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Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience Laure ESPINASSE Ingénieur qualité – GDR CH SAINT-SEVER.

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1 Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience Laure ESPINASSE Ingénieur qualité – GDR CH SAINT-SEVER

2 SOMMAIRE  Données introductives  Choix de l’évaluateur externe  Se préparer à l’évaluation externe  Organisation de l’évaluation externe  Déroulement  Visite sur site, et après?  Résultats  Leviers, difficultés et points de vigilance  Conclusion

3 Données introductives  EHPAD situé au sein d’un CH  32 résidents  PMP = 384  GMP = 890

4 Choix de l’évaluateur externe  Consultation avec les EHPAD partenaires  Publication sur le site FHF (avril 2013)  Réception : 15 offres  Analyse des offres (tableau)  Sélection de trois dossiers  Organisation des entretiens (juin / juillet 2013)  Sélection du candidat retenu (juillet 2013)  Contractualisation avec l’évaluateur externe (convention et AE)

5 Choix de l’évaluateur externe  Quels critères de sélection? CRITERES% Expérience professionnelle (pluridisciplinarité)20% Compétence et expérience (démarche qualité, évaluation)20% Méthodologie proposée et délais d’évaluation et remise du rapport25% Disponibilité de l’évaluateur sur la durée du marché15% Prix de la prestation20%

6 Choix de l’évaluateur externe  CAFOC Conseils Structure d’études et de conseil GIP-FCIP Equipe pluridisciplinaire de consultants en management de la qualité et des organisations -2 évaluateurs -5,5 jours (dont 3 jours sur site) - Prix: 5082,00 TTC

7 Se préparer à l’évaluation externe  Bilan du PAQ au 31/12/2013  Communication auprès des professionnels -Flash Infos -Instances -Réunion institutionnelle

8 Organisation de l’évaluation externe  En amont -Ouverture d’une Drop box (dossier partagé informatisé) -Transmission des premiers éléments de preuve par processus -Echanges par mail avec l’évaluateur externe (cadre évaluatif) -Validation du calendrier de visite

9 Organisation de l’évaluation externe  COMMUNICATION AUPRES DES PARTIES PRENANTES!!!!!! -Communiquer le calendrier -Rassurer les équipes -Rester à l’écoute des professionnels

10 Déroulement de l’évaluation externe J1  Accueil des évaluateurs  Réunion institutionnelle avec les professionnels  Début des entretiens (en présence d’un évaluateur) -AS, ASH et Médecin 10, 11 et 12 février 2014

11 Déroulement de l’évaluation externe J2 - Matin EntretiensModalitésObservations RAQFace à faceGDR, qualité, EPP PsychologueTelFin de vie IDE hygiénisteFace à faceHygiène RésidentFace à faceSoins, PP, animation, repas Médecin libéralFace à faceAstreintes médicales Services techniquesFace à faceOrganisation, interventions

12 Déroulement de l’évaluation externe J2 – Après midi EntretiensModalitésObservations Cuisine, DiététicienneFace à faceHACCP, contrôles, menus IDEFace à faceSoins, médicaments, PP AS NuitTelOrganisation du travail FamilleFace à faceSoins, linge, repas, PP, animation, entretien locaux RAQ / DirectriceRéunionBilan à chaud

13 Déroulement de l’évaluation externe J3 - Matin EntretiensModalitésObservations DirectriceFace à facePolitique, projets, représentation, budget Bénévoles, PsychomotricienneFace à faceAnimation, ateliers, PP CRUFace à faceOrganisation LingerieFace à faceRABC

14 Déroulement de l’évaluation externe J3 – Après midi EntretiensModalitésObservations Référent RHFace à faceFormation, recrutement, contrats de travail, livret d’accueil, visites médicales Cadre de santé, secrétariatFace à faceOrganisation du service, accueil, admission, PP Evaluateur externeSalle de réunionPréparation restitution COPILRéunionRestitution à chaud

15 Déroulement de l’évaluation externe  L’évaluateur a cherché à comprendre le fonctionnement de la structure - démarche d’écoute bienveillante - démarche constructive  Fin de chaque entretien avec une lecture de la conclusion au professionnel interviewé (vérifier l’exactitude des propos)

