GB20 : sessions d’exercices pour les points nodaux Mise en place des points nodaux GBIF I : Créez un dossier solide pour votre point nodal Alberto González-Talaván.

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1 GB20 : sessions d’exercices pour les points nodaux Mise en place des points nodaux GBIF I : Créez un dossier solide pour votre point nodal Alberto González-Talaván Senior Programme Officer for Training GBIF Secretariat 4 Octobre 2013

2 Résumé Les dossiers de décision sont des outils très fréquemment utilisés pour présenter des propositions, défendre des positions, convaincre un public, etc. Les points nodaux du GBIF peuvent tirer bénéfice de l’utilisation de ce cadre de travail, étant donné qu’il requiert un processus systématique de planification et d’esprit critique qui ne peut que porter ses fruits par la suite. Dans ce module, nous utiliserons les dossiers de décision comme outils génériques. D’autres modules vous donneront un aperçu de la façon dont vos dossiers de décision peuvent être complétés avec un contenu approprié. Cette présentation correspond au Module 1 de la session d’exercices pour points nodaux du GB20, organisé à Berlin (Allemagne) en octobre 2013.

3 Plan 1.Stratégie d’approche 2.Caractéristiques d’un dossier réussi 3.Connaissez votre public ! 4.Composants d’un dossier de décision 5.Recommandations 6.Ressources 7.Conclusions

4 Outline 1.Stratégie d’approche 2.Caractéristiques d’un dossier réussi 3.Connaissez votre public ! 4.Composants d’un dossier de décision 5.Recommandations 6.Ressources 7.Conclusions

5 Stratégie d’approche : définition Un dossier de décision est : “Un outil de communication, rédigé dans un langage que le public ciblé comprend et assez détaillé pour faciliter la prise de décision de sa part.” From Ilya Bogorad, 6 Essential Elements for a Winning Business Case, Tech Decision Maker, July 19, 2011

6 Stratégie d’approche : définition Un dossier de décision est : “Un outil de communication, rédigé dans un langage que le public ciblé comprend et assez détaillé pour faciliter la prise de décision de sa part.” From Ilya Bogorad, 6 Essential Elements for a Winning Business Case, Tech Decision Maker, July 19, 2011

7 Stratégie d’approche : sous quelle forme ? Un projet général, envoyé à un Ministère, dans le but de rejoindre une organisation telle que le GBIF Un plan d’action d’une structure nationale pour la création (ou gestion) d’un système d’information sur la biodiversité et d’un point nodal Un plan annuel Une proposition de projet afin qu’une structure finance la numérisation des données Une proposition d’accord de collaboration entre organisations Une intervention dans un symposium international afin d’encourager la publication de données et leur libre accès

8 Stratégie d’approche : dans quel but ? Etablir la position du point nodal et son rayon d’action Sécuriser le financement Assurer la durabilité des projets Être mieux préparé pour les défis et opportunités inattendus Augmenter le taux de succès de vos projets Influencer votre carrière professionnelle

9 Outline 1.Stratégie d’approche 2.Caractéristiques d’un dossier réussi 3.Connaissez votre public ! 4.Composants d’un dossier de décision 5.Recommandations 6.Ressources 7.Conclusions

10 Outline 1.Stratégie d’approche 2.Caractéristiques d’un dossier réussi 3.Connaissez votre public ! 4.Composants d’un dossier de décision 5.Recommandations 6.Ressources 7.Conclusions

11 Caractéristiques Rédigé pour les preneurs de décisions Facile à suivre et à comprendre Bien structuré Clair et concis Rigoureux Pertinent Solide

12 Plan 1.Stratégie d’approche 2.Caractéristiques d’un dossier réussi 3.Connaissez votre public ! 4.Composants d’un dossier de décision 5.Recommandations 6.Ressources 7.Conclusions

13 Outline 1.Stratégie d’approche 2.Caractéristiques d’un dossier réussi 3.Connaissez votre public ! 4.Composants d’un dossier de décision 5.Recommandations 6.Ressources 7.Conclusions

14 Connaissez votre public ! Quelles personnes prendront les décisions ? Qui peut influencer leurs décisions ? Politiques et missions institutionnelles Intérêts individuels Ajustez votre langage et votre niveau de jargon Incluez un niveau de détail adéquat Explorez d’autres projets approuvés antérieurement Essayez de connaître leurs opinions assez tôt ?

