P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 1 P-1109 PMA – FIV Rencontre de mise en place du projet 29 septembre 2011.

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1 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 1 P-1109 PMA – FIV Rencontre de mise en place du projet 29 septembre 2011

2 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 2 Objectifs de la rencontre : Déroulement de la rencontre : Mettre en place l'équipe de projet (« le comment ») : 1.Identifier et discuter des rôles et responsabilités de chacun 2.Établir un mode de fonctionnement d’équipe 3.Amorcer la planification du projet 1.Retour sur la dernière période 2.Présentation des rôles et responsabilités de l’équipe de projet 3.Établissement d’un mode de fonctionnement d’équipe : Communications à l’intérieur de l’équipe (statutaires, suivis, etc.) Accès aux documents du projet 4.Présentation et ajustement de la structure de découpage du projet : Registre des lots et livrables Responsabilités pour établir la planification détaillée du projet 5.Activités à venir et prochaine rencontre

3 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 3 Retour sur la dernière période Rencontre du 8 mars : Activités complétées dans la dernière période : Activités complétées

4 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 4 Rôle et responsabilités de l’équipe de projet Qu’est-ce que l’équipe de projet ? Instance du projet qui intervient activement à la planification, réalisation et clôture du projet. L'équipe de projet est généralement composée des personnes suivantes : –Chef de projet –Responsables de lot –Autres intervenants ad hoc (au besoin) Quelles sont les responsabilités de l’équipe de projet ? Mettre en œuvre le projet de façon optimale en respectant le cadre du projet. S’assurer du respect des objectifs, des échéanciers, du budget et de la qualité du projet. Elle est décisionnelle quant au déroulement du projet : « elle choisi le chemin pour se rendre à destination ».

5 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 5 A l’entière responsabilité de l’ensemble du projet, depuis sa planification jusqu’à sa clôture Agit à titre de maître-d'oeuvre du projet : –Assure la coordination, le suivi et la réalisation de l'ensemble des étapes du projet Coordonne l’équipe de projet : –Coordonne les rencontres requérant l’ensemble de l’équipe de projet –Supporte et travaille en collaboration avec les responsables de lot –Effectue un suivi des principaux jalons du projet auprès des responsables de lot (effectue les rappels requis) –Résout des problèmes inhérents à la réalisation de chacune des étapes d'un projet. Chef de projet Rôle et responsabilités des membres de l’équipe Chef de projet

6 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 6 Agit à titre d’expert de domaine (prend des décisions portant sur les différents aspects du domaine qu’il représente) Collabore à la planification, à la réalisation et à la réussite du projet par son expertise et son engagement. Plus particulièrement, il : –Est responsable d'un ensemble de livrables contenus dans un lot du projet (coût – contenu – échéancier) et des critères de qualité correspondants –Exerce un leadership dans la réalisation du lot et agit comme personne ressource pour le lot –Fait un suivi en continu de la réalisation des livrables auprès des responsables désignés –Travaille en collaboration avec le chef de projet et lui rend compte de l'avancement de son lot –Agit à titre "d'agent de liaison" (représentant) pour son secteur fonctionnel (fournit et reçoit les informations propres à son secteur et qui ont un lien avec le projet) Responsable de lot Rôle et responsabilités des membres de l’équipe Responsable de lot

7 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 7 Constitution de l’équipe de projet Promoteur (chef de programme) Maryse Lachance (chef de programme) Gestionnaire client (chef de service) Alain Choquette (chef de service) Équipes fonctionnelles Imagerie médicale Services techniques GBM Approvisionnement TI/SI Hygiène et salubrité SST Communications … Chef de projet Karine Vallières Équipe de projet Alain Choquette Claude Hébert David Bouvet Hélène Marcoux Karine Vallières Michel Jolin Nathalie L. Laplante Ressources Besoins fonctionnels Transfert aux opérations Participants ad hoc Carole Campagna Éric Rouzou France Champagne Gaétan Picard Josée Maurice Lamri Cheriet Nancy Fournier Yves Pellerin GOUVERNANCE PROJET(temporaire) OPÉRATIONS QUOTIDIENNES (permanent)

8 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 8 Établissement d’un mode de fonctionnement Communications à l’intérieur de l’équipe Message (objectifs) Moyen utiliséDestinataires Respon- sable Échéancier /Fréquence Statut Informer les principales parties prenantes du démarrage du projet RéunionÉquipe de démarrageKarine8 marsFait Mettre en place l’équipe de projet (rôles et responsabilités, fonctionnement, etc.) Réunion Équipe de projet et participants ad hoc Karine19 avrilFait Mettre en commun la planification détaillée du projet Réunion Compte-rendu Équipe de projet et participants ad hoc KarineDébut juinÀ venir Informer les principales parties prenantes de l’échéancier du projet Courriel Mémo à afficher Département d’imagerie médicale Services impactés Alain (Karine et France) JuinÀ venir Informer de l’avancement du projet Tableau de bord de suivi CVSBI Comités de direction Promoteur KarineMensuelÀ venir Informer de l’avancement du projet Courriels Réunions ad hoc (appel-conférenceRéunions ad hoc (appel-conférence) Équipe de projetKarine Aux 2 semaines À venir Clôture du projetRéunion Équipe de projet et participants ad hoc Karine En fin de projet À venir

