DGME – Département Projets de simplification Formation – accompagnement des formateurs référents Guide de l’animateur V1 janvier 2009.

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1 DGME – Département Projets de simplification Formation – accompagnement des formateurs référents Guide de l’animateur V1 janvier 2009

2 DGME – Formation accompagnement des formateurs référents Guide de l’animateur - ©2008 - Capgemini Consulting 1 Objectifs pédagogiques et messages cléModalités pédagogiques / Supports et outils  Recueillir les attentes des participants  Rappeler l’historique Marianne dans son histoire et situer la démarche en cours : Préciser le rôle des chefs de projet, Préciser le rôle des formateurs référents et de la DGME  Présenter la formation, ses objectifs et son agenda  Avant la formation, un questionnaire est envoyé aux participants  Tour de table : chaque participant présente ses attentes sur la base du questionnaire rempli  Accueil – ouverture  Exposé ppt  Retour sur les attentes / objectifs de formation  S’il y a des chefs de projet parmi les stagiaires, leur demander s’ils acceptent que leurs sites soient utilisés pour les études de cas Accueil / Attentes / PrésentationJour 1 matin50 min

3 DGME – Formation accompagnement des formateurs référents Guide de l’animateur - ©2008 - Capgemini Consulting 2 Objectifs pédagogiques et messages clé Modalités pédagogiques / Supports et outils  Comprendre la structure du référentiel Marianne  Comprendre la notion d’engagement et d’auto-évaluation  Connaître les engagements du référentiel Marianne et avoir lu et compris le détail de chaque engagement  Manipuler le référentiel et savoir y retrouver l’information  Connaître quelques fondamentaux de la démarche qualité  Maîtriser les fondamentaux de la définition d’indicateur  Une version papier de « l’objet référentiel » est présentée et remise aux participants  Présentation physique de « l’objet référentiel » + remise  Exposé ppt sur la structure du référentiel (6 planches + questions réponses)  Travail individuel sur l’exercice 1 « test engagements » : 15min  Corrigé collectif de l’exercice : Pour chaque question, demander à un des stagiaires sa réponse Corriger par la bonne réponse si besoin et demander au stagiaire sa compréhension de l’engagement concerné : Exemple de dispositions / Sens et portée / Moyen de preuve Compléter le commentaire de l’engagement en s’appuyant sur les planches ppt si besoin et en sollicitant les autres participants Le commentaire sur l’engagement 17 contient un apport complémentaire sur ce qu’est un indicateur (5 planches)  Deux exercices intermédiaires peuvent êtres ajoutés : Exercice Flash sur l’organisation documentaire :  exercice collectif sur l’engagement 16  une planche ppt dans le support  5 min Exercice « construire un indicateur pour l’engagement 10» :  exercice en binôme sur l’engagement 17  Une planche ppt dans le support + corrigé à part  15 min Comprendre et s’approprier le référentiel Marianne Jour 1 matin2h

4 DGME – Formation accompagnement des formateurs référents Guide de l’animateur - ©2008 - Capgemini Consulting 3 Objectifs pédagogiques et messages clé Modalités pédagogiques / Supports et outils  Se mettre en situation d’animer  Rappeler le déroulement des séquences pédagogiques de la dernière demi journée :  Pour chacune d’elle, interroger les stagiaires sur les modalités d’animations et la pédagogie : Quels sont les acquis à l’issue de la séquence ?  Correspondent-ils aux objectifs de formation ?  Quels sont les écarts entre les acquis et les objectifs ?  Comment les combler ? Quels sont les points forts et les points faibles des modalités pédagogiques retenues ?  Interactivité / Mise en pratique /  Pertinence des supports  … Comment adapteriez-vous les modalités pédagogiques ?  En fonction des stagiaires que vous rencontrerez  En fonction de vos propres pratiques Premier débrief pédagogiqueJour 1 matin30 min

