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ÉTAT DE SITUATION DE LA LIVRAISON 2 DE SGR2 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES FORUM DES GESTIONNAIRES EN RESSOURCES MATÉRIELLES 12 octobre 2011.

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1 ÉTAT DE SITUATION DE LA LIVRAISON 2 DE SGR2 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES FORUM DES GESTIONNAIRES EN RESSOURCES MATÉRIELLES 12 octobre 2011

2 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources 2 Contenu de la présentation Objectif de la présentation Mise en contexte Portée du projet Planification du projet Structure du projet Annexes – Processus de la Livraison 2

3 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources 3 Objectif de la présentation La présentation a pour objectif dinformer sur : la portée et la planification de la Livraison 2 de SGR2 lorganisation et la gestion du projet

4 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources 4 Mise en contexte (1 de 2) Objectif de SAGIR SGR2 – Ressources humaines La modernisation des pratiques et des outils supportant la gestion des ressources humaines Bénéfices globaux Létablissement dun dossier unique pour chaque employé Lélimination de nombreux documents papier et de la saisie répétitive des mêmes données La simplification et lautomatisation de plusieurs processus

5 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources 5 Mise en contexte (2 de 2) La DGSAGIR, en concertation avec le SCT, a terminé les travaux danalyse de la Livraison 2 Un projet structuré et bien défini Cette analyse a été réalisée avec les préoccupations suivantes : Rencontrer les attentes des MO, ce qui sest traduit par lajout de fonctionnalités non prévues à lorigine Favoriser le remplacement de systèmes ministériels et déviter le développement de systèmes parallèles à SAGIR Élaborer une planification réaliste qui tient compte de lexpérience de la Livraison 1 et de la capacité des intervenants à suivre le rythme du projet Prévoir suffisamment de temps pour permettre aux MO de sapproprier les nouvelles façons de faire et investir en matière de gestion du changement

6 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources Portée du projet

7 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources 7 Portée du projet Bref retour sur la Livraison 1 Complétée en Novembre 2010 Dossier de lemployé Structures administratives Postes, emplois, effectifs Suivi masse salariale et des ETC Planification MO Libre-service RH Utilisateurs concernés Spécialisés/libre-service / Livraison 1 Un changement organisationnel majeur Modification des façons de faire Grande complexité du domaine des ressources humaines En période de consolidation Travaux réalisés en concertation avec le SCT et les MO Plan de stabilisation sous le thème « Mobiliser pour consolider » Les travaux en cours concernent notamment le volet « information de gestion RH »

8 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources 8 Gestion et calcul des banques de vacances et des congés de maladie pour le personnel à paie variable Détermination de la prochaine date davancement déchelon en fonction des absences pour le personnel régulier et occasionnel Contrôle des reports de vacances autorisés (règles des conventions collectives) Description détaillée des processus en annexe Portée du projet Fonctionnalités de la Livraison 2 Libre-service assiduité Permis dabsence Gains déclaratoires Horaires de travail Feuilles de temps Liste de rappel / appel Intégration « Mon Espace » Utilisateurs concernés Spécialisés/libre-service 500 / Livraison 2 En cours Autres fonctionnalités importantes pour notre clientèle

9 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources 9 Portée du projet Clientèle Clientèle de la Livraison 2 Même clientèle que SGR2 Livraison 1 Ministères, organismes et fonds assujettis à la Loi sur la fonction publique Personnel policier assujetti à la Loi sur la police

10 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources Planification du projet

11 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources 11 Planification du projet La planification du projet prend en considération les éléments suivants : Les leçons apprises de la Livraison 1 Lampleur du projet et son impact sur la paie Les deux seules périodes propices à limplantation : mai et octobre Les principales dates Début des travaux : août 2011 Fin de la réalisation de la solution : octobre 2012 Fin des essais : juin 2013 Travaux dimplantation : jusquen mai 2014

12 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources 12 Planification du projet Échéancier global Contexte : Plus de employés à former en peu de temps (3 mois)

13 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources Structure du projet

14 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources 14 Organisation et gestion du projet

15 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources 15 Rôles et responsabilités (1 de 2) Maître douvrage de la Livraison 2 : le SCT Il représente essentiellement les clients (MO), détermine la portée, participe aux différentes étapes de conception et dessais et approuve la solution finale. De façon plus détaillée : Pilotage des besoins des clientèles Justification des demandes de changement Révision de certains biens livrables Participation à la réalisation des essais dacceptation Approbation de la solution et des livrables daffaires Participation au soutien en transformation organisationnelle (TO) dans les MO

