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Réussir limplantation du SIMS2AH Association des Paralysés de France.

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1 Réussir limplantation du SIMS2AH Association des Paralysés de France

2 Historique de la démarche

3 Le contexte législatif Loi 1975 LÉtat providence, époque de créations +++ détablissements 1988: « La santé na pas de prix, elle a un coût » 1989: Annexe 24: Nécessité de redéfinir les projets 1995: rationalisation des soins 2000: Démarche qualité, 35 heures… Loi : Indicateurs dactivité, Contractualisation… Loi 2005: droit à compensation des conséquences du handicap…

4 Les grandes étapes à lAPF 1990: Volonté davoir une meilleure connaissance des usagers des structures –Dans chaque établissement –Au niveau national : Logiciel « Fiesta » 2000: Besoin de se doter doutils plus performants –Démarche qualité –Meilleure gestion en interne –Répondre aux obligations législatives Des solutions à trouver… Audits Fiesta

5 Historique Fiesta Audits Fiesta Fiesta rendait de grands services à l association, mais moins aux structures, pour qui il représentait une grande charge de travail, et permettait une exploitation minimale… Service Informatique de lAPF devait entièrement reprendre le produit à zéro, et l étendre à toute l APF

6 Pourquoi un audit ? Mieux comprendre le fonctionnement informatique des structures Savoir si un outil de gestion des usagers leur rendrait service au quotidien

7 Comment ? Détail de tout le processus qui va de l admission d un usager, à sa sortie, en passant par le fonctionnement au quotidien. –Flux d informations générés, –Problèmes rencontrés, –Outils internes développés, –...

8 Bilan des audits Une disparité... Première impression : Il doit exister autant d organisations que de structures… … et ceci car : 1. Les fonctionnements ne sont pas les mêmes selon la population accueillie et l activité de la structure, 2. Les attentes des tiers diffèrent d une région à une autre (contenu et forme des documents à fournir), 3. Chaque structure a mis en place une organisation qui lui est propre.

9 Bilan des audits: Les structures souhaitent… mieux quantifier les ressources déployées par usager lamélioration du travail d équipe lobtention de rapports plus facilement mieux suivre les échéances et renouvellements avoir un meilleur suivi des usagers présents Tous les directeurs rencontrés souhaitent améliorer la circulation de l information dans leur structure.

10 Vers une solution APF : SIMS2AH Le service Informatique de lAPF a écrit cette solution adaptée à l APF Développement modulaire, comprenant un tronc commun, et des modules annexes personnalisés

11 Système d Information Médico- Social et Associatif de l APF et d HANDAS SIMS2AH

12 Topologie Physique du SIMS2AH

13 EEP593 xxx.xxx.xxx.xxx ADSL FREE xxx.xxx.xxx.xxx Routeur modem ISDN xxx.xxx.xxx.xxx médical médical2 Salle de Réunion Accueil1 Accueil2 xxx.xxx.xxx.xxx Secrétariat2 Secrétariat Compta Masque sous réseau : xxx.xxx.xxx.xxx Passerelle : xxx.xxx.xxx.xxx DNS1 : xxx.xxx.xxx.xxx DNS2 : xxx.xxx.xxx.xxx MAPPING RESEAU Directeur Imprimante réseau HP xxx.xxx.xxx.xxx

14 Biens Usagers Intervenants Partenaires - Activité - Exploitation Les différents modules du programme - Messagerie SESAMESESAME Paramétrage

15 Ensemble paramétrable (1) Accès sécurisé et sélectif en fonction du type dintervenant.

16 Types daccès Type Administrateur –Droits illimités : Consultation, Création, Suppression Type Utilisateur standard (intervenant) –Droits limités : Consultation, Création, Suppression, limités aux activités de lintervenant Type Usager –Droits Limités : Consultation de son dossier Types définis au niveau de chaque structure –En fonction des besoins, restrictions daccès multiples

17 Modules + ou - accessibles Administrateur Référent SIMS Secrétaires Intervenant Paramédical Intervenant Éducatif AGENDA Oui DOSSIERS médical Non? Oui Non STATISTIQUES Oui Non IMPRESSION Oui Non Paramétrage OuiNon

18 Ensemble paramétrable (2) Logiciel qui permet une personnalisation, même sil nexiste quun seul SIMS2AH - Multi-dossiers (sur le même serveur) - Multi-sites (via Internet: ADSL) -Choix des types dactivité en fonction de la structure -Possibilité de filtrer certains écrans - …..

