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LORGANISATION ET LES ACTIVITĒS DUN SERVICE DU PERSONNEL Cesson Sévigné, le 20 mars 2006.

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1 LORGANISATION ET LES ACTIVITĒS DUN SERVICE DU PERSONNEL Cesson Sévigné, le 20 mars 2006

2 Témoignage sur les réalités dun service du personnel 1 ère partie Laurence BILLABERT - DRH de Cesson-Sévigné

3 I - Caractéristiques des effectifs du service municipal de Cesson Sévigné Combien ? Leur statut ? Où travaillent t-ils ? Dans quelle filière ? Evolution de leffectif et structure dâge

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5 II - Lorganisation de la direction des ressources humaines Organigramme de la ville Les missions de la direction des ressources humaines Composition, évolution, fonctionnement, activités

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7 III - Fonctionnement du service Production de la paie Le budget du personnel La gestion des contrats des non-titulaires La gestion de la carrière des titulaires Les conditions de travail et la maladie La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences Lintégration des nouveaux agents et le dialogue social Le secrétariat Le secteur des écoles et le nettoyage

8 Le positionnement du responsable du personnel et activités du service 2 e partie Jocelyne Lebret, DRH de Mordelles Jean-Yves Coutaud, DGA et responsable Finances/Personnel de Saint Grégoire

9 I - R2H35 : Réseau Ressources Humaines dIlle et Vilaine Naissance du réseau Un réseau pour communiquer Qui sommes-nous, d'où venons-nous ?

10 II - Le rôle et positionnement dun responsable des ressources humaines Au sein de lorganigramme des différences et un souhait commun Evoluant selon la taille de la collectivité « Au centre de tout » « En équilibre »

11 Lorganisation des services du personnel territorial : des constantes, des contrastes 3 e partie Loïc BRĒMAUD, consultant au CDG 35

12 I - Un secteur dactivité longtemps dédaigné

13 Le personnel de « la communale » longtemps déqualifié Longue histoire de subordination du personnel communal Faible attractivité de la « fonction communale » Jusquaux lois de décentralisation, faible niveau de qualification des agents et importance du recrutement social Faible niveau dencadrement. Le grade dattaché communal nest créé quen 1978

14 Des services du personnel, longtemps limités à une gestion mécanique La fabrication de la paie et la gestion de la carrière, longtemps noyaux durs des activités du service Activités fréquemment réalisées par des comptables à temps partagé Secteur dactivité longtemps non-qualifié, sappuyant sur une tutelle et des règles impersonnelles

15 II - La nécessaire professionnalisation des services du personnel

16 Les lois de décentralisation : un tournant historique La fin de la tutelle et de la « communale » : assurer des missions nouvelles Lattractivité de la territoriale : le développement de la catégorie des cadres territoriaux La décentralisation et la nécessaire professionnalisation des agents territoriaux La montée rapide des effectifs et niveaux de qualification

17 Les enjeux nouveaux de la gestion de personnel Doter sa collectivité dagents professionnels pour répondre aux projets des élus, faire face au désengagement de lEtat Participer à maintenir un haut niveau de motivation et dengagement pour répondre à une demande sociale plus diversifiée Adapter les profils et les métiers pour faire face à la montée en puissance de la mécanisation et informatisation, de la spécialisation

18 III - Quelle mode dorganisation en gestion de personnel pour les collectivités ?

19 Plus de 150 agents Le DGS, le DRH dune commune de plus de habitants, dune communauté dagglo, du Département, de la Région Les acteurs principaux de la gestion de personnel dans les collectivités Les élus, le SG et le chargé de personnel dune commune de 3500 habitants, dune communauté de communes 50 agents Le DGS et le responsable de personnel dune commune de 5000 habitants Le DGS et le responsable de personnel dune commune de 5000 habitants 100 agents Les élus, la secrétaire de mairie, le responsable du syndicat Et/ou son adjoint(e) Les élus, la secrétaire de mairie, le responsable du syndicat Et/ou son adjoint(e) 10 agents

20 La gestion du personnel et la petite collectivité Une activité partagée entre la secrétaire de mairie et une adjointe Une activité exercée dans un cadre polyvalent Forte implication des élus dans la partie la plus stratégique Externalisation de nombreuses activités vers les institutions de la FPT