5 DGME – Formation accompagnement des formateurs référents Guide de l’animateur - ©2008 - Capgemini Consulting 4 Objectifs pédagogiques et messages clé Modalités pédagogiques / Supports et outils  Découvrir l’articulation en 3 étapes de la démarche type  Comprendre les enjeux de l’étape 1 d’initiation du projet  Connaître les rubriques de la politique qualité et de la charte de projet  Rédiger une politique qualité et une charte de projet  Savoir comment réaliser le positionnement stratégique du projet  Présenter la démarche type en 3 étapes (1 planche ppt)  Présenter l’étape 1 Initier le projet, son résultat (politique qualité et charte de projet) et comment l’atteindre (5 planches)  Constituer les groupes pour l’étude de cas 3 à 5 groupes de 4 à 7 personnes Si des chefs de projets acceptent qu’on travaille sur leur sites, les répartir dans les groupes Désigner un rapporteur par groupe  Remettre et présenter le premier énoncé : Les groupes sans chefs de projet travailleront sur le cas « fil rouge », Les autres feront le même travail en interrogeant le chef de projet.  Après 35 min de travail en groupe, les rapporteurs viennent faire une présentation (5 min chacun) Pendant la présentation d’un groupe, demander aux autres groupes d’intervenir pour poser des questions au présentateur  Faire un commentaire collectif des résultats atteints dans le cas et des enseignements à en tirer  Présenter les bonnes pratiques de l’élaboration d’une politique qualité et du positionnement stratégique du projet (8 planches) L’étape 1 : Initier le projetJour 1 après midi1h45

6 DGME – Formation accompagnement des formateurs référents Guide de l’animateur - ©2008 - Capgemini Consulting 5 Objectifs pédagogiques et messages clé Modalités pédagogiques / Supports et outils  Comprendre les enjeux de l’étape 2 d’auto-évaluation  Connaître et savoir utiliser le guide d’auto-évaluation (pour la partie auto- évaluation)  Mettre en pratique l’auto-évaluation sur un cas fictif ou réel  Présenter l’étape 2 « S’auto-évaluer » et ses outils (11 planches)  Remettre le guide d’auto-évaluation  Conserver les mêmes groupes pour l’étude de cas  Remettre et présenter le deuxième énoncé et des supports d’auto-évaluation pour les engagements 2, 8, 11 et 14 : Les groupes sans chefs de projet travailleront sur le cas « fil rouge », Les autres feront le même travail en interrogeant le chef de projet.  Après 20 min de travail en groupe (renseignement d’une fiche d’auto-évaluation), les rapporteurs viennent faire une présentation (5 min chacun) Pendant la présentation d’un groupe, demander aux autres groupes d’intervenir pour poser des questions au présentateur  Faire un commentaire collectif des résultats atteints dans le cas et des enseignements à en tirer L’étape 2 : S’auto évaluerJour 1 après midi2h

7 DGME – Formation accompagnement des formateurs référents Guide de l’animateur - ©2008 - Capgemini Consulting 6 Objectifs pédagogiques et messages clé Modalités pédagogiques / Supports et outils  Se mettre en situation d’animer  Rappeler le déroulement des séquences pédagogiques de la dernière demi journée :  Pour chacune d’elle, interroger les stagiaires sur les modalités d’animations et la pédagogie : Quels sont les acquis à l’issue de la séquence ?  Correspondent-ils aux objectifs de formation ?  Quels sont les écarts entre les acquis et les objectifs ?  Comment les combler ? Quels sont les points forts et les points faibles des modalités pédagogiques retenues ?  Interactivité / Mise en pratique /  Pertinence des supports  … Comment adapteriez-vous les modalités pédagogiques ?  En fonction des stagiaires que vous rencontrerez  En fonction de vos propres pratiques Deuxième débrief pédagogiqueJour 1 après midi30 min

8 DGME – Formation accompagnement des formateurs référents Guide de l’animateur - ©2008 - Capgemini Consulting 7 Objectifs pédagogiques et messages clé Modalités pédagogiques / Supports et outils  Comprendre les enjeux de l’étape 2 d’auto-évaluation (pour la partie définition de la cible)  Connaître et savoir utiliser le guide d’auto-évaluation (pour la partie définition de la cible)  Mettre en pratique l’auto-évaluation sur un cas fictif ou réel  Présenter l’étape 2 « définir une cible » et ses outils (4 planches)  Conserver les mêmes groupes pour l’étude de cas  Remettre et présenter le troisième énoncé : Les groupes sans chefs de projet travailleront sur le cas « fil rouge », Les autres feront le même travail en interrogeant le chef de projet.  Après 40 min de travail en groupe (renseignement d’une fiche d’auto-évaluation), les rapporteurs viennent faire une présentation (5 min chacun) Pendant la présentation d’un groupe, demander aux autres groupes d’intervenir pour poser des questions au présentateur  Faire un commentaire collectif des résultats atteints dans le cas et des enseignements à en tirer L’étape 2 : Définir une cibleJour 2 matin1h25

