Un système de collecte des données portant sur les dépenses liées à la distribution de préservatifs. Un premier rapport, comprenant le diagnostic effectué, a déjà été préparé et est joint à ce rapport. Il est prévu que le système soit opérationnel au début du prochain semestre. Section 2 : gestion de la subvention Exemple de saisie, mesures de gestion Mesures de gestion du Fonds mondial Vérification par l’ALF des progrès accomplis par le RP par rapport aux mesures de gestion du Fonds mondial Le RP présentera un rapport sur l’utilisation des produits tirés des ventes de préservatifs tous les six mois, au plus tard le 15 mai 2010, au même moment que la prochaine période de rapport. La sélection du consultant local a pris du retard. Celui-ci sera chargé d’identifier les dépenses liées au transport, à la manutention et au stockage des préservatifs et d’élaborer une méthode permettant de vérifier ces dépenses. De plus, le rapport sur l’emploi des revenus tirés des ventes de préservatifs subventionnés sera semestriel, le premier rapport devant être présenté au trimestre prochain (c’est-à-dire à la fin du premier semestre d’opération du système, selon les estimations). Données du RP exportées vers la feuille de l’ALF

50 Slide 50 Devise de tous les montants : USD Budget vérifié par l’ALF pour la période de rapport Montant réel vérifié par l’ALF pour la période de rapport ÉcartAnalyse de l’écart par l’ALF Budget cumulé vérifié par l’ALF Montant réel vérifié par l’ALF ÉcartAnalyse de l’écart par l’ALF 1. Sorties de fonds totales au regard du budget 264 195407 578- 143 383 7 200 000 4 000 0003 200 000 1a. Dépenses totales du RP 91 128130 993- 39 865 L’écart est dû à des dépassements budgétaires sur les salaires, dus à l’intégration par erreur de charges de personnel correspondant au trimestre en cours dans le budget approuvé du trimestre de mise en œuvre suivant. Cette erreur a été signalée au RP et sera corrigée au moment de la prochaine lettre de mise en œuvre. Cependant, elle n’affecte pas le montant total prévu au budget pour les charges de personnel dans cette subvention puisqu’il s’agit d’une inversion entre deux périodes. 3 774 0683 417 384356 684 La sous-utilisation des fonds au regard du budget présente les écarts suivants : Ressources humaines 100 000 Sous-utilisation due à l’emploi tardif de dix personnes (net par rapport à l’erreur de budget identifiée pour la période actuelle) Formation 20 000 Dépassement budgétaire dû à des frais de carburant plus élevés et à l’augmentation des indemnités journalières suite à une nouvelle circulaire gouvernementale Suivi et évaluation 277 000 Sous-utilisation due à une meilleure organisation de la supervision et à des réunions d’examen trimestrielles ALF_Sorties_fonds tot. du RP_3A Exemple de saisie Remarque : l’exemple ne prend pas en compte la section sur les décaissements en faveur des SR

51 Slide 51 ALF_Info achats_4 Exemple de saisie Réponse du RP Réponse de l’AFL Le RP a-t-il mis à jour le système d’information sur les prix et la qualité avec les données correspondantes ? Sans objet Aucun produit nécessitant une inclusion dans le système d’information sur les prix et la qualité n’a été reçu pendant la période examinée. Devise Catégorie de produits du système d’information sur les prix et la qualité Montant des produits reçus pendant la période de rapport Montant des produits indiqué par le RP et vérifiés par l’ALF dans le système d’information pour la période de rapport Écart Motif de l’écart Valeur totale des produits reçues depuis janvier 2011 Valeur totale des produits vérifiée par l’ALF dans le système d’information depuis janvier 2011 ÉcartMotif de l’écart 4. Préservatifs 201 471,80183 201,9018 269,90 Les montants cumulés pour les produits reçus incluent les chiffres déclarés dans le rapport sur les RA/DD ; les montants cumulés vérifiés pour les produits reflètent les chiffres saisis dans le système d’information sur les prix et la qualité. Le montant de 201 000 USD (bon 41288) du rapport sur les RA/DD correspond à la valeur des préservatifs et du lubrifiant reçus. Puisque le lubrifiant, estimé à 18 000 USD, ne doit pas être intégré au système d’information sur les prix et la qualité, le montant indiqué dans celui-ci reflète la valeur vérifiée des préservatifs reçus.