19 Ensemble des Activités

20 Personnalisation de lactivité par structure

21 Restriction de certains écrans Module administrer Clic droit permet de modifier les paramètres Permet de sélectionner les écrans à masquer

22 Ensemble paramétrable (3) Possibilité dadapter ces listes de choix en fonction des besoins spécifiques de la structure. Si certains items manquent, il est demandé de faire remonter la demande à chaque référent -Pour les IEM : Yves Laurière (à vérifier) -Pour les FOYERS : Daniel Cramet (à vérifier) -Pour les CAMSP: Christian Caron - Pour les SESSD : Dominique Leviel -Pour les SAV : Yves Laurière (à vérifier) -Pour les ESVAD : Evelyne Marion -Pour les CAT : Jean Claude Lebarbier -Pour HANDAS : Michel Houllebreque

23 Personnalisation des listes de choix modifiable.

24 Personnalisation des listes de choix non modifiable.

25 Ensemble paramétrable (4) - Chaque utilisateur peut choisir son environnement - choix de lécran de départ, - de laffichage, - des couleurs….

26 Choix de lécran à louverture

27 Paramétrage de lagenda

28 Biens Intervenants Partenaires - Activité - Exploitation Base Usagers - Messagerie Usagers - Nom, prénom, adresse… - Date de naissance - Dates dentrée, de sortie, type de séjour - Besoin de la personne - Projet proposé - Projet réalisé -....

29 Dossier de lusager

30 Biens Usagers Intervenants - Nom, prénom, age … - Fonction, date dentrée, … -Temps et Répartition du temps de travail… - Partenaires - Activité - Exploitation Base Intervenants -Messagerie interne

31 Dossier Intervenant

32 Biens Intervenants Usagers Partenaires = carnet dadresse Nom, prénom, fonction … Adresse, téléphone, … Possibilité davoir une liste détaillée… Base Partenaires - Activité - Exploitation - Messagerie

33 Dossier Partenaire

34 Biens = matériel à réserver pour une activité donnée - référence, date dachat…. Usagers Intervenants Partenaires - Activité - Exploitation Base Biens - Messagerie

35 Dossier Biens

36 Biens Usagers Intervenants Partenaires -Exploitation -Activité = Possibilité de générer les plannings par lentrée souhaitée UNE SEULE SAISIE, TOUS LES AGENDAS sont renseignés Activité - Messagerie

37 AGENDA dun Intervenant

38 Biens Usagers Intervenants Partenaires -Activité -Exploitation = Possibilité de traiter toutes les informations présentes dans les différentes bases - sous forme de tableaux, graphes, camembert… - sous forme de listes ou de formulaires… Exploitation - Messagerie

39 Évolution de leffectif

40 Pyramide des âges au 31/12/2004

41 Origine des demandes 2004

42 Les orientations 2004

43 Analyse de lactivité

44 La requête renvoie une liste détaillée. A ce jour, il existe plus de 150 requêtes…

45 Un état prépare un document formaté

46 Biens Usagers Intervenants Partenaires -Activité -Exploitation = CE PAR QUOI IL FAUT COMMENCER POUR SAPPROPRIER LOUTIL Exploitation - Messagerie

47 POURQUOI & COMMENT LA FINALITE DU LOGICIEL -Une seule saisie (ce qui mest utile) -Une multitude de possibilités dexploitation LA DEMARCHE -Faire linventaire des taches répétitives et complexes -Impliquer toute léquipe dans la démarche pour amplifier les possibilités Le SIMS2AH ne peut être laffaire dune personne!

