© 2008 Deloitte INRAP Choix et mise en place du futur système d’information comptable et financier (SICF) de l’INRAP Mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage.

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1 © 2008 Deloitte INRAP Choix et mise en place du futur système d’information comptable et financier (SICF) de l’INRAP Mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage COMITE DE PILOTAGE DATE : 04 Novembre 2008

2 2 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF Sommaire détaillé 1 2 3 LES POINTS D’ATTENTION « PROJET » 4 ANALYSE DES REPONSES & AUDITIONS LES ETAPES ULTERIEURES Synthèse globale des principaux points discriminants Couverture du périmètre Adéquation fonctionnelle Architecture technique Analyse prestations Analyse prix Notation finale Planning Tâches après fin Novembre Page ANNEXES Evaluation de l’adéquation fonctionnelle détaillée La couverture du périmètre par thèmes (détail par type de réponse) Détail des hypothèses retenues pour l’évaluation de la charge INRAP Détail des prix par éditeur Page

3 3 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF 1 2 3 Les points d’attention « projet » Annexes 4 ANALYSE DES REPONSES & AUDITIONS Les étapes ultérieures

4 4 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF SYNTHESE GLOBALE DES PRINCIPAUX POINTS DISCRIMINANTS AGRESSOCIVITASGFI Conformité M9 incomplète mais prévue au plan R&D (Etats – bordereaux BJT- BTTE – contrôle dates marché – engagement comptable) Logiciel conforme M14 mais transposition M9Logiciel conforme M9 Analytique riche et modulable Simplicité d’évolution Structure analytique complexe et difficultés à en appréhender l’adéquation aux besoins de l’INRAP Analytique limitée même si les besoins actuels semblent couverts via SIREPA ET BO Problématique de références EPA sur la version proposée dans l’offre Problématique de références EPA sur la version full web proposée dans l’offre Simplification des problématiques d’interface car le produit intègre le module SGAPérimètre interfaces non entièrement couvert Ergonomie très ouverte incluant des automatismes de saisies (valeurs par défaut, seuils de délégations complexes, règles de gestion par comptes) Peu de développements spécifiques du fait de l’ouverture et des nombreuses options offertes par le produit Produit structurant du fait de sa rigueur réglementaire Le logiciel demande une implication importante du groupe de projet du fait des nombreuses options disponibles Nécessité d’identifier rapidement un administrateur fonctionnel, participant à tout le projet, de la conception au paramétrage, qui sera capable de prendre le relais pour l’exploitation de l’application. Besoin INRAP sur la conduite de projet bien pris en compte (proposition d’intervention d’un cabinet externe) Erreur d’analyse sur le périmètre des prestations attendues par l’INRAP (mise à jour de version alors que le paramétrage actuel mérite d’être revu et le projet mené comme une mise en œuvre à part entière). Architecture connue (identique au SGA) Indépendance Inrap possible sur développement d’états Requêteur intégré Produit full-web sur une architecture standard (J2E) Existence d’Univers BO compatible BO XI Application et architecture éprouvée Existence d’Univers BO Requêteur intégré Pas de version full-webApplication nouvelle, produit non éprouvé et version full web en cours de développement Doute sur la réalité d’un Modèle Conceptuel de Données entièrement ré étudié SGBD Oracle : non conforme aux recommandations du SD Architecture ancienne Impressions d’états d’administration technique très contraignante OBLIGATION DE PLANNIFIER LA MISE EN OEUVRE D’UN PROJET DE REPORTING ULTERIEUR QUEL QUE SOIT LE PRODUIT RETENU

5 5 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF COUVERTURE DU PERIMETRE  Analyse des réponses pour chaque éditeur par thème 1 er étude «mécanique » des réponses fournies sur le cadre de réponse technique (applications des valorisations ci-dessous, retenues par le comité de projet) Obtention d’un pourcentage de couverture pour le thème analysé – Notation sur la base de ce pourcentage (Base 10 point pour une couverture 85% puis prorata en fonction du % pour les autres)  Analyse approfondie suite aux auditions et aux réponses écrites complémentaires En fonction des la compréhension du groupe de projet, pondération des calculs mathématiques ci-dessus IMPORTANCE DE LA FONCTIONNALITETYPE DE REPONSE EDITEUR 40Très important100%Standard 30Important70%Développement spécifique 20Moyennement important0%Non couvert 0Réponse non significative (question reclassée suite aux auditions)

6 6 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF COUVERTURE DU PERIMETRE PAR THEME