16 Visite sur site, et après?  Réception du pré-rapport (+ 2 semaines)  Relecture du pré-rapport  Transmission des thématiques aux intéressés  Observations diverses  Echanges par mail avec évaluateurs  Validation du rapport (+ 3 semaines)  Réception du rapport (10 mars 2014) 1 semaine

17 Visite sur site, et après?  Exemples de commentaires (secret professionnel) Les professionnels n’ont pas été sensibilisés à la confidentialité des informations contenues dans les dossiers des résidents (affections, antécédents personnels et familiaux, revenus, …). La formation sur le secret professionnel n’est pas prévue dans les plans de formation de l’établissement

18 Visite sur site, et après?  Nos commentaires Les professionnels sont sensibilisés à la confidentialité des informations contenues dans les dossiers des résidents (affections, antécédents personnels et familiaux, revenus, …) par le médecin et la cadre lors de réunions de service. Les professionnels sont sensibilisés au secret professionnel dans le cadre de leur formation initiale. Le livret d’accueil rappelle les bases concernant le sujet: « vous ne devez jamais oublier que: -Vous êtes impérativement tenu au secret professionnel. Toute violation dans ce domaine peut entraîner des sanctions … -Vous êtes liés par l’obligation de discrétion professionnelle pour tout ce qui concerne les faits et informations dont vous avez connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de vos fonctions »

19 Résultats  Formulation de préconisations (36) et des propositions (106) Quelques exemples de préconisations: - Rencontrer les résidents en amont en face à face sans la famille (recherche du consentement éclairé) - Ecrire le rapport d’activité médicale - Finaliser la sécurisation du circuit du médicament - Communiquer autour des RBPP de l’Anesm - Mener une réflexion sur la réduction du jeûne nocturne - Poursuivre la formation du personnel (HACCP et RABC) - Ecrire le DARDE - Ecrire une procédure spécifique « maltraitance »

20 Résultats  Formulation de préconisations (36) et des propositions (106) Quelques exemples de propositions: - Développer l’approche processus servant de base à la gestion documentaire - Réactualiser le document unique - Produire le rapport d’activité de l’ergothérapeute - Développer la culture des transmissions ciblées - Faire évoluer le plan de maîtrise sanitaire (HACCP) réactualisation des documents - Ecrire la procédure relative à l’animation - Mettre en place une EPP sur l’incontinence

21 Item 5 Accompagnement personnalisé Forces et FaiblessesPropositions et préconisations PVIRéflexion pluridisciplinaire sur la démarche Document explicatif sur la démarche diffusé Trame créée non signée Coordonnateurs de projet non nommés Peu de participation des mandataires judiciaires PVI non pressenti à la préadmission Se rapprocher de la RBPP sur le PVI et « qualité de vie en EHPAD » volet 1 pour le mode participatif et les coordonnateurs de projet Faire une information ciblée vers les mandataires judiciaires sur la démarche de PVI et les y intégrer Faire signer l’avenant par le résident ou sa famille ou son représentant légal comme le préconise le PAQ 2013 Faire évoluer la trame du PVI afin d’intégrer l’évaluation d’atteinte d’objectif et remplacer patient par résident Citer les RBPP de l’Anesm dans la trame du PP Prévoir le recueil de données dès la visite de préadmission afin de réfléchir au PVI avant l’entrée

22  Remercier toutes les parties prenantes Famille, usager, bénévoles, représentants des usagers Professionnels (réunions, instances, Flash infos)

23 RESULTATS - PAQ

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25

26 Leviers, difficultés et points de vigilance

27 Les leviers?  Soutien de la direction  Implication des professionnels (adhésion et réactivité)  Dynamique de la structure  Bonne communication entre établissement et les évaluateurs (démarche constructive)

28 Les difficultés?  Absences durant l’évaluation (formation, arrêts maladie)  Recueil des éléments de preuve (avant, pendant et après l’évaluation externe)  Durée des entretiens !  Rencontre avec les usagers

29 Les points de vigilance?  Communication  Importance du projet d’établissement  Identifier un coordonnateur de visite  Gestion du temps des entretiens (ne pas sous estimer le nombre de jours sur site nécessaires)  Lecture du pré rapport (check list)  Faire participer les professionnels

30 Bilan  Bonne dynamique institutionnelle  Regard extérieur très constructif  Prise de conscience collective des points à améliorer  Alimentation du plan d’actions  Satisfaction des professionnels

31 Merci pour votre attention Des questions ?


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