48 LES POSSIBILITES -Rendu compte dactivité, Rapport annuel, Indicateurs dactivité (Ind.11….) -Édition de publipostage: RDV, attestation de présence… -Facturation… -Échéancier, alertes, taches à planifier…. -Paiement des frais de déplacement des intervenants… -Listes en tout genre: effectif, calcul, sélection, tri… -Aide à la prise de décisions: programmation de réunions... -Statistiques: usager, intervenants… -Suivi des projets individuels… -….

49 Réussir limplantation du SIMS2AH CONCRETEMENT

50 6 étapes essentielles 1.Être convaincu (que le SIMS2AH est un +) 2.Suivre la formation n°1 3.Appliquer à la structure 4.Généraliser à toute léquipe 5.Communiquer et sentraider (forum…) 6.Approfondir (Formation n°2)

51 Être convaincu (enjeu de cette journée) Que le logiciel répond à mes besoins Que le directeur insuffle avec envie ce nouveau système

52 Pourquoi changer ? –Pour une meilleure communication et une maîtrise accrue des flux dinformation –Pour bénéficier dun outil plus performant, adapté à chaque structure –Pour bénéficier dune vue globale de la structure et assurer un meilleur suivi –Un choix stratégique pour anticiper les évolutions –Pour répondre aux exigences de notre environnement

53 Comment changer ? –Présenter le système aux dirigeants pour quils adhèrent au projet. Le SIMS2AH, c'est l'avenir. Tout le monde y va. –Identifier et définir les processus clés –Construire le plan de changement –Adapter l'organisation à loutil –Adapter loutil à l'organisation –Former un référent SIMS2AH par établissement

54 Changement de logiciel:

55 La conduite du changement + Re poussoir Poids mort STAR Virtuel - -+ crédibilité attractivité cartographie des populations PopNbrimpactsrisques matrice dimpact comportements organi- sation métier outil ContraintesLeviers Comment le projet est-il perçu ? Quelles sont les principales populations impactées? Comment ? Quels sont les changements majeurs générés sur chacune des populations ? Quels sont les facteurs d'accélération et/ou de ralentissement ?

56 Les convaincus (équipe projet, direction, tous ceux qui aiment le changement) Cibler son énergie sur les hommes Les ça ne marchera jamais types de personnes à entraîner dans le projet Injecter la juste énergie : Prendre en compte le passé (Ecouter les utilisateurs) Communiquer, informer Montrer concrètement les avantages du nouveau système Sortir de son univers : aller voir ailleurs ce que dautres ont fait Sappuyer sur les convaincus Prendre du temps avec certains Faire confiance … Les autres (80% au début du projet) … DES PRINCIPES QUI SERVIRONT TOUS LES AUTRES PROJETS DE LENTREPRISE - - -

57 RH Technique Organisation Définition et mise en œuvre de loutil Adaptation aux spécificités de lentreprise Individuelle : peur, limites, changements Collective : montée en compétence ; re-répartition des fonctions Système de reconnaissance Restructuration des processus Faire participer les utilisateurs à la construction de la nouvelle organisation Rendre visible le rôle et la place de chacun La réussite du projet passe obligatoirement par la prise en compte de ces 3 logiques COMMUNICATION GESTION DE PROJET Fun & transparence ! Structurée & structurante Les 3 logiques dun projet ERP

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66 À suivre…..

67 Un peu de TECHNIQUE 1.Bonne évaluation du besoin en équipement informatique 2.Installation faite suivant le cahier des charges (utilisation du réseau avec une sécurisation accrue) 3.