21 Un niveau de cadre 10 agents 50 agents - Importance de l oral - Fonctionnement « familial » Deux niveaux de cadre trois niveaux de cadre 100 agents Plus de 150 agents - Importance de lécrit - Formalisation des règles et des procédures Qui fait quoi en matière de gestion de personnel ? Dans de plus grandes collectivités, une combinaison plus complexe

22 Le service du personnel : un des services fonctionnels

23 Responsables de service : Contrôlent le présentéisme, évaluent le personnel, définissent les objectifs, assurent de bonnes conditions de travail Elus et Direction générale : prennent les décisions en matière de recrutement, organisation du travail, avancement Déterminer un mode de partage cohérent Le responsable du personnel se porte garant de la politique des élus en matière de personnel, du respect des règles, centralise les informations en matière de personnel, rédige des plans d action, gère les relations sociales Une fonction partagée

24 Optimiser lorganisation du service du personnel Le service du personnel ne se limite pas aux fonctions de son responsable Un partage du travail entre membres du service dans le cadre dune réelle délégation Partager le travail en se centrant sur les clientèles internes : un agent, un interlocuteur Développer un mode de classement papier et numérique collectif

25 III - Responsable du personnel : un positionnement complexe

26 Un rôle à la croisée de trois dimensions

27 Un positionnement en tension Faire appliquer les décisions des élus et DGS en matière de personnel Garder la confiance des agents pour maintenir des relations sociales harmonieuses Faire respecter les règles en matière de personnel définies par la loi, les rappeler à des collatéraux et supérieurs hiérarchiques

28 Garder la confiance des agents, respecter les règles statutaires tout en appliquant les décisions de lautorité territoriale

29 Le leader social : défenseur des intérêts des agents

30 La courroie de transmission de lencadrement

31 Maintenir un positionnement « en ligne de crête » Participer à la définition des règles, à leur communication Assurer la cohérence des règles Ne pas confondre application des règles et rigidité Tenir compte des petites et de la grande histoire de la collectivité Maintenir un comportement de discrétion Savoir dire non, argumenter, convaincre

32 La place du service du personnel dans la prévention des risques professionnels 4 e partie Sébastien HUBERT, conseiller en prévention au CDG 35 Laurence BILLABERT, DRH de Cesson-Sévigné

33 I - Les enjeux de la prévention Social

34 Ce qui est évoqué après un accident

35 Pour la collectivité 4 Réduction de l'absentéisme 4 Diminution des coûts de fonctionnement 4 Meilleur service rendu 4Amélioration de la qualité du travail 4Augmentation de l'efficacité des services LES ENJEUX DE LA PREVENTION Pour l'agent 4 Santé préservée 4 Bien être au travail 4 Vigilance accrue 4 Meilleure motivation 4 Meilleure connaissance du travail 4 Reconnaissance dans le travail

36 I - Les enjeux de la prévention (suite) Social Financier

37 COÛT INDIRECT = 1 à 5 x Coût direct Coût des accidents de travail COÛT GLOBAL =Coût direct + Coût indirect Exemples de coûts indirects : salariaux, du matériel, de remplacements, juridiques, sociaux, frais médicaux

38 Coût moyen dun accident Euros

39 Euros Coût moyen direct dune maladie professionnelle

40 I - Les enjeux de la prévention (suite) Social Financier Pénal

41 4Responsabilité en HS 4Règles applicables 4Les acteurs de préventionRéglementation Décret n° du 10 juin 1985, modifié CODE DU TRAVAIL

42 Responsabilité pénale Nouveau code pénal au Infraction Atteinte involontaire à la vie ou à l'intégrité physique ou psychique de la personne Fait causé par maladresse, imprudence, inattention, négligence ou manquement à une obligation de sécurité ou de prudence imposée par la loi ou les règlements Fait d'exposer directement autrui à un risque immédiat Mise en danger de la personne

43 "Il y a également délit..., sauf si l'auteur des faits a accompli les diligences normales compte tenu, le cas échéant, de la nature de ses missions ou de ses fonctions, de ses compétences ainsi que du pouvoir et des moyens dont il disposait". Responsabilité pénale (suite) Art (modifié par la loi du 13 mai 1996) PALAIS DE JUSTICE

44 Sanctions Sanctions Infraction de mise en danger : an

45 II - Les acteurs de la prévention Service du personnel ACMO Agents Responsables de services Autorité territoriale ACFI