16 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources 16 Rôles et responsabilités (2 de 2) Le maître doeuvre de la Livraison 2 : la DGSAGIR Il assure la réalisation et limplantation de la solution en clientèle et soutient le maître douvrage dans lexécution de ses travaux ainsi que les MO lors de limplantation. De façon plus détaillée : Définition, réalisation, implantation et soutien des MO à lusage de la solution Soutien la TO et limplantation au sein des MO Information et formation des utilisateurs

17 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources 17

18 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources Établir le cadre de gestion du MO (Liv. 2) Lenregistrement du plan de délégation RH en vue dadapter le cheminement dapprobation en libre-service en fonction du niveau dapprobation requis pour chaque type de traitement en ressources humaines Effectuer les changements de salaire et les avancements d'échelon (Liv. 1-2) Lautomatisation du calcul de la prochaine date d'avancement d'échelon Enregistrer les absences (Liv. 2) La saisie de toutes les absences dans SAGIR, la génération automatique des H920, H800 et des H910 pour toutes les corrections aux banques sauf pour celles résultant d'un changement à l'horaire de travail. Le calcul du service pour lattribution des banques de vacances et de congés de maladie pour le personnel à paie variable. Annexes Processus de la Livraison 2 (1 de 4)

19 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources Mettre à jour les éléments de lemployé (Liv. 2) Laccessibilité aux panoramas de saisie déléments dans le dossier dun employé Attribuer les éléments en lot (Liv. 2) Lajout doutils de saisie massive supportant la mise à jour des éléments aux dossiers de plusieurs employés Déclarer du temps et des gains (Liv. 2) La saisie de toutes les feuilles de temps pour le personnel à paie variable, la génération automatique des H760, des H620 (sauf les primes répétitives, rétro) et des H010 pour les annulations de transactions de feuille de temps seulement Traiter la fin du stage probatoire (Liv. 2) La transmission de rappels automatisés au gestionnaire lorsque la date de fin du stage probatoire arrive à échéance; Lenregistrement du résultat du stage et lutilisation dun rapport pour suivre la production de lévaluation écrite. Annexes Processus de la Livraison 2 (2 de 4)

20 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources Créer et mettre à jour le dossier des personnes (Liv. 1-2) La modification des panoramas de saisie des horaires de travail et les événements prospectifs pour le calcul prévisionnel des ETC; Lajustement des WEB ADI et des rapports Liv. 1 impactés Modifier ou consulter son dossier personnel par libre-service (Liv. 1-2) Lajout de panoramas en consultation avec possibilité dimpression (Remplace Mon espace) Ex. : Historique dabsences (données saisies après implantation), bulletin de paie, soldes des banques, assurances, primes. Lajout des fonctionnalités supportant la saisie et lapprobation des demandes de report de vacances et dheures supplémentaires compensées en libre-service en lien avec les conditions de travail Traiter les départs en mutation et les fins demploi (Liv. 1-2) Lajout davis au responsable de la rémunération pour linformer de léventuel départ dun employé Attribuer les règles de gestion du temps à lemployé (Liv. 2) La création et le décloisonnement dhoraires de travail uniques dans SAGIR et transfert à SAGIP. Annexes Processus de la Livraison 2 (3 de 4)

21 SAGIR : Solutions daffaires en gestion intégrée des ressources Gérer les listes de rappel/appel (Liv. 2) La saisie des données requises à la production des listes de rappel/appel dans SAGIR; Lautomatisation de lattribution des rangs lors d'un ajout et d'une radiation; La production des listes avec paramètres variables, ainsi que des lettres d'embauche et de radiation Produire les rapports de gestion (Liv. 1 et 2) Lajout des paramètres reliés aux absences, feuilles de temps et gains déclaratoires dans le rapport «Caractéristiques de main-dœuvre» Exporter les données de SAGIR (Liv. 1 et 2) Le développement dinterfaces pour exporter les données sur les absences, les feuilles de temps et les gains déclaratoires. Lajout d'un rapport permettant à chaque intervenant d'identifier les rejets le concernant et de procéder aux correctifs nécessaires Importer les données de SAGIP (Liv. 1 et 2) Le développement dinterfaces pour remplacer Mon Espace et importer les soldes des banques de SAGIP; Le retrait de linterface permettant dimporter les horaires de travail de SAGIP Importer les données des systèmes de mission (Liv. 1 et 2) Le développement dinterfaces pour importer les données sur les absences, les feuilles de temps et les gains déclaratoires. Annexes Processus de la Livraison 2 (4 de 4)


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