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1 Téléport 1 – 86960 Futuroscope Cedex – Tél : 05 49 49 38 00 – Fax : 05 49 49 38 38 www.futuroscope-congrès.com

2 Comment répondre aux attentes des clients en termes de qualité, fraîcheur, originalité… tout en intégrant la protection de l’environnement et le progrès social? Futuroscope Congrès Evènements s’engage à agir dans ce sens en respectant les principes de la Charte Qualité et Développement Durable. En tant qu’organisateur, prestataire ou fournisseur, nous vous sollicitions à respecter et encourager ces engagement communs. Quel est l’objet de cette charte? La Charte Qualité &Développement Durable se compose de 25 engagements qui reposent sur les 3 axes indissociables du développement durable : qualité de services, communication et sensibilisation à l’éco-responsabilité, préservation de l’environnement. Elle s’adresse à tous les établissements d’accueil de manifestations, membres de France Congrès, désireux d’avoir une reconnaissance nationale et professionnelle sur leurs actions en faveur du développement durable et de la Responsabilité Sociétale. Quels sont les axes d’orientation de Futuroscope Congrès Evènements ? Le Palais des Congrès veille à intégrer les objectifs suivants dans chaque étape de l’organisation d’un évènement : - Accompagner le client et répondre efficacement à ses attentes pour lui assurer un événement réussi et de qualité, - Agir et mettre en place progressivement des actions en faveur de la préservation de l’environnement, - Communiquer, sensibiliser, former, prévenir et sécuriser tous les acteurs sur l’ éco-responsabilité. 1. La Charte Qualité & Développement Durable

3 2. Futuroscope Congrès Evènements et la qualité de services  La complémentarité des équipes Le succès de cette démarche « qualité » repose principalement sur l’implication et la motivation de chaque service de Futuroscope Congrès Evènements. Les différents acteurs sont interdépendants. Organisateur Direction Exploitation Maintenance Sécurité Technique Chargée De Projets

4  La procédure de gestion des dossiers La procédure de gestion interne des dossiers est réglementée entre chaque service. Plusieurs paliers de contrôle s’imposent afin de sécuriser le dossier depuis sa création jusqu’ à l’ exploitation. Commercial Répondre sous 1 jour sur une demande de disponibilité Transmettre un devis chiffré complet accompagné de la liste des prestataires, d’un descriptif du site d’accueil, d’une fiche technique des espaces Accompagner le client dans la définition et l’évolution de ses besoins (organiser une visite de repérage en relation avec le service exploitation). Faciliter les échanges en lui attribuant un interlocuteur unique. Classement du dossier par intercalaire thématique après confirmation et contractualisation de l’offre Vérification des acomptes versés et de la signature des documents (contrats et avenants) Remplissage du dossier d’exploitation au fur et mesure de la réception des informations ; relance du client pour sur les éléments manquants Outils : logiciel GPS, planning de gestion des espaces, cahier technique, classeur dossier, dossier exploitation papier et informatique, notes de service, Exploitation Prise de connaissance du dossier d’exploitation ; brief avec le chargée de projet concerné Edition des bons de commande auprès des prestataires concernés par le dossier ; vérification des prix d’achat et des prix de vente Vérification du programme du client ; appel du client si élément s manquant ou à modifier Finalisation et actualisation du dossier d’exploitation selon les dernières informations reçues Diffusion du dossier d’exploitation à tous les services pour une prise de connaissance des missions

5 Accueil des organisateurs et brief entre le chargé de projet, le responsable exploitation et l’organisateur Assistance à la manifestation, chaque service note ses remarques ou les difficultés rencontrées Débriefing à la fin de la manifestation Outils : bons de commande, dossier exploitation papier et informatique, liste des contacts utiles, programme, planning hebdomadaire des manifestations, note hebdomadaire des rendez-vous clients Après-manifestation Débriefing téléphonique sous huitaine (si le débriefing sur site n’a pas eu lieu) Envoi d’une enquête de satisfaction ; relance du client Traitement des réclamations client Retranscription des retours client dans un document unique destiné aux réunions qualité Vérification des factures fournisseurs et vérification de la cohérence avec le dernier avenant signé Envoi de la facture client Réception des règlements et relance en cas de non paiement (3 maximum avant contentieux) Outils : enquête de satisfaction, factures, document « Action qualité + réunion »

