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Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) Dématérialisation et Carte d’achat Détails et explicitations dans les commentaires du document.

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1 Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) Dématérialisation et Carte d’achat Détails et explicitations dans les commentaires du document

2 2 Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés DomainesModules de formation associés Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéréLégende : Transverse Gérer les référentiels Budget Dépenses Elaboration, allocation et mise à disposition du budget La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Comprendre les processus de la dépense Carte d’achat et dématérialisation Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Demande de paiement sur EJ Mise en paiement Demande de paiement hors EJ xxx module considéré La démarche de contrôle Comptabilités Articulation entre les comptabilités Comptabilités – Cas particuliers Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Eléments de comptabilités Recettes Présentation du processus standard de la recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Gestion des titres de recette Recettes – Cas particuliers 15’

3 3 Sommaire La carte d’achat La dématérialisation Introduction Processus Quiz Principes Gains

4 4 La dématérialisation

5 5 La dématérialisation Principes 1 La dématérialisation du processus (workflow) et des échanges A pour objectif la disparition des supports papiers : échange direct sous un format numérique. Concerne l’ensemble des : −Pièces : Engagement juridique, service fait, factures, pièces justificatives. −Etapes de la vie d’une pièce : de son initialisation à son archivage. −Acteurs du processus : fournisseur, client, gestionnaire, responsable, comptable. Avantages : gain de temps, amélioration de l’exploitabilité des données, amélioration de la qualité des données échangées, harmonisation et automatisation des contrôles. Acheteur Comptable Organisme Fournisseurs Acteurs externes Clients Cour des Comptes Gestionnaire Organismes de contrôle Tutelles En application de l’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique, les fournisseurs des acheteurs publics devront, à partir du 1 er janvier 2017, progressivement dématérialiser la transmission des factures. Les organismes publics devront traiter les factures dématérialisées reçues de leurs fournisseurs et émettre des factures dématérialisées à leurs clients à compter du 1 er janvier 2017 Flux dématérialisés

6 6 Gains de tempsGains financiers Réduction des frais d’impression, d’expédition Diminution des frais d’archivage et de stockage Harmonisation des procédures Automatisation des procédures La dématérialisation Gains Génération automatique des actes de gestion Amélioration de l’exploitabilité des données Amélioration du temps de préparation des restitutions budgétaires et comptables Accès commun aux pièces justificatives stockées Amélioration de la qualité des données échangées Réduction des erreurs liées aux re- saisies manuelles Amélioration de la traçabilité des données Renforcement de la confidentialité des données 1

7 7 La carte d’achat

8 8 La carte d'achat est utilisée pour des dépenses présentant un volume d’actes important et difficilement compressible, mais dont les enjeux budgétaire et comptable restent limités (faibles montants). Le recours à la carte d’achat permet de simplifier et de fluidifier le circuit de la dépense. La carte d’achat permet de réduire les coûts de traitement d’une commande, en rendant le processus de paiement plus rapide, sans risque d’intérêts moratoires. La carte d’achat est un moyen de paiement auquel peuvent recourir les entités publiques comme modalité d’exécution des achats publics. Elle donne lieu à un traitement spécifique pour l’enregistrement de l’EJ et la certification du SF. La carte d’achat Introduction 1

9 9 La carte d’achat Processus – Niveau 1 2 Organismes publics Banque Fournisseur Achat 1 1 Prise en charge et validation de la DP Règlement du fournisseur 2 2 Consommation d’AE Comptabilisation de la charge ou immobilisation Comptabilisation de l’écriture de trésorerie 4 4 Consommation de CP Paiement à la banque 5 5 Envoi d’un ROB mensuel 3 3 Le processus de la carte d’achat est similaire à la 3ème variante du processus de la dépense : DP sans EJ préalable et consommation des AE et SF concomitant à la DP

10 10 La carte d’achat Processus – Niveau 3 2 Organismes publics Banque Fournisseur Achat dans le cadre d’un marché formalisé 1 1 Prise en charge et validation de la DP Règlement du fournisseur 2 2 Consommation d’AE Comptabilisation de la charge ou immobilisation Comptabilisation de l’écriture de trésorerie 4 4 Consommation de CP Paiement à la banque 5 5 Envoi d’un ROB mensuel 3 3 Le processus de la carte d’achat est similaire à la 3ème variante du processus de la dépense : DP sans EJ préalable et consommation des AE et SF concomitant à la DP

11 11 Quiz

12 12 Quiz Question 1 Quelles sont les dépenses concernées par la carte d’achat ? Réponse : La carte d'achat est utilisée pour des dépenses présentant un volume d’actes important et difficilement compressible, mais dont les enjeux budgétaire et comptable restent limités (faibles montants). 1

13 13 Quiz Question 2 A quels moments sont consommés les AE et les CP dans le cas d’une dépense par carte d’achat ? Réponse : Les AE sont consommées à la validation de la DP (DP correspondant au ROB) et les CP sont consommés au paiement. 2


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