CONCEPTION DU PROJET ET ACQUISITION DE L’AUTOMATE

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1 CONCEPTION DU PROJET ET ACQUISITION DE L’AUTOMATE
C. Le Grognec, A. Levron Pharmaciens 05 décembre 2013 automatisation CHBS

2 Plan Le projet du Centre Hospitalier Bretagne Sud (CHBS) et l’acquisition de l’automate L’implantation de l’automate Bilan initial et conclusion 14 novembre 2013 automatisation CHBS

3 Présentation du CHBS 1062 lits d'hospitalisation complète et 103 places Informatisation de la prescription : Génois MCO : + de 80% SSR, USLD, EHPAD : 100% 14 novembre 2013 automatisation CHBS

4 Historique de la dispensation nominative
USLD : 85 lits en Dispensation Hebdomadaire Surconditionnement manuel unitaire EHPAD : 48 lits de la maison de retraite dispensation mensuelle 14 novembre 2013 automatisation CHBS

5 Historique de la dispensation nominative
Evaluation satisfaisante à plusieurs niveaux : Gain de temps pour les IDE des USLD estimé à 2h/j/service, Satisfaction quant à la qualité du service proposé, Réduction vraisemblable des erreurs Extension de la DN demandée par le chef de pôle et les équipes soignantes Organisation contraignante et chronophage Problématique du déploiement de la DN (matériel, organisationnel et humains) 14 novembre 2013 automatisation CHBS 5

6 Conception du projet et validation institutionnelle
14 novembre 2013 automatisation CHBS

7 Conception du projet et validation institutionnelle
14 novembre 2013 automatisation CHBS

8 Conception du projet et validation institutionnelle
Consommation des médicaments en MCO 14 novembre 2013 automatisation CHBS

9 Conception du projet et validation institutionnelle
14 novembre 2013 automatisation CHBS

10 Conception du projet et validation institutionnelle
Chronologie du projet Fév 2010: présentation à la direction du projet: avis favorable Nov 2010: présentation en COMEDIMS: impact financier à retravailler Janv 2011: présentation en directoire: validation Fév 2011: lancement de l’AO ouvert Juin 2011: AO infructueux 14 novembre 2013 automatisation CHBS

11 Conception du projet et validation institutionnelle
Chronologie du projet Juillet 2011: lancement procédure d’achat par marché négocié Déc 2011: comité de choix: présentation des différentes offres: négociations financières à reprendre et compléments d’information à obtenir Fin Janv 2012: comité de choix; validation achat Eco-dex 14 novembre 2013 automatisation CHBS

12 L’acquisition de l’automate
L’appel d’offre ouvert Infructueux car les offres ont été jugées inacceptables du point de vue financier Hypothèse : consommations initialement surestimées Marché négocié a été relancé dans la foulée Marché à tranches : une tranche ferme et une tranche conditionnelle Tranche ferme : fourniture et installation d’un automate de dispensation nominative pour 460 lits (SSR, USLD, EHPAD) ; Tranche conditionnelle : fourniture et installation d’un automate de dispensation nominative pour les 600 lits de MCO et les 150 places de l’UCSA Quatre industriels ont répondu à la procédure : Sinteco, Swisslog, France Hôpital, Eco-Dex 14 novembre 2013 automatisation CHBS

13 L’acquisition de l’automate
Elaboration des critères de choix 4 critères généraux : Fonctionnel Technique Assistance Coût Permettre une comparaison des offres Choix le plus objectif possible Eviter un recours administratif divisés en différents paramètres, chacun avec un système de cotation, pour permettre de comparer les réponses des industriels au cahier des charges. Poids différents selon l’importance que l’on veut donner au critère 14 novembre 2013 automatisation CHBS

14 L’acquisition de l’automate
Evaluation des offres : Permettent tous le découpage de tous les types de blisters MAIS : automatisation de l’ensemble des tâches du processus (découpage, suremballage, stockage et dispensation) plus aboutie pour Eco-Dex : meilleure note pour l’automatisation de l’ensemble des tâches Sinteco, Swisslog et France Hôpital : étapes intermédiaires avec nécessité d’intervention humaine. Exemple : après la découpe des blisters en unités galéniques individualisés, ils sont stockés dans des boites (qui contiennent donc un « vrac » de blisters découpés). Ces boites serviront ensuite à alimenter le module de suremballage des médicaments mais ce transfert n’est pas automatisé. 14 novembre 2013 automatisation CHBS