52 Slide 52 A. RAPPROCHEMENT DE LA TRÉSORERIE VÉRIFIÉ PAR L’ALF POUR LA PÉRIODE CONCERNÉE PAR LE RAPPORT Montants déclarés par le RP Montants vérifiés par l’ALF Observations de l’ALF (si les montants diffèrent) 1. Solde de trésorerie d’ouverture pour la période couverte 111 887 2. Décaissements directs du Fonds mondial en faveur du RP 1 387 644 3. Liquidités versées à des tiers par le Fonds mondial pour le compte du RP 050 000 Le Fonds mondial a versé directement à GLC 50 000 USD au cours de la période concernée par le rapprochement. 4. Intérêts perçus sur compte bancaire 320 5. Produit des activités génératrices de revenus 25 00020 000 Ventes de préservatifs. Cependant, le RP n’a pas correctement intégré les produits tirés de la vente de combinaisons thérapeutiques à base d’artémisinine (il s’agit d’une subvention pour la lutte contre le VIH). 6. Autres revenus, s’il y a lieu (par ex. produits de la cession d’actifs à court ou à long terme) 52 793 Le RP a reçu un remboursement de la TVA correctement inscrit au journal de trésorerie mais involontairement omis lors de ce rapprochement. Ce remboursement porte sur la période précédente, pour laquelle le même montant était compté comme une charge. Les dépenses cumulées jusqu’à ce jour doivent donc être réduites du même montant. 7. Sorties de fonds totales du RP - 460 371- 407 578 La différence est due au rejet par le Fonds mondial de la demande d’achat de véhicules supplémentaires non prévus au budget. 8. Gains ou pertes de change nets - 15 000 Le RP a accusé une perte en dollars en raison de la dépréciation de la monnaie locale par rapport au dollar US (les soldes de trésorerie du RP sont en monnaie locale). 9. Ajustement de rapprochement 20 000 Ces 20 000 USD représentent des économies faites sur les périodes précédentes et doivent être remboursés par l’agent d’approvisionnement. 10. Solde de trésorerie 1 064 4801 220 066 ALF_Rapprochement trésorerie_5A Exemple de saisie

53 Slide 53 ALF_Demande de décaissement_5B Exemple de saisie 10. Date de début de la période : 1-Apr- 2010 Date de fin : 30-Sep- 2010 Montant accordé (déclaré par le RP) : 2 000 000 Dépenses prévues (selon le RP) : 2 000 000 Montant accordé vérifié par l’ALF : 2 200 000 Montant prévu ajusté par l’ALF 2 110 000 11. Date de début de la Total des prévisions par le RP période de coussin de liquidités (3) : 1-Oct- 2010 Date de fin : 31-Dec- 2010 Montant accordé (déclaré par le RP) : 2 000,000 Dépenses prévues (selon le RP) : 2 215 000 4 215 000 Total des prévisions par l’ALF Montant accordé vérifié par l’ALF : 600 000 Montant prévu ajusté par l’ALF : 155 000 2 265 000 Justification par le RP de l’écart entre les dépenses prévues et les montants du budget. Les prévisions s’appuient sur les activités validées et prévues au budget, en intégrant certains ajustements (découlant principalement de l’impact du taux de change, des fonds des trimestres précédents qui n’ont pas été utilisés et de réattributions). Voir les travaux joints, fiche exemple A. Explication par l’ALF de tout écart significatif entre les dépenses prévues et les montants du budget. Le montant prévu proposé par l’ALF, ainsi que le rapprochement au regard des travaux du RP, est indiqué sur la fiche exemple A.

