Se préparer à la 1ère venue des commissaires aux comptes

Présentation au sujet: "Se préparer à la 1ère venue des commissaires aux comptes"— Transcription de la présentation:

1 Se préparer à la 1ère venue des commissaires aux comptes
Céline LAGRAIS Delphine ESNAULT Sylviane HELNAN 14 janvier 2015 CH du Mans

2 Le CHM en quelques chiffres
1683 lits et places (1041 MCO) répartis sur 2 sites 41 bâtiments séjours MCO dont séances consultations 4 500 professionnels Budget d’exploitation de 300 M€ (CRPP) Résultat excédentaire depuis 2012 14 janvier 2015 CH du Mans

3 Les étapes clés du projet au CHM (1)
Fin 2011 : parution de la circulaire de lancement du projet de fiabilisation des comptes hospitaliers 2 mars 2012 : lancement du projet régional (G7) 10 juillet 2012 : lancement du projet au CHM Octobre 2012 : réalisation des diagnostics flash par les établissements des Pays-de-Loire 8 novembre 2012 : restitution des résultats du CHM Clôture 2012 : premiers travaux sur le haut de bilan 29 mars 2013 : choix officiel d’entrer en vague 1 18 septembre 2013 : 1er COPIL - validation du plan d’actions par cycles et de la méthodologie 14 janvier 2015 CH du Mans

4 Les étapes clés du projet au CHM (2)
Sept 2013 à mai 2014 : rédaction de l’ensemble des procédures et du manuel des R&M comptables, alimentation des matrices des risques Clôture 2013 = bilan d’ouverture : dernières corrections (provisions, actif immobilisé, …) 21 février 2014 : nomination du CAC en CS Mai 2014 : constitution du dossier permanent et des organigrammes fonctionnels simplifiés 2 juin 2014 : transmission des documents aux CAC 4 avril 2014 : 1ère venue des CAC au CHM 14 janvier 2015 CH du Mans

5 Notre organisation interne
Implication de toutes les directions > volonté affirmée de la DG Une démarche projet avec une chefferie bien identifiée > hotline + points réguliers avec les référents + un temps de secrétariat dédié Un comité de pilotage réuni tous les 2 mois Un partenariat indispensable avec le Trésorier Un reporting institutionnel régulier Une forte implication dans la dynamique régionale et un accompagnement par un autre cabinet CAC sur 2013 / 2014 (8 jours) 14 janvier 2015 CH du Mans

6 Le COPIL certification des comptes
MEMBRE FONCTION Chef de projet AAH – Adjointe à la DAF DAF Trésorier Trésorier CH CHS Le Mans Référent cycle immobilisations Chargé de la gestion du patrimoine Référents Règles et méthodes comptables Responsable comptable + son adjoint Référents cycle recettes Responsable admissions facturation + DIM Référents cycle personnel DRH + DAM + leurs adjoints Référents cycle achats d’exploitation Directeur achat et logistique + ses adjoints Référents SIH DSI + son adjoint 14 janvier 2015 CH du Mans

7 Les travaux réalisés (1)
Depuis la clôture 2012, gros travail de fiabilisation de notre actif immobilisé : Sortie de fiches environ Mise en place du prorata temporis Correction des durées d’amortissement (bâtiments + biomed) Refonte des process / remise à plat des règles comptables Création d’un service patrimoine Création d’un groupe de décision sur les immobilisations, piloté par la DAF Réorganisation complète du service et du process admissions facturation depuis 2009 (en vue de FIDES) > cycle recettes anticipé 80 procédures / logigrammes + 35 règles et méthodes comptables pour l’ensemble des cycles Documents transmis aux CAC le 4/06/2014 14 janvier 2015 CH du Mans

8 Les travaux réalisés (2)
Plan d’actions SIH en cours de mise en œuvre > DDL sur le sujet (réalisation de la cartographie applicative + 19 recommandations) Dossier de clôture 2013 constitué + dossier de clôture 2014 en cours de constitution (grâce aux recommandations des CAC + fiche n°8) Travaux de clôture désormais bien rodés (COPIL spécifique) > corrections nécessaires à la certification démarrées dès la clôture 2012 à l’initiative du trésorier Organigrammes fonctionnels et détaillés réalisés 14 janvier 2015 CH du Mans