9 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 9 Établissement d’un mode de fonctionnement Accès au répertoire du projet 1.4 Charte 1.6 Autorisations 2.2 Contacts 3.1 Planification 3.6 Rapport d’avancement 5.1 Acquisitions 5.5 Fournisseurs retenus 6.3 Rencontre 7. Registre des livrables Dossier propre à chacun des responsables de lot

10 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 10 Structure de découpage du projet Équipe de projet Participants ad hoc

11 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 11 Registre des lots et livrables

12 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 12 Tour de table Est-ce que votre rôle en tant que responsable de lot vous paraît clair ? Êtes-vous confortable avec le mode de fonctionnement ? Comment vous sentez-vous vis-à-vis vos différentes responsabilités ? Trop de responsabilités ? Modifications souhaitées ? Niveau d’interaction entre le chef de projet et les responsables de livrables ? En cas de situation où vous n’êtes pas disponible, relève potentielle ? Appréciation de la rencontre ? Autres points à discuter ?

13 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 13 Prochaine rencontre Réunion de planification détaillée du projet : Retour sur le choix de l’équipement Échéancier détaillé Budget du projet Risques Date : Semaine du 30 mai ou du 6 juin Lieu : À déterminer

14 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 14 Activités à venir Activités Échéan- cier Statut de l’activité Responsable (participants) Vérification de la présence d’amiante18 marsNon débutée C. Hébert Obtention des résultats de l’appel d’offres15 avril Reportée : Semaine du 25 avril D. Bouvet (H. Marcoux) Relevé de la salle et identification des contraintes à fournir aux fournisseurs Fin avrilNon débutée C. Hébert Élaboration du plan de continuité de servicesFin avrilEn cours A. Choquette (M. Lachance, N. Laplante, F. Champagne, K.Vallières) Évaluation et choix des fournisseursMi-maiNon débutée H. Marcoux (M. Lachance, A. Choquette, N. Laplante, C. Giroux, D. Bouvet, K. Vallières, N. Fournier) Planification détaillée de chacun des lots de travail 20 maiNon débutée Responsables de lot (K.Vallières) Réunion de planification détaillée du projetDébut juinNon débutée K. Vallières (Équipe de projet)

15 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 15 MERCI POUR VOTRE PARTICIPATION !

16 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 16 ANNEXES

17 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 17 Activités complétées Activités Échéancier initial /révisé Statut de l’activité Responsable (participants) Validation et ajustement de l’estimé budgétaire des coûts 9 marsComplétée K. Vallières (D.Bouvet, C.Hébert, G.Blanchet) Présentation du projet au CVSBI14 marsComplétée M. Lachance (K.Vallières) Attribution des mandats aux architectes25 marsComplétée C. Hébert Évaluation des besoins pour l’appareil (« check list » à vérifier par C. Giroux) 21 marsComplétée N. Laplante (A.Choquette, C.Giroux) Évaluation des fournisseurs (dans le cadre du processus d’appel d’offres) Semaines du 28 mars et 11 avril Complétée D. Bouvet / C. Giroux Première évaluation des besoins des utilisateurs pour la salle Semaine du 4 avril Complétée C. Hébert (A. Choquette, N.Laplante, C.Giroux, utilisateurs) Deuxième évaluation des besoins pour la salle (incluant les particularités techniques) Semaine du 11 avril Complétée C. Hébert (A. Choquette, N.Laplante, L. Cheriet, M. Jolin, D. Bouvet, K. Vallières) Réunion de mise en place de l’équipe de projet Semaine du 18 avril Complétée K. Vallières (Équipe de projet)

18 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 18 Établissement d’un mode de fonctionnement Options possibles pour le suivi d’avancement du projet avec l’équipe 1.Dates pré-établies selon les principaux jalons du projet 2.Rencontres statutaires pré-établies confirmées la semaine même (annulé si non requise) 3.Suivi communiqué par courriel à toute l’équipe sur une base régulière Fonctionnement convenu lors de la rencontre du 21 avril : –Planification du projet : Une rencontre avec l’équipe de projet est maintenue pour mettre en commun la planification du projet –Suivis d’avancement : Aucune rencontre ne sera préétablie pour faire le suivi d’avancement Karine fera un suivi avec les responsables de lot et acheminera un suivi de l’avancement par courriel à l’équipe Si une rencontre est requise l’appel-conférence sera le moyen privilégié

19 P-1003 – Remplacement d’un équipement de radiographie 19 Établissement d’un mode de fonctionnement Fonctionnement des rencontres statutaires –Ordre du jour standard : Mot de bienvenue, objectif de rencontre et points d’information Suivi des risques du projet Suivi des lots de travail : –Avancement du lot : Activités réalisées, en cours et à venir –Problématiques rencontrées et solutions Objectif de la prochaine rencontre –Préparation aux rencontres : Chaque responsable de lot fait son suivi et recueille ses points avant la rencontre –Documentation de la rencontre : Un compte-rendu sera complété suite à la rencontre et acheminé à tous. Les documents seront déposés dans le répertoire du projet