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05 décembre 2013automatisation CHBS1 C. Le Grognec, A. Levron Pharmaciens.

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1 05 décembre 2013automatisation CHBS1 C. Le Grognec, A. Levron Pharmaciens

2 automatisation CHBS2 Plan Le projet du Centre Hospitalier Bretagne Sud (CHBS) et l’acquisition de l’automate L’implantation de l’automate Bilan initial et conclusion 14 novembre 2013

3 automatisation CHBS3 Présentation du CHBS 1062 lits d'hospitalisation complète et 103 places Informatisation de la prescription : Génois MCO : + de 80% SSR, USLD, EHPAD : 100% 14 novembre 2013

4 automatisation CHBS4 Historique de la dispensation nominative  USLD : 85 lits en Dispensation Hebdomadaire Surconditionnement manuel unitaire  EHPAD : 48 lits de la maison de retraite dispensation mensuelle 14 novembre 2013

5 automatisation CHBS5  Evaluation satisfaisante à plusieurs niveaux : Gain de temps pour les IDE des USLD estimé à 2h/j/service, Satisfaction quant à la qualité du service proposé, Réduction vraisemblable des erreurs Extension de la DN demandée par le chef de pôle et les équipes soignantes Organisation contraignante et chronophage Problématique du déploiement de la DN (matériel, organisationnel et humains) Historique de la dispensation nominative 14 novembre 2013

6 automatisation CHBS6 Conception du projet et validation institutionnelle 14 novembre 2013

7 automatisation CHBS7 Conception du projet et validation institutionnelle 14 novembre 2013

8 automatisation CHBS8 Conception du projet et validation institutionnelle Consommation des médicaments en MCO 14 novembre 2013

9 automatisation CHBS9 Conception du projet et validation institutionnelle 14 novembre 2013

10 automatisation CHBS10 Conception du projet et validation institutionnelle Chronologie du projet Fév 2010: présentation à la direction du projet: avis favorable Nov 2010: présentation en COMEDIMS: impact financier à retravailler Janv 2011: présentation en directoire: validation Fév 2011: lancement de l’AO ouvert Juin 2011: AO infructueux 14 novembre 2013

11 automatisation CHBS11 Conception du projet et validation institutionnelle Chronologie du projet Juillet 2011: lancement procédure d’achat par marché négocié Déc 2011: comité de choix: présentation des différentes offres: négociations financières à reprendre et compléments d’information à obtenir Fin Janv 2012: comité de choix; validation achat Eco-dex 14 novembre 2013

12 automatisation CHBS12 L’appel d’offre ouvert - Infructueux car les offres ont été jugées inacceptables du point de vue financier - Hypothèse : consommations initialement surestimées  Marché négocié a été relancé dans la foulée Marché à tranches : une tranche ferme et une tranche conditionnelle  Tranche ferme : fourniture et installation d’un automate de dispensation nominative pour 460 lits (SSR, USLD, EHPAD) ;  Tranche conditionnelle : fourniture et installation d’un automate de dispensation nominative pour les 600 lits de MCO et les 150 places de l’UCSA  Quatre industriels ont répondu à la procédure : Sinteco, Swisslog, France Hôpital, Eco-Dex L’acquisition de l’automate 14 novembre 2013

13 automatisation CHBS13 L’acquisition de l’automate Elaboration des critères de choix 4 critères généraux : - Fonctionnel - Technique - Assistance - Coût - Permettre une comparaison des offres - Choix le plus objectif possible - Eviter un recours administratif divisés en différents paramètres, chacun avec un système de cotation, pour permettre de comparer les réponses des industriels au cahier des charges. Poids différents selon l’importance que l’on veut donner au critère 14 novembre 2013

14 automatisation CHBS14 Evaluation des offres : Permettent tous le découpage de tous les types de blisters MAIS : automatisation de l’ensemble des tâches du processus (découpage, suremballage, stockage et dispensation) plus aboutie pour Eco-Dex : meilleure note pour l’automatisation de l’ensemble des tâches Sinteco, Swisslog et France Hôpital : étapes intermédiaires avec nécessité d’intervention humaine. Exemple : après la découpe des blisters en unités galéniques individualisés, ils sont stockés dans des boites (qui contiennent donc un « vrac » de blisters découpés). Ces boites serviront ensuite à alimenter le module de suremballage des médicaments mais ce transfert n’est pas automatisé. L’acquisition de l’automate 14 novembre 2013