6  La procédure qualité Un comité de qualité est constitué et composé d’un représentant de chaque type de fonction : qualité, exploitation, commercial. Ce comité se réunit mensuellement pour évoquer et analyser les points suivants : -Le bilan des dossiers passés entre le retour client (debrief, enquête) et le ressenti interne, -Les commentaires du personnel, -Les actions à mettre en place si nécessaire. Ces réunions de fonctionnement font l’objet d’un compte-rendu consultable par l’ensemble du personnel. Les contrôles qualité sont effectués 2 fois par an avec une vérification de l’ensemble des 15 critères qualité sur chacun des dossiers sélectionnés. Un bilan est établi en conséquence marquant les actions à entreprendre pour améliorer la qualité de services. 4 types de dossiers sont sélectionnés afin d’avoir une représentation la plus fidèle de notre clientèle ; soit : -Un dossier type convention (lancement produit, séminaire client entreprise…) -Un dossier type congrès (fédération, syndicat…) avec un effectif supérieur à 500 participants -Un dossier type salon -Un dossier type spectacle. Le comité sélectionne les contrôleurs en s’efforçant de faire participer en rotation l’ensemble des salariés de l’établissement. Chaque contrôleur est muni d’un document type pour vérifier chaque critère de la charte Qualité & Développement Durable.

7  La gestion des prestataires Pour assurer une transparence sur nos fournisseurs, chaque prestataire est référencé par secteur d’activité. Sécurité Technique Traiteur Entretien Standiste Une convention trisannuelle accompagnée d’un cahier des charges est établie avec chaque fournisseur afin d’exiger un niveau de prestation et de contractualiser les critères sur lesquels les prestataires s’engagent. Les fournisseurs sont sensibiliser, voire mobilier en faveur du développement durable. Outils de veille permanente des prestations : Un volet développement durable est dorénavant intégré sur tous les appels d’offre effectués. Réunions d’exploitation Enquête de satisfaction post-évènement Bilan bi-annuel

8 3. Futuroscope Congrès Evènements et la responsabilité sociale/sociétale Futuroscope Congrès Evènements doit assurer la conformité de sa structure aux règles en vigueur et la sécurisation du public qu’il reçoit. Un plan de formation et un plan de maintenance sont appliqués.  Formation du personnel Chaque type de poste requiert des compétences qui sont définies et évaluées via un plan de formation. Formation des équipes à l’usage des extincteurs et au défibrillateur semi-automatique. 1 Titulaire du brevet SST Administratif 1 SSIAP 3 1 SSIAP 1 1 Titulaire d’ du brevet SST (Sauveteur Secouriste au travail ) 1 Titulaire de la la licence de spectacles Sécurité 1 SSIAP 1 Titulaire du Brevet SST (Sauveteur secouriste au travail) Maintenance 1 SSIAP 1 Titulaire du Brevet SST (Sauveteur Secouriste au travail) Technique

9  Sécurité du bâtiment Le Palais des Congrès est un ERP (Etablissement Recevant du Public) de 1 ère catégorie, de type T (exposition), L (conférence) et N (restauration) dont la jauge maximale est de 2300 personnes. En matière de sécurité dans les ERP, les principes qui guident la réglementation applicable s’attachent à ce que ces établissements soient conçus de manière à permettre : - de limiter les risques d’incendie, - d’alerter les occupants lorsqu’un sinistre se déclare, - de favoriser l’évacuation des personnes tout en évitant la panique, - d’alerter des services de secours et faciliter leur intervention. Une commission départementale de sécurité et d’accessibilité statue tous les 2 ans sur la conformité du bâtiment lors d’une visite afin de vérifier les rapports émis par les organismes de contrôle agréés. Ces contrôles sont établis à échéances régulières et concernent l’ensemble des installations (électriques, gaz, moyens de secours, portes automatiques, ascenseurs…). Moyens mis en place à Futuroscope Congrès Evènements Eclairage de sécurité Fonctionne en permanence même en cas de coupure d’électricité Désenfumage Tous nos espaces sont équipés d’un système de désenfumage afin de limiter la propagation des fumées toxiques lors de la phase d’évacuation

10 Extincteurs RIA Déclencheurs manuels Extincteurs de différentes catégories SSI (Système de Sécurité d’Incendie) Système de détection qui déclenche l’alarme dans tout le bâtiment (sirène dans les zones de circulation et message d’évacuation dans les salles) et permet d’activer les moyens de lutte contre l’incendie Ligne téléphonique reliée directement au SDIS Ligne directe vers le Service Départementale d’Incendie et de Secours qui permet le déploiement immédiat des moyens importants adaptés à nos risques Portes Coupe-feu Tous nos espaces sont équipés de portes coupe-feu ; leur fermeture est automatique en cas de détection d’incendie Signalétique Un ensemble de plans d’évacuation est affiché dans des lieux stratégiques du bâtiment afin de signaler les sorties de secours les plus proches ainsi que la localisation des moyens de lutte contre l’incendie

