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Novembre 2011 - Direction du développement et de la communication Lappel à J-1 au groupe hospitalier Paris Saint-Joseph Lappel de la veille et la régulation.

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1 Novembre Direction du développement et de la communication Lappel à J-1 au groupe hospitalier Paris Saint-Joseph Lappel de la veille et la régulation anticipée du flux dactivité du jour J Nadia Nouvion Directeur du développement et de la communication

2 Novembre Direction du développement et de la communication Quest ce que lappel à J-1 2 Anticipation de la venue des patients pour une séance de chimiothérapie Lappel à J-1 permet de recueillir toutes les informations nécessaires à la réalisation du OK chimio de la veille (fatigue, nausée, poids,…,) Le OK chimio est réalisé par le médecin, en présence dune IDE, et déclenche le processus de fabrication de la poche Les poches de chimiothérapies ne sont plus fabriquées le jour même mais préparées la veille

3 Novembre Direction du développement et de la communication Présentation de lHDJ oncologie Capacité et organisation 18 fauteuils et 4 lits 2 ou 3 médecins présents le matin pour lactivité de consultation Une équipe para-médicale composée de 4 IDE Une équipe de soins supports (psychologue, assistante sociale, socio-esthéticienne, diététicienne, kinésithérapeute…) Deux infirmières dannonce et de coordination chargées de la continuité des soins pendant et après le traitement (relation ville hôpital, suivi intercure) Chiffres clés 30 patients programmés en moyenne par jour 3 à 5 annulations par jour (hospitalisation, fatigue, oubli…) Près de 3000 séances de chimiothérapie réalisées en 2011, soit une hausse de 20% de lactivité par rapport à

4 Novembre Direction du développement et de la communication La situation initiale 4 Seulement 20 % des BS transmis la veille OK chimio réalisé par les médecins pour les BS reçus la veille vers 17 h OK chimio le jour même en consultation pour 80 % des patients Préparation des poches le matin même par la pharmacie Risque dannulation de 80 % des patients le jour même OK chimio trop tard pour préparer les poches en pharmacie la veille, et sans tenir compte de létat du patient Retard et désorganisation le matin : temps de consultation plus long, annulations, reprogrammations Allongement du temps de prise en charge : attente livraison poche Désorganisation du service et de la pharmacie : nombreux appels entre la pharmacie et les IDE

5 Novembre Direction du développement et de la communication Un activité non lissée 5 Nb patients présents dans la salle de soins Heure darrivée dans la salle de soins Un pic dactivité en fin de matinée Un temps dattente supplémentaire entre la consultation et le traitement Pas de lissage de lactivité et la charge de travail Analyse cumulée des arrivées patients en HDJ

6 Novembre Direction du développement et de la communication Une démarche en deux temps 6 Etape 1 Etape 2 Une IDE et/ou la secrétaire récupèrent les BS de tous les patients Appel à J-1 pour tous les patients OK chimio pour la très grande majorité dentre eux : 90% LIDE récupère les BS de tous les patients du jour J Elle appelle une liste pré-définie de patients « fragiles, coûteux et BS anormal » qui représente près de 50% des patients attendus En fin de matinée, OK chimio J-1 est réalisé OK chimio à J-1 Objectif pour 50% au moins des patients OK chimio à J-1 Objectif pour 90% au moins des patients

7 Novembre Direction du développement et de la communication Logigramme à J-1 7 BS reçus ? Vérification des bilans reçus à J-1 Bilans reçus ? Appel labos Analyse des dossiers patients avec BS Appel à J-1 des patients « fragiles, coûteux et BS anormaux » J-N programmation chimio Reprogrammation OK chimio J-1 fin de matinée Poches préparées à J-1 OK chimio J0 Patients confirmés ? NON OUI NON OUI NON OUI Médecin IDE IDE Médecin IDE IDE Médecin IDE Pharmacie

8 Novembre Direction du développement et de la communication Logigramme à J0 8 OUI OK chimio la veille ? Reprogrammation OK chimio Arrivée patient BS Normaux ? OUI NON IDE Médecin Pharmacie Etat patient OK ? IDE Médecin Livraison poches préparées Consultation médicale Séance chimiothérapie Poches préparées au fil de leau Séance chimiothérapie Arrivée patient Consultation médicale OUI NON Pharmacie Étape nouvelle ou systématique par rapport à lorganisation actuelle NON Réduction du temps estimé de prise en charge de 20 %

9 Novembre Direction du développement et de la communication Des temps dattente réduits tout au long du parcours de prise en charge en HDJ 9 Arrivée Consultation médicale Install. fauteuil Pré- médication traitementSortie 15 min 13 min 66 min119 min 10 min 13 min 30 min119 min 60 min 20 min 273 min 192min Avant appel à J-1 Après appel à J-1 Lappel à J-1 permet de réduire de près de 20 % la durée moyenne de PEC o avant la consultation médicale (revue de la programmation) o lors de la consultation médicale (OK chimio réalisé la veille o au fauteuil, le patient nattend plus sa poche de chimio

10 Novembre Direction du développement et de la communication Les facteurs clés du succès 10 Une équipe médicale et para-médicale impliquée dans la démarche et actrice du changement La capacité à se projeter dans la nouvelle organisation afin de mettre en balance le temps supplémentaire que requiert lappel à J-1 et les gains attendus Un travail de pédagogie auprès des patients et de communication vis-à-vis des laboratoires Adaptation de la pharmacie à ce nouveau processus Réaliser un état des lieux détaillé afin dobjectiver les difficultés ressenties et les impacts attendus (patient, personnel, établissement) des solutions proposées

11 Novembre Direction du développement et de la communication Une situation gagnant-gagnant 11 Patients Un temps moyen de prise en charge diminué de près de 20% Moins dattente, avant la consultation médicale et en salle de soins Un suivi personnalisé en amont de la PEC perçu positivement par les patients Professionnels Un lissage de lactivité Plus de temps passé auprès des malades Moins de coups de téléphone intempestifs Pharmacie Une préparation effective des poches la veille Une meilleure maîtrise de son emploi du temps / gestion des risques De nouvelles marges de manœuvre pour faire face à la hausse dactivité GHPSJ Une gestion anticipée des annulations Une plus grande qualité de la PEC et un ressenti positif des patients Une hausse du volume potentiel de patients pris en charge Une image renforcée

12 Novembre Direction du développement et de la communication Les prochaines étapes 12 Lévaluation à 6 mois du dispositif Un travail sur la programmation Le passage à létape 2 si nécessaire La mise en place dun appel à J+N


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