15 automatisation CHBS15 Conclusion Choix de l’automate d’Eco-Dex : facilité de compréhension du fonctionnement et la convivialité du système à son avantage. automate monobloc de conception moderne dont la compréhension est plus facile. automate innovant avec une réelle valeur ajoutée autour de la recherche et développement : la partie découpe des blisters est optimisée par rapport aux systèmes existants sur le marché. 14 novembre 2013

16 automatisation CHBS1614 novembre 2013

17 automatisation CHBS17 Installation de l’automate Où ? Dans les locaux de la PUI du nouvel hôpital du Scorff Quand ? Installation fin mars 2013 Comment ? Différentes étapes successives : montage, câblage, paramétrage, tests Qui ? Automaticien, roboticien, informaticien PPH, Pharmaciens, service informatique du CHBS 14 novembre 2013

18 automatisation CHBS18 L’ACCED : Automate de Coupe, Cueillette Et de Dispensation Module d’introduction des blisters Stockeur rotatif pour les produits à faible rotation. (Non fonctionnel pour l’instant) Module d’introduction et de sortie des plateaux- piluliers Accès à l’ECI (Ensacheuse de Conditionnement Unitaire) pour le conditionnement unitaire des formes galéniques variées non présentées en blisters rigides (sachets, vracs) Zone d’accès au module de stockage 14 novembre 2013

19 automatisation CHBS19 Montée en charge Services pilotes : services de soins « chroniques » Bénéficiant déjà de la DN : pas de formation supplémentaire dans les services Initialement 460 lits étalés sur 12 semaines…. ….Anticiper les ponts de mai 1ere dispensation partielle le 19/4/13 pour 45 lits Prévoir un complément manuel pour les médicaments qui ne sont pas encore stockés dans l’automate A l’heure actuelle : 200 lits en DN automatisée partielle (uniquement formes orales sèches) 14 novembre 2013

20 automatisation CHBS20 14 novembre 2013

21 automatisation CHBS21 Bilan Changement de marchés : Changer le produit dans les logiciels de gestion et de prescription Paramétrage de la découpe du blister Changer le visuel du produit 1 code produit -> 2 codes CIP Lors des choix: Mettre en balance les coûts du changement par rapport au gain théorique escompté Déconditionnement des médicaments vracs : 1 mois de péremption 05 décembre 2013

22 automatisation CHBS22 Bilan Volumes de retours générés: jusqu’à 95% de retours sur certaines spécialités Seresta, Lopéramide, Dompéridone Travailler avec les prescripteurs sur les protocoles IDE et les prescriptions « si besoin »: Constipation Diarrhées Epilepsie Douleurs etc… 05 décembre 2013

23 automatisation CHBS23 Bilan Nécessaire coopération: avec l’industriel : résoudre problèmes techniques rencontrés (interfaçage, mécanique) et travailler sur les évolutions proposées avec les services de soins : visite à la pharmacie, validation commune de la présentation en plateau Savoir être réactif, prévoir un fonctionnement en mode dégradé 05 décembre 2013

24 automatisation CHBS24 Conclusion Du positif : Dialogue avec le fabricant Une équipe très impliquée à la pharmacie Progression du déploiement Mais Blocages aléatoires et encore trop fréquents Difficile de faire comprendre nos contraintes aux services Relative « impuissance » face aux blocages 05 décembre 2013

25 automatisation CHBS25 Conclusion Apport du projet : Négociation avec les instances (COMEDIMS, directoire) management d’une équipe, gestion au long terme Travail en amont avant l’installation de l’automate Manque de recul actuel sur la performance de cet automate 05 décembre 2013

26 automatisation CHBS26 Conclusion Automatisation = moyen pour sécuriser le circuit du médicament Attention aux erreurs par défaut de contrôle dues à une confiance excessive dans le système Intérêt de la démarche de gestion des risques 05 décembre 2013

27 automatisation CHBS27 05 décembre 2013


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