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111 D. MISE EN OEUVRE DU PROJET (suite) Mission de supervision.

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1 111 D. MISE EN OEUVRE DU PROJET (suite) Mission de supervision

2 112 Planification annuelle de la supervision par le CPM 1.CPM: Revoit ses projets et leurs besoins en supervision dans le contexte du Cadre des résultats du COSOP; 2.Revue annuelle du portefeuille du FIDA: Met en exergue les questions majeures de supervision pour chaque projet mis en œuvre dans le pays; 3.Quantifier et réunir le temps et les ressources nécessaires à la supervision des projets, dans son ensemble; 4.Compétences minimum requises: techniques et financières. Quelques consultants peuvent faire preuve sur les 2 (ex: anciens directeurs de projets). Les besoins en autres compétences changent au fil du temps. Mise en œuvre : La mission de supervision Organisation de la supervision

3 113 La mission de supervision: Nest pas un exercice de police Est une visite périodique de projet pour: Sassurer que le projet est mis en œuvre avec efficacité et efficience, et produit un IMPACT; Sassurer que les objectifs du projet sont atteints (et sils sont toujours valides) Identifier ensemble les problèmes et décider ensemble des mesures correctives/ajustements; Appui à la mise en œuvre: former et renforcer les capacités du personnel du projet. Mise en œuvre : La mission de supervision Objectifs

4 114 Le Comité de gestion du programme-pays (CPMT), le CPM et les partenaires du projet (institutions nationales concernées, UCP, opérateurs partenaires, groupes cibles) dans la revue/examen de lexécution du projet et dans la formulation des ajustements Importance de lécoute et de lattention portée à la sensibilité culturelle Mise en œuvre : La mission de supervision Qui est impliqué?

5 115 SE PREPARER A LAVANCE! 50% effectué avant de se rendre sur le terrain. Deux missions de supervision par année Planifier les missions avant le début de lannée: Composition de la mission liée aux volets & problèmes du projet; Dirigeant de la mission, types de personnalité et équipes; Coordination/collaboration avec les autres partenaires financiers, le ministère des finances; Programme & calendrier de la mission, consultants et le projet. Préparer les TDR prenant en compte les volets à superviser et les problèmes à résoudre; Mise en œuvre : La mission de supervision Avant la mission: le rôle du CPM (1)

6 116 Préparation logistique - transmission TDR et recrutement des consultants + envoi des documents clés aux consultants - demande dagenda au projet - confirmation des dates de la mission - logistique de terrain - notification des institutions clé/tutelle, du projet, du PNUD. Préparation du dossier de mission: TDRs, documents clés, état des décaissements et informations actualisées préparées par le projet en vue de la mission Planification Préparation technique Agenda Arrivée-Briefing Visite de terrain Réunions techniques Revue administrative et financière Debriefing & Feedback Aide Mémoire, PSR Rapport de supervision Lettre de gestion Mise en œuvre : La mission de supervision Avant la mission: le rôle du CPM (2) Plan de préparation

7 117 Préparer et envoyer au CPM, au moins une semaine avant larrivée de la mission, les informations suivantes: PTBA (avec tableau extrants physiques & indicateurs impact) et PPM actualisé; Rapports sur les activités et les résultats par composante; Etat de mise en œuvre des recommandations précédentes; Tableau des dispositions de lAF nécessitant une action; Agenda provisoire de la mission (séances de travail au projet, rencontres avec les Ministères et partenaires impliqués dans la mise en œuvre, visites de terrain, logistique de terrain) Tableau des décaissements (compo, catégories et financiers); Mise en œuvre : La mission de supervision Le rôle du projet (1): avant la mission

8 118 Préparer et envoyer au CPM, au moins une semaine avant larrivée de la mission, les informations suivantes: Remboursement dans le CS ou compte désigné; Etat de conformité aux recommandations de laudit; Première ébauche des annexes du rapport de supervision; Autre documentation pertinente pour la mission à venir. LUCP et ses opérateurs partenaires préparent une présentation PPT succincte sur létat davancement du projet par composante, les difficultés rencontrées et les aspects demandant une attention particulière. Les présentations sont discutées dès larrivée de la mission. Mise en œuvre : La mission de supervision Le rôle du projet (2): avant la mission (suite)

9 119 Le CPM demande au projet une ébauche de programme de mission, planifiée autour de 3 activités: Revue technique; Revue administrative, financière et de gestion; Revue de passation des marchés. Programme indicatif 1. Briefing en capitale et visites Ministères1 jour 2. Visites sur le terrain (selon projet)4 – 6 jours 3. Réunions techniques 2 jours 4. Préparation de lAide-mémoire2 jours 5. Débriefing auprès des institutions clés 1 jour 6. Finalisation de la rédaction, sur le terrain2-4 jours TOTAL:12-14 jours Mise en œuvre : La mission de supervision Avant la mission: le rôle du CPM (3): Agenda de terrain