46 En labsence dune politique de prévention : Les constats La satisfaction de lusager sans tenir compte des conditions de travail de lagent Lorganisation en place ne facilitant pas la circulation de linformation La motivation de lencadrement visant exclusivement à la conformité réglementaire La nécessité dune politique de prévention perçue que du point de vue de la responsabilité pénale et faisant abstraction des autres enjeux La préoccupation des règles que lorsque la collectivité a atteint un niveau de gravité élevé Labsence de tableaux de bord, de statistiques, danalyse des situations de travail Des problèmes de diffusion de linformation, de ressources documentaires Une non définition dindicateurs, dobjectifs, dorganisation Un manque déchanges, une absence de pratique de réseaux, de retours dexpérience

47 Un moyen : la mise en place dune politique de prévention des risques professionnels adaptée à la collectivité Une démarche de prévention : Oui mais comment ? Structurer pour être efficace ! Prévention ? Protection ? Formation sécurité ? Conformité ? Gestion des produits ? Procédures ? Fiche de sécurité ? Médecine professionnelle et préventive ? Mise aux normes ? Acheter des EPI ? Autorisations

48 Une politique de prévention : Sa construction Des objectifs : Sécurité, qualité, satisfaction de lusager Sécurité, qualité, satisfaction de lusager Définir des objectifs à atteindre Définir des objectifs à atteindre Des moyens : Humains et organisationnels Humains et organisationnels internes (ACMO, CTP…) internes (ACMO, CTP…) externes (ACFI, conseiller en prévention, médecine professionnelle…) externes (ACFI, conseiller en prévention, médecine professionnelle…) Techniques Techniques Economiques (prévision budgétaire) Economiques (prévision budgétaire) Pour assurer les objectifs à atteindre Pour assurer les objectifs à atteindre Des droits et des devoirs : Impulsion dune dynamique par lélu Impulsion dune dynamique par lélu Participation de chacun dans une pratique quotidienne Participation de chacun dans une pratique quotidienne Prise de conscience collective Prise de conscience collective Pour rappeler les rôles des différents acteurs Pour rappeler les rôles des différents acteurs

49 Évaluations annuelles Registres, …. Analyses AT Plan daction Plan de formation Suivi Plan daction Hiérarchisation des risques Identification des risques Engagement de la collectivité Organisation Règlement intérieur Planification de lorganisation de la prévention Définition des acteurs (ACMO, ACFI, MPP et CTP/CHS) Fiches de postes Retour dexpérience

50 à Organisation du travail à Conception de locaux de travail à Choix de matériel Les mesures de prévention Travail + Environnement PREVENTION DES ACCIDENTS DE TRAVAIL Accident de travail à Protection collective à Protection individuelle à Consignes de sécurité PREVENTION INTEGREE Risque PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS à Formation à Transformation de l'outil de travail à Aménagement de poste de travail

51 Le rôle du responsable de personnel Pilote de la démarche Concepteur de la fiche de poste (intégration de la sécurité) Concepteur du plan de formation (autorisation de conduite, habilitation électrique,…) Centralisateur et diffuseur des informations Suivi des indicateurs (stats, bien-être, ambiance…) Relation étroite avec la médecine professionnelle et préventive Suivi des acteurs et de leurs actions Relais des cadres Coordonnateur entre les partenaires internes et externes Soutien de laction de lACMO Animateur du CTP/CHS

52 Les outils à disposition des DRH 1. Les outils de gestion des ressources humaines Fiches de poste Évaluation annuelle Formation/sensibilisation 2. Les règlements et registres Planification de la prévention règlement intérieur Registres (HS, DGI, Incendie, AT…) 3. Les outils danalyses Document unique dévaluation des risques Analyse AT Analyse de labsentéisme 4. Les outils de communication Accueil sécurité de lagent Fiches de prévention/ Info santé 5. Les rapports et études Rapport annuel de la MPP Fiche des risques professionnels Rapports de lACFI Retour dinformation des ACMO Rapports du CTP/CHS Études (CDG, acteurs, partenaires extérieurs…) Assistance par des partenaires (CDG, organismes privés de contrôle et de conseils, associations, réseaux…)

53 Lactivité Prévention se tient à votre disposition pour de plus amples renseignements. Sébastien Hubert, Estelle GENETAY (de A à M) (de N à Z) ou


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