15 Outline 1.Stratégie d’approche 2.Caractéristiques d’un dossier réussi 3.Connaissez votre public ! 4.Composants d’un dossier de décision 5.Recommandations 6.Ressources 7.Conclusions

16 Outline 1.Stratégie d’approche 2.Caractéristiques d’un dossier réussi 3.Connaissez votre public ! 4.Composants d’un dossier de décision 5.Recommandations 6.Ressources 7.Conclusions

17 Composants 1.Résumé 2.Contexte 3.Problématique 4.Analyse de la situation et des conséquences 5.Solutions proposées et alternatives recommandées 6.Plan d’implémentation 7.Estimation coût/bénéfice 8.Conclusions et pistes de réflexion 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

18 Composants : résumé Vision d’ensemble Présentation condensée, avec tous les composants Langage simple C’est la clé pour comprendre le reste du document Dernière partie à écrire 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

19 Composants : contexte Le strict nécessaire d’informations basiques que les preneurs de décisions ont besoin de connaître pour comprendre les propositions et la situation actuelle Plus important lors de la présentation de dossiers à un public externe Assurez-vous que vos sources sont fiables Par exemple, une description des méthodes utilisées actuellement pour gérer les ressources et informations sur la biodiversité, en incluant les acteurs au niveau national. 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

20 Composants : problématique La raison pour laquelle vous créez le dossier. Cela peut être : Un problème, une situation qui doit être résolue Une opportunité de générer des bénéfices, des revenus, réduire les coûts, augmenter l’efficacité, etc. Une exigence formelle, un changement obligatoire. Il est important de garder un ton objectif, neutre. Par exemple, inefficacité à gérer des données, manque d’un accès (coordonné) aux données, incapacité à gérer les ressources naturelles de façon optimale, engagements internationaux non remplis, investissements répétés pour collecter des données identiques. 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

21 Composants : analyse Information supplémentaire sur les circonstances de mise en place de la situation actuelle Fournit des projections sur l’évolution de la situation dans le cas où rien n’est fait Un préambule à la section suivante Vous pouvez utiliser des outils d’analyse génériques tels que SWOT Par exemple, les coûts financiers du maintien de la situation existante. Problèmes d’extensibilité. Image internationale. 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

22 Composants : les solutions Description de PLUSIEURS façons de gérer la situation (3-4 est un bon nombre) Assez de détail pour être compris Assez de données pour que les différentes options puissent être comparées Une d’entre elles doit être identifiée comme étant la solution de préférence. Anticipez les objections Par exemple, organiser un système national d’information indépendant, copier le système utilisé dans un autre pays, recentrer un système existant, etc. 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

23 Composants : plan d’implémentation Il doit fournir assez de détails sur la façon dont la solution retenue peut être implémentée Un plan exhaustif n’est pas nécessaire Faire le lien avec la problématique et la section d’analyse Inclure une section d’évaluation des risques Par exemple, vous pouvez inclure des détails sur le rayon d’action, la gouvernance, les équipes de travail, les rôles et responsabilités, les ressources externes, les plans de communication, les plannings, la gestion des risques. 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

24 Composants : estimation coût/bénéfice Le niveau de détail peut varier, mais soyez toujours RÉALISTES. Soulignez les coûts et bénéfices quantitatifs ET qualitatifs. Prenez en compte les coûts directs et indirects. Essayez d’utiliser leurs données. Par exemple : Quantitatif : économies réalisées grâce à une efficacité améliorée et à des investissements déjà effectués par d’autres. Qualitatif : positionnement national et international, transparence, mise en place de bonnes pratiques, accès amélioré aux informations, augmentation de la capacité, etc. 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

25 Composants : les conclusions Un résumé dynamique qui reprend les points mentionnés dans les paragraphes précédents. Inclut les principaux points et figures Fonctionne comme un appel à l’action Par exemple, investir X € génèrera Y € d’économies et produira les bénéfices immédiats A, B et C. 4 4 5 5 6 6 7 7 3 3 2 2 1 1 8 8

26 Plan 1.Stratégie d’approche 2.Caractéristiques d’un dossier réussi 3.Connaissez votre public ! 4.Composants d’un dossier de décision 5.Recommandations 6.Ressources 7.Conclusions

27 Plan 1.Stratégie d’approche 2.Caractéristiques d’un dossier réussi 3.Connaissez votre public ! 4.Composants d’un dossier de décision 5.Recommandations 6.Ressources 7.Conclusions

28 Recommandations 1.TOUJOURS s’adapter à la situation et au public 2.Donner des alternatives réelles comme solutions 3.Trouver d’où l’opposition est susceptible de venir 4.Rendez votre public maître des données 5.“Prenez la température” le plus tôt possible 6.Soyez concis, clair, logique et convaincant 7.Soyez prêts à défendre votre proposition en 30 secondes, 5 minutes et 30 minutes.