10 120 Le CPM participe à la mission et coordonne, en étroite coopération avec le directeur /coordonateur du projet: Le travail de léquipe de la mission; Les rencontres avec le gouvernement, le projet, les opérateurs, les groupes cibles; La préparation de laide-mémoire et du rapport de supervision. Aide à résoudre les problèmes techniques et du personnel. Mise en œuvre : La mission de supervision Sur le terrain : le rôle du CPM

11 121 Le projet facilite le bon déroulement de la mission et y participe pleinement (au siège du projet comme lors des visites de terrain): Organisation de la logistique de terrain (accommodation, véhicules, visas pour léquipe de supervision, etc.); Prises de rendez-vous avec le gouvernement, les opérateurs, les groupes cibles (et prévision de la traduction sur le terrain); Appui au travail de léquipe de supervision (transmission dinformations, appui à la rédaction de laide mémoire, etc.). Mise en œuvre : La mission de supervision Sur le terrain : le rôle du projet

12 122 Suggestion de format et de contenu: (1/4 ou ½ an) (Mettre laccent sur ce qui est positif!) 1.Objectif et description du projet 2.Résumé de la situation 3.Rapport détaillé a.Lévolution du projet; b.Sources et utilisation des fonds; c.Rapprochement du CS; d.Suivi des outputs; e.Passation des Marchés. Mise en œuvre : La mission de supervision Suivi de lexécution et reporting (A envoyer AVANT la mission de supervision)

13 123 Discussions sur les questions importantes et la présentation PPT préparée par le projet Répartition des volets & revue responsabilités des consultants; Revue/révision du programme provisoire (travaux, visites, etc.) Etat dexécution des activités & résultats au regard du PTBA; Date de la restitution aux institutions clés. Briefing auprès des institutions clés (y compris le ministère de léconomie et du plan) et des cofinanciers du projet. Aspects sécuritaires, notamment pour les déplacements. Mise en œuvre : La mission de supervision Arrivée de la mission et briefing dans la capitale du pays

14 124 Objectif: Revue des forces, faiblesses, améliorations requises: A la stratégie générale du projet et ses objectifs A létat dexécution des activités, des résultats et de lIMPACT. Procédures et programmation: Visites: sites à problème & sites à résultats positifs; Réunions: population, agents techniques & opérateurs; Comparer les conclusions des rapports dactivités avec la situation sur le terrain; Encourager les échanges interactifs sur limpact, les contraintes et les solutions; Encourager les bénéficiaires à parler: Eviter que le projet ou les opérateurs ne parlent à la place des bénéficiaires. Mise en œuvre : La mission de supervision Visites sur le terrain

15 125 Réunion individuelle avec le projet et les opérateurs partenaires, avec prise en compte les leçons tirées des visites sur le terrain; Identifier & documenter les extrants et les faiblesses de chaque volet; Proposer ensemble des améliorations & un calendrier de mise en œuvre des recommandations; Chaque consultant prépare des paragraphes synthétiques et une annexe technique pour lAM. Le chef de mission consolide lAM. Mise en œuvre : La mission de supervision Réunions techniques

16 126 Revue de la structure organisationnelle et du système de gestion (mise en œuvre, Problèmes et difficultés) Manuel de procédures administratives financières et comptables, Manuel de gestion des fonds de développement à la base/manuel des opérations du projet Système dinformation de gestion financière et comptable Gestion décentralisée du projet, le cas échéant; Organisation et adéquation des moyens Planification Préparation technique Agenda Arrivée-Briefing Visite de terrain Réunions techniques Revue administrative etfinancière Debriefing & Feedback Aide Mémoire, PSR Rapport de supervision Lettre de gestion Mise en œuvre : La mission de supervision Revue administrative, financière & comptable (1)

17 127 Gestion administrative : Revue du processus de passation des marchés et de contractualisation Revue à posteriori de passation des marchés Revue du PPM, des fiches de suivi des contrats, du registre des contrats (tous éléments devant accompagner le contrat) Revue des tableaux de contrôle de lexécution physique et financière des contrats Gestion des actifs immobilisés: Inventaire des actifs immobilisés (inventaire de clôture au 31/12 est un élément du bilan), codification & étiquetage; Listes dinventaires par bureau/local; Contrôle des véhicules: carnet de bord, carburant, etc. Assurance des actifs: véhicules et locaux. Mise en œuvre : La mission de supervision Revue administrative, financière & comptable (2)

18 128 Gestion du personnel: Effectif du personnel; Mouvement de personnel: démissions, licenciements; Grille des salaires; Assurance médicale du personnel; Frais de mission; Evaluation annuelle du personnel; Renforcement des capacités & formations. Gestion du budget: Revue de lexécution du PTBA en cours; Revue de lexécution consolidée des PTBA; Appréciation du taux dexécution moyen par rapport à lindicateur de performance dexécution du PTBA Mise en œuvre : La mission de supervision Revue administrative, financière & comptable (3)