15 Conclusion Choix de l’automate d’Eco-Dex :
facilité de compréhension du fonctionnement et la convivialité du système à son avantage. automate monobloc de conception moderne dont la compréhension est plus facile. automate innovant avec une réelle valeur ajoutée autour de la recherche et développement : la partie découpe des blisters est optimisée par rapport aux systèmes existants sur le marché. 14 novembre 2013 automatisation CHBS

16 IMPLANTATION DE L’AUTOMATE
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17 Installation de l’automate
Dans les locaux de la PUI du nouvel hôpital du Scorff Quand ? Installation fin mars 2013 Comment ? Différentes étapes successives : montage, câblage, paramétrage, tests Qui ? Automaticien, roboticien, informaticien PPH, Pharmaciens, service informatique du CHBS 14 novembre 2013 automatisation CHBS

18 L’ACCED : Automate de Coupe, Cueillette Et de Dispensation
Module d’introduction et de sortie des plateaux-piluliers Module d’introduction des blisters Zone d’accès au module de stockage Accès à l’ECI (Ensacheuse de Conditionnement Unitaire) pour le conditionnement unitaire des formes galéniques variées non présentées en blisters rigides (sachets, vracs) Stockeur rotatif pour les produits à faible rotation. (Non fonctionnel pour l’instant) 14 novembre 2013 automatisation CHBS

19 Montée en charge Services pilotes : services de soins « chroniques »
Bénéficiant déjà de la DN : pas de formation supplémentaire dans les services Initialement 460 lits étalés sur 12 semaines…. ….Anticiper les ponts de mai 1ere dispensation partielle le 19/4/13 pour 45 lits Prévoir un complément manuel pour les médicaments qui ne sont pas encore stockés dans l’automate A l’heure actuelle : 200 lits en DN automatisée partielle (uniquement formes orales sèches) 14 novembre 2013 automatisation CHBS

20 Premier bilan 14 novembre 2013 automatisation CHBS

21 Bilan Changement de marchés :
Changer le produit dans les logiciels de gestion et de prescription Paramétrage de la découpe du blister Changer le visuel du produit 1 code produit -> 2 codes CIP Lors des choix: Mettre en balance les coûts du changement par rapport au gain théorique escompté Déconditionnement des médicaments vracs : 1 mois de péremption 05 décembre 2013 automatisation CHBS

22 Bilan Volumes de retours générés: jusqu’à 95% de retours sur certaines spécialités Seresta, Lopéramide, Dompéridone Travailler avec les prescripteurs sur les protocoles IDE et les prescriptions « si besoin »: Constipation Diarrhées Epilepsie Douleurs etc… 05 décembre 2013 automatisation CHBS

23 Bilan Nécessaire coopération:
avec l’industriel : résoudre problèmes techniques rencontrés (interfaçage, mécanique) et travailler sur les évolutions proposées avec les services de soins : visite à la pharmacie, validation commune de la présentation en plateau Savoir être réactif, prévoir un fonctionnement en mode dégradé 05 décembre 2013 automatisation CHBS

24 Conclusion Du positif : Mais Dialogue avec le fabricant
Une équipe très impliquée à la pharmacie Progression du déploiement Mais Blocages aléatoires et encore trop fréquents Difficile de faire comprendre nos contraintes aux services Relative « impuissance » face aux blocages 05 décembre 2013 automatisation CHBS

25 Conclusion Apport du projet :
Négociation avec les instances (COMEDIMS, directoire) management d’une équipe, gestion au long terme Travail en amont avant l’installation de l’automate Manque de recul actuel sur la performance de cet automate 05 décembre 2013 automatisation CHBS 25

26 Conclusion Automatisation = moyen pour sécuriser le circuit du médicament Attention aux erreurs par défaut de contrôle dues à une confiance excessive dans le système Intérêt de la démarche de gestion des risques 05 décembre 2013 automatisation CHBS

27 Merci pour votre attention
05 décembre 2013 automatisation CHBS