9 DGME – Formation accompagnement des formateurs référents Guide de l’animateur - ©2008 - Capgemini Consulting 8 Objectifs pédagogiques et messages clé Modalités pédagogiques / Supports et outils  Maîtriser l’organisation de l’étape d’auto- évaluation Comment organiser et cadrer les groupes de travail Comment impliquer l’encadrement et les agents  Mettre en pratique l’organisation de l’étape 2  Présenter les principes et les points clés d’organisation de l’auto-évaluation (7 planches) Un exercice collectif peut être inséré (si l’horaire le permet) : construire le TOP d’une réunion de groupe de travail « auto-évaluation »  Exercice collectif à partir du cas « fil rouge » : comment organiser l’étape 2 dans le site ? Demander à chaque groupe comment il organiserait l’auto-évaluation sur l’engagement qu’il a étudié Échanger avec les stagiaires sur l’organisation de l’ensemble de l’auto-évaluation Comment organiser l’auto-évaluationJour 2 matin1h

10 DGME – Formation accompagnement des formateurs référents Guide de l’animateur - ©2008 - Capgemini Consulting 9 Objectifs pédagogiques et messages clé Modalités pédagogiques / Supports et outils  Se mettre en situation d’animer  Rappeler le déroulement des séquences pédagogiques de la dernière demi journée :  Pour chacune d’elle, interroger les stagiaires sur les modalités d’animations et la pédagogie : Quels sont les acquis à l’issue de la séquence ?  Correspondent-ils aux objectifs de formation ?  Quels sont les écarts entre les acquis et les objectifs ?  Comment les combler ? Quels sont les points forts et les points faibles des modalités pédagogiques retenues ?  Interactivité / Mise en pratique /  Pertinence des supports  … Comment adapteriez-vous les modalités pédagogiques ?  En fonction des stagiaires que vous rencontrerez  En fonction de vos propres pratiques Troisième débrief pédagogiqueJour 2 matin30 min

11 DGME – Formation accompagnement des formateurs référents Guide de l’animateur - ©2008 - Capgemini Consulting 10 Objectifs pédagogiques et messages clé Modalités pédagogiques / Supports et outils  Comprendre les enjeux de l’étape 3  Savoir traiter les objections  Découvrir plusieurs outils de pilotage de projet  Mettre en pratique la conception d’un plan d’action  Présenter l’étape 3 (4 planches)  Faire l’exercice de traitement des objections Interroger collectivement le groupe sur les objections possibles et les relever au paper board Reprendre la liste en interrogeant tour à tour les participants sur les façons de traiter les objections  Présenter plusieurs outils de conduite de projet  Conserver les mêmes groupes pour l’étude de cas  Remettre et présenter le quatrième énoncé : Les groupes sans chefs de projet travailleront sur le cas « fil rouge », Les autres feront le même travail en interrogeant le chef de projet.  Après 30 min de travail en groupe (renseignement d’un plan d’action), les rapporteurs viennent faire une présentation (5 min chacun) Pendant la présentation d’un groupe, demander aux autres groupes d’intervenir pour poser des questions au présentateur  Faire un commentaire collectif des résultats atteints dans le cas et des enseignements à en tirer L’étape 3 : se mettre à niveauJour 2 après midi2h

12 DGME – Formation accompagnement des formateurs référents Guide de l’animateur - ©2008 - Capgemini Consulting 11 Objectifs pédagogiques et messages clé Modalités pédagogiques / Supports et outils  Comprendre et s’approprier le rôle de référent marianne  Présenter le rôle de référent Marianne (4 planches)  S’il reste suffisamment de temps, exercice collectif : préparer le TOP de la revue de projet Le rôle de référent MarianneJour 2 après midi30 min

13 DGME – Formation accompagnement des formateurs référents Guide de l’animateur - ©2008 - Capgemini Consulting 12 Objectifs pédagogiques et messages clé Modalités pédagogiques / Supports et outils  Se mettre en situation d’animer  Recueillir les évaluations écrites et orales des participants à la session pilote  Rappeler le déroulement des séquences pédagogiques de la dernière demi journée :  Pour chacune d’elle, interroger les stagiaires sur les modalités d’animations et la pédagogie : Quels sont les acquis à l’issue de la séquence ?  Correspondent-ils aux objectifs de formation ?  Quels sont les écarts entre les acquis et les objectifs ?  Comment les combler ? Quels sont les points forts et les points faibles des modalités pédagogiques retenues ?  Interactivité / Mise en pratique /  Pertinence des supports  … Comment adapteriez-vous les modalités pédagogiques ?  En fonction des stagiaires que vous rencontrerez  En fonction de vos propres pratiques  Remise des fiches d’évaluation écrite  Recueil de l’expression des participants en 2 volets Bénéfices tirés de la formation (notamment par rapport aux attentes) Préoccupations vis-à-vis du rôle de formateur référent et de la capacité à l’assurer Quatrième débrief pédagogique et évaluationJour 2 après midi30 min