54 Slide 54 Section 6 : ÉVALUATION ET OBSERVATION DE L’ALF SUR LES RÉSULTATS GLOBAUX A. Évaluation globale et notation des résultats de la subvention (comprenant un résumé sur le lien entre résultats financiers et résultats programmatiques) Note des indicateursA1 Problème majeur de gestion entraînant la dégradation de la note ?Non Note généraleA1 Les résultats globaux de ce processus de reconduction sont excellents et atteignent un taux de réalisation moyen de 113 % pour tous les indicateurs des domaines de prestation de services et 98 % pour les 10 indicateurs clés et leurs équivalents. Néanmoins, l’indicateur clé « Volume de préservatifs distribués gratuitement dans la ville de La Cuidana et ses provinces environnantes » reste en-dessous de la cible. Les résultats déclarés pour cet indicateur ont été ajustés par l’ALF, le rapport du RP pour ce trimestre déclarant par erreur des préservatifs achetés dans le cadre de la subvention pour la série 6. De plus, la distribution de préservatifs pour la période de reconduction de la subvention est fondée sur l’installation et le recours à des distributeurs spéciaux sur de nouveaux sites. Ces derniers n’ont pas encore été approvisionnés ni installés. Contrairement aux résultats du programme, le taux d’absorption financier n’est pas très élevé, sa valeur cumulée étant de 74 % depuis le début du processus de reconduction de la subvention. Cette situation est due aux économies réalisées lors de l’achat de préservatifs et de lubrifiant pour un prix moindre et aux délais d’approvisionnement des distributeurs, plus courts, ainsi qu’aux retards dans l’achat d’équipement sanitaire en lien avec le renforcement des systèmes de santé et à l’indicateur « Nombre de personnes traitées par les services sanitaires augmenté pour inclure les personnes vivant avec le sida ». Cet indicateur a toutefois dépassé les cibles du programme : sur les six centres de santé, quatre ont été rénovés et ont pu prendre en charge un plus grand nombre de personnes vivant avec le sida que prévu. Ces résultats ont plus que compensé la non- amélioration des deux centres de santé restant, où les soins cliniques destinés aux personnes vivant avec le sida restent limités. B. Observations de l’ALF sur les modifications prévues par le RP, le cas échéant Aucune modification n’est prévue, et aucune n’est demandée. C. Observations de l’ALF sur les facteurs externes échappant au contrôle du RP et ayant eu ou susceptibles d’avoir une incidence sur le programme La situation économique du pays X est critique. La croissance prévue du PIB pour 2009 était de 6 % ; dans les faits, elle n’a été que de 1,4 %. Le pays traverse des difficultés dans l’annulation d’engagements financiers. L’embargo étranger continue de provoquer des retards dans le processus d’approvisionnement. Section 6 : résultats globaux Exemple de saisie

55 Slide 55 Note généraleA2 Fourchette indicative de décaissement selon la note attribuée à la subvention Note générale de la subventionMontant décaissé cumulé A1 Supérieure aux attentes Supérieur à 95 % du budget cumulé jusqu’à la fin de la période de rapport suivante A2 Conforme aux attentes Entre 105 % et 85 % du budget cumulé jusqu’à la fin de la période de rapport suivante B1 Adéquate Entre 55 % et 95 % du budget cumulé jusqu’à la fin de la période de rapport B2 Inadéquate mais au potentiel avéré Entre 25 % et 65 % du budget cumulé jusqu’à la fin de la période de rapport C Inacceptable Inférieur à 35 % du budget cumulé jusqu’à la fin de la période de rapport 1. Montant en espèces demandé par le RP au Fonds mondial pour la prochaine période de décaissement plus un trimestre supplémentaire (devise pour le montant à choisir dans « PR_Section 1A ») 3 150 520 Trois millions cent cinquante mille cinq cent vingt USD 2. Recommandation de décaissement par l’ALF (devise pour le montant à choisir dans la section RP 1A) 1 044 934 Un million quarante-quatre mille neuf cent trente- quatre USD Montant en toutes lettres Budget cumulé jusqu’à la fin de la période de mise en œuvre suivante (période additionnelle comprise) Montant cumulé des fonds décaissés à ce jour (*) Décaissements cumulés après le décaissement recommandé (coussin de liquidités compris) Fourchette de pourcentages La recommandation de décaissement se situe-t- elle dans la fouchette ? 10 000 000 8 755 066 9 800 000 98 % Oui (*)Donnée pouvant être obtenue dans le document en anglais intitulé « Disbursements in detail report (PDF) » (http://www.theglobalfund.org/documents/disbursementdetails.pdf) ALF_Recomm. de décaissement7 Exemple de saisie Somme des 2 montants :