7 7 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF COUVERTURE DU PERIMETRE PAR THEME  Diagramme comparatif des réponses des prestataires par type de réponses Le diagramme ci-dessous est issu des réponses éditeurs retraitées par le groupe de projet suite aux lectures, auditions et complément de réponses écrites Les thèmes sur lesquels une différence sensible apparait concernent le réglementaire et l’analytique GFI se distingue sur le réglementaire alors qu’Agresso apparaît nettement plus performant sur la gestion de l’analytique Dans 2 domaines sur 3, Civitas est le moins performant (et en seconde position sur le 3 ème )

8 8 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF ADEQUATION FONCTIONNELLE  Analyse des réponses des prestataires par grand domaine (hors prestations) Reclassement des réponses, commentaires et remarques par grand domaines pour compléter les réponses du cadre technique Attribution d’une position de 1 à 5 pour chacun, par analyse comparative Chaque position étant rattachée à une échelle, de 10 à 100%, exprimant l’adéquation des réponses par rapport aux besoins exprimés, on obtient ainsi les % d’adéquation ci dessous  Agresso présente une l’adéquation la plus forte en raison de sa couverture analytique, de la présence en standard de fonctionnalités attendues et de la présence du SGA à l’INRAP (intégration totale car il s’agit du même ERP)  GFI est plus pertinent sur le réglementaire mais répond plus faiblement sur les autres domaines (en partie en raison des développements spécifiques, qui s’ils répondent aux besoins introduisent cependant un facteur de risque)  Civitas : les réserves sur le modèle de données et le fonctionnement de l’outil handicapent Civitas en terme d’adéquation aux besoins

9 9 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF ARCHITECTURE TECHNIQUE & ANALYSE DES PRESTATIONS  L’architecture technique a été évaluée par la DSI sans pouvoir réellement départager GFI et Agresso  Pour chaque domaine de prestation, reprise des jours proposés par les éditeurs dans leurs réponses. Comme pour l’adéquation fonctionnelle, une position, rattachée à une échelle, a été attribuée à chaque thème.  Agresso présente une l’adéquation la plus forte en raison de l’intervention d’un cabinet extérieur pour la conduite de projet ainsi que des jours prévus pour les recettes et la conception. Cela s’explique par sa richesse fonctionnelle qui le rend plus complexe à mettre en œuvre (cela nécessitera également une plus grande implication du groupe de projet mais pour un résultat plus ouvert en terme d’analytique)  GFI est plus pertinent sur le réglementaire mais répond plus faiblement sur les autres domaines (en partie du à l’aspect très structurant de l’outil)  Civitas : incompréhension sur les prestations attendues qui le positionne en dernier

10 10 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF ANALYSE DES PRESTATIONS (charge INRAP)  Pour chaque domaine de prestation, les charges INRAP ont été estimées en tenant compte des réponses des éditeurs et d’expérience sur des projets similaires (le détail des hypothèses retenues se trouve en annexes)

11 11 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF ANALYSE PRIX  Evaluation en trois parties comme indiqué dans le CCTP (Cf détail en annexes) Licences et prestations : malgré un prix inférieur à celui de GFI, Civitas n’est pas positionné en première place car les prestations proposées sont trop éloignées des besoins exprimés par l’INRAP (leur prix n’est pas comparable en l’état avec celui des autres éditeurs et ne peut faire l’objet d’un simple classement mathématique) Maintenance et Prestations complémentaires Ces deux postes étant comparables entre les éditeurs, ils ont fait l’objet d’un classement en fonction du prix seul

12 12 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF NOTE FINALE  Reprise des % décrits dans le CCTP par grands thèmes Répartition des 40 points « Prix » entre déploiement et tâches récurrentes puis classement Répartition des 60 points « Technique » entre adéquation fonctionnelle, prestations et architecture technique: puis classement sur 5 positions pour pouvoir tenir compte de nuances plus fines que sur le prix Calcul de la note finale en ramenant l’ensemble des évaluation à la note de chaque thème

13 13 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF 1 2 3 LES POINTS D’ATTENTION « PROJET » Annexes 4 Analyse des réponses et auditions Les étapes ultérieures

14 14 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF LES POINTS D’ATTENTION « PROJET » Un certain nombre de pré-requis sont indispensables au niveau de l’INRAP pour que le projet SI Finances puisse être mené à son terme dans des conditions optimales Relecture du PAQ avant signature du contrat Disponibilité de l’équipe projet et des interlocuteurs métiers identifiés pour chaque thème pour mener à bien les travaux suivants en communs avec l’éditeur retenu  Transfert de connaissance sur les travaux de conception menés lors de la rédaction du cahier des charges et réunions de travail sur la conception détaillée  Choix des options proposées par l’éditeurs et validation définitives des options retenues  Préparation des valeurs et codifications des référentiels (plan de compte, tiers, axes analytiques, hiérarchies …)  Préparations du formalisme des restitutions de bases attendues lors de la mise en exploitation  Validation de l’ensemble des livrables  Réalisation des recettes et préparation des formations Désignation d’un administrateur fonctionnel présent dès les phases de conceptions détaillées (ce dernier devra être en mesure de participer au déploiement et à l’assistance au démarrage; Il devra également être en capacité d’effectuer une hot line de premier niveau après mise en exploitation, de procéder aux mises à jour des référentiels et de faire évoluer les restitutions simples