9 Aides / accompagnements
Une démarche partenariale régionale > des rencontres régulières (jalons +++) , une plateforme de mutualisation de documents (MARTAA), un accompagnement CAC mutualisé Des outils DGOS / DRFIP / DDFIP Deux EPS PdL en 1ère vague => entrainement Plusieurs formations (CIC, VISIO, M21) Participation aux groupes de travail nationaux (certification / dématérialisation) Nouveaux terrains de stages possibles 14 janvier 2015 CH du Mans

10 Choix du CAC Lancement de l’appel d’offres en décembre 2013 (utilisation du CDC du ministère) 11 offres reçues Critères : Qualité et adéquation de l’offre au CDC 30% Profil du candidat, expérience 20% Caractéristiques techniques de la proposition 20% Prix de la prestation % PWC retenu après analyse des offres (1148 heures la 1ère année puis 1004 ensuite)  Nomination pour 6 ans en CS le 21 février 2014 14 janvier 2015 CH du Mans

11 Visites des CAC 4 avril 2014 : présentation des CAC à la DG et au COPIL Février à juin : audit SIH (DDL) 4 juin : transmission du DPG et du dossier par cycles aux CAC 16 au 27 juin : audit du bilan d’ouverture 6 au 10 octobre : revue du CIC + nombreux entretiens téléphoniques 14 janvier 2015 CH du Mans

12 Calendrier des interventions des CAC
1ère année uniquement : Intervention en mai/juin Prise de connaissance générale de l’ établissement Revue du bilan d’ouverture de la 1ère année de certification Revue des principes et méthodes comptables appliqués Intervention en octobre Chaque année Evaluation globale du dispositif de contrôle interne et des axes d’amélioration des différents processus Définition d’un plan d’actions pour la 1ère clôture Mois de décembre Chaque année Intervention à l’issue de la clôture provisoire des comptes Audit des comptes annuels au 31/12 Chaque année Validation du compte financier et de l’annexe Revue des documents juridiques annuels Emission du rapport sur les comptes annuels Chaque année 14 janvier 2015 CH du Mans

13 Audit du bilan d’ouverture (juin)
15 jours sur place (3 auditeurs + 1 manager) Travaux : Vérifier l’adéquation des règles et principes comptables appliqués Valider les principes d’arrêté des comptes, les méthodes d’évaluation, de présentation et de permanence ; Vérifier l’absence d’anomalie significative sur les soldes d’ouverture ou identifier les erreurs à corriger Entretiens : DAF (+++), trésorier (++), DRH, DAM, gestionnaires patrimoine et stocks Quelques corrections à apporter mais bilan positif. CAC surpris du niveau de préparation 14 janvier 2015 CH du Mans

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15 14 janvier 2015 CH du Mans

16 Exemple d’organigramme fonctionnel
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17 Liste des documents demandés par les CAC + demandes supplémentaires
135 fichiers supplémentaires demandés (surtout la 2ème semaine) 14 janvier 2015 CH du Mans

18 Entretiens CAC / trésorier
Surtout la deuxième semaine de l’audit Présentation des modalités d’interrogation Hélios (habilitation spécifique CAC) Présentation de la tenue de la comptabilité : notion de 343 et de 515 Demande de pièces complémentaires (balances, états de restes, …)  réponse difficile avec outils informatiques disponibles Puis questions pratiques après avoir retraité les états transmis 14 janvier 2015 CH du Mans

19 Revue du CIC (octobre) Entretiens avec les responsables : DAF, trésorerie, DRH, DAM, DT, DHA, DSI, DIM, SAFE, pharmacie Objectifs : Apprécier l’environnement de contrôle interne et la qualité du dispositif de contrôle mis en place pour limiter les risques Evaluer l’adéquation des procédures et des systèmes d'information aux risques identifiés préalablement ainsi que leur documentation, leur diffusion et leur application.  Mot d’ordre : tracer les contrôles réalisés 14 janvier 2015 CH du Mans