19 129 Gestion financière pour revoir: Performance de la mobilisation des fonds (registre des DRF/DPD) Performance financière par bailleur et composante Décaissement des fonds du don (Tableau 3C, DTS) Reconstitution du CS ou désigné et revue des ECD; Etat des fonds de contrepartie & contribution des bénéficiaires. Mise en œuvre des fonds de développement à la base Gestion comptable: Pratique comptable régulière: revue états synthétiques mensuels; Revue du fonctionnement du compte spécial et des états de rapprochement bancaires; Analyse des comptes; Tenue des documents comptables et classement; Calendrier de clôture annuelle des comptes, élaboration de laudit. Revue de conformité avec lAF Mise en œuvre : La mission de supervision Revue administrative, financière & comptable (3)

20 130 Suivi du rapport daudit lors des missions de supervision: Vérifier la qualité du système comptable et des contrôles internes; Vérifier ponctuellement de la documentation relative aux états certifiés de dépenses (ECD); Vérifier la passation des marchés qui ne sont pas soumis à priori à une revue/examen; Vérifier le respect des recommandations de laudit. Mise en œuvre : La mission de supervision Audit

21 131 Cest sur le terrain quil faut investir, Cest là où se trouve la meilleure information. Les rapports et les chiffres ne peuvent pas tout dire Des faiblesses du projet et de ses réussites. Lors de la visite sur le terrain, vous serez amené Là où il y a le succès, mais ……. Sassurer de voir aussi là où il na pas du progrès... Et sils veulent vous amener à visiter 100 sites du projet….. Soyez fort …… Et réduisez le nombre à cinq! Mise en œuvre : La mission de supervision Inspiration

22 132 Conclusion de la mission avec léquipe de supervision pour: Partager lévaluation globale de la mise en œuvre du projet; Procéder à la revue des résultats et des contraintes ainsi que les améliorations requises pour chaque volet; Vérifier la pertinence globale des recommandations. Le chef de la mission intègre les contributions individuelles à laide-mémoire et au rapport de supervision; Revue détaillée de laide-mémoire du projet avec la direction/les experts techniques du projet pour des clarifications ou commentaires, et des amendements au besoin. Feedback auprès des institutions clés: ministère des finances, ministères techniques, co-financiers, équipe du projet, opérateurs clés. Mise en œuvre : La mission de supervision Debriefing et feedback

23 133 Synthétise les résultats de la mission – base pour les discussions de fin de mission; Examine en détail les questions pour lesquelles un accord a été trouvé ou doit lêtre; Doit être donner avec suffisamment de temps afin que lautre partie puisse le lire avant la restitution, et obtenir après leurs réactions; Destinataires: les ministères clés, le personnel du projet, les partenaires, la direction du FIDA; Contenu: Texte principal succinct et précis: Donne un aperçu de létat des actions convenues, des priorités et des recommandations. Planification Préparation technique Agenda Arrivée-Briefing Visite de terrain Réunions techniques Revue administrative etfinancière Debriefing & Feedback Aide Mémoire, PSR Rapport de supervision Lettre de gestion Mise en œuvre : La mission de supervision Aide Mémoire (format standardisé)

24 134 LAide Mémoire et ses annexes constituent le rapport de supervision. Le format est également standardisé. LAide mémoire (9-12 pages) A.Introduction B.Evaluation générale de la mise en œuvre C.Extrants et résultats D.Evolution de la mise en œuvre du projet E.Aspects fiduciaires F.Durabilité G.Autres H.Conclusion Rester succinct & précis pour que lAide- mémoire soit lu et que la restitution soit sur une discussion de fond Mise en œuvre : La mission de supervision Le rapport de supervision (format standardisé) (1)

25 135 Les appendices et annexes: synthèse de létat et les caractéristiques du projet 1.Synthèse de létat et les caractéristiques du projet 2.Synthèse des actions à mener et des calendriers convenus; 3.Performance financière par bailleur, catégorie et composante; 4.Respect des conventions et de lAF; 5.Évolution physique au regard du PTBA, surtout indicateurs SYGRI 6.Cadre logique mis à jour (évolution par rapport aux cibles) 7.Gestion des savoirs: apprentissage et innovation Annexe I : Rapport technique Annexe II : Complémentaires, demandées par la mission La Lettre de la Direction: Envoyée aux autorités par le Directeur de la Division. Synthétise les principales actions à prendre. Mise en œuvre : La mission de supervision Le rapport de supervision (format standardisé) (2)

26 136 Recommandation pour atténuer le stress : Rester sur le terrain pendant un jour ou deux pour finaliser la rédaction de la totalité du rapport. Finaliser le rapport de supervision de la mission en respectant le format du FIDA (diapo précédente); Préparer la lettre de recommandations (2 pages); Résumer létat dexécution et limpact du programme Mettre laccent sur les principales contraintes et les recommandations du FIDA/de la mission. 1 à 2 semaines après le retour de la mission (au maximum): envoyer la lettre au Ministre et le rapport de la mission aux institutions clés avec copie au bénéficiaire du prêt/don, au PNUD, au projet et autres. Mise en œuvre : La mission de supervision Finalisation de la mission


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