15 15 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF LES POINTS D’ATTENTION « PROJET » Mise en place de la logistique d’accueil des prestataires (il est difficilement envisageable de prévoir la conception détaillée et le paramétrage en dehors des locaux de l’INRAP) Préparation et mise en œuvre des actions de communication interne et de conduite du changement Mise à jour des procédures et des méthodes de travail en fonction des options retenues lors de la conception détaillée et des contraintes éventuelles de l’application Travaux de préparation des états qui devront être mis en œuvre au sein d’un projet complémentaire de reporting

16 16 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF 1 2 3 Les points d’attention « projet » Annexes 4 Analyse des réponses et auditions LES ETAPES ULTERIEURES

17 17 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF FACTEURS CLES DE SUCCES AVANT DEMARRAGE EN JANVIER 2009 . Tâches INRAP Statut  Travaux préparatoires sur les valeurs cibles des axes analytiques ▫ Préparation des valeurs et hiérarchies attendues ▫ Préparation des restitutions attendues FAIT Démarré  Préparer les habilitations à mettre en œuvre ▫ Matrice de profils utilisateurs (grandes orientations par groupes d’utilisateurs). ▫ Restrictions d’accès envisagées A faire  Analyse et résolution des problématiques, liées plutôt aux processus qu’aux outils ▫ Inventaire des biens physiques (immobilisations) ▫ Facturation ▫ Référentiel tiers A faire Démarré  Préparation de la conduite du changement  Réflexion sur les actions à planifier et les moyens nécessaires à mettre en œuvre A faire

18 18 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF PLANNING PREVISIONNEL PROJET A VALIDER LORS DE LA PHASE DE CADRAGE AVEC L’EDITEUR RETENU

19 19 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF 1 2 3 Les points d’attention « projet » Annexes 4 Analyse des réponses et auditions Les étapes ultérieures Evaluation de l’adéquation fonctionnelle détaillée La couverture du périmètre par thèmes (détail par type de réponse) Détail des hypothèses retenues pour l’évaluation de la charge INRAP Détail des prix par éditeur

20 20 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF ADEQUATION FONCTIONNELLE

21 21 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF ADEQUATION FONCTIONNELLE AGRESSOCIVITASGFI

22 22 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF ADEQUATION FONCTIONNELLE AGRESSOCIVITASGFI

23 23 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF ADEQUATION FONCTIONNELLE AGRESSOCIVITASGFI

24 24 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF COUVERTURE DU PERIMETRE PAR THEME (détail par type de réponse)  Types de réponses par thèmes (en %) & sur les réponses écrites initiales Ss §Titre AGRESSOCIVITASGFI Oui (std.) Oui (spé.) NonAutre Oui (std.) Oui (spé.) NonAutre Oui (std.) Oui (spé.) NonAutre 3.01BUDGET100% 94% 6% 88% 13% 3.02GESTION DES MARCHES79% 21% 68% 21%11%79% 21% 3.03EXECUTION DE LA DEPENSE78%3%19% 90%2%3%5%74%9%16% 3.04GESTION DES RECETTES86%4%10% 33%58%8% 49%47%4% 3.05 / 3.06 / 3.07 COMPTABILITE GENERALE / CLOTURE / COMPTE FINANCIER91% 4%5%76% 13%11%85% 9%5% 3.10FISCALITE91% 9% 100% 82% 9% 3.11INFOCENTRE DGCP95% 5%86%5% 67% 29%5% 3.12TRESORERIE100% 82% 18%100% 3.14 COMPTABILITE ANALYTIQUE ET CONTROLE DE GESTION55%18%27% 100% 45% 9% 3.15CONSOLIDATION81% 19%81% 19%75% 6%19% 3.16 PROCESSUS DE DEPENSES POUR LE FNAP100% 88% 13% 3.17DOMAINES TRANSVERSES93%4% 93% 4% 63%19%15%4% M9 GESTION DE LA SECURITE ET DES HABILITATIONS100% REGIESGESTION DES REFERENTIELS100% Total86%2%9%2%70%15%9%6%72%13% 3%

25 25 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF ANALYSE DES PRESTATIONS (charge INRAP)

26 26 © 2008 Deloitte INRAP– AMOA SICF SYNTHESE PRIX