11 4. Futuroscope Congrès Evènements et le Développement Durable Toute manifestation, par nature éphémère est génératrice d’impacts négatifs sur l’environnement. La certification obtenue (3 & 4 avril 2013) nous garantirons l’accompagnement des organisateurs et leur présenterons des solutions concrètes pour construire un évènement plus éco- responsable tout en conservant l’esprit de leur manifestation ; (25 engagements « Qualité & Développement Durable » S’agissant d’un domaine novateur et jeune, le développement de cette démarche repose principalement sur l’implication et la créativité de chaque acteur (organisateur, fournisseur …).  Les points forts de notre site Unité de lieu entre le Palais des Congrès, les hôtels et le parc du Futuroscope reliés via des sentiers piétonniers Accès envisageable avec des moyens de déplacement doux (train, covoiturage, bus) Vaste parking (6 000m²) pour immobiliser les véhicules pendant la durée de la manifestation  Les points forts du Palais des Congrès Economie d’énergie : Utilisation exclusive de lampes basse consommation, gestion rationnelle du chauffage et de la climatisation Economie d’eau : Utilisation d’eau industrielle dans les sanitaires, sanitaires à chasse d’eau bi- flux

12 Prévention et gestion des déchets : Sensibilisation des organisateurs sur l’usage des bennes (destinées à recevoir les déchets produits pendant l’exposition) et du système de collecte, signalétique spécifique dans le local à containers destinés aux traiteurs, collecte de piles usagées dans les régies, poubelles de tri dans le bâtiment avec signalétique adaptée à destination du public, utilisation de produits de nettoyage écologiques Politique de management environnemental : certification charte « Qualité & Développement Durable » par Bureau Véritas, sensibilisation des exposants et organisateurs sur la gestion et le volume des déchets, sensibilisation du personnel sur la démarche Développement Durable Politique d’équité sociale et sociétale : Collaboration quasi-exclusive avec des prestataires locaux (Poitiers et ses environs), incitation à solliciter les associations caritatives en cas d’excès de produits alimentaires (par exemple) Collecter Trier Valoriser

13 5. Le Guide des «éco-idées » de Futuroscope Congrès Evènements à destination des organisateurs  Communication Favoriser les supports électroniques (programme sur écrans plats, clé USB…) Mettre le maximum d’informations en ligne Faire une diffusion raisonnée des documents imprimés à des lieux stratégiques Privilégier des papiers recyclés ou éco labellisés et des encres à base végétale Privilégier les badges réutilisables  Transferts / Acheminements Privilégier les transports en commun et indiquer sur les programmes les plans d’accès Encourager le co-voiturage, sensibiliser à l’éco-conduite Organiser des navettes pour éviter les déplacements individuels  Décoration et conception de stands Favoriser les matériaux conçus à partir de matières premières renouvelables Privilégier des éléments modulaires réutilisables Privilégier les décors de plantes et fleurs loués sur place Favoriser l’usage de produits moins toxiques (colles végétales, peintures sans solvants, carton…)  Eclairage et sonorisation Etre raisonnable sur la quantité d’éclairage et optimiser l’éclairage naturel Privilégier les micros fils aux micros HF Privilégier le matériel compact pour limiter le volume de matériel à louer  Objets promotionnels Préférer des produits alimentaires issus du terroir et des producteurs locaux Choisir des cadeaux utiles et réutilisables sans piles

14  Vous souhaitez mesurer l’impact environnemental de votre évènement? Un outil gratuit en ligne est à vôtre disposition : l’ADERE (Auto Diagnostique Environnemental pour les Responsables d’ Evénements) sur www.evenementresponsable.orgwww.evenementresponsable.org Votre manifestation a sa particularité et ses propres problématiques. Entamer une démarche écoresponsable, c’est avant tout intégrer dans votre réflexion un certain nombre de questions « permanentes » qui sont autant de lignes directrices dans votre action. Il s’agit de faire les bons choix dès le départ et d’intégrer la responsabilité environnementale dans chaque aspect de votre organisation. Il est important de valoriser votre démarche « éco-responsable » auprès des différents intervenants de votre manifestation pour leur faire partager vos préoccupations environnementales. L’objectif est de mobiliser de plus en plus d’acteurs afin que la démarche se développe progressivement et sur le long terme. Pour aller plus loin dans cette approche et vous aider à trouver de nouvelles idées à mettre en œuvre, un outil en ligne www.rse-evenement.frwww.rse-evenement.fr a été créé par le collectif éco-événement.

15 En cours de Certification Qualité & Développement Durable