68 Améliorer la gestion des structures: –Automatisation des tâches –Améliorer lorganisation des structures et la performance des salariés: –Réduction des délais de traitement ou un meilleur échange d'information dans létablissement –Amélioration des processus –Accroissement de l'agilité de la structure : en faire plus avec moins (données qualifiées) –Rationalise lactivité et la performance individuelle –> une réduction des délais (fluidité de linformation) –> une réduction des coûts administratifs (meilleur suivi)

69 Comment faire pour améliorer la gestion des structures: –Stockage en un seul endroit des données utiles et qualifiées –Garantie de la qualité des informations –Partage d'informations au sein de létablissement –Système d'informations en temps réel comme support aux décisions –Garantie de la qualité d'exécution des processus supportés par le logiciel 1.Utilisation de linformation en temps réel 2. Traçabilité et garantie de cohérence des opérations –> une plus grande cohérence entre les fonctions au sein des structures : éviter les ruptures lors du passage dun système à lautre éviter les redondances (ressaisies, informations identiques mais exprimées sous des formes différentes…) 1. Traitements de la globalité des besoins des structures

70 Les résistances au changement (1) (couramment entendu lors des formations ) « Déshumanisation » : –Ne permet plus de soccuper des usagers –Laisse peu de place à linitiative de lemployé –Mode de fonctionnement toujours identique –Modification parfois radicale des processus de travail Ex règles APF pour le calcul des Km… Ex Tradition de loral, pas de lécrit… –Contraintes lourdes sur les données

71 Les résistances au changement (2) (couramment entendu lors des formations ) Technique : –Le produit ne répond pas à nos attentes –Coût dinvestissement élevé (financier et humain) Manque de matériel Peu de maîtrise de loutil informatique Besoin de beaucoup de formation –Risques liés à la migration des données et aux interfaces Les « peurs » –Risque de « flicage » –Perte de temps –Les éléments recueillis = bâtons pour se faire battre

72 Les MANQUES Version1 alors que la plupart des données existent -Sécurité -Sauvegarde sur poste local -Protection des données qui relèvent de la paie et du bilan social (module pour les comptables) -Édition des états préparatoires à la paie -Calcul du présenteisme des usagers, nbre repas… -Calcul du présenteisme des salariés -Suivi du plan de formation, calcul du DIF…

73 Les PERSPECTIVES Version2 demandes formulées à ce jour -Interface OUTLOOK (synchronisation PALM) -Facturation (IEM, Foyers) -Assistance à la conception de planning (IEM) -Lecteur carte vitale -Tableaux de bord

74 Fin

75 Les indicateurs concernent plusieurs types détablissements, mais ils ne concernent pas systématiquement toutes les catégories. Sont applicables à lensemble des établissements et services les indicateurs : 1 = répartition par age 2 = répartition par sexe 3 = Durée de prise en charge 5 = Indicateur de qualification professionnelle 6 = Indicateur vieillesse technicité 7 = Coût de structure 8 = Fonction dencadrement Sont applicables aux CAT, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. 4 = Nombre de travailleur handicapés 9 = Indicateur relatif à limmobilier Indicateurs par type de structure

76 caractéristiques cibléescaractéristiques cibléescaractéristiques cibléescaractéristiques ciblées Multiprise en charge Multiprise en charge SESSD CAMSP Répartition par tranche dageRépartition par tranche dageRépartition par tranche dageRépartition par tranche dage Répartition par sexeRépartition par sexeRépartition par sexeRépartition par sexe Situation familiale (CHRS) Situation familiale (CHRS) Situation familiale (CHRS) Situation familiale (CHRS) 1ère phase 1ère phase 1ère approche 1ère approche des besoins des besoins daccompagnement daccompagnement 2ème phase 2ème phase Rappel des indicateurs de population DGAS

77 Temps de présence Temps de présence de l usager de l usager Temps de présence effective Temps de présence effective des salariés des salariés REPARTITION HORAIRE REPARTITION HORAIRE PAR NATURE D INTERVENTION PAR NATURE D INTERVENTION Indicateurs d activité 2ème phase DGAS

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