La conduite d’une réunion

Présentation au sujet: "La conduite d’une réunion"— Transcription de la présentation:

1 La conduite d’une réunion
Pour qu’une réunion soit efficiente, il faut: La préparer : Se Préciser les Objectifs et les résultats attendus L’organiser dans l’espace et le temps, dans sa forme, dans son animation et sa conduite L’organiser: Aménager l’espace Prévoir et vérifier les matériels nécessaires y compris de prise de notes et d’écriture La débuter : A l’heure Assurer la présentation de tous les participants Annoncer l’ordre du jour et le « timing »

2 L’animation: La présentation des participants une minute par personne
Rappel de l’objet et du résultat attendu Présenter son déroulement, l’ordre du jour, préciser les ponts qui nécessitent une décision, le minutage, et organiser la prise de notes Lancer la première question à l’ordre du jour et donner une minute à chaque participant pour exprimer son point de vue Si un nouveau sujet est abordé, proposer de le traiter lors d’une autre réunion Organiser, ensuite la prise de parole

3 Animer la réunion d’une façon coopérative:
- Observer ce qui se passe dans le groupe, et repérer les accords ou désaccords dans les attitudes des participants: les re-solliciter - Faire un point de situation sur les avancées de la réunion (moyen de se vérifier) Veiller à une bonne prise de notes Ne jamais rester sur une ambigüité: les choses doivent être claires à la fin de la réunion Un désaccord entre les participants doit être tranché La menée doit être garante du respect de tous les participants

4 L’animateur doit pouvoir gérer la dynamique et l’ambiance de la réunion, si nécessaire dédramatiser, ou blaguer, ou … ou … Relancer à partir de synthèses partielles Veiller à respecter le minutage prévu Savoir terminer la réunion, dans les temps, sur une bonne note, rappeler les résultats atteints, et les suites à donner. Remercier les participants Prévoir un temps convivial à la fin de l a réunion

5 Le taiseux ne dit quasiment jamais rien. Il est
silencieux et adopte une attitude attentiste. Il ne prend pas réellement part à la discussion et n'apporte aucune contribution au contenu. En fait, on ne sait jamais ce qu’il pense. Conseil Essayez d'impliquer le "taiseux" dans la discussion. Montrez-lui que son avis a de l'importance et peut influer sur la prise de décision. Donnez-lui l’opportunité d’exprimer son opinion.

6 Type 2 : L'enquiquineur L'enquiquineur se lamente continuellement. Il a toujours une dernière question qui souvent empêche la réunion de se poursuivre efficacement. Il sème le trouble et ne cherche pas à adopter un esprit constructif. Il veut tout savoir en détail et cherche des raisons ou des causes subséquentes avec une approche négative.   Conseil Communiquez le fait qu'une attitude critique est appréciée mais si celle-ci est adoptée avec un esprit positif et orienté vers la recherche de solution.

7 L'arrogant sait toujours tout mieux que les autres. Il a déjà tout vu et tout connu et connaît les résultats à l'avance. Il s'oppose à toute proposition constructive et veut toujours avoir le dernier mot. Conseil : Soulignez l'importance d'avoir des avis différents. Dites-lui que son comportement est inefficace et mine toute créativité.

8 Le moulin à paroles parle sans arrêt. On n'en voit pas la fin. Son flux incessant de paroles rend quasiment impossible d'obtenir un bon résumé.  Conseil Spécifiez clairement qu'en raison de son attitude harassante, les autres n'ont pas la possibilité de donner leur avis.

9 Le négativiste trouve à chaque solution un
nouveau problème. Les mots "oui, mais" sont figés sur ses lèvres. Conseil Invitez le négativiste à un entretien personnel. Essayez de comprendre pourquoi il réagit toujours aussi négativement. Demandez-lui expressément d'apporter dorénavant des solutions s'il n'est pas d'accord avec quelque chose. Expliquez-lui qu'une attitude positive permet d'établir une bonne ambiance et encourage la concertation. Complimentez-le quand il le fait bien.