29 Plan 1.Stratégie d’approche 2.Caractéristiques d’un dossier réussi 3.Connaissez votre public ! 4.Composants d’un dossier de décision 5.Recommandations 6.Ressources 7.Conclusions

30 Plan 1.Stratégie d’approche 2.Caractéristiques d’un dossier réussi 3.Connaissez votre public ! 4.Composants d’un dossier de décision 5.Recommandations 6.Ressources 7.Conclusions

31 Ressources : spécifiques aux points nodaux Global Biodiversity Informatics Outlook http://www.gbif.org/orc/?doc_id=5353 http://www.gbif.org/orc/?doc_id=5353 Plan stratégique du GBIF http://www.gbif.org/orc/?doc_id=2792 http://www.gbif.org/orc/?doc_id=2792 Bénéfices de la participation au GBIF http://www.gbif.org/participation/outreach http://www.gbif.org/participation/outreach Comment créer stratégies et plans pour les points nodaux → Module 2A.2A Comment positionner stratégiquement votre point nodal → Module 2B.2B Utilisations des données → Modules 4A, 4B.4A4B

32 Ressources : sur les dossiers de décisions Jonathan Wu, 2001, Creating a successful business case to advance your initiative. http://www.information-management.com/news/4330-1.html http://www.information-management.com/news/4330-1.html Ilya Bogorad, 2011, 6 essential elements for a winning business case. http://www.techrepublic.com/blog/tech-decision-maker/6-essential-elements-for- a-winning-business-case/. http://www.techrepublic.com/blog/tech-decision-maker/6-essential-elements-for- a-winning-business-case/ Margaret Rouse, 2012, How to write a business case document. http://whatis.techtarget.com/definition/How-to-write-a-business-case-document. http://whatis.techtarget.com/definition/How-to-write-a-business-case-document Bizvortex Consulting Group Inc., Business case template. http://new.bizvortex.com/products/. http://new.bizvortex.com/products/ Ilya Bogorad, 2010, Thirty tips for a better proposal or business case. http://bizvortex.wordpress.com/2010/07/29/. http://bizvortex.wordpress.com/2010/07/29/ Bizvortex Consulting Group Inc., 2010, Business case tips. http://new.bizvortex.com/wp-content/uploads/2010/05/Business-Case-Tips.pdf http://new.bizvortex.com/wp-content/uploads/2010/05/Business-Case-Tips.pdf Steven Gara, 2013, How to build a project’s business case. http://news.dice.com/2013/04/12/how-to-define-a-business-case/. http://news.dice.com/2013/04/12/how-to-define-a-business-case/ Plus d’informations sur http://community.gbif.org/pg/pages/view/36138/http://community.gbif.org/pg/pages/view/36138/

33 Plan 1.Stratégie d’approche 2.Caractéristiques d’un dossier réussi 3.Connaissez votre public ! 4.Composants d’un dossier de décision 5.Recommandations 6.Ressources 7.Conclusions

34 Plan 1.Stratégie d’approche 2.Caractéristiques d’un dossier réussi 3.Connaissez votre public ! 4.Composants d’un dossier de décision 5.Recommandations 6.Ressources 7.Conclusions

35 Conclusions Les dossiers de décision sont de bons outils lors de la présentation de propositions liées à votre point nodal Ils vous aident à mener à bien un processus d’analyse et de planification qui se révèlera payant Ils vous aident à saisir des opportunités et à vous adapter aux changements Ils peuvent être appliqués à des niveaux très différents Adaptez-les au public et à la situation

36 GB20 : sessions d’exercices pour les points nodaux Mise en place des points nodaux GBIF I : Créez un dossier solide pour votre point nodal Alberto González-Talaván Senior Programme Officer for Training GBIF Secretariat 4 Octobre 2013