20 Audit du CIC – conclusions
Revue générale, sans focus particulier sur un cycle Support = logigrammes et points de contrôle Plus rapide que l’audit du bilan d’ouverture (entretiens trop courts pour les équipes !!!) Bon niveau de préparation, même si tous les points forts ne sont pas listés 14 recommandations : contrôle des interfaces, contrôle des tableaux de service (praticiens), automatisation des contrôles, … 14 janvier 2015 CH du Mans

21 Ce qui a fonctionné Un référent pour coordonner / orienter, qui sait où trouver les documents et faire des requêtes BO pour répondre rapidement Assurer la présence des personnes concernées Préparer en amont le dossier de clôture en version numérique > à coordonner avec le trésorier pour éviter les doublons et limiter la charge de travail 14 janvier 2015 CH du Mans

22 Problèmes rencontrés lors des 2 audits
Outils informatiques limités, documents papier non adaptés aux tests de détail Pas de grand livre des stocks, de grand livre, … Pas de requête ou d’extraction des outils pré packagées Y compris à la trésorerie > Travailler avec les éditeurs informatiques Certains documents ne sont pas diffusables par le trésorier Divergences entre M21 et attentes des CAC 14 janvier 2015 CH du Mans

23 Vue de la trésorerie La nécessité d’un travail conjoint avec l’ordonnateur : sur les documents demandés, sur les rencontres avec les CAC (cf. liste documents diffusables) Une première certification pour les CAC sur des hôpitaux publics mais une appropriation très rapide. A noter des questions concernant le comptable posées à l’ordonnateur. Un travail dans une relation très cordiale Des observations qui dénotent des interprétations parfois différentes de la M21 : rattachement des opérations d’investissement, … 14 janvier 2015 CH du Mans

24 Les outils indispensables
Un répertoire informatique partagé avec tous les référents : Procédures, logigrammes, règles et méthodes comptables, présentations du COPIL, documentation Plan d’Action Dynamique avec fiches actions alimentées au fil de l’eau par les référents. Un calendrier de clôture planifié, partagé et piloté (processus qui s’étale sur 6 mois) Des dossiers numérisés pour les CAC (dossier permanent, dossier de clôture, dossier de CIC) Des points réguliers avec les référents pour qu’ils restent informés et gardent le rythme 14 janvier 2015 CH du Mans

25 Travaux restants à conduire
Mettre en œuvre les corrections demandées par les CAC suite aux 2 audits Alimenter le dossier de clôture informatisé et partagé avec la trésorerie Développer la traçabilité des contrôles, les plans de CIC (prendre exemple de la trésorerie) Finaliser les actions du PAD (notamment SIH) Travailler avec les éditeurs informatiques 14 janvier 2015 CH du Mans

26 Difficultés rencontrées
Points forts Difficultés rencontrées Gouvernance du projet qui fonctionne bien : DG très impliquée, référents par cycles très mobilisés, intervention régulière en CODIR Difficulté à dégager tout le temps nécessaire > multitude de projets en cours Collaboration DAF – trésorerie : objectif commun de réussite Coût +++ (personnel + coût des CAC) Ratios plus fiables : apurement du déficit cumulé, meilleure connaissance de notre patrimoine Conduite du changement à mener (culture du contrôle et de sa traçabilité > CIC) Décloisonnement des services gestionnaires, meilleure compréhension des process, gain de temps dans la chaine comptable 14 janvier 2015 CH du Mans

27 Conclusion Ne regardent pas tout, uniquement ce qui est significatif
Tout ne doit pas être prêt avant leur arrivée On avance avec eux Toujours associer la trésorerie Tenir les référents informés Profiter de la clôture d’exercice Faire ce qu’on peut avec les moyens dont on dispose 14 janvier 2015 CH du Mans

28 Merci de votre attention
14 janvier 2015 CH du Mans